建立和套用資訊管理原則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

資訊管理原則可讓您控制能夠存取您的組織資訊,他們可以做什麼,以及要保留它。原則可協助強制遵守法律和政府法規或內部商務程序。身為管理員,您可以設定原則,追蹤文件,控制可存取的文件,以及要保留文件。

每個原則可以建立一組規則的特定類型的內容。原則中的每個規則就是原則功能。例如,資訊管理原則功能可以指定類型的內容應該多久保留。

附註: 資訊管理原則計時器工作,由 Microsoft、 每週執行管理編譯資訊管理原則。因此,您的原則可能不會立即生效。無法變更的頻率和資訊管理原則計時器工作的日期。

資訊管理原則可在網站上建立三個不同的方式:

  1. 建立使用網站集合內的多個內容類型的資訊管理原則。

  2. 建立網站內容類型的資訊管理原則。

  3. 建立清單或文件庫的資訊管理原則。

啟動網站原則 功能可讓網站集合管理員定義套用到網站及其所有內容的保留排程。 若要啟動此功能:

  1. 移至您要啟動網站原則功能的網站集合的 [首頁] 頁面。

    移至 [設定 Office 365 設定按鈕網站設定]

  2. 在 [網站集合管理] 底下,選擇 [網站集合功能]。

  3. 捲動到網站原則。在右側,如果您沒有看到 [作用中,選擇 [啟動。

若要確保資訊原則會套用至網站集合內特定類型的所有文件,請考慮建立網站集合層級的原則,然後再稍後套用原則至內容類型。以下就是網站集合原則。

  1. 移至 [設定 Office 365 設定按鈕網站設定]

  2. 在 [網站設定] 頁面的 [在網站集合管理] 清單中,按一下 [網站集合原則]。

  3. 在 [網站集合原則] 頁面上,按一下 [建立]。

  4. 輸入的名稱和描述的原則,然後撰寫 [說明使用者原則功能的簡短原則陳述式。原則陳述式可達 512 個字元。

  5. 請參閱建立的原則,本文稍後的內容類型,瞭解如何設定您想要與原則關聯的功能。

  6. 按一下 [返回網站集合原則] 頁面上的[確定]

新增至內容類型的資訊管理原則讓您更容易與多個清單或文件庫中建立關聯原則功能。您可以選擇新增現有的資訊管理原則至內容類型,或建立唯一原則特定個別的內容類型。

您也可以新增資訊管理原則至內容類型的特定清單。此具有該清單中使用的內容類型的項目,才能套用原則的效果。

  1. 移至 [設定 Office 365 設定按鈕網站設定]

  2. 在 [網站設定] 頁面的 [在 [網站設計工具庫] 區段中,按一下 [網站內容類型

  3. 在 [網站內容類型設定] 頁面上選取您想要新增至原則的內容類型。

  4. 在 [網站內容類型] 頁面的 [設定] 區段中,按一下 [資訊管理原則設定]。

  5. 在 [資訊管理原則設定] 頁面上選取定義原則],然後按一下[確定]

  6. 在 [編輯原則] 頁面上輸入的名稱和描述的原則,然後撰寫說明使用者原則功能的簡短描述。描述可達 512 個字元。

  7. 在下一個區段中,選取您想要新增至您的資訊管理原則的個別原則功能。

  8. 若要指定保留期間的文件和此原則約束的項目,請按一下 [啟用保留,然後指定保留期限,以及您想要的項目到期時,發生的動作。

    若要指定保留期限

    1.

    按一下 [新增...記錄保留階段

    2.

    選取 [保留期間選項,指定何時文件或項目設定為過期。請執行下列其中一項:

    • 若要設定到期日期根據的日期屬性,請在 [事件] 區段中的按一下 [此階段依據項目上的 [日期] 屬性,然後按一下文件或項目動作 (例如,建立或修改),且您希望到期的項目之後這個動作 (例如的天數,數月或年數的數量) 時間的遞增。

    • 若要使用自訂保留公式來決定過期,請按一下 [此伺服器上安裝自訂保留公式來設定]。

    附註: 這個選項只有您的系統管理員已設定自訂的公式,才能使用。

    3.

    啟動工作流程] 選項已定義的原則,清單、 文件庫或已有與其相關聯的工作流程的內容類型時,才可以使用。將然後提供您選擇從工作流程的選擇。

    4.

    在 [週期性] 區段中,選取 [重複此階段的動作...然後輸入想要的動作發生的頻率。

    附註: 只有當您選取的動作可重複使用此選項。例如,您無法設定週期性永久刪除動作。

    5.

    按一下 [確定]。

  9. 若要啟用稽核文件和此原則約束的項目,按一下 [啟用稽核,,然後指定您想要稽核的事件。

    若要啟用稽核

    1。

    在 [編輯原則] 頁面中稽核] 區段中,選取 [啟用稽核核取方塊,然後按一下您想要保留的稽核的事件] 旁的核取方塊。

    2。

    若要提示若要將文件中插入這些條碼的使用者,選取 [提示使用者插入條碼儲存或列印前的] 核取方塊。

    3。

    按一下[確定] 以套用原則的稽核功能。

    稽核原則功能可讓組織建立和分析稽核追蹤的文件及清單項目,例如工作清單與問題清單、 討論區群組行事曆。此原則功能會提供稽核記錄事件,例如內容時檢視、 編輯或刪除記錄。

    啟用稽核資訊管理原則的一部分,管理員可以檢視稽核資料中原則使用情況報告的 Microsoft Excel 中以及的摘要目前的使用方式。系統管理員可以使用這些報表,來判斷資訊在組織內的使用方式。這些報告,也可以協助組織驗證與他們法規遵循的文件或調查潛在疑慮。

    稽核記錄下列資訊: 活動名稱、 日期與時間事件,以及系統執行動作的使用者名稱。

  10. 啟用條碼原則的一部分,他們會新增至文件摘要資訊,並顯示在要套用的條碼的文件的頁首區域。標籤,例如條碼可以也會以手動方式移除文件中。

    若要啟用條碼

    1。

    在 [編輯原則] 頁面中 [條碼] 區段中,選取 [啟用條碼] 核取方塊。

    2。

    若要提示若要將文件中插入這些條碼的使用者,選取 [提示使用者插入條碼儲存或列印前的] 核取方塊。

    3。

    按一下[確定] 以套用原則的條碼功能。

    條碼原則會產生的程式碼 39 標準條碼。每個條碼圖像包含條碼符號表示條碼值] 下方的文字。這可讓掃描硬體無法使用時,即使使用條碼。使用者可以手動輸入搜尋] 方塊中,找出在網站上的項目條碼數字。

  11. 需要此原則約束文件都有標籤,按一下 [啟用標籤],然後指定您要的標籤的設定。

    若要啟用標籤

    1.

    若要要求使用者在文件加上標籤,請選取[提示使用者儲存或列印前插入標籤] 核取方塊。

    附註: 如果您想要選用的標籤時,不會選取此核取方塊。

    2.

    若要鎖定標籤,以便無法變更已插入之後,請選取 [標籤新增後避免變更] 核取方塊。

    此設定會防止更新後將用戶端應用程式,例如 Word、 Excel 或 PowerPoint 中的項目插入標籤的標籤文字。如果您想更新文件或項目的內容更新時標籤時,不會選取此核取方塊。

    3.

    您想要顯示,請在 [標籤格式] 方塊中,輸入標籤的文字。標籤可以包含最多 10 個資料行參考,每個可有 255 個字元。若要建立標籤的格式,請執行下列動作:

    輸入您想要包含在您想要顯示的順序標籤中的資料行名稱。在 [編輯原則] 頁面上的範例所示括住大括弧 ({}) 資料行名稱。

    在 [編輯原則] 頁面上的範例所示,請輸入文字來識別括弧括住,以外的資料行。

    4.

    若要新增分行符號,請輸入您要顯示的分行符號\n

    5.

    選取的字型大小和您要的指定是否希望標籤放置左邊、 中間或右邊的文件中的樣式。

    提示: 選取字型和使用者的電腦上使用的樣式。字型的大小會影響多少文字可顯示在標籤上。

    6.

    輸入的高度及寬度的標籤。標籤高度的範圍可從.25 英吋為 20 英吋和標籤寬度的範圍可從.25 英吋為 20 英吋。標籤文字的標籤影像內永遠垂直置中。

    7。

    按一下 [若要預覽標籤內容的 [重新整理]。

  12. 按一下 [確定]。

您可以定義僅適用於特定清單、 文件庫或資料夾的保留原則。如果您建立保留原則此方式不過,您無法重複使用其他清單、 文件庫、 資料夾或網站上的此原則。

附註: 您無法將網站集合原則套用至位置基礎原則。

如果您想要將單一的保留原則套用至所有類型的內容在單一位置,您可能要使用根據位置保留。其他大多數的情況下,您會想要確認保留原則指定的所有內容類型。

附註: 每一個子資料夾,除非您選擇要中斷繼承,並定義新的保留原則,在子層級繼承上層的保留原則。

如果您想要定義保留以外的資訊管理原則至清單或文件庫,您需要定義該清單或文件庫相關聯的每個個別清單內容類型的資訊管理原則。如需詳細資訊,本文,請參閱建立網站內容類型原則

重要: 如果您決定切換內容類型至清單或文件庫的位置原則任何點,只保留原則會作為位置為基礎的原則。將相關聯的內容類型繼承的所有其他管理原則 (稽核、 條碼和條碼)。

提示: 位置基礎原則可加以停用網站集合的停用的文件庫與資料夾以保留功能。這可讓網站集合管理員,以確保其內容類型原則清單管理員的位置以原則不會覆寫。

您必須至少有 [管理清單] 權限變更清單或文件庫的資訊管理原則設定。

  1. 瀏覽至您要指定資訊管理原則的清單或文件庫。

  2. 為文件庫中,按一下 [設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端文件庫設定]。

    如果您沒有看到這些功能表項目,或清單,請按一下 [在功能區] 的 [文件庫清單] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定] 或 [清單設定

  3. 按一下 [權限與管理] 下的 [資訊管理原則設定

  4. 在 [資訊管理原則設定] 頁面中,請確定的清單或文件庫的 [保留來源設定文件庫和資料夾。如果內容類型出現做為來源,請執行下列動作:

    • 按一下 [變更來源]

    • 在 [編輯原則] 頁面上 [來源的保留區段中,選取文件庫和資料夾。您會收到的內容類型保留原則也會忽略。

    • 按一下 [確定]。

  5. 在 [編輯原則] 頁面在文件庫以保留排程] 區段中,輸入您所建立的原則的簡短描述。

  6. 非記錄] 下按一下 [新增保留階段...

    重要: 請注意,在 [記錄] 底下,您可以選取 [記錄] 選項階段的定義不同保留定義記錄其他的保留原則。

  7. [階段屬性] 對話方塊中,選取 [保留期間的選項,指定何時設定為過期的文件或項目。請執行下列其中一項:

    • 若要設定到期日期根據的日期屬性,請在 [事件] 區段中的按一下 [此階段依據項目上的 [日期] 屬性,然後按一下文件或項目動作 (例如,建立或修改),且您希望到期的項目之後這個動作 (例如的天數,數月或年數的數量) 時間的遞增。

    • 若要使用自訂保留公式來決定過期,請按一下 [此伺服器上安裝自訂保留公式來設定]。

      附註: 這個選項只有您的系統管理員已設定自訂的公式,才能使用。

    • 在 [動作] 底下,指定您要的文件或項目到期時,會發生。若要啟用特定動作發生的文件或項目 (例如刪除),請從清單中選取巨集指令。

  8. 啟動工作流程] 選項已定義的原則,清單、 文件庫或已有與其相關聯的工作流程的內容類型時,才可以使用。將然後提供您選擇從工作流程的選擇。

  9. 在 [週期性] 區段中,選取 [重複此階段的動作...然後輸入想要的動作發生的頻率。

    附註: 只有當您選取的動作可重複使用此選項。例如,您無法設定週期性永久刪除動作。

  10. 按一下 [確定]。

如果資訊管理原則已建立網站為網站集合原則,您可以套用原則的內容類型。這麼一來,您可以套用到多個內容類型至網站集合中的不是共用相同的上層內容類型的相同的原則。

附註: 如果您想要套用至網站集合中的多個內容類型的原則而必須設定受管理的中繼資料服務,您可以使用內容類型發佈來發佈出資訊管理原則至多個網站集合。如需詳細資訊,本文,請參閱套用到整個網站集合的內容類型原則

  1. 瀏覽至含有您要套用原則的內容類型的文件庫或清單。

  2. 為文件庫中,按一下 [設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端文件庫設定]。

    如果您沒有看到這些功能表項目,或清單,請按一下 [在功能區] 的 [文件庫清單] 索引標籤,然後按一下 [文件庫設定] 或 [清單設定

  3. 按一下 [權限與管理] 下的 [資訊管理原則設定

  4. 確認原則來源設定為內容類型,然後在 [內容類型原則選取您想要套用原則的內容類型。

  5. 在 [指定原則] 區段中,按一下 [使用網站集合原則],然後選取您想要從清單套用原則。

    附註: 如果使用的網站集合原則] 選項無法使用,任何網站集合原則網站集合的不定義。

  6. 按一下 [確定]。

    重要: 如果您正在使用的文件庫或清單支援管理的多個內容類型,請在 [內容類型]底下,您可以按一下您要指定資訊管理原則的內容類型。這會將您帶往上述的步驟 5 直接。

共用整個網站集合的內容類型設定 [內容類型發佈使用 Managed Metadata service 應用程式。內容類型發佈可協助您的內容和中繼資料一致的方式管理您的網站,因為您可以建立及更新集中,內容類型及更新可查看發佈至多個訂閱的網站集合或 Web 應用程式。

您可以定義資訊管理原則,然後再從以使用視需要在多個網站集合中建立範本。如果您想要備份的資訊原則,或使用跨網站集合套用原則的內容類型發佈的替代方法可也,可以使用這個方法。您可以從網站集合匯出原則,然後匯入其已儲存的位置,或其他網站集合中建立範本或原則的備份。

重要: 如果您使用匯出/匯入功能以讓一組原則範本,請記住,在於原則.xml 檔案中的唯一識別碼。因此,您無法將匯入的原則網站多次而不變更此唯一識別碼。

匯出原則

  1. 在網站集合原則的所在位置,移至 [設定 Office 365 設定按鈕網站設定]

  2. 在 [網站設定] 頁面上的 [網站集合管理] 區段下,按一下 [網站集合原則]。

  3. 按一下您想要匯出],向下捲動至底部的原則,然後再按一下 [匯出的原則。

  4. 出現提示時,若要儲存或開啟的檔案,按一下 [儲存],然後選取要儲存檔案的位置。請務必選取要匯入原則之網站集合的可用的位置。

  5. 完成下載] 對話方塊隨即出現,按一下 [關閉]。

匯入至不同網站集合的原則

匯入資訊管理原則,可讓您將其套用至網站或清單內任何指定的網站集合層級的多個內容類型。執行此動作的優點有兩個: 您沒有重新定義,並在每個內容類型上套用原則,您可以在一個位置的原則進行變更,以更輕鬆地管理原則修改。

  1. 在您要套用原則的網站集合首頁上,前往 [設定 Office 365 設定按鈕網站設定]

  2. 在 [網站集合管理] 區段中,按一下 [網站集合原則]。

  3. 在 [網站集合原則] 頁面上,按一下 [匯入,,然後按一下瀏覽]找出原則的 XML 檔案。

  4. 選取已儲存的原則,XML 檔案,然後再按一下 [開啟]。

  5. 在匯入網站集合原則] 頁面中,按一下 [新增至網站集合的原則匯入]。

您匯入的原則可以立即套用到網站或清單層級的一或多個內容類型。本文前面,請參閱套用到內容的網站集合原則輸入

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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