建立共用信箱

投稿人: Diane Faigel Nino Bilic
上次更新:2017 年 7 月 19 日

建立共用信箱能讓一群人輕易監視某個共用電子郵件地址 (例如 info@contoso.com) 的電子郵件,並從該電子郵件地址傳送電子郵件。當群組中的某人回覆一則傳送到共用信箱的郵件時,該封電子郵件會顯示為從共用信箱發出,而非從個別使用者發出。

共用信箱中也包含了共用行事曆!許多小型企業喜歡將共用行事曆當做一個可以讓所有人輸入各自約會的地方。舉例來說,如果您有 3 個人負責客戶拜訪,他們就都可以使用共用行事曆來輸入約會。這是能讓每個人都能掌握各自事務的簡便方法。

建立共用信箱和新增成員

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建立共用信箱影片

試試看!

  1. 使用您的 Office 365 系統管理員帳戶登入 https://portal.office.com/adminportal/home

    使用您的 Office 365 系統管理員帳戶登入

    登入由 21Vianet 提供的 Office 365

  2. 在系統管理中心中,移至 [群組] > [共用信箱]。

    選取以開啟共用信箱
  3. 在 [新增信箱] 頁面上,輸入共用信箱的名稱 (精靈會隨後選擇電子郵件地址,但您可再自行編輯)。

    為您的共用信箱命名。

  4. 按一下 [新增]。您可能需要等待幾分鐘之後才能開始新增成員。

  5. 在 [後續步驟] 底下選擇 [新增成員至這個信箱]。成員是指能檢視此共用信箱中內送郵件以及外寄回覆的人員。

    選擇 [新增成員]

  6. 選擇 [+ 新增成員] 按鈕。選取您要讓他們使用此共用信箱人員旁邊的核取記號,然後按一下 [儲存]。

    選擇成員以指派給共用信箱。

  7. 選擇 [關閉]。

大功告成!現在請移至下一個步驟:允許所有人都看到已傳送的電子郵件。

允許所有人都看到已傳送的電子郵件 (回覆)

根據預設,從共用信箱寄出的郵件不會儲存至共用信箱的 [寄件備份] 資料夾。不過,這些郵件會儲存到寄件者的 [寄件備份] 資料夾。

如果您想要允許所有人看到已傳送的郵件,請在 Office 365 系統管理中心中編輯共用信箱設定,然後選擇 [寄件備份] > [編輯]。

選取 [寄件備份] > [編輯]。

將共用信箱新增至 Outlook

如果您在貴公司啟用了自動對應功能 (根據預設,大多數人都會這麼做),當使用者關閉並重新啟動 Outlook 後,共用信箱就會自動顯示在使用者的 Outlook App 中。

若要深入了解,請參閱:

  • 在 Outlook 2016 和 Outlook 2013 中開啟並使用共用信箱

  • 在 Outlook 網頁版中開啟並使用共用信箱: 初次以共用地址 (例如 sales@contoso.com) 回覆使用者需要一點技巧。您的使用者需要執行以下的因應措施 (我們不會對這個問題進行修正):

    1. 開啟 Outlook 網頁版並移至您的共用信箱。

    2. 開啟寄到共用地址的郵件。

    3. 按一下 [回覆]。

    4. 在郵件底端按一下更多資訊箭號 > [顯示寄件者]。

      按一下更多資訊箭號,然後按 [顯示寄件者]

    5. 以滑鼠右鍵按一下 [寄件者] 地址 (例如 Ina@weewalter.me),然後按一下 [移除]。

      移除 [寄件者] 別名。

    6. 接著輸入共用地址 support@contoso.com,然後傳送郵件。當您下次以共用信箱回覆時,此地址會成為 [寄件者] 下拉式清單中的選項。

      共用信箱的別名會出現在 [寄件者] 下拉式清單方塊中。

在行動裝置上使用共用信箱 (手機或平板電腦)

若要在行動裝置上存取共用信箱,請開啟瀏覽器,登入 Office 365,然後移至 Outlook 網頁版。如需相關指示。請參閱上方「在 Outlook 網頁版中開啟並使用共用信箱」該項說明。您可以從 Outlook 網頁版存取共用信箱。

您無法透過行動裝置上安裝的 Outlook App 存取共用信箱。

使用共用行事曆

相較於 SharePoint 行事曆,我們比較喜歡使用共用信箱行事曆來追蹤約會與人員的所在位置。共用行事曆已與 Outlook 整合,因此可以產生相關提醒、建立步驟更簡單,使用性更勝 SharePoint 行事曆。

  1. 在 Outlook App 中,移至行事曆檢視並選擇共用信箱。

    選擇行事曆檢視

  2. 當您輸入約會後,所有身為共用信箱的成員都能看見它們。

轉寄傳送到共用信箱的電子郵件

  1. 在 Office 365 系統管理中心中,選擇您想要編輯的共用信箱。

  2. 選擇 [電子郵件轉寄] > [編輯]。

  3. 將開關切換至 [開啟],然後輸入轉寄電子郵件地址。您只能輸入「一個」電子郵件地址。這可以是 Gmail 等位於貴組織外的地址,或是另一個共用信箱。

  4. 選擇 [儲存]。

從共用信箱傳送自動回覆

  1. 在 Office 365 系統管理中心中,選擇您想要編輯的共用信箱。

  2. 選擇 [自動回覆] > [編輯]。

  3. 將開關切換至 [開啟],並選擇是要傳送回覆給貴組織內部或是外部人員,輸入您的訊息。

  4. 輸入您想要傳送給組織內人員的回覆。您只能加入文字而不能加入影像。

  5. 如果您也想要傳送回覆給組織外部人員,請選擇要收到回覆人員的核取方塊,然後輸入文字。您無法在沒有傳送給組織內部人員的情況下,只傳送訊息給組織外部人員。

  6. 選擇 [儲存]。

共用信箱限制:50GB

在不指派授權給共用信箱的情況下,您的共用信箱可以儲存最多 50GB 的資料。超過此上限後,您必須指派授權給信箱才能儲存更多資料。

當共用信箱到達儲存上限時,您可以接收電子郵件一段時間,但您將無法傳送新電子郵件。之後,信箱將停止接收電子郵件。傳送郵件到此信箱的寄件者會收到未傳遞回條。

防止成員刪除共用信箱中的郵件

不幸的是,您並無法防止人員刪除共用信箱中的郵件。例如,假設有 5 個人員使用共用信箱。其中一人在讀取電子郵件後,便刪除該郵件。系統會針對所有人將該電子郵件刪除,即使有人尚未讀取該郵件。此問題的唯一因應措施,便是建立 Office 365 群組來取代共用信箱。

Outlook 中的群組就像是共用信箱。如需兩者的比較,請參閱比較群組。若要深入了解群組,請參閱深入了解群組,特別是位於頁面末端的<Outlook 中的群組>一節。

共用信箱需注意的其他事項

  • 您不必指派授權給低於 50GB 的共用信箱。

  • 您需要提供使用者共用信箱的權限 (成員資格)。僅限貴組織內部的人員可以使用共用信箱。

  • 您無法讓貴公司外部人員 (例如使用 Gmail 帳戶的人) 存取您的共用信箱。如果您想這麼做,請考慮改為建立 Outlook 群組。若要深入了解,請參閱在系統管理中心建立 Office 365 群組

  • 您無法從 iPhone 版、Android 版或 Mac 版 Outlook 存取共用信箱。如果您想從這些裝置之一存取共用信箱,請使用 Outlook 網頁版。

  • 從共用信箱傳送的電子郵件無法加密。

  • 您可以將使用者信箱轉換為共用信箱。請參閱將使用者信箱轉換為共用信箱

修正建立共用信箱時所發生的問題

  • 錯誤訊息:Proxy 位址 "smtp:<共用信箱名稱>" 已由 "<名稱>" 的 Proxy 位址或 LegacyExchangeDN 使用。請選擇其他 Proxy 位址。

    您嘗試以使用中的名稱命名共用信箱時,就會發生這個問題。舉例來說,假設您想將共用信箱命名為 info@domain1 和 info@domain2。您有兩種做法:

自動對應如何與共用信箱搭配運作

自動對應是在使用者的信箱中設定,而非共用信箱。

也就是說,如果您嘗試使用安全性群組來管理哪些人員可以存取共用信箱,自動對應將無法運作。因此,若要使用自動對應,您就必須明確地指派權限。

如何在 Exchange 系統管理中心建立共用信箱

部分使用者會在 Exchange 系統管理中心執行所有的信箱管理。以下是如何使用該介面建立共用信箱的相關指示。

若要查看執行這些步驟需要哪些權限,請參考收件者權限中的「使用者信箱」。

  1. 移至 [收件者] > [已共用] > [新增]。

  2. 填妥必要欄位︰

    • 顯示名稱

    • 電子郵件地址

  3. 若要授與「完整存取」或「傳送為」權限,請按一下 [新增],然後選取您想要授與權限的使用者。您可以使用 CTRL 鍵來選取多個使用者。不清楚該使用何種權限嗎?請參閱您該使用何種權限?

    附註: 「完整存取」權限允許使用者開啟信箱,並建立及修改其中的項目。「傳送為」權限則可讓信箱擁有者以外的人從此共用信箱傳送電子郵件。兩種權限都需要成功的共用信箱操作。

  4. 按一下 [儲存] 來儲存變更,並建立共用信箱。

  1. 移至 [收件者] > [已共用] > [編輯]。

  2. 按一下 [信箱委派]。

  3. 若要授與或移除「完整存取」和「傳送為」權限,請按一下 [新增] 或 [移除],然後選取您想要授與權限的使用者。

    附註: 「完整存取」權限允許使用者開啟信箱,並建立及修改其中的項目。「傳送為」權限則可讓信箱擁有者以外的人從此共用信箱傳送電子郵件。兩種權限都需要成功的共用信箱操作。

  4. 按一下 [儲存] 儲存變更。

  • 完整存取:「完整存取」權限可讓使用者登入共用信箱,並以該信箱擁有者的身分執行。登入時,使用者可以建立行事曆項目;讀取、檢視、刪除和變更電子郵件訊息;建立工作和行事曆連絡人。不過,擁有「完整存取」權限的使用者無法從共用信箱傳送電子郵件,除非他們同時擁有「傳送為」或「代理傳送者」權限。

  • 傳送為:「傳送為」權限能讓使用者以共用信箱的名義傳送電子郵件。例如,如果彥亭登入「行銷部門」的共用信箱並傳送一封電子郵件,那這封郵件看起來就是由「行銷部門」所傳送。

    不過,他們將無法看到共用地址傳送或接收的任何電子郵件。

  • 代理傳送者:「代理傳送者」權限可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。例如,如果百勝登入「接待大樓 32」的共用信箱並傳送一封電子郵件,那這封郵件看起來就是由「百勝代表接待大樓 32」所傳送。您不能使用 EAC 來授與「代理傳送者」權限,而必須使用具有 GrantSendonBehalf 參數的 Set-Mailbox cmdlet。

使用 New-Mailbox PowerShell Cmdlet 來建立共用信箱。

下列範例將示範如何建立「銷售部門」的共用信箱,並授與安全性群組 MarketingSG 的「完整存取」及「代理傳送者」權限。這會授與此安全性群組內使用者該信箱的權限。

附註: 此範例會假設您已建立安全性群組 MarketingSG,且該群組已具備郵件功能。請參閱管理具備郵件功能的安全性群組

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

我該建立共用信箱還是 Outlook​​ 的 Office 365 群組?

請參閱比較群組以取得指導。

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