建立及自訂記錄類型和清單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用Business Contact Manager for Outlook,您可以自訂表單,與您的業務相關的欄位,移除欄位,您不需要以及移動欄位,以強調最重要的資訊。您可以建立新表單、 新增清單、 自訂報表、 修改銷售階段和潛在客戶計分的準則,選擇欄位的連絡人卡片,以及自訂功能區。

本文涵蓋建立和自訂表單、 建立及編輯清單。

附註: 只有資料庫擁有者可以自訂表單。

請參閱以下文章中的自訂報表; 的相關資訊修改銷售階段與銷售活動的提醒。變更引導計分 criteria;選擇欄位的連絡人卡片。與自訂功能區:

您想要做什麼?

建立新的記錄類型

自訂表單

建立新的記錄類型

Business Contact Manager for Outlook包含不同類型的可自訂的表單或記錄類型,包括帳戶、 商務連絡人、 潛在客戶、 商機,以及商務專案的數字。

您可以使用的預設表單,而不變更,或您可以建立新的記錄類型,以符合您的業務需要。

您也可以修改表單來新增及移除欄位。資訊,請參閱本文稍後新增或移除欄位

新的記錄類型必須為基礎的帳戶 」 或 「 商務連絡人記錄類型。如何記錄可以互相連結,它們之間共用資訊會保留在您建立的任何新記錄類型。

範例: 自行車批發商建立自訂記錄類型

自行車批發商必須建立儲存和市集員工的記錄。

購買批發商從每個儲存區有多個負責購買的員工。自行車批發商銷售給許多存放區,兩者都有自己的決定購買的員工的設定。批發商需要每位市集員工關聯時檢閱存放區的相關資訊,請查看員工和與市集員工的任何通訊清單其特定存放區。

若要這麼做,批發商所建立的帳戶記錄類型為基礎,並建立市集員工記錄的商務連絡人記錄類型為基礎的商店記錄。批發商選擇商店記錄根據客戶記錄,因為帳戶記錄顯示相關的商務連絡人與每個商務連絡人的所有通訊歷程記錄項目清單。

建立自訂記錄類型

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

  3. 按一下 [自訂] 按鈕,然後按一下 [自訂記錄類型

  4. 在 [自訂記錄類型] 對話方塊中,執行下列其中一項:

    • 按一下 [新增商務連絡人類型],建立新表單為基礎的商務連絡人記錄類型]。

    • 按一下 [新增客戶類型],建立新帳戶記錄類型為基礎的表單。

      列出含 [新增商務連絡人類型] 按鈕及 [新增客戶類型] 按鈕的 [自訂記錄類型] 對話方塊。

      • 如果您的個人需要新的記錄類型,請選擇 [新增商務連絡人類型]。

      • 如果您需要的新記錄類型,組織或更大的組織中的群組,請選擇 [新增客戶類型]。從任何已連結至客戶的記錄的所有通訊項目會都列在客戶記錄的通訊歷程記錄。如需客戶記錄的詳細資訊,請參閱儲存在 Business Contact Manager 您帳戶的相關資訊

  5. 在 [新增商務連絡人類型新的帳戶類型] 對話方塊中,輸入您的新記錄類型的單數及複數名稱。

  6. 您也可以按一下 [若要變更的圖示會顯示該類型的每一筆記錄的 [瀏覽]。

  7. 按一下 [確定]。

    新的記錄類型都會包含在 [自訂記錄類型] 對話方塊中的記錄類型的清單。

    新的記錄類型包含的所有預設頁面及欄位的帳戶或您根據新的記錄類型的商務連絡人。不包含任何自訂的頁面或您新增到其他表單欄位。若要變更頁面及欄位來自訂表單,請參閱下一節,自訂表單

頁面頂端

自訂表單

您可以自訂表單以多種方式。您可以新增或移除頁面、 節以及欄位。您可以重新排列的方式,適合用於您的企業中的欄位。

附註: 只有資料庫擁有者可以自訂表單。

讓您可以與他人共用這些,您可以匯出自訂表單。如需有關如何匯出的詳細資訊,請參閱匯出 Business Contact Manager 中從您的商務記錄

重要: 您對表單進行任何變更都會變更該類型的所有記錄。例如,如果移除商務連絡人表單中的欄位,它就會從所有商務連絡人記錄移除該欄位。

本節內容

刪除表單

建立或編輯清單

開啟以進行自訂表單

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

  3. 按一下 [自訂] 按鈕,然後按一下 [自訂記錄類型

  4. 從清單中,按一下您想要自訂記錄類型,然後按一下 [自訂表單] 按鈕。

    列出 [自訂表單] 按鈕的 [自訂記錄類型] 對話方塊。

    您也可以自訂任何已開啟的表單。在功能區的 [自訂] 群組中,按一下 [表單版面配置] 按鈕。

隨即會開啟 [自訂表單的版本。您現在可以新增或移除頁面、 節以及欄位,或重新排列節與表單上的欄位。

根據預設,會顯示 [一般] 頁面。要顯示不同的頁面,[自訂] 索引標籤中 [頁面] 群組中,按一下 [顯示],然後按一下 [頁面名稱。

頁面頂端

建立新頁面

您可以建立任何形式的四個其他的頁面。根據預設,大部分的表單會包含 [一般]、 [詳細資料,與 [歷程記錄頁面。

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. [自訂] 索引標籤中 [頁面] 群組中,按一下 [顯示 [顯示] 圖示 ,,然後按一下使用者第 1 頁,或其中一個使用者的其他頁面。

    隨即顯示空白頁面。

    附註: 如果頁面名稱(隱藏)@,預設為隱藏頁面。您必須關閉能夠資料輸入表單的這頁上的 [隱藏] 功能。

  3. 如果隱藏的頁面,關閉 [隱藏] 功能,以顯示頁面。在 [頁面] 群組中,按一下 [隱藏 [隱藏] 圖示

    附註: 若要確認的頁面已不再隱藏,在 [頁面] 群組中,按一下 [顯示]。如果您不會再選取頁面包含(隱藏)的頁面名稱之後,就會顯示。

您現在可以重新命名您的頁面,或為其新增區段和欄位。本文稍後的詳細資訊,請參閱新增或移除區段新增或移除欄位

頁面頂端

命名或重新命名頁面

  1. 在 [自訂] 索引標籤中 [頁面] 群組中,按一下 [顯示],然後按一下您想要重新命名的頁面。

  2. 在 [頁面] 群組中,按一下 [重新命名頁面 [重新命名] 圖示 ]。

  3. 在 [頁面名稱] 方塊中輸入新的名稱,然後按一下[確定]

頁面頂端

新增或移除章節

表單上的資訊會組織成章節。例如,在商務連絡人表單中,便會出現電話號碼區段包含其他電話號碼的欄位,例如企業版家用版

已選取 [電話號碼] 區段的 [商務連絡人表單版面配置] 畫面。

新增章節

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [新增節 [新增區段] 圖示

  3. 在 [章節名稱] 方塊中輸入的名稱] 區段中,,然後按一下[確定]

    如果您想要變更區段的寬度,請選取 [] 區段。在 [自訂] 索引標籤上按一下 [ [寬] 圖示 ] 或 [縮小 [縮小] 圖示

移除節

  1. 按一下您想要移除的區段。

    提示: 區段會有一條水平線名稱旁的章節名稱。若要選取的區段中,按一下 [上或附近的章節名稱]。

    選取的 [電話號碼] 區段

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [移除 [移除] 圖示

    附註: 

    • 移除此區段中的任何欄位,但不是會從您的 Business Contact Manager 資料庫刪除。如果您想要將欄位新增回表單,請參閱本文稍後的新增欄位。移除欄位並不會刪除欄位] 或 [包含的資料。除非仍在欄位中輸入的任何資料儲存在您的資料庫中,您將會永久刪除欄位

    • 當您移除某一節時,它會刪除 Business Contact Manager 資料庫。[] 區段中不會刪除 [] 區段中所包含的欄位。如果您想要新增 [] 區段中,您就可以新增區段與相同的名稱,然後將欄位新增回該節中的表單。

頁面頂端

新增或移除欄位

您可以在Business Contact Manager for Outlook需要用您的企業中新增不同類型的欄位。您新增的欄位類型指出可以輸入或選取在欄位中的資訊類型。

例如,如果您想要在文字方塊中輸入資訊,您可以新增文字] 欄位。如果您想要按一下清單中的項目,您可以新增預先填入的清單(也稱為下拉式清單)。如果您想要連結,或建立一筆記錄至其他記錄之間的關聯,您可以新增關聯欄位

花店可能會建立名為 「 最愛花朵 」 的人員必須在欄位中,輸入類型的花卉及加熱專家可能會使用從選擇清單中建立名為 「 爐模型 」 的欄位位置的文字欄位。如需關於清單的詳細資訊,請參閱本文稍後的建立或編輯的清單

頁面頂端

新增欄位

  1. 開啟以進行自訂表單

    提示: 下一個步驟中,再按一下 [您要新增欄位] 的區段。如果不想要的欄位,您可以將它拖曳到另一個區段之後您已新增它。

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [新增欄位 [新增功能變數] 圖示

  3. 在 [新增欄位] 對話方塊中,執行下列其中一項:

    • 在清單中,按一下其中一個列出的欄位,然後按一下 [新增至表單

      [新增欄位] 對話方塊

    • 若要建立新的欄位,或新增欄位您已經建立另一個表單中,按一下 [新增

      在 [建立新的欄位] 對話方塊中,執行下列其中一項:

      建立新的欄位。    

      1. 在 [欄位名稱] 方塊中,輸入欄位的名稱。

      2. 從 [資料類型] 清單中,按一下 [資料類型的欄位,例如,數字

      這種類型的資料

      選取此資料類型

      文字或句子最 96 字元

      文字

      包含或不含小數點的數字

      數值

      百分比

      完成百分比

      價格、 收入或任何其他與貨幣相關的資料

      貨幣

      簡單的問題,例如 [是] 或 [否],開啟或關閉,或為 true 或 false 的解答

      是/否

      在任何一種格式在 Outlook 中使用日期或時間的資訊

      日期/時間

      數字

      整數

      預先填入的清單中的項目 (值) 以節省時間或大小時維持表單之間的一致性

      下拉式清單

      網址

      URL

      連結至資料庫中的另一筆記錄

      關聯性

      附註: 建立欄位後,您無法變更欄位的資料類型。如果您想要變更的資料類型,刪除的欄位,然後新增您想要的資料類型。

      1. 如果有需要,請在 [格式] 清單中,按一下 [] 欄位中的資料格式。

        附註: 某些資料型別具只有一個的格式。

      2. 按一下 [確定]。

        您建立的欄位會出現在 [新增欄位] 對話方塊中的清單。

      3. 若要新增欄位至表單,在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下欄位,然後按一下 [新增至表單

      從不同的表單新增欄位    

      1. 按一下 [新增不同的表單的欄位] 選項。

      2. 按一下 [從清單中的欄位,然後按一下[確定]

        附註: 您必須建立用來顯示在清單中的欄位。

        您所選取的欄位會出現在 [新增欄位] 對話方塊中的清單。

      3. 若要新增欄位至表單,在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下欄位,然後按一下 [新增至表單

頁面頂端

新增關聯欄位

若要連結的相關的記錄,請使用關聯欄位。已連結至特定的記錄的所有記錄會都列在所選的記錄中,稱為 「 目的地記錄客戶記錄列出所有所連結的商務連絡人的方式很類似。

您可以連結記錄的相同類型,以及連結的記錄,而不同。

例如,在範例商務資料庫中,連結零售自行車儲存廠商其自行車零售商店執行時,您可以使用:

  • 開啟 [廠商記錄類型,以進行自訂。[關係] 欄位會新增至這個記錄類型。

    選取了 [廠商記錄類型] 之 [範例商務] 資料庫的 [自訂記錄類型] 對話方塊。

  • 新增關聯名欄位零售商店的廠商記錄類型,作為目的地記錄類型,儲存與廠商,確認該名稱的目的欄位名稱。

    附註: 

    • 新增關聯欄位至需產生發話記錄類型,也會建立一個表格,列出目的地筆記錄的相關的記錄。在此範例中的廠商記錄 (需產生發話記錄) 會有關聯欄位,您使用連結至儲存記錄。儲存記錄 (目的地記錄) 有列出連結給他們的廠商記錄的資料表。

    • 表格] 或目的地] 欄位中,不能編輯。若要變更的相關的記錄,請使用關聯欄位。在此範例中,移至 [若要移除儲存區或新增另一個存放區的廠商記錄。這會變更的相關的商店記錄之資料表中的廠商的清單。

    在 [建立新欄位] 對話方塊中建立新的關聯欄位。

  • 使用連結零售自行車的廠商記錄中的 [關係] 欄位會存放的廠商記錄的記錄。

    [零售商店] 關聯欄位中列示之含商店的廠商記錄。

  • 核取目的欄位上零售自行車儲存記錄,以查看供應自行車這些商店的廠商的清單。

    商店記錄,包含向商店供應自行車的廠商清單。

範例商務資料庫的相關資訊,請參閱關於 Adventure Works 和範例商務資料庫

如何新增關聯欄位

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [新增欄位 [新增功能變數] 圖示

  3. 在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下 [新增]。

    [新增欄位] 對話方塊

  4. 在 [建立新的欄位] 對話方塊的 [欄位名稱] 方塊中輸入關聯欄位的名稱。

  5. 在 [資料類型] 清單中,按一下 [關係]。

  6. 目的地記錄類型] 清單中,按一下您想要連結至選取的記錄的記錄類型。

    附註: 如果您正在自訂的記錄類型相同目的地記錄類型,欄位名稱目標欄位名稱必須是不同。

  7. 目的地欄位名稱] 方塊中,輸入目的欄位的名稱。

    附註: 目的欄位名稱是資料表會列出所有相關記錄連結至目的地記錄類型的名稱。

  8. 按一下 [確定]。

    您所選取的欄位會出現在 [新增欄位] 對話方塊中的清單。

  9. 若要新增欄位至表單,在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下 [資料類型] 欄中列出的關聯性的欄位,然後按一下新增至表單

    附註: 資料輸入欄位的資料類型] 欄中列出的關聯欄位。清單關聯目的地] 清單中的資料類型] 欄中的欄位會自動新增至目的地記錄類型,然後它是列出所有關聯欄位中輸入的相關記錄的資料表。

頁面頂端

移除欄位

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 按一下您想要移除表單中的欄位。

    附註: 所需的欄位,例如帳戶名稱,不能移除。

  3. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [移除 [移除] 圖示 ,或按下 DELETE 鍵。

    附註: 欄位和其包含的任何資料可以新增至表單,因為欄位仍然會儲存在您的 Business Contact Manager 資料庫。欄位也會新增 [新增欄位] 對話方塊中的其他表單。

永久刪除欄位

警告: 如果您刪除欄位從 [新增欄位] 對話方塊,將會永久刪除欄位中,並將會遺失任何輸入該欄位的資料。如果您移除,或從表單刪除欄位,您會只刪除欄位表單。如果您新增欄位至表單,然後您可以存取的資料。

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [新增欄位 [新增功能變數] 圖示

  3. 在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下您想要刪除的欄位,然後按一下刪除

    附註: 如果不使用任何其他表單上,您可以只將會永久刪除欄位。

頁面頂端

重新命名的節,和編輯欄位

您可以重新命名任何區段在表單中,但您只可以重新命名您所建立的欄位。

重新命名及變更的資料,可以在欄位中選取的格式,您可以編輯的欄位。

附註: 您無法變更欄位的資料類型。您可以刪除該欄位,然後新增您想要的資料類型。

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 按一下 [節] 或 [您想要重新命名或編輯的欄位。

    附註: 您只可以重新命名您所建立的欄位。

  3. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [編輯功能變數或節 編輯欄位或區段圖示

  4. 執行下列任一項作業:

    • 重新命名章節    在 [編輯] 區段] 對話方塊中,輸入節的不同的名稱。

    • 編輯您所建立的欄位名稱    在 [編輯功能變數] 對話方塊中,輸入不同的欄位的名稱。

      如果您想要變更的允許在欄位中,在 [格式] 方塊中的資料格式按一下不同的格式。某些欄位類型有只有一個格式設定選項。

排列表單上的項目

自訂表單中,可以的頁面上移動節或將其移至不同的頁面,並重新排列欄位。

將節移,或重新排列頁面上的欄位

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 按一下 [節] 或 [您想要移動的欄位。

    區段會有一條水平線名稱旁的章節名稱。若要選取的區段中,按一下 [上或附近的章節名稱]。

    選取的 [電話號碼] 區段

  3. 在頁面上中, 將節或欄位拖曳到新的位置,或使用鍵盤上的方向鍵移動節或欄位。

頁面頂端

將節移到另一頁

  1. 按一下您想要移動的節。

    選取的 [電話號碼] 區段

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [移至 [移動] 圖示

  3. 在 [移動到 [網頁] 對話方塊中,按一下您要移動 [] 區段的頁面,然後按一下[確定]

    附註: 如果隱藏的頁面,您必須關閉隱藏功能,才能在頁面上輸入資料。在 [自訂] 索引標籤的 [顯示] 群組中按一下頁面。在 [頁面] 群組中,按一下 [隱藏 [隱藏] 圖示 ]。

頁面頂端

刪除表單

警告: 如果您刪除記錄類型,您將會遺失任何輸入該記錄類型的資料。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [自訂] 按鈕。

  3. 按一下 [自訂記錄類型]。

  4. 在 [自訂記錄類型] 對話方塊中,按一下您所建立的記錄類型。

    附註: 您只可以刪除您所建立的記錄類型。您無法刪除預設記錄類型。

  5. 按一下 [刪除的記錄類型

頁面頂端

建立或編輯清單

當您經常轉換為表單中輸入相同的資料時,則方便和更加一致,建立您可以從選取的清單。

建立清單

  1. 開啟以進行自訂表單

  2. 在 [自訂] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [新增欄位 [新增功能變數] 圖示

  3. 在 [新增欄位] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  4. 在 [資料類型] 清單中,選取下拉式清單

    附註: 如果是清單,只格式選項也是下拉式清單

  5. 按一下 [確定]。

  6. 新增項目至清單。

    做法

    1. 在 [編輯清單] 對話方塊中,按一下 [新增至清單中新增項目 (值)。

    2. 在 [新增項目] 對話方塊的 [項目名稱] 方塊中輸入值的名稱。

    3. 按一下 [確定]。

      在 [編輯清單方塊中,在 [] 欄會顯示您所新增的項目。

    4. 若要新增另一個項目至清單,請重複此程序。

  7. 若要在清單中向上或向下移動項目,請按一下您想要移動,然後按一下向上或向下箭號] 按鈕的值。

  8. 若要選擇在欄位的預設值的一個項目,按一下值],,然後按一下 [設成預設值] 按鈕。

    如果有一個將最常使用的項目,讓它可以節省時間,當您完成表單的預設值。

  9. 按一下 [確定]。

編輯清單

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [自訂] 按鈕。

  3. 按一下 [編輯清單]。

  4. 在 [編輯清單] 對話方塊中,按一下您想要編輯的清單。

    當您選取清單時,在清單中的項目會出現在資料行

    [編輯清單] 對話方塊

  5. 請執行下列操作以編輯清單:

    新增至清單的值    按一下 [新增] 按鈕、 輸入項目名稱,然後按一下[確定]

    重新命名值    按一下 [項目,然後按一下 [重新命名] 按鈕。輸入新的名稱,然後按一下[確定]

    移除值或取代另一個值    按一下 [項目,然後按一下 [刪除] 按鈕。如果您想要取代的值,選取清單中的另一個值,然後按一下[確定]。如果您想要移除它,按一下[確定]

    在清單中向上或向下移動一個值    按一下 [項目,然後按一下向上或向下箭號按鈕。

    使項目預設值    按一下 [項目,然後按一下 [設成預設值] 按鈕。

  6. 當您完成所有您的變更,請在 [編輯清單] 對話方塊中,按一下[確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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