建立及共用 Outlook 中的公用資料夾

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Outlook 中的公用資料夾是讓您在組織內收集、整理及共用特定主題或專案相關資訊的絕佳之處。此處的「公用」表示可供組織內的每個人檢視,而不是全世界。當您張貼訊息至公用資料夾時,您不是以電子郵件傳送給任何人,因此不會擾亂任何人的收件匣。相反地,人員可以在想要尋找感興趣的文章時,隨時查看該資料夾。

重要: 您需要 Microsoft Exchange Server 和 Exchange 電子郵件帳戶,才能搭配 Outlook 使用公用資料夾。大多數的家用和個人電子郵件帳戶都不使用 Exchange。

步驟 1:與您的 Exchange 管理員確認

您的組織可能不允許使用公用資料夾,或是在使用方法上可能設有原則。請與管理員確認您的作法是否正確。如果您的組織允許並支援使用公用資料夾,但是還沒有最上層的公用資料夾,請要求您的 Exchange 管理員建立一個。

當有最上層資料夾時,只要按 Ctrl + 6 即可在 Outlook [資料夾窗格] 中檢視該資料夾及其內容。

步驟 2:建立資料夾並為其命名

  1. 按 Ctrl+6即可在 [資料夾窗格] 中查看 [公用資料夾]

    重要: 如果您沒有看到 [資料夾窗格中的公用資料夾] 區段,請參閱本機 Exchange 電子郵件管理員。打造您,他們必須將其設定。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [公用資料夾],然後按一下 [新增資料夾]

    公用資料夾

  3. 為資料夾命名,然後按一下 [確定]

提示: 

  • 您可以新增公用資料夾至[我的最愛]資料夾。然後在 Outlook Web App,您可以將執行這些相同的公用資料夾中的特定功能,例如建立、 更新或刪除項目。在 [行事曆、 連絡人、 郵件及文章公用資料夾進行這些動作。

  • 若要新增我的最愛公用資料夾,以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後選取加到我的最愛]

  • 如需如何使用Outlook Web App中的 [我的最愛資料夾] 的資訊,請參閱使用 Outlook Web App 中的郵件資料夾

步驟 3:設定使用者和群組的資料夾權限

根據預設,Outlook 權限只授與您為公用資料夾的建立者,然後,您需要特別授與權限的人員,讓他們可以閱讀與資料夾中張貼的內容。瞭解如何變更公用資料夾的權限

開始使用公用資料夾

以下是在組織內使用公用資料夾的一些常見方式:

線上討論

將每個討論主題儲存在各自的子資料夾中。視需要設定每個子資料夾的權限 (對於包含機密或敏感資訊的資料夾,您可能會想要限制其存取權限)。主題可以有自己的仲裁者來控制項目是否要發佈,以及刪除不符合組織標準或違反原則的文章。

共用行事曆、 連絡人清單和工作清單

將行事曆、連絡人及工作或工作清單附加至文章,與有權存取該資料夾的使用者分享資訊。這種中央位置有利於小組專案的通訊與共同作業。

郵件資料夾與公用資料夾之間的差異

  • 當您從電子郵件資料夾切換至公用資料夾時,[資料夾窗格] 上方的 [新通知] 按鈕會變更為 [新增電子郵件] (因為您在公用資料夾中通常是張貼項目,而不是傳送電子郵件訊息)。

  • 回覆公用資料夾中的文章時,並不會有 [全部回覆] 按鈕。任何檢視該資料夾內容的人都可以看到您的文章。

深入瞭解 Outlook 資料夾

在 Outlook 資料夾之間切換

變更公用資料夾的權限

建立公用資料夾,並指定權限、 檢視、 表單及規則

若要建立公用資料夾,您必須在現有的公用資料夾中建立資料夾的權限。如何取得權限的相關資訊,請參閱您的系統管理員。

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向 [新增],然後按一下 [資料夾

  2. [名稱] 方塊中,輸入資料夾的名稱。

  3. 在 [資料夾包含] 方塊中,按一下您想要建立的資料夾類型。

  4. 在 [選取放置資料夾的位置] 清單中,按一下資料夾的位置。

    若要快速啟動公用資料夾與現有的項目:

    1. 在 [資料夾清單,在 [功能窗格中,按一下您想要複製的資料夾。

    2. 在 [檔案] 功能表中,指向 [資料夾,然後按一下複本的資料夾名稱

    3. 在清單中,按一下您要複製到資料夾的位置。

  1. 在資料夾清單,在瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下您想要共用公用資料夾,然後按一下屬性快顯功能表上。

    您必須設定共用資料夾的權限的公用資料夾的擁有者權限。您可以一次設定單一資料夾的權限。

  2. 按一下 [權限] 索引標籤。

  3. 按一下 [新增]。

  4. 在 [搜尋] 方塊中,輸入您想要授與共用權限的人員名稱。

  5. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

  6. 在 [名稱] 清單中,按一下您剛才新增的人員名稱。

  7. 權限] 底下選擇想要的設定。

    附註: 您可以指定每一位使用者有權存取的資料夾相同的權限,按一下 [名稱] 清單中的 [預設值

請執行下列其中一項操作:

  • 從頭開始建立檢視

    1. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視] 中,,然後按一下 [定義的檢視

    2. 按一下 [新增]

    3. 在 [新檢視的名稱] 方塊中,輸入名稱。

    4. 在 [檢視類型] 方塊中,選擇您想要檢視類型 。

    5. 若要變更會有檢視 ,按一下 [可用於]底下的選項。

    6. 按一下 [確定]。

    7. 若要進一步自訂 [描述] 底下的檢視中,按一下按鈕,然後按一下您想要使用的選項。

    8. 完成後選取 [選項],按一下[確定]

    9. 若要立即使用此檢視,請按一下 [套用檢視]

  • 建立檢視,根據 [標準] 檢視

    1. 切換至 [ 檢視您想要根據新的檢視。

    2. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視] 中,,然後按一下 [自訂目前的檢視

    3. 針對每一種變更您想要讓,請在 [描述] 底下,按一下按鈕,然後按一下您要的選項。

    4. 當您完成變更之後時,關閉 [自訂檢視] 對話方塊。

    5. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視] 中,,然後按一下 [定義的檢視

    6. 在 [檢視] 資料夾的資料夾名稱] 方塊中,按一下 [目前檢視設定]。

    7. 按一下 [複製]

    8. 在 [新檢視的名稱] 方塊中,輸入名稱。

    9. 若要變更檢視即為可用,請按一下 [可用於]底下的選項。

      附註: 新的檢視會新增至目前檢視  子功能表 (在 [檢視] 功能表上指向 [排列依據])。

若要變更公用資料夾的預設檢視,您必須擁有者權限的資料夾,必須至少有一個已定義之資料夾的每個人都看的自訂檢視。

  1. 在資料夾清單,在瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下公用資料夾,然後按一下快顯功能表上的 [內容

  2. 按一下 [管理] 索引標籤。

    如果沒有出現 [管理] 索引標籤,您不需要擁有者權限。

  3. 資料夾中的初始檢視清單中,按一下您想要每次開啟資料夾時顯示的檢視。

    [標準模式] 檢視會顯示資料夾中的項目類型的預設 Microsoft Outlook 檢視。

您必須將表單新增到私人的共用資料夾或公用資料夾的編輯器]、 [發佈編輯者或 [擁有者權限。如果是公用資料夾中,而且您具備擁有者權限,您可以限制的表單,可使用資料夾的人員。

  1. 在資料夾清單,在瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後按一下快顯功能表上的 [內容

  2. 按一下 [表單] 索引標籤。

  3. 若要新增表單至表單相關聯此資料夾] 清單中,按一下 [管理],然後表示表單]。

  4. 按一下 [關閉]。

  5. 若要限制您想要的其他人員使用的資料夾會出現的表單,按一下 [允許此資料夾中的這些表單] 下的選項。

您必須以建立或修改規則,公用資料夾的擁有者權限。

  1. 在資料夾清單,在瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下您想要建立或修改規則,公用資料夾,然後按一下屬性快顯功能表上。

  2. 按一下 [管理] 索引標籤。

  3. 按一下資料夾助理]。

  4. 請執行下列其中一項操作︰

    • 若要建立規則,按一下 [新增規則]。

    • 若要修改現有的規則,按一下] 清單中的規則,然後按一下編輯規則

  5. 輸入項目必須符合的動作發生的條件。更多的條件,按一下 [進階]。

  6. 在 [執行下列動作,選取您要的選項。

    附註: 當您建立規則時,則設為預設。

執行下列任一項作業:

  • 共用行事曆

    1. 建立新的資料夾,然後在 [資料夾包含] 清單中選擇行事曆項目

    2. 按一下 [選取放置資料夾的位置] 清單中的 [行事曆],然後按一下 [確定]

    3. 新增至資料夾的會議和事件。

  • 共用連絡人清單

    1. 建立新的資料夾,然後選擇 [資料夾包含] 清單中的 [連絡人項目

    2. 在 [選取放置資料夾的位置] 清單中,按一下 [連絡人],然後按一下[確定]

    3. 將連絡人新增到資料夾。

      附註: 共用連絡人清單會出現在 Outlook 通訊錄/連絡人。

  • 共用的工作清單

    1. 建立新的資料夾,然後選擇 [資料夾包含] 清單中的 [工作項目

    2. 在 [選取放置資料夾的位置] 清單中,按一下 [工作],然後按一下[確定]

    3. 將任務新增至資料夾。

      附註: 雖然您可以將工作清單複製到公用資料夾,您無法將工作要求複製到公用資料夾,或建立公用資料夾中的工作要求。

  • 在 [公用資料夾中張貼的資訊

    1. 開啟您要張貼中的資訊的公用資料夾。

    2. 要使用的預設表單張貼資訊,請按一下 [檔案] 功能表、 指向 [新增],然後按一下此資料夾中的文章

    3. 在表單中,輸入您要張貼的資訊。

    4. 按一下 [張貼]。

建立仲裁型公用資料夾

您必須針對公用資料夾的擁有者權限才能指定其為仲裁型的資料夾。

  1. 在資料夾清單,在瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下公用資料夾,然後按一下快顯功能表上的 [內容

  2. 在 [管理] 索引標籤上按一下 [仲裁資料夾

  3. 選取資料夾設定為仲裁型資料夾] 核取方塊。

  4. 在 [新郵件轉寄到] 方塊中,輸入接收內送郵件的人員名稱或儲存郵件以檢視的替代公用資料夾的名稱。步驟 6 中指定仲裁者檢閱。

  5. 可省略: 若要自動傳送回應,必須經過仲裁者接收新郵件時,選取 [回覆新的項目] 下的選項。

    選擇下列其中一項:

    • 標準回應   

      「 感謝您的提交。請注意提交某些資料夾或討論群組檢閱 」 來判斷是否應該為可公開使用。在下列情況下,會有延遲之前的其他人可以檢視些許。 」

    • 自訂的回應   

      按一下 [自訂回應,,然後按一下 [範本。輸入您的自訂回應的文字。

    仲裁者會收到這些回覆他們張貼的訊息。

  6. 若要新增或移除仲裁者的名稱,按一下 [新增] 或 [移除]。

  7. 可省略: 若要檢視所選的仲裁者的屬性,按一下 [屬性

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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