建立外部清單

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外部清單是以外部資料為基礎之 SharePoint 解決方案的主要建置組塊。而讀取和寫入外部資料的方式與使用 SharePoint 清單的方式相仿。除了行為有些許不同之外,外部清單的外觀和操作與原生清單其實非常類似。例如,您可以建立檢視,並且使用以公式算出的值,但是不能附加檔案或追蹤版本。

附註: 您也可以使用SharePoint Designer 2010,這可讓您的預設表單換成 InfoPath 表單中建立外部清單。

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容

您要做什麼?

開始之前

建立外部清單

建立外部清單檢視

開始之前

若要使用外部資料,必須先執行幾個必要工作,以便安全地存取資料。下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。此外,如果您在使用外部資料時發生問題,這些資訊也可以幫助您找出問題所在。若要存取外部資料,您或管理員必須執行下列作業:

準備外部資料來源    系統管理員可能需要建立一個帳戶,並提供的資料來源的權限,以確保正確的人員能存取資料和的資料不會結束不正確。在外部資料庫中,系統管理員可能也會想要建立特定的資料表、 檢視、 查詢等將結果所需只限制,並協助改善效能。

設定 SharePoint 服務與帳戶    管理員必須啟動 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

設定 Secure Store Service    系統管理員必須執行下列作業: 決定外部資料來源、 建立目標應用程式,並設定目標應用程式的認證的最佳存取模式。

設定 Business Data Connectivity Service    系統管理員必須確認建立外部內容類型有 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區權限,且適當的使用者擁有的外部清單為基礎的外部內容類型的存取權的使用者。

建立外部內容類型    使用者必須先定義外部內容類型包含連線、 access、 作業、 欄、 篩選及其他用來從外部資料來源擷取資料的中繼資料的方法的相關資訊。

頁面頂端

建立外部清單

附註:  若要建立外部清單,必須要有該網站的「參與」權限。

  1. 在設定功能表 Office 365 設定按鈕 中,按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [建立]。

  2. [篩選方式] 類別底下,依序按一下 [清單][外部清單],然後按一下 [建立]

  3. 輸入清單的 [名稱]。[名稱] 為必要項目。

    在大多數的檢視中,名稱都會出現在清單的最上方,成為清單頁面網址的一部分,也會出現在網站導覽中,協助使用者尋找清單。您可以變更清單名稱,但網址保持不變。

  4. 輸入清單的 [描述]。[描述] 為選用欄位。

    在大多數的檢視中,描述會顯示在名稱的下方。

  5. 若要新增 [快速啟動] 連結,請確認已選取 [導覽] 區段中的 [是]

  6. [資料來源組態] 區段中,選擇要用作為此外部清單的外部內容類型的資料來源,方法是執行下列其中一個動作:

    • 如果您輸入清單的名稱,請按一下 [檢查外部內容類型是否存在] 以確認您輸入的是正確的名稱。

    • 如果您不確定外部內容類型的名稱,或是可以選擇的外部內容類型有很多,請按一下 [選取外部內容類型]

  7. 按一下 [建立]

附註:  您也可以使用SharePoint Designer 2013 來建立外部清單,這可讓您將預設表單換成 InfoPath 表單。

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建立外部清單檢視

  1. 在 [快速啟動] 上,針對您要建立檢視的外部清單,按一下其名稱。

  2. 按一下 [清單] > [建立檢視]

  3. 按一下檢視選項,例如 [標準檢視],或者要做為新檢視基礎的現有檢視。

  4. [檢視名稱] 方塊中,輸入檢視的名稱。

  5. 如果您要以這個檢視做為外部清單的預設檢視,請選取 [設定為預設的檢視]。只有公用檢視才能做為預設檢視。

  6. [對象] 區段的 [檢視對象] 下,選取 [建立個人檢視][建立公用檢視]

    如果 [建立公用檢視] 已停用,您可能就沒有必要權限可建立此外部清單的公用檢視。

  7. [欄] 區段中,只選取檢視中想要的欄,並清除不想要的欄。在選取的欄旁邊,從下拉式清單選取檢視中的欄順序。

  8. 外部內容類型作者可能已定義一或多個 [資料來源篩選],篩選外部資料來源的資料以改善效能。如果可行,請在 [資料來源篩選] 區段中輸入值。

  9. 為您的檢視進行其他設定,例如局部排序或篩選作業、群組依據或總計,然後按一下 [確定]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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