建立使用 InfoPath 和 Excel 資產追蹤器解決方案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office InfoPath 可讓您建立資料的項目與集合的表單範本。Microsoft Office Excel 2007可讓使用者計算,圖表和分析資料。藉由使用兩個這些程式和 XML,您可以輕鬆地建立一個簡單但來追蹤公司資產的有效、 無程式碼的商務解決方案。

追蹤資產的解決方案概觀

本文內容

若要建立資產追蹤器解決方案的簡介

步驟 1: 自訂資產追蹤器表單範本

步驟 2: 對應結構描述檔案,並自訂 Excel 中的 [表格] 版面配置

步驟 3: 建立樞紐分析表和樞紐分析圖的摘要報表

步驟 4: 從使用者收集的資訊資產

步驟 5: 將 Excel 匯入表單

最終的想法: 請考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫

若要建立資產追蹤器解決方案的簡介

您可以交換 InfoPath 與 Excel 之間的 XML 資料。雖然簡單的 Infopath匯出] 命令,直接傳送表單資料至 Excel,還有另一種方法可讓您更大的彈性。明確對應在 Excel 中,InfoPath XML 結構描述檔案 (.xsd),並在 Excel 中匯入 InfoPath 表單檔案 (.xml),您可以自訂您的資料版面配置,並更有效地運用可協助您管理,並且更有效率地分析資料的 Excel 中的功能。

本文中,我們會說明如何進行 InfoPath、 XML 和 Excel 共同使用 InfoPath 資產追蹤器範例表單範本。假設的每一年,您的組織清查每位員工的 office 中的資產。然後,可協助您決定要為一年配置設備預算執行的 Excel 報表。下圖是如何收集、 追蹤及您的部門中的報表 「 資產 」 資料的概觀。

a

1.在資產追蹤器表單範本建立。

2.結構描述檔案對應至 Excel 表格與自訂表格版面配置。

3.的空白的樞紐分析表和樞紐分析圖摘要報表會建立。

4.資產追蹤器表單用來從使用者收集資料。

5.所有表單資料都匯出到 Excel 表格,然後重新整理樞紐分析表和樞紐分析圖報表。

此方案涉及下列使用者角色及產品:

完整支援圖示 = 必要的 不支援圖示 = 不需要

軟體需求

[角色]

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

解決方案設計工具

完整支援圖示

完整支援圖示

完整支援圖示

決策

完整支援圖示

完整支援圖示

完整支援圖示

員工

完整支援圖示

完整支援圖示

不支援圖示

頁面頂端

步驟 1: 自訂資產追蹤器表單範本

資產追蹤器表單範本,會包含在 InfoPath 中,可讓您收集員工的 office 中的每個資產的相關資訊,部門員工所屬的資產,以及每個資產的詳細資料的類別。在本方案中,表單設計工具將使用Office Outlook 2007送出表單範本,決策人員的電子郵件帳戶。

資產追蹤器範本

任務 1: 開啟並自訂資產追蹤器表單範本

如果有包含連結的圖像的 rtf 文字] 方塊控制項,您就無法表單範本發佈至的電子郵件收件者清單,因為您需要變更小型資產追蹤器範例範本] 表單。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [設計表單範本]

  2. 在 [設計表單範本] 對話方塊中,在開啟的表單範本,請按一下 [自訂樣本

  3. 在 [快速入門] 對話方塊中,按一下範例-資產追蹤器],然後按一下 [任務表單] 下的 [設計這個表單

  4. 以滑鼠右鍵按一下assetNotes控制項,指向Rtf 文字]屬性,按一下 [顯示] 索引標籤,然後在 [可用的格式設定],清除 [圖像連結] 核取方塊。

任務 2: 定義送出選項

下一步是定義送出選項,讓員工可以送出唯一命名的表單檔案 (.xml) 為附加檔案的決策人員的電子郵件帳戶。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [送出選項]。

  2. 在 [送出選項] 對話方塊中,選取 [允許使用者傳送此表單核取方塊。

  3. 按一下 [傳送表單資料至單一目的地],然後按一下清單中的 [電子郵件]。

  4. 按一下 [新增]。

    資料連線精靈]隨即出現。

  5. 在 [] 方塊中,輸入將會收到所有送出的表單決策的別名。

  6. 在 [主旨] 方塊中,指定唯一的主旨行,:

    • 按一下 [插入公式] 按鈕圖像

    • 輸入下列公式:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • 按一下 [檢查公式],然後按兩次[確定]

  • 在 [簡介] 方塊中,輸入適當的訊息或新增此方案重要的指示。

  • 按一下 [下一步]

  • 在精靈的下一個頁面上,按一下表單資料,以附件傳送],然後選取附加以確保使用者可以開啟表單的表單範本] 核取方塊。

    這有助於確保的員工有權存取的表單範本檔案 (.xsn) 以避免他們無法存取的網路位置。

  • 若要指定唯一的檔案名稱的 [附加檔案名稱] 方塊中的每個表單檔案 (.xml):

    1. 按一下 [插入公式] 按鈕圖像

    2. 在 [主旨] 行上的項目為輸入相同的公式:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. 按一下 [檢查公式],然後按兩次[確定]

  • 按一下 [下一步]

  • 輸入此資料連線名稱] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入這個的描述性名稱送出資料連線。

  • 確認 [摘要] 區段中的資訊正確,然後按一下 [完成]

  • 儲存表單以決策和所有員工可以存取的公用網路資料夾。

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步驟 2: 對應結構描述檔案,並自訂 Excel 中的 [表格] 版面配置

設定 InfoPath 和 Excel 之間的連線需要三項工作: 擷取資產追蹤器表單範本的結構描述檔案對應在 Excel 中,此結構描述檔案與自訂預設的版面配置的 Excel 資料表會包含所有匯入的 XML表單資料檔案。

任務 1: 從 InfoPath 擷取結構描述檔案

  1. 在 InfoPath 中,開啟 [資產追蹤器表單範本檔案。

  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [設計此表單]。

  3. 按一下 [檔案] 功能表上的 [另存成來源檔案]。

  4. 在 [瀏覽至資料夾] 對話方塊中,選取的資料夾或建立新的資料夾,您要儲存的結構描述檔案的位置。

請注意儲存所有的來源檔案的資料夾的位置和結構描述檔案,如此一來, myschema.xsd,其中包含表單 XML 資料的結構描述定義的名稱。

任務 2: 對應在 Excel 中的 InfoPath 結構描述檔案

  1. 建立新的 Excel 檔案,然後再將它儲存到決策存取的位置。

  2. 在 Excel 中,如果沒有看到 [開發人員] 索引標籤,請執行下列動作:

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項]。

    2. [常用] 類別中,[使用 Excel 時最常用的選項] 之下,選取 [在功能區顯示 [開發人員] 索引標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]

      附註: 功能區是 Microsoft Office Fluent 使用者介面 的一個元件。

  3. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [XML] 群組中的 [來源]

    功能區中的 XML 群組

    [XML 來源] 工作窗格隨即顯示。

  4. 按一下 [ XML 對應,然後在 [ XML 對應] 對話方塊中,按一下 [新增

  5. 在執行 Windows Vista 的電腦上   

    1. 網址列中,按一下 [磁碟機或您在步驟 2] 區段中,建立myschema.xsd檔案所在的資料夾任務 1: 從 InfoPath 擷取結構描述檔案

      在執行 Microsoft Windows XP 的電腦上   

    2. 在 [查詢] 清單中,按一下 [磁碟機或您在步驟 2] 區段中,建立myschema.xsd檔案所在的資料夾任務 1: 從 InfoPath 擷取結構描述檔案

  6. 按一下檔案,然後按一下 [開啟]

  7. 多個根目錄] 對話方塊中出現時,按一下 [myschema.xsd 檔案中所定義的assetTracking根節點,然後按一下[確定]

    XML 對應會顯示在 [XML 來源] 工作窗格。

  8. ns1:asset節點項目,重複的 XML 項目,拖曳至您要顯示 Excel 表格的工作表位置。

    將 InfoPath 結構描述檔案對應至 Excel

任務 3: 自訂 Excel 表格的版面配置

根據預設,Excel 會使用 XML 項目名稱,做為欄名的資料表。不過,您可以編輯的欄標題儲存格來變更欄標題。

  1. 若要修改預設欄標題,請保留選取 Excel 表格、 尋找下列字串首碼ns1:asset,並將它移除。例如,您想要變更ns1:assetID識別碼

    自訂 Excel 表格標題

  2. 若要調整欄寬,按一下 [全選] 按鈕,然後按兩下任何欄標題的邊界。

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步驟 3: 建立樞紐分析表和樞紐分析圖的摘要報表

決策使用樞紐分析表與樞紐分析圖分析、 瀏覽並以視覺化方式呈現的摘要資料。設定您想要在這個案例中提前所使用的樞紐分析表和樞紐分析圖報表,就會使用簡單的決策,稍後再執行報表的已完成的資料作業。

  1. 選取 Excel 表格中的儲存格。

  2. [插入] 索引標籤的 [表格] 群組中,按一下 [樞紐分析表],然後再按一下 [樞紐分析表]

    Excel 功能區影像

    Excel 隨即顯示 [建立樞紐分析表] 對話方塊。

  3. 若要放置樞紐分析表儲存格 A1 開始新的工作表中,按一下新的工作表,然後按一下[確定]

    Excel 會空白的樞紐分析表報表新增至指定的位置,並顯示樞紐分析表欄位清單,以便您可以新增欄位、 建立版面配置,並自訂樞紐分析表。

  4. 若要建立資料的跨表格式報表,將 [識別碼] 欄位的值區域、 [部門] 欄位至欄標籤] 區域、 至 [列標籤] 區域中,[類別] 欄位及 [ AssignedTo ] 欄位拖曳至報表篩選] 區域。

  5. 按一下樞紐分析表。

  6. 按一下 [插入] 索引標籤的 [圖表] 群組中,的圖表類型。

    Excel 功能區影像

  7. [平面橫條圖] 下方選取 [群組橫條圖]

  8. 調整大小和樞紐分析圖至您的喜好設定的位置。

空白的樞紐分析表和樞紐分析圖報表

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步驟 4: 從使用者收集的資訊資產

現在,表單範本是否已填入所有員工,必須發佈表單,並將其傳送給每位員工。當每位員工送出完成的表單時,它會傳送為 XML 資料檔案 (.xml) 附加在電子郵件訊息中決策人員的電子郵件帳戶。決策然後可以移動的所有郵件到專用 InfoPath 資料夾在 Outlook 中。在此案例中,建議您指定在特定時間-期間內完成表單,讓決策可以執行報表的所有已完成的表單資料收集期限達到時的所有使用者。

在資產追蹤器表單中輸入資料

  1. 在 InfoPath 中,開啟您儲存在表單範本 (.xsn)步驟 1: 設計資產追蹤器範例表單範本

  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [設計此表單]。

  3. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

  4. 在 [發佈精靈] 中,按一下 [至電子郵件收件者清單],然後按一下 [下一步]。

  5. 在精靈下一頁的 [表單範本名稱] 方塊中,輸入表單範本名稱,然後按一下 [下一步]。表單範本名稱會出現在傳送給電子郵件收件者的郵件主旨標題。

  6. 您也可以在精靈的下一個頁面上,您可以建立會在您的 Outlook 資料夾,以協助組織您的電子郵件中的資料行。

  7. 按一下 [下一步]。

  8. 按一下 [發佈]。

  9. 發佈表單範本的發佈精靈完成之後,隨即會開啟表單以電子郵件訊息。

  10. 填寫 [郵件、 輸入員工名稱或使用通訊群組清單,然後再傳送訊息。

在 Outlook 中,可以組織決策所有已提交的 XML 表單,在兩種方法之一:

  • 如果 [ InfoPath 表單資料夾中的訊息方塊出現第一次開啟訊息,請按一下 [建立表單資料夾

  • 若要移動的所有相關的 InfoPath 表單 InfoPath 資料夾在 Outlook 中建立規則。

    如需詳細資訊,請參閱管理使用規則來的郵件

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步驟 5: 將 Excel 匯入表單

因為您已建立的 Excel 活頁簿步驟 2 和 3,則簡單的決策人員,然後檢視表單的資料。若要從 Outlook 匯出 xml 檔案 (.xml),匯入的所有表單檔案 (.xml) 的 Excel 活頁簿,然後再重新整理資料只需要決策人員。

任務 1: 從 Outlook 匯出表單到 Windows 資料夾

  1. 在 Outlook 中,選取含有所有您自員工的表單的資料夾,然後按 CTRL + A 以選取所有表單電子郵件訊息。

  2. 以滑鼠右鍵按一下選取範圍,指向InfoPath 動作],然後按一下 [匯出表單

  3. 在 [匯出表單] 對話方塊中,選取資料夾,然後按[確定]

任務 2: 匯入至 Excel 的表單

  1. 您在中建立 Excel 活頁簿中步驟 2: 對應結構描述檔案,然後在 Excel 中的 [表格] 版面配置的自訂,在 Excel 表格中選取其中一個對應的儲存格。

  2. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [XML] 群組中的 [匯入]

    功能區中的 XML 群組

    [匯入 XML] 對話方塊就會顯示。

  3. 在執行 Windows Vista 的電腦上   

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果檔案是連續性的,請按住 SHIFT 鍵,然後按一下清單中第一個和最後一個檔案。

    • 如果檔案不是連續性的,請按住 CTRL 鍵,然後按一下要匯入清單中的各個檔案。

  5. 按一下 [匯入]

    匯入資料的 Excel 表格

根據預設,Excel 會覆寫任何現有資料中的對應的儲存格,這是想要的最終結果,此商務解決方案。不過,決策,,例如資料匯入數次估計進度之前排程期限。

附註: 在 Excel 中,您也可以在加資料,請使用新增新資料至現存 XML 表格的選項 (在開發人員] 索引標籤的 [ XML ] 群組中,按一下 [地圖屬性),這可能適用於其他方案。

如需詳細資訊,請參閱 Excel 說明主題,匯入 XML 資料附加或覆寫對應的 XML 資料

任務 3: 重新整理樞紐分析表和樞紐分析圖報表

  • 按一下 [樞紐分析表中的儲存格]。

  • 在 [選項] 索引標籤的 [資料] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁邊的箭號,然後按一下 [重新整理

    Outlook 功能區影像

最後的樞紐分析表和樞紐分析圖報表

Excel 活頁簿現在包含的所有資料,您需要協助您為下一個年度配置設備預算的摘要報表。當然,您可以進一步的 Excel 活頁簿如有必要,例如排序、 篩選或設定格式化的條件的資料分析。

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最終的想法: 請考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫

或者,請考慮使用 SharePoint 清單或 Access 資料庫,而不 XML,InfoPath 和 Excel 之間傳送資料。

使用 SharePoint 清單

從 InfoPath,您可以輕鬆地使用 SharePoint 清單做為唯讀的資料來源。您可以執行下列一項:

  • 從 SharePoint 清單中,將資料匯出至 Excel,即會自動在 Excel 中建立資料連線。

  • 從 Excel,明確地建立資料連線到 SharePoint 清單。

資料連線建立之後,您可以重新整理擷取的最新資料的 Excel 中的資料。

若要新增及更新資料、 使用 InfoPath 表單顯示清單 (例如,複雜或長項目的最佳垂直顯示) 中的項目,然後使用 Excel 以進一步分析資料,您可以使用 SharePoint 清單。

結合 InfoPath、SharePoint 清單和 Excel

1.在 InfoPath 中顯示輕鬆檢閱單一項目。

2.新增及更新 SharePoint 清單中的資料。

3.重新整理] 最新版本的 Excel 報表。

如需詳細資訊,請參閱新增至 SharePoint 文件庫或清單資料連線從 SharePoint 清單匯入資料

使用 Access 資料庫

從 InfoPath,您可以建立讀/寫連線到 Access 資料庫。從 Excel,您可以明確建立的資料連線,您可以取得最新版本的資料重新整理 Access 資料庫。您甚至定義的連線,自動重新整理活頁簿開啟時,定期更新,例如為每個 5 分鐘。

您可以使用 Access 資料庫作為 InfoPath 和 Excel 之間中間。當您送出 InfoPath 表單的存取時,您就會更新 Access 資料庫。當您重新整理 Excel 中的資料連線時,您會取得從 Access 更新的資料。實際上,您提交間接從 InfoPath 至 Excel 活頁簿中的資料。

結合 InfoPath、Access 及 Excel

1.顯示,並送出到 Access 資料庫的表單。

2.儲存 Access 資料庫中的資料。

3.重新整理] 最新版本的 Excel 報表。

如需詳細資訊,請參閱設計表單範本為基礎的 Microsoft Access 資料庫

提示: 您知道您可以直接從 Access 2007 建立的 InfoPath 表單嗎?如果您的使用者會有 Outlook 2007 及 InfoPath 2007 在電腦上安裝,您可以從各種不同的使用者,直接從 Access 2007 收集資料,使用從中電子郵件訊息收集資料精靈項目。如需詳細資訊,請參閱初次 2007年說明主題中,收集使用電子郵件訊息的資料

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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