建立受管理的中繼資料欄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

受管理的中繼資料欄可讓您控制人員能輸入到欄中的資訊。使用者從預先定義的受管理字詞組中,選取他們在欄中輸入的字詞或片語。

下圖顯示這如何運作。圖例中的文件庫具有名為「Discover ECM」之受管理的中繼資料欄。若要在欄中輸入值,使用者可以編輯文件庫中某項目的屬性 (在此案例中,項目是試算表)。受管理的中繼資料欄名稱「Discover ECM」是屬性頁面上某欄位的標籤。若要查看字詞清單,使用者只要按一下標籤圖示。

受管理的中繼資料欄讓使用者使用文件摘要資訊,選取要在欄中輸入的預先定義值。

當您設定受管理的中繼資料欄時,您可以使用現有的字詞組,也可以新增字詞組特別為這個目的。若要瞭解如何新增新字詞組,請參閱設定新字詞組

建立網站、 清單或文件庫受管理的中繼資料欄

重要: 您必須是網站集合管理員,才可建立或設定網站欄。您必須具有 [管理清單] 權限層級,才能為清單或文件庫建立欄。根據預設,網站擁有人具有 [管理清單] 權限。

  1. 您可以建立清單和文件庫的資料行,或者您可以建立網站欄。選擇其中一個下列程序,以建立資料行:

  2. 建立網站欄為受管理的中繼資料

    1. 選取首頁上的 [網站內容]

    2. 在 [網站內容] 頁面上,按一下 [ Office 365 設定按鈕 設定]。

    3. [網站設計工具庫] 底下,按一下 [網站欄]

    4. 按一下 [網站欄] 頁面上的 [建立]

    5. 在 [新增網站欄] 頁面的 [名稱與類型] 區段中,鍵入欄的名稱

  3. 建立清單或文件庫的受管理的中繼資料欄

    1. 請移至您要建立欄的清單或文件庫。

    2. 在功能區的 [清單][文件庫] 索引標籤上,視情況按一下 [清單設定][文件庫設定]

    3. [欄] 區段中,按一下 [建立欄]

    4. [建立欄] 頁面的 [名稱與類型] 區段中,鍵入欄的名稱。

  4. [此欄的資訊類型為] 底下,選擇 [受管理的中繼資料]

  5. [群組] 區段中,針對欄選取或為其建立群組。

  6. [其他欄設定] 區段中,鍵入描述,並指定是否需要值。您也可以指定是否要為欄強制執行唯一值。

  7. [多值欄位] 區段中,指定欄中是否可以包含多個值。

    重要: 若允許欄中包含多個值,使用者將無法對此欄進行排序。

  8. [顯示格式] 區段中,指定是否只要顯示字詞標籤,或在字詞組階層中顯示字詞與其完整路徑。

  9. [字詞組設定] 區段中,執行下列其中一項:

  10. 若要使用現有的字詞組,請選取 [使用受管理的字詞組],然後搜尋或瀏覽字詞組的名稱。您選取字詞組的名稱之後,可以指定是否允許使用者填寫值,並為該欄設定預設值。

  11. 若要建立字詞組為此資料行,請選取 [自訂您的字詞組,並輸入字詞組的描述。然後,按一下 [編輯使用字詞設定管理員,並遵循設定新字詞組中的步驟。

  12. 按一下 [確定]。

若要管理的中繼資料欄,請依照其中一項先前的步驟,前往您的網站、 文件庫或清單] 欄的網站欄] 頁面。在該頁面上,捲動已定義之資料行,然後按一下您想要修改的項目。您會在編輯頁面,您可以在其中變更或更新的設定。

受管理的中繼資料欄為使用者提供可套用至內容的預先定義字詞清單。您可使用此功能來確保人員在網站集合中使用一致的字詞。此外,更新的字詞會自動可供使用者使用。

受管理的中繼資料欄具有數個唯一特性,可協助使用者選取字詞並套用至內容。例如,它們支援「預先鍵入」功能,並支援字詞的字詞區別、描述、同義字及多語言值。此外,使用者不需要記住所有的字詞, 而可以從顯示字詞組階層的樹狀結構中選取字詞。

  • 預先輸入    當使用者開始鍵入數值時,SharePoint 會顯示所有字詞的清單中相關聯的字詞輸入開頭的字元使用者的設定。您可以設定預先輸入顯示名稱的字詞組和除了字詞本身階層中的字詞的位置。

    當您開始鍵入時,會看到建議字詞。

    使用者可以將他們的指標移至建議字詞的上方,以查看描述性文字,協助他們做出適當的決策。若已指定字詞的同義字,則使用者可以輸入這些同義字,然後即會自動指定正確的字詞。

  • 從字詞組階層中選取    當使用者新增或變更受管理的中繼資料欄中的資訊時,有幾個選項。如果他們熟悉字詞組,他們就可以在欄中,輸入新的值。如果預先輸入功能提供正確的值,使用者可以只選取它。

    使用者也能瀏覽尋找合適的字詞。他們可以按一下受管理的中繼資料欄位旁邊的標籤圖示,然後從顯示字詞組階層的樹狀結構中選取值。

    您可以從樹狀控制項選擇器選取受管理的字詞。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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