建立及管理專案工作清單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint 專案工作清單會顯示一系列屬於某個專案的工作。工作就是可指派給單一人員的特定工作項目。專案通常是一系列有開頭、過程及結尾的活動,且會產生某個產品或服務,例如為商展製作產品示範、為專案關係人製作產品提案,或甚至是安排能提高公司士氣的活動。

當您建立 SharePoint 專案工作清單之後,您就能新增工作、將資源指派給工作、更新工作進度,以及檢視隨時間表顯示之長條上的工作資訊。

感謝客戶意見反應,本文於 2017 年 1 月 27 日更新。

SharePoint Online、SharePoint 2016 及 SharePoint 2013 提供從 SharePoint 工作清單到 Project 的連線。 Project 可能需要個別授權。

若要建立連線,請建立 SharePoint 工作清單,然後將該工作清單匯入 Project Online 或 Project Server。連線建立之後,SharePoint 中工作清單的更新,將會反映在 Project 中。

若要將工作清單匯入 Project,請按照新增現有的 SharePoint 工作清單至 Project Web App 一文中的步驟來進行。

在 SharePoint Online、2016 或 2013 中建立工作清單

工作清單可以當做您專案的起點。

有時間表的工作清單
  1. 在您網站的首頁上,按一下 [設定] 設定圖示 ,然後按一下 [新增 App]。

  2. 在搜尋方塊中輸入「工作」,然後按下 Enter。您會得到符合搜尋條件的所有 App 清單。

    在 [搜尋] 方塊中輸入工作,然後選取工作
  3. 輸入工作的名稱或標題,然後按下 [建立]。

  4. SharePoint Online 會讓您回到 [網站內容] 頁面。請在 [網站內容] 清單中尋找您剛才建立的 App,然後將它開啟。SharePoint Online 會建立預設的時間表及空白清單。

    工作時間表,按一下 [新增 +] 即可新增工作

    您可以開始輸入資訊,方法是利用 [+新增工作] 來新增資料。

建立及使用 SharePoint 2010 專案工作清單

  1. 依序按一下 [網站動作] 按鈕影像 、[檢視所有網站內容] 和 [建立]。

    附註: SharePoint 網站可能已大幅修改。如果您找不到選項 (例如命令、按鈕或連結),請連絡您的系統管理員。

  2. 在 [搜尋已安裝的項目] 中輸入「專案」,然後按一下搜尋 搜尋方塊放大鏡圖示

  3. 按一下 [專案工作]

  4. 輸入清單的 [名稱]。[名稱] 為必要項目。

    在大多數的檢視中,名稱會出現在清單頂端,成為清單頁面網址的一部分,同時也會出現在協助使用者尋找清單的網站瀏覽中。您可以變更清單名稱,但網址會維持不變。

  5. 按一下 [建立]。

頁面頂端

將工作新增到 SharePoint 2010 專案工作清單

當您查看專案工作清單時,您會在檢視的左側看到表格,在右側看到時間表。這個時間表叫做甘特圖,能協助您以視覺化的方式來呈現專案的進度。甘特圖上長條是利用 [開始日期] 及 [到期日] 欄位來繪製的。

附註: 如果您對您工作的結構有些想法 (舉例來說,當您知道特定的工作組合會被歸類到您將在專案工作清單中呈現的階段底下時),您可以把工作安排成摘要工作及子工作。如需詳細資訊,請參閱建立摘要工作

在專案工作清單中,填寫檢視的左側表格部分中每個列之下列的欄︰

附註: 當您填寫工作欄時,建議您將分隔線滑動到右側,以便露出其他的欄位。這將會縮小行事曆區段。

填入專案工作的標題、日期及狀態
  • 標題   :請輸入您專案中工作的名稱。

  • 開始日期   :請輸入工作應該要開始的日期。

  • 到期日   :請輸入工作應該要完成的日期。

  • 工作狀態   :請選擇最能正確反映該工作狀態的描述項。如果您只是在規劃專案,所有工作都還沒開始,請選擇 [尚未開始]。

  • 優先順序   :請選擇與專案中其他工作相較之下,最能正確反映該工作重要性的優先順序層級。

提示: 如果您有好幾個工作共用相同的 [開始日期]、[到期日],或任何其他欄中的資料,您可以按一下您要複製的儲存格來顯示填滿控點,然後把方塊的右下角往下拖曳過該欄,就能讓相鄰的儲存格填滿複製的資料。在您當初把計劃輸入專案工作清單,且還沒有任何工作開始時,這個方法對於 [工作狀態] 欄會特別實用。

當您填寫好檢視中表格部分的這些起始欄之後,您就擁有一個高層級的專案工作清單。下一個步驟是提供您工作的更多詳細資訊,包括執行工作的人員,以及這些工作彼此之間的關係。舉例來說,在某些情況下,一個工作必須先完成,另一個工作才能開始。

頁面頂端

在專案進行期間,請務必要回到您的專案工作清單,並更新與每個工作狀態相關的欄。這可協助您將專案的進度告訴那些可能沒有天天追蹤您專案工作的人員。

請在專案工作清單中,為每個工作填寫下列的欄,以便提供您專案的更新資訊︰

設定完成百分比及工作狀態
  • 完成 %   :請針對該工作的完成度,以百分比的格式輸入您的最佳預測值。舉例來說,如果工作大約完成一半了,請在 [完成 %] 欄輸入 50%。這個百分比會用來在甘特圖長條上繪製該工作的進度重疊。

  • 工作狀態   :請選擇最能正確反映該工作目前狀態的描述項。

此外,您可能碰到讓您必須更新專案工作清單的其他專案變更。舉例來說,如果某個工作提早開始或延遲了,該工作的 [開始日期] 或 [到期日] 就可能會改變。您可以更新檢視中表格部分的這些欄,就跟您會對任何其他欄會做的事一樣。在某些情況下,目前正在處理某個工作的人員,可能無法再處理該工作。您也可以更新被指派來執行工作的人員,方法是更新 [指派至] 欄。如需詳細資訊,請參閱將人員指派給專案工作清單中的工作

頁面頂端

當您將工作新增到專案工作清單中之後,下一個步驟就是把該工作指派給您組織中的人員。如果您把某個人員指派給某項工作,就代表您指定要負責完成該工作的人。

  1. 按一下您要指派之工作的 [指派至] 欄。

    填入被指派工作的人員
  2. 利用下列三種方式中的一種,來輸入您要指派之人員的名稱或登入資訊:

    • 按一下 [指派至] 欄旁邊的 [瀏覽],以便在您組織的通訊錄中搜尋您要指派的人員。

    • 在 [指派至] 欄輸入組織中您要指派之人員的登入資訊,包括網域。舉例來說,您可以輸入「contoso\mollyc」,其中「contoso」是網域,而「mollyc」是使用者名稱。

    • 在 [指派至] 欄輸入您要指派之人員的名稱。當您要指派的人員是約聘員工,或是其他在您組織內沒有帳戶的人員時,這方法是很實用的。

  3. 通知受指派的人員他們有工作指派,並讓他們知道專案工作清單,以及他們現在要負責的工作。

當您在專案工作清單中建立工作時,請務必要規劃哪些工作可能會被歸類到更大型的工作底下。舉例來說,專案可能會分階段來完成,而每個階段會擁有數個工作。在專案工作清單中呈現階段,能讓大家更輕易地看出專案的執行進度。

新的摘要工作頁面
  1. 在 [項目] 索引標籤的 [新增] 群組中,按一下 [新增項目] 上的箭號,然後按一下 [摘要工作]。

  2. 視情況填寫表單中的下列資訊來建立新的摘要工作:

    • 名稱   :請輸入摘要工作的名稱。

    • 前置工作   :請選擇在該摘要工作開始之前,必須先完成的摘要工作及/或子工作。當您選取好左側方塊中的項目之後,請按一下 [新增] 來將這些項目移動到右側方塊中。如需前置工作的詳細資訊,請參閱本文的下一節。

      提示: 如果您不確定自己了不了解前置工作,或是如果您才剛開始規劃專案,還沒把摘要工作的所有前置工作新增到專案工作清單中,您可以暫時把這個欄位留白,稍後再利用專案工作清單檢視的左側表格部分來新增前置工作的關聯性。

    • 優先順序   :請選擇與專案中其他摘要工作相較之下,最能正確反映該摘要工作重要性的優先順序層級。

    • 工作狀態   ︰請選擇最能正確反映該摘要工作中工作組合狀態的描述項。如果您只是在規劃專案,該摘要工作中的工作都還沒開始,請選擇 [尚未開始]。

    • 完成 %︰請輸入最能代表該摘要工作中工作組合完成度的百分比。如果您只是在規劃專案,該摘要工作中的工作都還沒開始,請把這個欄位留白,或是輸入「0%」。

    • 指派至:請使用此欄位來指定負責執行該摘要工作的人員。如需詳細資訊,請參閱將人員指派給專案工作清單中的工作

    • 描述   :請輸入該摘要工作的簡短描述。

    • 開始日期   :請輸入該摘要工作中第一個子工作應該要開始的日期。

    • 到期日   :請輸入該摘要工作中最後一個子工作應該要完成的日期。

  3. 按一下 [儲存] 來建立摘要工作。

摘要工作建立之後,您只要按一下左側表格部分中的摘要工作名稱,就能在新的專案工作清單檢視中開啟該摘要工作。您可以在這個檢視中,為該摘要工作新增工作。若要返回顯示您摘要工作的檢視,請在 [清單] 索引標籤的 [管理檢視] 群組中,按一下 [瀏覽上一層]。

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單一專案工作清單中的工作 (包括摘要工作及子工作) 可能必須按照特定的順序來完成。舉例來說,如果您在蓋房子,就必須先完成地基才能把牆立起來,必須先把牆立起來才能裝屋頂。您可使用 [前置工作] 欄來呈現這個順序。

  1. 在某個工作列中,按一下 [前置工作] 欄中的儲存格,然後按一下儲存格右側的箭號,即可顯示目前的專案工作清單中所有工作的清單,包含專案工作清單中的所有摘要工作及子工作。

  2. 按一下在該工作開始之前,必須先完成的每個工作左邊的核取方塊。

    提示: 但選取必須在目前的工作開始之前完成的所有工作,可能會讓您手忙腳亂。不過事實上,您只需要選取目前工作的上一個工作即可。舉例來說,假設我有個包含 3 個工作的專案工作清單︰工作 1、工作 2 及工作 3。當工作 1 完成之後,工作 2 才能開始,且當工作 2 完成之後,工作 3 才能開始。當您輸入工作 3 的前置工作時,很容易就會覺得工作 1 及工作 2 都必須先完成,工作 3 才能開始。不過,既然工作 1 已經被列為工作 2 的前置工作,因為就沒有必要也把工作 1 列為工作 3 的前置工作。

  3. 調整 [開始日期] 及 [到期日] 欄中的日期,來反映這些工作之間的關聯性。舉例來說,假設您有 2 個工作,且您知道每個工作大約都需要 2 天的時間來完成。然後您將第一個工作設定為第二個工作的前置工作。您將必須調整第二個工作的 [開始日期] 欄,好讓這個日期晚於第一個工作的 [到期日],而您也將必須調整第二個工作的 [到期日] 欄,好讓這個日期比新的 [開始日期] 晚 2 天。

    提示: 想要讓這個程序更自動化嗎?請考慮使用與 SharePoint Foundation 2010 相容的企業化專案管理解決方案,例如 Microsoft Project 2010 及 Microsoft Project Server 2010。

在您為每個工作指定適當的前置工作之後,甘特圖上就會出現這些關聯。當某個工作有前置工作時,您就會在前一個工作的甘特圖長條尾端,以及下一個工作的甘特圖長條開端之間,看到一個箭號。

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在 SharePoint 中,專案工作清單所使用的檢視功能,與其他清單所使用的相同。如需詳細資訊,請參閱自訂專案工作清單檢視

在 SharePoint 2007 中建立專案工作清單

  1. 按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [所有網站內容] 頁面上的 [建立]。

    提示: 在大多數的情況下,您可以改用 [網站動作] 功能表 按鈕影像 來完成此步驟。

  1. 按一下 [追蹤] 底下的 [專案工作]。

  2. 在 [名稱與描述] 區段的 [名稱] 方塊中,輸入清單的名稱。清單名稱是必要項目。

  3. 在 [描述] 方塊中,輸入清單使用方法的描述。描述是可省略的項目。

  4. 如果您要在 [快速啟動] 建立能前往該清單的連結,請按一下 [瀏覽] 區段中的 [是]。

  5. 如果您看到 [電子郵件通知] 區段,就能設定工作清單,讓系統會在您將工作指派給某個人員時,將通知傳送給該人員。

    附註: 但伺服器系統管理員必須先啟用電子郵件設定,這個選項才會出現。

  6. 按一下 [建立]。

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為 SharePoint 2007 的專案工作清單新增工作

  1. 如果專案工作清單尚未開啟,請按一下 [快速啟動] 上的清單名稱。

    提示: 如果您沒有看到清單的名稱,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單的名稱。

  2. 按一下 [新增] 功能表 功能表影像 上的 [新增項目]。

    若要編輯工作,請按一下 [標題] 欄中的工作名稱。

  3. 在 [標題] 區段中輸入工作的名稱。

  4. 按一下 [優先順序] 區段中的 [高]、[一般] 或 [低],以便指定該工作相較於專案工作清單中其他工作的相對重要性。

  5. 在 [工作狀態] 區段中,按一下該工作的狀態。

  6. 在 [完成 %] 區段中,輸入能代表該工作完成度的百分比。

  7. 在 [指派至] 區段中,輸入將會完成該工作的人員名稱。每個工作都只讓您指派一個人員。

    按一下 [檢查名稱] 按鈕影像 ,來看看驗證用的成員資格提供者服務中是否有該人員的名稱。如果您無法在成員資格提供者服務中找到該名稱,請與您的伺服器系統管理員連絡。

    提示: 若要尋找您要用來處理該工作的人員,請按一下 [瀏覽] 來使用成員資格提供者服務。

  8. 在 [描述] 區段中,輸入工作的描述。

  9. 在 [開始日期] 及 [到期日] 區段,輸入該工作的開始及結束日期。請利用日期選擇器 行事曆 來快速輸入日期。

  10. 若要為工作附加檔案,請按一下 [附加檔案]。請按一下 [瀏覽] 來尋找檔案,然後按一下 [確定]。

    附註: 視您專案工作清單的設定方式而定,您可能無法為工作附加檔案。

  11. 按一下 [確定] 來將工作新增到專案工作清單中。

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當您建立專案工作清單,並為該清單新增工作之後,您就能利用各個檢視,以數種不同的方式來檢視專案工作清單。

附註: 若要深入了解可以套用至工作的資訊類型,請參閱為專案工作清單新增工作

  • [檢視] 功能表會在您檢視專案工作清單時出現。請在 [檢視] 功能表中,按一下下列某個檢視:

    • 專案工作    :這是您建立專案工作清單時的預設檢視。有工作名稱的橫條圖會出現在檢視頂端,而檢視的下半部則是工作清單。下半部的工作清單會對應到上半部的相同工作。

      橫條圖會以圖形來顯示每個工作,通常會顯示為工作長條。

圖形

描述

顯示工作工期的甘特圖

如果您輸入開始日期及到期日,工作長條會顯示該工作的持續時間。

顯示完成百分比的甘特圖

如果您在 [完成 %] 方塊輸入百分比 (例如「15%」),工作長條會顯示進度列來指出工作的完成度百分比。

里程碑

如果您輸入開始日期,但沒有輸入結束日期,橫條圖上會顯示里程碑標記。根據預設,如果您沒有輸入開始日期,系統會使用目前的日期。

提示: 若要快速變更工作的開始日期,請利用滑鼠來水平拖曳工作。

  • 進行中工作    :此檢視會顯示狀態不是 [已完成] 的工作。

  • 所有工作:此檢視會顯示所有工作,無論工作的狀態為何。

  • 依指定對象    :此檢視會顯示所有工作,且系統會以指派給工作的人員為基礎來為工作分組。

  • 今天到期    :此檢視會顯示今天到期的工作。

  • 我的工作    :此檢視會顯示指派給您的工作。

頁面頂端

  1. 如果專案工作清單尚未開啟,請按一下 [快速啟動] 上的清單名稱。

    如果您沒有看到專案工作清單的名稱,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下專案工作清單的名稱。

  2. 指向頁面下半部的工作、按一下箭號,然後按一下 [編輯項目]。

  3. 進行所需的變更。

  4. 按一下 [確定]。

若要刪除項目,請指向工作、按一下箭號,然後按一下 [刪除項目]。

頁面頂端

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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