建立合併列印

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您想要建立內容幾乎完全相同的大量文件,只在文件中加入一部分的特殊資訊時,請使用合併列印。例如,您可以使用合併列印個別建立內含個人附註的自訂出版物,也可以使用合併列印建立寄給前 100 名客戶的產品公告。這些出版物的內容完全相同,只是每個客戶的姓名及地址不同而已。

請使用 [合併列印] 工作窗格引導您完成建立合併列印的步驟。若要在新增或現存的出版物中開啟 [合併列印] 工作窗格,請按一下 [工具] 功能表,指向 [郵件與型錄],再按一下 [合併列印]。

本文內容

建立或連線到收件者清單

準備您的出版物

建立合併的出版物

取消合併列印

建立或連接到收件者清單

若要執行合併列印,您必須開啟新增或現存的出版物,然後連接到資料來源,也就是包含您想加入之特殊資訊的檔案。資料檔案可以採用各種不同的格式,包括:

  • Microsoft Office Outlook 連絡人清單

  • Microsoft Office Excel 工作表

  • Microsoft Office Word 表格

  • Microsoft Office Access 資料庫資料表

  • 以定位點或逗號分隔欄並以分段符號分隔列的文字檔

您可以連接至現有的清單或資料來源,也可以建立新的收件者清單。如果只想使用清單中的某些項目,您可以依據特定準則篩選清單,也可以按字母順序排列清單項目。

附註: 如果您想要將圖片合併到出版物頁面中,您的資料來源必須包含想要合併之圖片檔案的檔案名稱或路徑。 請勿在資料來源中包含實際的圖片或圖像。

使用現有清單

  1. 按一下 [建立收件者清單] 底下的 [使用現有清單],然後按 [下一步: 建立或連線至收件者清單]。

    根據預設,Microsoft Publisher 會將資料來源儲存在 [我的資料來源] 資料夾中。您可能必須以瀏覽方式尋找您的資料來源。

  2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下您需要的資料來源。

  3. 按一下 [開啟]。

    根據您選取的資料來源,可能會出現要求您輸入特定資訊的其他對話方塊。

    例如,如果資源來源是 Microsoft Office Excel 活頁簿,而且活頁簿中的多份工作表都有資訊,則必須選取包含所需資訊的工作表,然後再按一下 [確定]。

從 Outlook 連絡人選取

  1. 按一下 [建立收件者清單] 底下的 [從 Outlook 連絡人選取],然後按一下 [下一步: 建立或連線至收件者清單]。

  2. 如果出現提示要您選擇郵件設定檔,請按一下所要的設定檔,然後按一下 [確定]。

  3. 在 [選取連絡人] 對話方塊中,按一下需要的連絡人清單,再按一下 [確定]。

    資料夾中的所有連絡人都會顯示在 [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以在該對話方塊中篩選並排序合併中要包含的收件者清單。

輸入新清單

如果沒有現存清單可以連接,您可以建立新的清單。

  1. 按一下 [建立收件者清單] 底下的 [鍵入新清單],然後按 [下一步: 建立或連線至收件者清單]。

  2. 在 [新增通訊清單] 對話方塊的相關欄位中輸入第一個項目的資訊。您不必填寫每一個欄位。

  3. 完成輸入第一個項目的資訊後,按一下 [新增項目]。

  4. 重複步驟 2 和步驟 3 完成新增項目的程序,然後按一下 [確定]。

  5. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,輸入 [檔案名稱] 方塊中的通訊清單之名稱,然後選取要在其中儲存清單的資料夾。

    根據預設,Microsoft Publisher 會將通訊清單儲存在 [我的資料來源] 資料夾。這是保存通訊清單的最佳位置,因為此資料夾也是 Publisher 要在其中尋找資料來源的預設資料夾。

    新清單中的所有連絡人都會顯示在 [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以在該對話方塊中,篩選並排序合併中要包含的收件者清單。

選取收件者

在 [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以選取合併中要包含的收件者。請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。

如果只想使用清單中的某些項目,您可以按特定欄位或準則來篩選清單。篩選清單後,您可以使用核取方塊來包含及排除記錄。

篩選清單中的項目

  1. 按一下要做為篩選依據的項目欄位標題旁邊的箭號。

  2. 按一下下列任何一項:

    • (空白) 會顯示其中對應欄位為空白的所有記錄。

    • (非空白) 會顯示其中對應欄位包含資訊的所有記錄。

    • [(進階)] 會開啟 [篩選和排序] 對話方塊,讓您依據多種準則進行篩選。您也可以按一下 [合併列印收件者] 對話方塊中的 [精簡收件者清單] 底下的 [篩選] 開啟 [篩選和排序] 對話方塊。

      提示: 如果資料來源包含共用相同資訊的記錄,且欄中存在十個或更少的唯一值,那麼您可以按特定資訊進行篩選。例如,如果存在數個地址,它們都將澳大利亞做為國家/地區列出,那麼您可以依「澳大利亞」來進行篩選。

      [合併列印收件者] 對話方塊僅顯示指定記錄。若要再次顯示所有記錄,按一下 [(全部)]

如果您想要依字母順序來查看項目,則可以對清單中的項目進行排序。

在清單中的項目排序

  • 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下要做為排序依據之項目的欄位標題。

    例如,如果您要按姓氏的字母順序來顯示清單,請按一下 [姓氏] 欄位標題。

  • 若要快速選取或清除所有項目,請選取或清除核取方塊欄位標題。

  • 若要使用多個準則進行排序,請在 [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下 [精簡收件者清單] 底下的 [排序],然後在 [篩選和排序] 對話方塊中選取要做為排序依據的準則。

按一下 [確定] 回到 [合併列印] 工作窗格。

頁面頂端

準備您的出版物

合併列印可合併一份包含各個複本共有之相同資訊的文件,以及各個複本專屬資訊的部分預留位置。建立出版物之後,請插入要在合併列印出版物每個版本中顯示的任何附加資訊 (例如問候詞),以及專屬資訊 (例如地址) 的預留位置。

如果您尚未這麼做,請插入文字方塊,輸入您想要在合併列印出版物的每個版本中顯示的文字,並加入專屬資訊的預留位置。

插入文字方塊

  1. 在 [物件] 工具列上,按一下 [文字方塊 按鈕影像 ]。

  2. 在出版物中指向要顯示文字的一個角落,然後向對角方向拖曳,直到達到您需要的文字方塊大小。

將需要的文字插入每個版本

  • 在文字方塊內部按一下,然後輸入您想要在合併印刷出版物的每個版本中都顯示的文字。

將資料欄位插入出版物

  1. 在合併列印出版物中,按一下您要在其中插入資料欄位的文字方塊。

  2. 插入下列任何一項:

    含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

    1. 在 [合併列印] 工作窗格 ([步驟 2:準備您的出版物]) 的 [其他項目] 下方,按一下 [地址區塊]。

    2. 在 [插入位址區塊] 對話方塊中,按一下要加入的位址元素,再按 [確定]。

      附註: 如果資料來源中資料欄位的名稱與 Publisher 用於地址區塊的欄位名稱不相符,您可能必須在 [插入位址區塊] 對話方塊中按一下 [符合欄位],然後在 [符[符合欄位] 對話方塊中,使用下拉式清單從資料來源中選取與 Publisher 欄位對應的欄位。

    問候行

    1. 在 [合併列印] 工作窗格 ([步驟 2:準備您的出版物]) 的 [其他項目] 下方,按一下 [祝賀行]。

    2. 在 [祝賀行] 對話方塊中,選取祝賀行格式,它包括問候語和名稱格式,之後還要有標點符號。

    3. 選取要在 Publisher 無法解譯收件者姓名的情況下顯示的文字;例如,當資料來源不包含收件者的名字或姓氏,而只包含公司名稱的時候。

    4. 按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中資料欄位的名稱與 Publisher 用於祝賀行的欄位名稱不相符,您可能必須在 [祝賀行] 對話方塊中按一下 [符合欄位],然後在 [符合欄位] 對話方塊中,使用下拉式清單從資料來源中選取與 Publisher 欄位對應的欄位。

    地址欄位

    1. 在 [合併列印] 工作窗格 ([步驟 2:準備您的出版物]) 的 [其他項目] 下方,按一下 [位址欄位]。

    2. 在 [插入地址欄位] 對話方塊中,按一下要加入的每個位址元素。

      附註: 如果資料來源中資料欄位的名稱與 Publisher 用於地址欄位的欄位名稱不相符,您可能必須在 [插入地址欄位] 對話方塊中按一下 [符合欄位],然後在 [符合欄位] 對話方塊中,使用下拉式清單從資料來源中選取與 Publisher 欄位對應的欄位。

    資訊的其他欄位

    在 [合併列印] 工作窗格 ([步驟 2:準備您的出版物]) 中 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,將要包含的欄位拖曳到您為該欄位建立的文字方塊中。

設定資料欄位的格式

您可以視需要對資料欄位以及您新增的其他任何文字 (例如問候詞「您好」或稱呼語「親愛的...」等情況) 套用格式,以變更合併資料的外觀。若要設定合併資料的格式,您必須在合併列印出版物中設定資料欄位的格式。

  1. 在合併印刷出版物中,選取包含您要格式化之資訊的欄位。

  2. 在 [格式] 功能表上,按一下 [字型],然後選取您需要的選項。

在出版物中預覽資料欄位裡的收件者資料

現在您可以檢閱當合併欄位中包含實際資料時,出版物所顯示的外觀。

  1. 若要預覽您的出版物,請執行下列其中一項動作:

    • 若要預覽順序中的項目,請按一下 [瀏覽按鈕 [下一頁] 按鈕 [返回] 按鈕 若要查看每一個項目合併出版物中的顯示方式。

      資料來源中第一筆記錄的資訊會填入合併欄位。您不能在出版物頁面中編輯資料來源,但是可以設定格式、移動或刪除資料欄位。

    • 若要尋找並預覽資料來源中的特定項目,按一下 [尋找收件者],然後在 [尋找項目] 對話方塊中輸入搜尋準則。

  2. 如果有需要,您可以變更收件者清單。請執行下列任何一項動作:

    • 若要從合併中排除特定收件者,按一下 [排除收件者]。

    • 若要變更收件者清單,按一下 [編輯收件者清單],然後在 [合併列印收件者] 對話方塊中進行變更。

  3. 完成合併列印出版物並插入所有合併欄位之後,請按一下 [檔案] 功能表中的 [另存新檔]。接著在 [檔案名稱] 方塊中輸入出版物的名稱,然後按一下 [儲存]。

  4. 按一下 [下一步:建立合併的出版物]。

頁面頂端

建立合併出版物

在 [合併列印] 工作窗格的 [建立合併的出版物] 下方,您可以:

  • 列印合併的出版物 (例如做為郵寄之用)

  • 預覽合併的出版物 (在列印所有版本之前查看其外觀,並解決潛在的問題)

  • 儲存合併的出版物供以後使用

  • 將合併頁面新增到其他出版物

預覽合併的出版物

  • 按一下 [預覽列印]。

列印合併的出版物

  1. 按一下 [列印]。

  2. 在 [列印] 對話方塊中,選取需要的選項,然後按一下 [確定]。

    重要: 若要列印不同的合併列印資料集,例如,不同的名稱和地址,在每一張紙上按一下 [列印選項] 區段中的每張多頁。如果您選擇每張多份複本時,每一張紙將包含相同的資料的多份複本。

    含有 [每張多頁] 選項的 [列印] 對話方塊

儲存合併的出版物供以後使用

如果您要編輯合併的頁面、 加以儲存以供日後使用,或於稍後列印時,您收集並儲存所有頁面合併為單一新合併包含實際資料的出版物,例如,姓名及地址,而不是合併欄位。

  1. 按一下 [合併至新的出版物]。

    Publisher 會使用合併頁面建立新出版物。

  2. 在新出版物中,按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [儲存此出版物]。在 [檔案名稱] 方塊中輸入新出版物的名稱,然後按一下 [儲存]。

將合併頁面新增到現有出版物

如果您要將合併頁面新增到現有出版物的結尾,請確認您的合併印刷出版物在下列各方面與現存出版物相符:

  • 頁面大小 (高度及寬度)

  • 整頁模式 (單頁模式或兩頁模式)

  • 出版物類型 (網路或印刷)

  • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

Publisher 會將合併頁面加入新增或現存的出版物中,但是不能將它們加入已開啟的出版物。如果要合併的出版物已經開啟,請務必在完成合併之前儲存並關閉出版物。

  1. 按一下 [新增至現存的出版物]。

  2. 在 [開啟出版物] 對話方塊中,找出要對其新增合併頁面的出版物,然後按一下 [開啟]。

    Publisher 會將合併頁面新增到現有出版物。

  3. 在現有的出版物中,按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [儲存此出版物],儲存您所做的更新。

儲存合併列印出版物

若同時儲存包含合併欄位的出版物,則可以返回及編輯合併欄位,並建立包含新的合併欄位或更新的收件者清單之新的合併出版物。若要儲存合併列印出版物,請執行下列動作:

  1. 確認您在合併列印出版物中。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案]

  3. 提供合併列印出版物的名稱,然後按一下 [儲存]

頁面頂端

取消合併

您可以取消合併以中斷合併列印出版物或型錄合併範本與其資料來源的連線。

  1. 在 [工具] 功能表中,指向 [郵寄與型錄],再按一下 [取消合併]。

  2. 當詢問您是否要取消合併時,請按一下 [是]。

出版物隨即與其資料來源中斷連線。

附註: 如果您取消合併列印,則除了 [地址欄位]、[祝賀行] 和 [地址區塊] 以外的欄位都會轉換成一般文字。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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