建立或編輯 .csv 檔案以匯入到 Outlook

CSV 檔案是逗號分隔值檔案。當以 CSV 檔案儲存文字和數字時,很容易就能將它們從某個程式移到另一個程式。例如,您可以用 CSV 格式從 Google 匯出您的連絡人,然後將它們匯入到 Outlook。

CSV 檔案可以搭配 Excel 或其他任何試算表程式使用。CSV 檔案與其他試算表檔案類型不同,您無法儲存任何格式設定,也無法儲存公式。

下載並開啟用來將連絡人匯入到 Outlook 的範例 .csv 檔案

  1. 下載此範例 .csv 檔案至您的電腦。系統提示時,選擇以 CSV 檔案類型將該檔案 [儲存] 在您的電腦上。如果您將它儲存為 Excel 檔案 (.xls 或 .xlsm),所有的資料都會塞到同一欄!

    在下載範例 .csv 檔案時,請以 .csv 檔案類型將它儲存到您的電腦。

  2. 在您的電腦上開啟 Excel​​。

  3. 在 Excel 中,移至 [檔案] > [開啟舊檔] > 然後瀏覽至您剛剛下載到電腦中的 .csv 檔案。若要尋找 .csv 檔案,請務必搜尋 [所有檔案]。按一下 .csv 檔案以將它開啟。

    若要尋找 csv 檔案,請務必搜尋 [所有檔案]。

使用此範例 CSV 檔案時,請記得以下事項:

  • Outlook 的第一列必須是欄名,因此請不要將它們取代為其他資訊。

    以下是範例 .csv 檔案在 Excel 中看起來的樣子。

  • 您可以刪除列 2 到列 6 (姓名、電話號碼、電子郵件地址等範例) 的資料。

  • 您不需要在每一欄都輸入值,只要輸入您想要的資訊即可。

  • 請以新的名稱將檔案儲存為 CSV 檔案類型 (.csv)。如果您使用 Excel 處理該檔案,Excel 會在您儲存該檔案時多次提示您「是否確定要將它儲存為 CSV 格式?」,請一律選擇 [是]。如果選擇 [否],檔案就會發生問題,而您將需要使用新的範例範本重新開始。

  • 請練習匯入含有幾位連絡人的 CSV 檔案,以確保您滿意其結果。之後,您可以刪除匯入的連絡人,新增更多項目到您的 CSV 檔案,並再次匯入。

    如果您要匯入範例 CSV 檔案中的資料,以下是它在 Office 365 Outlook 網頁版中看起來的樣子:

    以下是匯入的連絡人在 Outlook 網頁版中的外觀。

編輯您要匯入到 Outlook 的連絡人 .csv 檔案

假設您想要編輯從 Outlook​​ 匯出的 .csv 檔案,然後再將它匯入到 Outlook 或其他電子郵件提供者,使用 Excel 可讓您輕鬆編輯 .csv 檔案。

在編輯 .csv 檔案時,請記得以下事項:

  • 請將欄名保持在第 1 列。

  • 儲存檔案時,Excel 會多次提示您「是否確定要將它儲存為 CSV 格式?」,請一律選擇 [是]。如果選擇 [否],檔案就會發生問題,而您將需要重新開始。

問題:我所有的資料都出現在第一欄中

以 .xls 格式儲存的 .csv 檔案範例。

以下是可能會發生這種情形的幾個原因,以及您可用於嘗試修正此問題的方法:

  • 如果您將 CSV 檔案儲存為其他格式 (例如 .xls 或 .xlm),所有的資料都會出現在第一欄中。請回到最初的 CSV 檔案,並確定將其儲存為 .csv 類型。

  • 可能是程式在建立 CSV 檔案時,在資料中放入了多餘的引號。因此造成 Excel 將資料視為一個單位。例如,假設您的資料看起來像這樣:

    a, b, c, d - Excel 會將每個字母置於各自的欄中。

    "a, b, c, d", e - Excel 會將 a、b、c、d 置於一欄,而 e 在另一欄。

    若要查看您的檔案是否有問題,請用記事本開啟您的檔案:以滑鼠右鍵按一下 Windows 中的 CSV 檔案,選擇 [開啟檔案] > [記事本]。搜尋多餘的引號。

    如果您找到多餘的引號,以下是修正您檔案的方法:

    1. 使用 Excel 開啟 CSV 檔案。所有的資料都將在欄 A 中,而引號會消失。

    2. 現在,請使用 [資料剖析] 精靈來將欄 A 中的資料分隔成個別的欄:在功能表列上,選擇 [資料] > [資料剖析]。

      選擇 [資料] > [資料剖析]

    3. 選擇 [分隔符號] > [下一步]。接著選擇 [逗號] > [完成]。

    4. 將檔案儲存為 .cvs 類型,這樣您就仍可將它匯入到 Outlook。

請參閱

將連絡人匯入到 Outlook

從 Outlook 匯出連絡人

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