建立及管理文件組

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

將文件組內容類型加入至文件庫之後,您可以使用該類型來建立新的多文件工作產品。此外,當您按一下文件組的資料夾以開啟該資料夾時,系統會將您帶到歡迎頁面,您可以使用此頁面來管理文件組中的內容。

本文內容

瞭解如何使用文件組

建立新的文件組執行個體

新增或上傳至現有的文件組的文件

管理文件組權的限

管理版本

共用文件組的連結

相關的工作

關於使用文件組

如果您正在處理的文件庫包含文件和文件組,您可以尋找唯一的資料夾圖示,在文件庫中識別文件組。

文件庫之中的文件組資料夾

當您在文件組上工作時,您可以使用 [文件組] 功能區的 [管理] 索引標籤來執行一般工作,此索引標籤會顯示在文件組的歡迎頁面上。

管理文件組功能區

頁面頂端

建立文件組的新執行個體

  1. 移至已設定為支援文件組的文件庫。

  2. 按一下 [文件庫工具] 功能區的 [文件] 索引標籤。

  3. 按一下 [新文件,然後按一下 [文件組或您想要建立 (如果您的組織已經建立自訂文件組內容類型可能有唯一的名稱) 的文件組的名稱。如果文件庫支援建立個別文件,以及文件組,您可以找出文件組尋找資料夾圖示。
    含醒目提示 [文件組] 圖示的 [新增文件庫] 功能表

  4. [新增文件組] 對話方塊中,輸入您要建立的文件組名稱和描述,然後按一下 [確定]。建立文件組之後,瀏覽器會顯示文件組的歡迎頁面。

    如果此文件組設定為在您建立新執行個體時自動建立文件,這些文件會顯示在歡迎頁面上的網頁組件中。如果沒有為此文件組指定預設內容,就會建立空白的文件組資料夾,您可以新增或上傳檔案至該資料夾,讓它成為文件組的組件。您只能新增與文件組之中所允許內容類型相同的檔案。

頁面頂端

新增或上傳文件至現有文件組

如果您使用的文件組未設定為在建立文件組的新執行個體時自動建立預設內容,可以手動新增檔案至文件組,您只能新增文件組所允許內容類型的檔案。

  1. 移至包含所要更新文件組的文件庫,然後按一下文件組的名稱以移至歡迎頁面。

  2. 在文件組的歡迎頁面上,按一下功能區的 [文件] 索引標籤,然後執行下列其中一項:

    • 若要新增檔案至文件組,請按一下 [新增文件],然後按一下所要建立的文件類型。

    • 若要上傳文件至文件組,請按一下 [上傳文件] 旁邊的箭號,然後選取選項以上傳單一文件。瀏覽至所要檔案的位置,然後按一下 [確定]。接到提示時,指定任何需要的屬性資訊,然後按一下 [儲存]

    • 若要上傳多份文件至文件組,請按一下 [上傳文件] 旁邊的箭號,然後按一下 [上傳多份文件]。拖放或瀏覽選取您所要的檔案,接著按一下 [確定],然後在接到提示時按一下 [完成]

頁面頂端

管理文件組的權限

根據預設,文件組會繼承所在文件庫的權限。如果需要限制或變更能夠存取個別文件組中文件的人員,可以選擇為文件組指定唯一的權限。

在項目層級或資料夾層級管理唯一權限可能會很複雜而且很耗時,如果多半文件組將需要供大致相同的群組存取,在文件庫層級管理權限可能會比較容易。

若要管理文件組的權限,您必須至少具有「設計」或「完全控制」權限層級。

  1. 在文件組的歡迎頁面上,按一下 [文件組] 功能區的 [管理] 索引標籤,然後按一下 [權限]

  2. 請執行下列其中一項:

    • 若要變更文件庫本身的權限設定,請按一下 [管理上層]

    • 若要停止從文件庫繼承權限,然後為此文件組個別建立唯一權限,請按一下 [停止繼承權限]

    • 若要檢視個人所具有的特定權限,請按一下 [檢查權限],然後輸入所要檢查的使用者或群組名稱。

    • 若要從上層文件庫繼承權限 (如果文件組先前設定為停止繼承權限),請按一下 [繼承權限]

如需使用權限的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>下的連結。

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管理版本

如果已經為儲存文件組的文件庫啟用版本設定,您會有一些不同的選項來處理文件組或文件組中個別文件的版本歷程記錄。

在文件組的歡迎頁面上,按一下 [文件組] 功能區的 [管理] 索引標籤,然後執行下列其中一項:

若要執行:

請執行此動作:

擷取文件組中目前屬性和文件的快照

按一下 [擷取版本],輸入在您要擷取版本中所做變更的描述,然後按一下 [確定]

檢視文件組的版本歷程記錄

按一下 [文件組] 功能區 [管理] 索引標籤上的 [版本歷程記錄]

將文件組還原為先前的版本

  • 按一下 [文件組] 功能區 [管理] 索引標籤上的 [版本歷程記錄]

  • 指向您想要還原版本的日期和時間資訊,按一下出現的箭號,然後按一下 [還原版本]

這會將整個文件組還原為所選取的已儲存版本。這個版本之後對文件組所做的任何變更都會回復為原狀。

刪除文件組的先前版本快照

按一下 [版本歷程記錄],然後按 [刪除所有版本]。這個動作會刪除文件組的版本歷程記錄快照,但不會刪除文件組本身。

檢視文件組之中個別檔案的版本歷程記錄

指向您想要檢視版本歷程記錄的文件,按一下出現的箭號,然後按一下 [版本歷程記錄]

將個別文件還原為先前版本

  • 指向您想要檢視版本歷程記錄的文件,按一下出現的箭號,然後按一下 [版本歷程記錄]

  • 指向您想要還原版本的日期和時間資訊,按一下出現的箭號,然後按一下 [還原]

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共用文件組的連結

如果您使用的電子郵件程式的相容於Microsoft SharePoint Server 2010,例如Microsoft Outlook 2010,您可以快速傳送電子郵件 [歡迎] 頁面的連結的文件組。

  1. 在文件組的歡迎頁面上,按一下 [文件組] 功能區的 [管理] 索引標籤,然後按一下 [以電子郵件傳送連結]

  2. 接到提示請您允許 Outlook 開啟網頁內容時,按一下 [允許]

  3. 在 Microsoft Outlook 電子郵件訊息的 [收件者] 行中,輸入所要的收件者名稱,在 [主旨] 行中指定主旨,然後輸入要包含在電子郵件訊息本文中其他任何資訊。

  4. 想要的話,您可以在 [寄件者] 行中指定自己的電子郵件地址,讓郵件看起來不像是從伺服器傳送,以免收件者忽視該郵件。按一下 [寄件者] 旁邊的向下箭號,再按一下 [其他電子郵件地址]。輸入或選取您的電子郵件地址。

  5. 當您郵件撰稿完成後,按一下 Outlook 中的 [傳送]

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相關工作

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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