建立或變更檢視

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用檢視來查看清單或文件庫中最重要或最適合用途的項目。例如,您可以建立包含最近建立之檔案的檢視、適用於特定部門之清單項目的檢視,或由某一使用者所建立之檔案的檢視。建立檢視之後,查看清單或文件庫時都可以使用該檢視。

本文內容

概觀

檢視類型

建立檢視

使用行動裝置檢視

新增欄

變更欄的設定

刪除欄

選取其他檢視或變更檢視

概觀

根據類型及套用的設定,每一個清單或文件庫至少會有一個檢視。某些清單和文件庫含有其他內建檢視,您也可以建立自訂檢視。例如,工作清單有數個檢視,例如僅今天到期的工作、僅指派給您的工作、所有工作等等。

檢視功能表上的檢視

您可以建立個人檢視和公用檢視。查看清單或文件庫時,只有您可以使用個人檢視;而公用檢視可供任何查看清單或文件庫的使用者使用。若要建立公用檢視,您必須有變更清單或文件庫設計的權限。您可以讓公用檢視成為清單或文件庫的預設檢視。

此外,當您或他人設計網站,您可以連結至不同的檢視,或您可以設計頁面的網頁組件使用不同的檢視。

若要使清單或文件庫更多樣化,可以新增其他欄。您可以建立會顯示或隱藏各欄的多個檢視,視檢視的用途而定。例如,使用者可能只想要查看適用於自己所屬部門的檔案,或按其專案編號排序的檔案。

如果清單或文件庫很大或很複雜 (例如,一個群組處理多個專案或多個群組處理同一個專案),則檢視可以幫助參與者查看最符合其狀況所需的資料。

您可以選取每一個檢視一次顯示多少個項目。例如,視偏好設定及連線速度而定,使用者可以瀏覽每一頁有 25 或 100 個為一組之清單項目的清單。

檢視也可以幫助管理清單及文件庫在行動裝置上的檢視方式。有些裝置會限制欄顯示的字元數。

檢視提供多個方式,讓清單及文件庫更有效率。以下是使用檢視的一些方式:

  • 依一組條件篩選,例如部門或人員名稱。

  • 依特定順序排序,例如,顯示最近修改的檔案。

  • 隱藏或顯示欄,例如,查看更聚焦的檢視。

  • 以清單資料為基礎來分組資訊,例如按部門分組。

  • 顯示欄小計,例如合約文件數。

  • 請參閱含有開始日期和結束日期之清單的行事曆檢視。

  • 在啟用資料分析的資料庫程式中檢視清單。

  • 請參閱不含資料夾之條列式檢視中相同層級上的所有項目。

頁面頂端

檢視類型

當您在 Windows SharePoint Services 3.0 中建立自訂檢視時,一開始是以某種檢視類型為基礎來決定清單項目的顯示方式。例如,您可以在線性清單中顯示清單項目,類似紙張上的多行文字,也能夠以視覺化的方式顯示資訊,例如在月曆中顯示日期。您也可以使用現有的檢視做為新檢視的基礎,如果使用現有的檢視做為範本,即可節省時間。

  • 標準     此檢視會顯示清單項目或檔案,就像網頁上的傳統清單一樣。標準檢視是大部分類型之清單和文件庫的預設值,您可以用幾種不同方式加以自訂。

  • 行事曆    此檢視會以視覺化格式顯示行事曆項目,類似桌上或牆上月曆。您可以用這種格式來套用每日、每週或每月檢視。例如,您可以建立行事曆來追蹤小組的專案截止日期或組織的休假日。

    行事曆中選取的每週檢視

    1. 行事曆有不同的檢視。

    2. 全天活動會根據日期出現在行事曆的最上方,其他活動則會根據日期和時間顯示。

  • 資料工作表    這個檢視會以您可以編輯的格式提供資料,例如資料工作表或試算表中的表格。如果需要執行大量編輯工作或自訂工作,或匯出資料至試算表或資料庫程式,則這個檢視會很有用。資料工作表檢視需要使用與 Windows SharePoint Services 相容的控制項或程式,例如 Office Access 2007 及 ActiveX 控制項支援。

  • 甘特圖    這個檢視會提供資料的視覺化檢視,如果資料是以時間間隔為基礎,則還有追蹤進度的進度列。甘特圖檢視可以幫助您管理專案,並看到資料的快速概觀。例如,您可以使用這個檢視來查看哪些工作彼此重疊,並以視覺化方式呈現整體進度。

    甘特圖檢視中的清單部分

附註: 可能有其他類型的檢視可供清單或文件庫使用。

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建立檢視

檢視清單或文件庫時,只要指向欄名,然後按一下名稱旁邊的箭號,即可暫時按照該欄排序或篩選檔案。這對於需要偶爾以特定方式查看檔案時很有用,但是每一次檢視清單或文件庫時,都必須重複這樣的步驟。

排序清單或文件庫中的項目

如果您希望方式經常檢視的特定資訊時,您可以建立檢視。您可以使用此檢視任何您使用的清單或文件庫的時間。當您建立的檢視時,它會新增至清單或文件庫的檢視] 功能表 [檢視] 功能表 。[檢視] 功能表群組檢視在區段中,包括預設檢視、 任何個人檢視、 任何其他公用檢視,檢視與相關內容核准 (例如 [核准/拒絕]),除了修改及建立檢視的命令。

在您開始之前

前建立檢視時,可能會想要新增更多的欄,以啟用排序、 分組及篩選的更多的彈性。如需有關如何建立欄的詳細資訊,請參閱本文中的新增資料行

如果您要建立的行動裝置檢視,您應該考慮的行動裝置的限制。確定這些限制的說明,請參閱本文稍後的使用行動裝置檢視

建立檢視

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

  2. 在 [檢視] 功能表 [檢視] 功能表 ,按一下 [建立檢視]。

  3. 在 [選擇檢視格式] 底下,按一下要建立的檢視類型。針對文件庫的大部分情況而言,都可以按一下 [標準檢視],但您也可以針對特定情況選擇其他檢視。

  4. 在 [檢視名稱] 方塊中,輸入您的檢視,例如依姓氏排序的名稱。

  5. 如果您想要將此設為預設檢視,請選取 [將此設為預設檢視] 核取方塊。

    您可以將此設定的預設檢視僅是否公用檢視,如果您有變更清單的設計權限。

  6. [對象] 區段的 [檢視對象] 底下,選取您是要建立只有自己可以使用的個人檢視,或是要建立其他人也可以使用的公用檢視。

  7. [欄] 區段中,您可以選取適當的核取方塊來顯示或隱藏欄。在欄名稱旁邊,輸入欄在檢視中顯示的順序號碼。

  8. 在 [排序] 區段中,選擇是否要排序資訊及如何排序。您可以使用兩個欄來排序,例如,先根據作者,再根據每個作者的檔案名稱排序。

  9. 在 [篩選] 區段中,選擇是否要篩選檔案及如何篩選。篩選的檢視會顯示較小的選取範圍,例如由特定部門建立的項目或具有 [已核准] 狀態的項目。

  10. [群組依據] 區段中,您可以將具有相同值的項目群組成一個區段,例如將特定作者的文件群組成一個可展開的區段。

  11. [總計] 區段中,您可以計算某一欄項目的個數,例如問題的總數。在某些情況下,您可以摘要或提取其他資訊,例如平均值。

  12. [樣式] 區段中,選擇您要的檢視樣式,例如有網底的清單,其中每隔一列便加上網底。

  13. 如果清單或文件庫含有資料夾,您可以建立不含資料夾的檢視 (有時候會稱為條列式檢視)。若要檢視同一層級的所有清單項目,請按一下 [顯示所有項目但不顯示資料夾]

  14. 如果清單或文件庫很大,則可以限制在清單或文件庫中可供檢視的檔案數,或在同一頁面上可供檢視的檔案數。在 [項目限制] 區段中,選取您要的選項。

  15. 如果打算在行動裝置上檢視清單或文件庫,請在 [行動] 區段中選取您要的選項。

  16. 按一下 [確定]

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使用行動檢視

在 Windows SharePoint Services 3.0 中,您可以從行動裝置 (例如,個人數位助理 (PDA) 或手機) 檢視,甚至更新某些清單及文件庫。

在行動裝置上,清單或文件庫的某些部分的長度和大小有所限制,這是因為螢幕寬度和效能考量的緣故。您可以為行動裝置建立以這些限制為基礎的檢視。

有些類型的清單 (例如討論區) 在行動裝置檢視中無法使用,有些欄類型在行動裝置檢視中也無法使用,包括 [貨幣][是/否][個人或群組]。如果達到限制,在行動裝置檢視中未顯示的內容會以省略符號 (…) 表示。

如果群組中的使用者同時檢視兩種行動裝置類型上的清單或文件庫,在設計行動檢視時,您就應該將行動清單限制列入考量。

下面是行動裝置上之清單及文件庫檢視的限制。

項目

限制

清單或文件庫之網頁標題中的字元數

20

清單或文件庫名稱中的字元數

20

行動檢視數目

10

在檢視中顯示的項目數目

100

清單項目標題中的字元數

20

欄名稱中的字元數

20

單行文字欄位類型

256

多行文字欄位類型

256

選擇欄位類型中的每一個選擇

10

選擇欄位類型中的選項數目

10

查閱欄位中每一個項目的字元數

20

查閱清單中的選項數目

20

超連結或圖片欄位中的字元數

20

附件檔案名稱中的字元數

20

顯示的附件數 (屬於清單項目)

3

計算欄位中的字元數

20


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新增欄

欄可協助您群組分類和追蹤資訊,例如部門名稱或專案編號。您可以建立包括單行文字選項的下拉式清單、 從其他資料行,或甚至名稱及連絡人,以在您的網站上的圖片計算的數字的資料行的類型的數個選項。

附註: 下列程序是從您要新增欄的清單或文件庫頁面開始進行。如果清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

  1. 在 [設定] 功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [建立欄]。

  2. [名稱與類型] 區段中,於 [欄名稱] 方塊內輸入您要的名稱。

  3. [此欄的資訊類型為] 下方,選取要顯示於欄的資訊類型。

  4. [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入描述,可幫助大家瞭解該欄的目的,以及該欄應該含有哪些資料。 此描述為選擇性項目。

  5. 視您所選取的欄類型而定,[其他欄設定] 區段中可能會顯示更多選項。請選取您想要的其他設定。

  6. 若要將欄新增至預設檢視,您的網站上的人員會自動看到第一次開啟清單或文件庫時,按一下 [新增至預設檢視

  7. 按一下 [確定]

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變更欄的設定

您可以變更欄的設定,例如欄的名稱。根據欄的類型及清單的類型而定,您可以做其他變更。例如,變更某些欄包含的資料類型,或限制它們包含的字元數。變更設定時,請確定現有的資料符合您套用的新設定。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

    1. 請執行下列其中一項操作:

      • 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定] 或 [您想要的 [設定] 選項。

      • 在網誌網站上,按一下 [管理連結] 底下的 [管理文章],即可顯示文章清單。按一下 [設定] 功能表上的 [清單設定]。

  2. [欄] 底下,按一下您要變更之欄的名稱。

  3. 變更您想要的設定,然後按一下 [確定]。

附註: 您可以指定索引欄,這樣可以更快速切換跨越多個資料夾之清單或文件庫的檢視。若要檢視清單或文件庫的設定,請按一下 [索引欄]。選取您要索引的欄,然後按一下 [確定]。

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刪除欄

重要: 這個程序會刪除欄以及欄中的任何資料。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

    1. 請執行下列其中一項操作:

      • 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定] 或 [您想要的 [設定] 選項。

      • 在網誌網站上,按一下 [管理連結] 底下的 [管理文章],即可顯示文章清單。按一下 [設定] 功能表上的 [清單設定]。

  2. [欄] 底下,按一下您要刪除之欄的名稱。

  3. 按一下 [刪除]

    您可能需要捲動頁面到底部,才會看到 [刪除] 按鈕。

  4. 當您收到警告的提示訊息時,如果確定要刪除該欄,請按一下 [確定]

附註: 清單和文件庫含有某些不能刪除的必要欄,例如 [標題][名稱] 欄。如果某欄無法刪除,[刪除] 按鈕就無法使用。如果您無法刪除某欄,但又不想讓該欄出現在檢視中,您可以隱藏它。<請參閱>一節中含有關於隱藏欄的詳細資訊連結。

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選取另一個檢視或變更檢視

可用的檢視要看清單或文件庫的設定,以及是否有使用者建立其他檢視而定。許多清單及文件庫含有一個以上的預設檢視。例如,工作清單包含只指派給您的工作以及今天到期的所有工作的檢視。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要選取不同的檢視中,在 [檢視] 功能表 [檢視] 功能表 中,按一下您要的檢視。

    • 若要變更檢視,請按一下 [檢視] 功能表,然後按一下 [修改此檢視]。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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