建立可填入的表單

若要在 Word 建立可供他人填入的表單,請從範本開始,並新增內容控制項。內容控制項包括核取方塊、文字方塊、日期選擇器及下拉式清單。若您熟悉資料庫,這些內容控制項甚至還能連結至資料。

建立可填入的表單,可從六個基本步驟開始。讓我們逐步瞭解這些步驟。

步驟 1: 顯示 [開發人員] 索引標籤

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]

  3. 按一下 [自訂功能區]

  4. 在 [自訂功能區] 之下,[主要索引標籤] 下的清單中選取 [開發人員] 核取方塊,然後再按一下 [確定]。

    [自訂功能區] 對話方塊

步驟 2:開啟要作為表單基礎的範本或文件

您可以從表單範本開始著手,節省時間。若要從頭開始,您可以使用空白範本。

從表單範本開始

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [新增]

  3. [搜尋線上範本] 方塊中,輸入您要建立的類型,然後按 ENTER 鍵。

  4. 按一下您要使用的表單範本,然後按一下 [建立]

從空白範本開始

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [新增]

  3. 按一下 [空白文件]

步驟 3:將內容新增至表單

[開發人員] 索引標籤上,按一下 [設計模式],然後插入您要的控制項。

[設計模式] 按鈕

附註: 您可以列印用內容控制項建立的表單,不過內容控制項四周的方框不會列印出來。

插入可供使用者輸入文字的文字控制項

在 RTF 內容控制項中,使用者可以將文字的格式設為粗體或斜體,也可以輸入多個段落。如果您要限制使用者可以新增的項目,請插入純文字內容控制項。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [RTF 文字控制項] 功能區圖像[純文字內容控制項] 功能區圖像

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入圖片內容控制項

圖片內容控制項常用於範本中,但是您也可以新增圖片內容控制項至表單。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [圖片內容控制項]

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入建置組塊控制項

若您希望他人選擇特定的文字區塊,可以使用建置組塊控制項。舉例來說,若您正在設定合約範本,而且需要根據合約的特定需求新增不同的重複使用文字,建置組塊控制項便會非常實用。您可以針對每個重複使用文字版本建立 RTF 內容控制項,然後您可以使用建置組塊控制項當做 RTF 內容控制項的容器。

您也可以在表單中使用建置組塊控制項。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下內容控制項:

    建置組塊控制項

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入下拉式方塊或下拉式清單

在下拉式方塊中,使用者可以從您提供的選擇清單中選取,或是自行輸入自己的資訊。在下拉式清單中,使用者僅能從選擇清單中選取。

  1. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [下拉式方塊內容控制項] 按鈕圖像[下拉式清單內容控制項] 功能區圖像

  2. 選取內容控制項,然後在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [屬性]

  3. 若要建立選擇清單,請按一下 [下拉式清單內容] 下的 [新增]

  4. [顯示名稱] 方塊中輸入選擇,例如「是」「否」「可能」

    重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。

  5. 填入任何其他您想要的內容。

    附註: 如果選取 [內容無法編輯] 核取方塊,使用者就無法按一下選擇。

插入日期選擇器

  1. 按一下您要插入日期選擇器控制項的位置。

  2. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [日期選擇器內容控制項]

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入核取方塊

  1. 按一下您想要插入核取方塊控制項的位置。

  2. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [核取方塊內容控制項]

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

每個內容控制項都有可以設定或變更的屬性。例如,日期選擇器控制項提供日期顯示格式選項。

  1. 按一下您要變更的內容控制項。

  2. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [屬性],然後變更所需屬性。

步驟 5:在表單中加入說明文字

說明文字可加強您所建立及散發之表單的可用性。您可以變更內容控制項中的預設說明文字。

若要為表單使用者自訂預設的說明文字,請執行下列操作:

  1. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [設計模式]

  2. 按一下您要修改預留位置說明文字的內容控制項。

  3. 編輯預留位置文字,並依您的喜好設定格式。

  4. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [設計模式],關閉設計功能並儲存說明文字。

附註: 如果您希望表單使用者以自己的文字取代說明文字,請勿選取 [內容無法編輯] 核取方塊。

步驟 6:將保護功能新增至表單

如果您要限制其他人能編輯表單或設定表單格式的程度範圍,請使用 [限制編輯] 命令:

  1. 開啟您要鎖定或保護的表單。

  2. 按一下 [常用] > [選取] > [全選],或是按下 CTRL+A 鍵。

  3. 按一下 [開發人員] > [限制編輯]

提示: 如有需要,您可以先測試再散發表單。開啟表單,像使用者一樣填寫內容,然後將複本儲存至您想要的位置。

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