建立基本流程圖

流程圖是一種顯示程序步驟的圖表。基本流程圖的建立相當容易,此外,由於圖形簡單又具有視覺效果,所以也很容易了解。

附註   :您也可以使用 Visio Pro for Office 365 中的資料視覺化工具圖表,以自動從資料建立基本流程圖。如需詳細資訊,請參閱建立資料視覺化工具圖表

Visio 的基本流程圖範本隨附可用來顯示多種程序的圖形,此範本尤其適合用來顯示基本商務程序,例如下圖所示的提案開發程序。

顯示提案程序的流程圖範例

除了基本流程圖範本,Visio 還提供各種特定類型圖表的範本,例如資料流程圖、時間表及軟體模型。若要深入了解不同範本的相關資訊,請參閱如何判別每一個 Visio 範本的用途?

建立流程圖
  1. 啟動 Visio。

  2. 按一下 [流程圖] 類別。

  3. 按兩下 [基本流程圖]

  4. 針對您所記錄的每一個程序步驟,將流程圖圖形拖曳到繪圖上。

  5. 要連接流程圖圖形,請將滑鼠指標放在第一個圖形上方,然後按一下指向您要連接之圖形的小箭號。如果第二個圖形不是位在第一個圖形對面,請按住小箭號。將它拖曳至第二個圖形,然後將接點放在第二個圖形中間。

  6. 若要在圖形或接點中加入文字,請選取圖形或接點,然後輸入文字。輸入完成後,按一下頁面上的空白區域。

  7. 若要變更接點的箭號方向,請選取接點,然後在 [圖形] 索引標籤上,按一下 [圖形樣式] 群組中的 [線條],指向 [箭頭],並選取想要的箭號方向和樣式。

修正對齊方式和間距

  1. 按 CTRL+A 選取繪圖頁面上的所有項目。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排列] 群組中的 [位置],然後按一下 [自動對齊及加空白]。

若未執行您想要的動作,請按 CTRL+Z 復原,然後嘗試 [對齊][位置] 按鈕之下的其他選項。

顯示提案程序的流程圖範例

流程圖圖形所代表的意義

當您開啟 [基本流程圖] 範本時,[基本流程圖圖形] 樣板也會開啟, 樣板中的每一個圖形都代表程序中的不同步驟類型。不過,圖形並沒有標準、統一的意義,任何圖形都可以傳達流程圖建立者與閱讀者之間一致同意的任何意義。大部分流程圖傾向只使用三、四個圖形,除非有明確的業務原因需要使用更多圖形。

也就是說,Visio 圖形具有建議其最常見用途的名稱。以下列出一些最常見的圖形:

  • 開始/結束    這個圖形用於程序的第一個和最後一個步驟。

    終端子圖形

  • 程序    這個圖形代表程序中的一般步驟。這是幾乎在每個程序中最常用的圖形。

    流程圖形

  • 決策    這個圖形代表會指出下個步驟的某個決策結果點。雖然可以有多個結果,但通常只會有兩個:是和否。

    決策圖形

  • 子流程    這個圖形用於結合以建立子流程的一組步驟,子流程會定義於其他地方,通常是相同文件的另一個頁面。如果圖表很長又很複雜,這個圖形十分有用。

    預先定義的流程圖形

  • 文件    這個圖形代表會導向某份文件的步驟。

    文件圖形

  • 資料    這個圖形表示資訊會從外部進入流程,或離開流程。這個圖形也可以用於表示資料,有時候則稱為「輸入/輸出」圖形。

    資料圖形

  • 頁面上的參考    這個小圓圈表示下一個 (或上一個) 步驟是位於繪圖的其他地方。如果在大型流程圖中,您不得不使用很長的接點,而讓人難以依循時,這個圖形就會特別有用。

    頁面上的參考圖形

  • 換頁參考    當您將這個圖形放到繪圖頁面上時,即會開啟一個對話方塊,您可以在這裡建立流程圖的兩個頁面之間,或子流程圖形和顯示該子流程步驟之不同流程圖頁面之間的一組超連結。

    換頁參考圖形

流程圖圖形所代表的意義

當您開啟 [基本流程圖] 範本時,[基本流程圖圖形] 樣板也會開啟。樣板上的每個圖形分別代表程序中的不同步驟。

Visio 2010 包含許多其他特殊樣板和圖形,可供您在流程圖圖表中使用。如需有關如何尋找更多圖形的詳細資訊,請參閱使用圖形視窗組織和尋找圖形

  • 開始/結束    這個圖形用於程序的第一個和最後一個步驟。

    終端子圖形

  • 流程    這個圖形代表程序中的步驟。

    流程圖形

  • 子流程    這個圖形用於結合以建立子流程的一組步驟,子流程會定義於其他地方,通常是相同繪圖的另一個頁面。

    預先定義的流程圖形

  • 文件    這個圖形代表會導向某份文件的步驟。

    文件圖形

  • 資料    這個圖形表示資訊會從外部進入流程,或離開流程。這個圖形也可以用於表示資料,有時候則稱為「輸入/輸出」圖形。

    資料圖形

  • 頁面上的參考    這個小圓圈表示下一個 (或上一個) 步驟是位於繪圖的其他地方。如果在大型流程圖中,您不得不使用很長的接點,而讓人難以依循時,這個圖形就會特別有用。

    頁面上的參考圖形

  • 換頁參考    當您將這個圖形放到繪圖頁面上時,即會開啟一個對話方塊,您可以在這裡建立流程圖的兩個頁面之間,或子流程圖形和顯示該子流程步驟之不同流程圖頁面之間的一組超連結。

    換頁參考圖形

附註: 找不到您需要的圖形嗎?    若要了解如何尋找其他圖形,請參閱使用圖形視窗組織和尋找圖形

建立流程圖
  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    沒有看見 [檔案] 索引標籤?

    如果您沒有看見 [檔案] 索引標籤,請繼續進行程序中的下一個步驟。

  2. 按一下 [開新檔案],然後按一下 [流程圖],再按一下 [可用範本] 底下的 [基本流程圖]

  3. 按一下 [建立]

  4. 針對您所記錄的每一個程序步驟,將流程圖圖形拖曳到繪圖上。

    附註: 如需有關各個步驟要使用哪一種圖形的資訊,請參閱流程圖圖形所代表的意義一節。

  5. 以下列其中一種方式連接流程圖圖形。

    將兩個圖形連接在一起。

    1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [接點]。

    2. 將第一個圖形的連接點 連接點影像 - 藍色 X 拖曳至第二個圖形的連接點上。接點結束點會在圖形連接在一起時變成紅色。

      連接點變成紅色的流程圖。

    從單一連接點將某個圖形連接至多個圖形。

    根據預設,接點會設為 [直角],因此如果您將某個圖形的某一點連接到其他三個圖形,看起來就會如下圖所示。

    圖形以正確角度連接器連接至其他三個圖形。

    若要讓每一個接點從第一個圖形的中心點以輻射狀直線連接至其他各個圖形上的接點,您必須將接點為 [直線接點],如下圖所示。

    流程圖的直線連接器從中心點以輻射狀向外連接。

    1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [接點]。

    2. 針對您要連接的每一個圖形,從第一個圖形的同一個連接點 連接點影像 - 藍色 X 拖曳至其他各個圖形上的連接點。

    3. 以滑鼠右鍵按一下各個接點,然後按一下 [直線接點]。

  6. [常用] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [指標工具],返回一般編輯。

  7. 若要在圖形或接點中加入文字,請選取圖形或接點,然後輸入文字。輸入完成後,按一下頁面上的空白區域。

  8. 若要變更接點的箭頭方向,請選取連接,然後按一下 [圖形] 群組中 [線條] 右邊的箭號,指向 [箭頭],再選取您要的箭頭方向。

頁面頂端

列印大型流程圖

若要列印比印表機紙張還要大的流程圖,最簡單的方法是將它列印在多張紙上,繪圖列印出來後,您可以修剪邊界、將頁面組合在一起,然後以膠帶固定。

開始列印之前,請務必確認繪圖頁面如同顯示在 Visio 中一樣,是包含整個流程圖。任何跑出 Visio 繪圖頁面邊緣的圖形,都不會列印出來。

若要列印大型流程圖,請執行下列步驟:

  1. 開啟流程圖,在 [設計] 索引標籤上,按一下 [頁面設定] 群組中的 [大小],然後選取 [符合繪圖]

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    沒有看見 [檔案] 索引標籤?

    如果您沒有看見 [檔案] 索引標籤,請繼續進行程序中的下一個步驟。

  3. 按一下 [列印],然後按一下 [預覽列印]

    在 [預覽列印] 中,會以虛線分隔不同頁面。
    虛線顯示繪圖會如何列印至多張紙上。
  4. 若要將流程圖拆開列印至多張紙上,請執行下列步驟:

    1. 在 [預覽列印] 中,按一下 [列印] 群組中的 [頁面設定]。

    2. 在 [列印設定] 索引標籤上的 [印表機紙張] 方塊中,選取您要的紙張大小 (如果尚未選取)。

    3. 按一下 [確定]。

    4. 按一下 [預覽] 群組中的 [單一並排顯示],以查看繪圖將如何在每張紙上印出 (您可以按一下 [下一個並排顯示] 或 [上一個並排顯示],以切換不同頁面)。

    5. 如果滿意繪圖看起來的樣子,請按一下 [列印] 群組中的 [列印]。

    6. 繪圖列印出來後,您可以修剪邊界、將頁面組合在一起,然後以膠帶固定。

  5. 若要將流程圖列印在一張紙上,請執行下列步驟:

    1. 在 [預覽列印] 中,按一下 [列印] 群組中的 [頁面設定]。

    2. 在 [列印設定] 索引標籤上的 [印表機紙張] 方塊中,選取您要的紙張大小 (如果尚未選取)。

    3. 選取 [列印比例] 底下的 [調整成]。

    4. [調整成] 右邊,於 [頁寬] 旁邊的方塊中輸入 1,並於 [頁長] 旁邊的方塊中輸入 1。

    5. 按一下 [確定]

    6. 按一下 [列印] 群組中的 [列印]。

流程圖圖形所代表的意義

當您開啟 [基本流程圖] 範本時,[基本流程圖圖形] 樣板也會開啟。樣板上的每個圖形分別代表程序中的不同步驟。

[基本流程圖圖形] 樣板上的所有圖形,只有一些是常用的圖形。本文說明這些常用的圖形。如需有關較不常用的圖形的詳細資訊,請在本節結尾開啟可展開的連結 (較不常用的流程圖圖形)。

  • 結束點:這個圖形用於程序的第一個和最後一個步驟。

    終端子圖形

  • 流程    這個圖形代表程序中的步驟。

    流程圖形

  • 預先定義的程序:這個圖形用於結合以建立子流程的一組步驟,子流程會定義於其他地方,通常是相同繪圖的另一個頁面。

    預先定義的流程圖形

  • 決策:這個圖形代表會指出下個步驟的某個決策結果點。雖然可以有多個結果,但通常只會有兩個:是和否。

    決策圖形

  • 文件    這個圖形代表會導向某份文件的步驟。

    文件圖形

  • 資料    這個圖形表示資訊會從外部進入流程,或離開流程。這個圖形也可以用於表示資料,有時候則稱為「輸入/輸出」圖形。

    資料圖形

  • 流程圖圖形:您可以在此多重圖形上按一下滑鼠右鍵,以設定為下列任何一種圖形:程序、決策、文件或資料。圖形會保留您在圖形上輸入的任何文字,或您新增到其 [圖形資料] 的資訊。

    這是圖形在樣板上看起來的樣子。

    流程圖圖形

    這是當您將圖形拖曳到繪圖頁面並按一下滑鼠右鍵時所看到的樣子:

    含右鍵功能表的流程圖圖形

  • 儲存的資料:這個圖形用於導致儲存資訊的步驟。

    儲存資料圖形

  • 頁面上的參考    這個小圓圈表示下一個 (或上一個) 步驟是位於繪圖的其他地方。如果在大型流程圖中,您不得不使用很長的接點,而讓人難以依循時,這個圖形就會特別有用。

    頁面上的參考圖形

  • 換頁參考    當您將這個圖形放到繪圖頁面上時,即會開啟一個對話方塊,您可以在這裡建立流程圖的兩個頁面之間,或子流程圖形和顯示該子流程步驟之不同流程圖頁面之間的一組超連結。

    換頁參考圖形

較不常使用的流程圖圖形

  • 動態接點   :這個接點會在遇到的圖形周圍繪製路徑。

    動態連接器圖形

  • 線條與曲線接點   :這個接點有可調整的彎曲度。

    線條-曲線連接器

  • 自動調整高度方塊   :這是加框的文字方塊,會配合您輸入的文字量加以調整。您可以拖曳圖形的側邊來設定寬度。雖然這個圖形不代表程序中的步驟,但它是將文字方塊新增到流程圖的實用方法。

    [自動高度] 方塊

  • 註釋   :這個有括號的文字方塊會配合您輸入的文字量加以調整。您可以拖曳圖形的側邊來設定寬度。和自動調整高度方塊圖形一樣,這個圖形不代表程序中的步驟。使用這個來新增關於流程圖圖形的註解。

    註釋圖形

  • 手動輸入   :這是人員向流程提供資訊的步驟。

    手動輸入圖形

  • 手動操作   :這是必須由人員執行的步驟。

    手動作業圖形

  • 內部儲存體   :這個圖形代表儲存在電腦上的資訊。

    內部儲存空間圖形

  • 直接資料   :這個圖形代表任何單一記錄均可直接存取的儲存資訊。這代表電腦硬碟儲存資料的方式。

    直接資料圖形

  • 連續資料   :這個圖形代表連續儲存的資訊,例如磁帶上的廣告資料。當連續儲存資料時,必須連續擷取資料。例如,為了存取記錄 7,您必須先經過記錄 1 到 6。

    連續資料圖形

  • 卡片和紙帶   :這個圖形代表實體卡片或紙帶。早期電腦系統使用打孔卡和紙帶的系統以儲存和擷取資料,以及儲存和執行程式。

    卡片圖形

  • 顯示   :這個圖形代表向人員顯示的資訊,通常在電腦螢幕上。

    顯示圖形

  • 準備   :這個圖形代表初始化變數以準備程序。

    準備圖形

  • 平行模式   :這個圖形顯示兩種不同的程序可同時操作。

    平行模式圖形

  • 迴圈限制   :這個圖形標示在必須繼續下一個步驟之前,迴圈可執行的次數上限。

    迴圈限制圖形

  • 控制項傳送   :這個圖形代表在符合某些條件時,移至某個步驟的步驟 (而不是一般的下一個步驟)。

    控制轉移圖形

建立流程圖

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增]、指向 [流程圖],然後按一下 [基本流程圖]。

  2. 針對您所記錄的每一個程序步驟,將流程圖圖形拖曳到繪圖上。

  3. 以下列其中一種方式連接流程圖圖形。

    附註: 如需有關其他連接圖形的方式的資訊,請參閱在 Visio 中新增圖形之間的接點

    將兩個圖形連接在一起。

    1. 按一下 [標準] 工具列上的 [接點] 工具 按鈕影像

    2. 將第一個圖形的連接點 連接點影像 - 藍色 X 拖曳至第二個圖形的連接點上。接點結束點會在圖形連接在一起時變成紅色。

      當圖形黏附時,連接線兩端為紅色

    從單一連接點將某個圖形連接至多個圖形。

    根據預設,接點會設為 [直角],因此如果您將某個圖形的某一點連接到其他三個圖形,看起來就會如下圖所示。

    圖形以正確角度連接器連接至其他三個圖形。

    若要讓每一個接點從第一個圖形的中心點以輻射狀直線連接至其他各個圖形上的接點,您必須將接點為 [直線接點],如下圖所示。

    一個圖形,使用直線連接器來連接其他三個圖形。

    1. 按一下 [標準] 工具列上的 [接點] 工具 按鈕影像

    2. 針對您要連接的每一個圖形,從第一個圖形的同一個連接點 連接點影像 - 藍色 X 拖曳至其他各個圖形上的連接點。

    3. 以滑鼠右鍵按一下各個接點,然後按一下 [直線接點]。

  4. 按一下 [標準] 工具列上的 [指標] 工具 [指標] 按鈕 ,以返回標準編輯。

  5. 若要在圖形或接點中加入文字,請選取圖形或接點,然後輸入文字。輸入完成後,按一下頁面上的空白區域。

  6. 若要變更接點的箭號方向,請選取連接,然後在 [圖形] 功能表上指向 [作業],然後按一下 [反向翻轉]。

列印大型流程圖

若要列印比印表機紙張還要大的流程圖,最簡單的方法是將它列印在多張紙上,繪圖列印出來後,您可以修剪邊界、將頁面組合在一起,然後以膠帶固定。

不過,開始列印之前,請務必確認繪圖頁面如同顯示在 Visio 中一樣,是包含整個流程圖。任何跑出 Visio 繪圖頁面邊緣的圖形,都不會列印出來。若要查看對於流程圖而言繪圖頁面是否夠大,請在 [頁面設定] 對話方塊上檢查預覽 ([檔案] 功能表、[頁面設定]、[設定列印格式] 索引標籤)。

流程圖旁的流程圖對 Visio 繪圖頁面過大,無法填入 Visio 繪圖頁面旁

1. 對於 Visio 繪圖頁面而言太大的流程圖。

2.符合 Visio 繪圖頁面的流程圖。

讓 Visio 繪圖頁面符合流程圖

  1. 開啟流程圖,並按一下 [檔案] 功能表上的 [頁面設定]。

  2. 按一下 [頁面大小] 索引標籤。

  3. 在 [頁面大小] 底下,按一下 [大小符合繪圖內容]。

若要查看流程圖的列印方式,請查看 [檔案] 功能表上的 [預覽列印]。下圖顯示列印在四張 Letter 大小紙張的流程圖。

會在 4 張紙上列印大型流程圖的預覽列印

將大型流程圖列印在多張紙上

  1. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [版面設定]。

  2. 在 [列印設定] 索引標籤上的 [印表機紙張] 方塊中,選取您要的紙張大小 (如果尚未選取)。現在還不要按 [確定]。

  3. 在 [頁面大小] 索引標籤上,按一下 [大小符合繪圖內容]。預覽現在會顯示新頁面和印表機頁面之間的差異。

  4. 按一下 [確定]。

  5. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [預覽列印] 以查看流程圖的列印方式。

    附註: 如果頁面之間有加網底的邊界,則會標示列印在兩張紙上的區域,這樣當您組合兩張紙時,流程圖中就不會有空隙。

  6. 繪圖列印出來後,您可以修剪邊界、將頁面組合在一起,然後以膠帶固定。

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