建立工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 來設計工作流程,將應用程式邏輯新增至您的網站或應用程式,而不需撰寫自訂程式碼。使用 [工作流程設計工具],您可以建立規則,使條件及動作與 Microsoft SharePoint 清單及文件庫中的項目產生關聯,如此一來,對清單或文件庫中的項目所做的變更,會觸發工作流程中的動作。

例如,您可以在企業中設計工作流程,將商業程序自動化 — 例如文件檢閱、核准及封存等程序。或者,您可以快速建立僅用於監督您小組網站上的例行程序 (如傳送通知或建立工作) 之工作流程。

本文會說明一些重要的設計考量並提供基本的程序,以協助您開始進行。在最後一節中,您可以找到完整的工作流程範例之連結。

若要深入瞭解工作流程,請參閱SharePoint 工作流程簡介

重要: 若要建立工作流程,您的網站必須位於執行 Windows SharePoint Services 3.0 或 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的伺服器。

本文內容

工作流程如何評估步驟?

開始之前

設計工作流程

建議的後續步驟

工作流程如何評估步驟?

您可以將工作流程中的步驟,視為在 [工作流程設計工具] 中,將相關條件及動作組成群組的頁面。該頁面上所有條件與動作的評估及處理,是同時進行的。因此,在 (手動或自動) 啟動工作流程之後,會針對每個步驟評估已建立的所有條件,然後執行您在 [工作流程設計工具] 中選擇的動作。工作流程中的單一步驟可執行任意數目的動作,如傳送電子郵件,以及建立、複製、移動或刪除清單項目。

當您建立具有數個步驟的工作流程時,必須考量如何在工作流程的每個步驟中將動作與條件組成群組。單一步驟中的規則執行完畢之後,才能繼續進行下一個步驟,因此,您可將執行特定動作或您希望之動作需要的所有規則組成群組,放在同一個步驟中。

此外,您也必須將工作流程,設計成每個步驟在邏輯上接在上一個步驟之後。例如,如果工作流程需要工作流程參與者的回應,則工作流程必須具備因應所有可能回應的必要條件與動作。

設計工作流程時,瞭解工作流程如何評估各個步驟是非常重要的。下列敘述均成立:

  • 如果步驟只包含動作卻不含任何條件,則工作流程永遠會執行那些動作。

  • 如果步驟含有條件分支,而且每個分支都具有條件,則只有在滿足其中一個分支的條件時,工作流程才會執行動作。如果不符合任何分支的條件,則根據預設,工作流程會移到下一個步驟。

  • 如果步驟含有條件分支,而且除了最後一個分支以外的每個分支都具有條件,則只有在滿足其中一個分支的條件時,工作流程才會執行動作;否則,如果未滿足任何條件,則工作流程會執行最後一個分支中的動作,因為該分支不具有任何條件。

頁面頂端

開始之前

在設計工作流程之前,必須先針對網站、清單或文件庫進行必要的變更或自訂,例如:

  • 工作流程一定要確實附加到一個 SharePoint 清單或文件庫。因此,您的網站必須至少有一個清單或文件庫,您才能建立工作流程。如果您的網站沒有任何清單,則在您建立工作流程時,會提示您先建立一個清單。

  • 如果您要在工作流程中使用任何自訂欄或設定,則必須在建立工作流程之前先進行這些變更,才能在 [工作流程設計工具] 中使用那些欄及設定。

  • 如果您要在工作流程中使用任何清單或文件庫功能,但是這些功能根據預設並未開啟 (例如 [內容核准]),則必須先開啟這些功能,才能設計工作流程。

附註: 工作流程是建立在 Microsoft Windows Workflow Foundation (Microsoft Windows 的元件) 上的功能。電腦及伺服器上必須安裝相同版本的 Workflow Foundation。當您第一次建立工作流程時,可能會提示您安裝 Workflow Foundation。

頁面頂端

設計工作流程

建立工作流程的基本步驟一律相同:首先定義工作流程,然後選擇條件及動作以建立規則。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [開啟網站]。

  2. 在 [開啟網站] 對話方塊中,瀏覽並選取要建立工作流程的 SharePoint 網站,然後按一下 [開啟]。

  3. 指向 [檔案] 功能表上的 [開新檔案],然後按一下 [工作流程]。

    [工作流程設計工具] 隨即開啟。

    [工作流程設計工具] 的第一頁

  4. 在 [為此工作流程命名] 方塊中,輸入此工作流程的名稱。

    當網站訪客在瀏覽器中檢視 [工作流程狀態] 和 [工作流程] 網頁時,會看到這個名稱。

  5. 按一下 [此工作流程應該附加哪個 SharePoint 清單?] 清單中的選項。

    [工作流程設計工具],顯示可附加工作流程的清單

    您必須將工作流程附加到 SharePoint 清單或文件庫。工作流程所附加的清單會決定工作流程參與者啟動工作流程的位置。例如,如果要在 [共享文件] 中的項目建立或變更時啟動工作流程,請選擇該文件庫。附加的清單就是您前往檢查工作流程狀態及歷程記錄的位置,或是手動啟動工作流程的位置。

    附註: 在建立或變更項目時自動啟動的工作流程可能會造成無限迴圈,這是您要避免的情況。例如,在變更項目時啟動的工作流程,絕對不可變更該工作流程所附加到之清單中的項目;在建立項目時啟動的工作流程,也絕對不可在該工作流程所附加到的清單中建立項目。多重工作流程也會有這個問題。例如,假設工作流程 A 已附加到清單 A,工作流程 B 已附加到清單 B。在建立新項目時會自動啟動這兩個工作流程。工作流程 A 會在清單 B 中建立項目,而工作流程 B 則會在清單 A 中建立項目。這種情況就會造成無限迴圈。最佳的作法就是瞭解在工作流程建立或變更項目的任何清單或文件庫上,已經有哪些工作流程正在執行。

  6. 在底下,選取 [工作流程啟動選項,此清單中的項目,請執行下列一或多項動作︰

    • 選取 [允許此工作流程啟動手動從項目] 核取方塊。
      這個選項,將工作流程] 命令的清單項目,好讓使用者可以按一下 [啟動工作流程的項目] 命令。

    • 選取 [當新的項目建立時,自動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 選取 [當項目變更時,自動啟動此工作流程] 核取方塊。

      附註: 您可以選取兩個或三個選項,但是如果要執行工作流程,則必須選取至少一個選項。如果不選取選項,則可以設計工作流程,然後按一下 [完成],但是無法起始工作流程。您稍後可以開啟工作流程 ([檔案] 功能表,[開啟工作流程] 命令),選取起始選項,然後按一下 [完成]。如果要儲存正在設計中的工作流程,這將會十分有用。

  7. 按 [下一步]。

  8. 在 [步驟名稱] 方塊中,輸入工作流程第一個步驟的名稱。

    [工作流程設計工具] 的第二頁

    現在,請選擇您要工作流程執行的動作,以及執行這些動作所必須符合的任何條件,以建立工作流程的規則。

    附註: 並不是每一個步驟都必須包含條件,例如,有些步驟可能只是要執行的動作清單。但是,每一個步驟最多只能有一個條件分支包含不具有相關條件的動作。這是因為不具有條件的條件分支,其作用就等於是 "Else If" 條件分支中的 "Else" 分支。如果條件 A 為 True,則執行動作 B,否則執行動作 C。因此,具有一個以上的 "Else" 分支是沒有意義的,因為永遠不會執行到最後一個分支。

  9. 針對您要指定的每一個條件,按一下 [條件],然後按一下清單中的該條件。重複這個步驟,直到您要包含的條件全部指定完畢為止。

    附註: 您可以選擇一個以上的條件。如果這麼做的話,則會用 [且] 連接條件,表示必須滿足所有條件,工作流程才會執行相關聯的動作。多重條件會建立漸進式篩選,這種篩選的順序很重要,因為第一個條件會最先進行評估。若要將條件清單中的某個條件向上移或向下移,請按一下條件,然後按一下隨即出現的向下箭號,再按一下清單中的 [條件上移] 或 [條件下移]。

    Office SharePoint Designer 2007 提供了許多預先定義的條件。此外,您還可以建立進階及自訂條件。在自訂條件中,可以將目前清單中的某個欄位與某個值做比較。在進階條件中,則可以將某一個值與另一個值做比較。如此一來,就可以讓您在任何清單中的欄位與各種來源的值之間建立邏輯比對。

    條件清單

  10. 在您插入條件之後,請按一下各個超連結,然後為必要的參數選擇值。

    例如,某個條件中可能包含了連結,用來選擇清單中的欄位、邏輯比對及值。

    [工作流程設計工具] 中的步驟 1 (顯示自訂條件)

  11. 針對您要包含的每一個動作,請按一下 [動作],然後按一下清單中的該動作。重複這個步驟,直到您要包含的動作全部指定完畢為止。

    如果這個動作未出現在清單中,請按一下 [其他動作],然後按一下想要的動作,再按一下 [新增]。

    動作清單

    附註: 您可以為條件建立一個以上的動作。如果這麼做的話,則那些動作可能會一個接著一個執行 (以 [然後] 連接),或是同時執行 (以 [且] 連接)。若要在依序執行與同時執行之間切換,請按一下規則右上角的箭號,然後按一下 [依序執行所有動作] 或 [同時執行所有動作]。

  12. 在您插入動作之後,請按一下各個超連結,然後為必要的參數選擇值。

    例如,某個動作可能包含建立電子郵件的連結。

    [工作流程設計工具] 中的步驟 1 (顯示條件與動作)

  13. 如果要新增條件分支,請按一下 [新增 'Else If' 條件分支],然後重複步驟 9 到 12 以建立另一個規則。

    規則就是一組相關的條件及動作,如上圖所示。當條件為 True 時,工作流程就會執行相關聯的動作。但是,如果條件不為 True 時會如何?只要新增條件分支,就可以再指定其他條件。例如,您可在文件狀態變更為 [已核准]、[已拒絕] 或 [擱置] 時建立三個不同的條件,您也可以建立 Else 條件,使工作流程在未滿足前述條件時才執行動作。若要建立 Else 條件,步驟中的最後一個規則必須是不具有任何條件的動作。工作流程會評估所有條件,如果全部都不符合,則工作流程會執行最後一個分支 (沒有任何條件) 中的所有動作。

  14. 在完成工作流程的這個步驟時,按 [下一步]。

  15. 針對工作流程中的每個步驟,重複步驟 8 到 14,以建立其他的條件及動作。

    當您新增步驟時,請記住,每個步驟只可含有一組 'Else If' 條件分支,而只有在滿足各分支中的相關聯條件時,才會執行該分支中的動作。在這種情況下,若發生下列情況,您必須新增其他步驟:

    • 必須評估多組 'Else If' 條件分支。

    • 必須將分支陳述式與非分支陳述式隔開。

  16. 若要在結束 [工作流程設計工具] 之前檢查工作流程是否有錯誤,請按一下 [檢查工作流程]。

    如果工作流程有錯誤,則超連結會改變顏色,而且在無效參數的前後會出現星號。此外,在 [工作流程步驟] 底下,含有錯誤的每一個步驟旁邊都會出現錯誤符號。請檢查每一項錯誤,以確定輸入的參數是否正確。

  17. 按一下 [完成]。隨即會儲存工作流程,並將其附加到您所指定的清單中。

    附註: 在您儲存工作流程之後,即無法變更工作流程所附加到的清單。若要變更,則必須建立新的工作流程,然後將其附加到您要的清單中。

頁面頂端

建議的後續步驟

現在您已瞭解重要概念與設計考量,您也許想要設計具有特定用途的工作流程。您可以在<請參閱>一節找到文章的連結,這些文章會呈現完整的工作流程範例。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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