尋找 Outlook 資料,並從一台電腦移轉到另一台電腦

Outlook 會將備份資訊儲存在數個不同的位置。根據帳戶類型的不同,您可以備份電子郵件、個人通訊錄、瀏覽窗格設定、簽名、範本及其他內容。

如果您是使用 Microsoft Exchange、Office 365 或 Outlook.com 帳戶,您的電子郵件訊息會備份在電子郵件伺服器上。在大多數的情況下,這些帳戶類型並不會有個人資料夾檔案 (.pst)。

若要檢視某些 Outlook 備份檔案,您必須將系統資料夾和檔案副檔名取消隱藏。如需如何執行該工作的相關資訊,請參閱如何取消隱藏資料夾及檔案名稱的副檔名

Office 365、Exchange 或 Outlook.com 帳戶的備份資訊

針對 Office 365 帳戶、Exchange 帳戶或不是透過 POP 或 IMAP 存取的 Outlook.com、Hotmail.com 或 Live.com 帳戶,您將不會有個人資料夾 (.pst) 檔案。您可能會有離線資料夾 (.ost) 檔案,但該檔案會在您新增電子郵件帳戶時由 Outlook 自動重新建立。您無法將該檔案從某部電腦移至另一部電腦。

針對 Office 365 帳戶、Exchange 帳戶或不是透過 POP 或 IMAP 存取的 Outlook.com、Hotmail.com 或 Live.com 帳戶,以下為可以從某部電腦移至另一部電腦的資訊。

您可以在下列其中一個位置找到這些設定:

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\profile name.xml

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

您可以在下列其中一個位置找到 Outlprnt 檔案:

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\Outlprnt

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlprnt

您可以在下列其中一個位置找到組成您 Outlook 簽名的個別檔案:

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Signatures

根據您所安裝的 Outlook 是 32 位元還是 64 位元的版本,信箋可能會儲存在兩個不同的位置。您可以在下列其中一個位置找到組成您 Outlook 信箋的個別檔案:

  • 所有版本的 Windows    磁碟機:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

  • 所有版本的 Windows    磁碟機:\Program Files (x86)\Common Files\ Microsoft Shared\Stationery

您可以在下列其中一個位置找到組成您自訂 Outlook 表單的個別檔案:

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Forms

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

您的自訂字典檔案有兩個可能的儲存位置:

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\UProof

您所建立的 Outlook 範本有兩個可能的儲存位置。範本的副檔名為 .oft。

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Templates

您的傳送和接收設定,包含檢查特定帳戶之頻率的設定。您可以在下列其中一個位置找到傳送和接收設定的檔案。該檔案的副檔名為 .srs。

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook

POP 和 IMAP 帳戶的電子郵件、行事曆、連絡人及工作資訊

如果您有 POP 和 IMAP 帳戶,所有的資訊皆已儲存在個人資料夾 (.pst) 檔案中。您可以將此檔案移至新的電腦上並保留您的資訊。將 .pst 檔案從某部電腦移至另一部電腦並不會傳輸您的電子郵件帳戶設定。如果您需要在新電腦上設定 Outlook,請複製舊電腦上的 .pst 檔案,然後在新的電腦上設定電子郵件帳戶。接著,您便可以在新的電腦上開啟該 .pst 檔案。

.pst 檔案的位置會取決於您的 Outlook 版本、Windows 版本,以及您設定帳戶或建立 .pst 的方式。您可以在下列其中一個位置找到 .pst 檔案:

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows 10    磁碟機:\使用者\<使用者名稱>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook

  • 舊版 Windows    磁碟機:\Documents and Settings\<使用者名稱>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

附註: 設定可能不會包含所有這些檔案,因為某些檔案只有在您自訂 Outlook 功能時才會建立。

找不到資料夾嗎?

有些資料夾可能是隱藏的資料夾。若要顯示 Windows 中的隱藏資料夾,請執行下列動作:

  1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]。

  2. 開啟 [資料夾選項]。

    若要尋找 [資料夾選項],請在視窗頂端的搜尋方塊中輸入資料夾選項。在 Windows XP 版 [控制台] 中,在 [位址] 方塊中輸入資料夾選項

  3. 在 [檢視] 索引標籤上,依序在 [進階設定]、[檔案和資料夾]、[隱藏檔案和資料夾] 底下,選取 [顯示隱藏的檔案及資料夾]。

Outlook 資料檔 (.pst)

Outlook 資料檔 (.pst) 包含電子郵件訊息、行事曆、連絡人、工作和記事。您必須使用 Outlook 才能處理 .pst 檔案中的項目。

當您封存 Outlook 資訊時,項目會儲存在 .pst 檔案中。

附註: Microsoft Exchange Server 帳戶會將您的資訊儲存在郵件伺服器上。若要使用 Exchange 快取模式 (離線) 或離線工作,項目複本會儲存在離線 Outlook 資料檔 (.ost) 中。如需詳細資訊,請參閱 Outlook 資料檔 (.ost) 一節。此外,某些組織可讓您將項目匯出或封存到 .pst 檔案。

執行下列動作可利用最簡單的方式,開啟儲存 Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost) 所在的資料夾:

  1. 在 Outlook 2010 中,按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

  3. 在 [資料] 索引標籤上,按一下項目,然後按一下 [開啟資料夾位置]。

使用 Outlook 2010 建立的 Outlook 資料檔 (.pst) 會儲存在電腦的「文件\Outlook 檔案」資料夾中。如果您使用的是 Windows XP,會在「我的文件\Outlook 檔案」資料夾中建立這些檔案。

如果您在電腦上升級到 Outlook 2010,但這部電腦已經有在舊版 Outlook 中建立的資料檔,這些檔案會儲存在隱藏資料夾中的另一個位置。

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

提示: 如需 Windows 中隱藏資料夾的相關資訊,請參閱 Windows 說明及支援。

Outlook 資料檔 (.ost)

.ost 檔案會與伺服器上執行 Exchange 的項目同步處理。因為資料會留在 Exchange 伺服器上,您可以在新電腦上重新建立此 .ost 檔案,而不需備份 .ost 檔案。

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

個人通訊錄 (.pab)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

附註: Outlook 2010 中不支援個人通訊錄 (.pab)。當您升級到 Outlook 2010,系統會提示您將任何 .pab 檔案匯入到 [連絡人]。如果您在第一次執行 Outlook 2010 時選擇不要匯入 .pab 檔案,您稍後仍可使用 Microsoft Office Backstage 檢視中的 [匯入] 命令匯入檔案。

離線通訊錄 (.oab)

離線通訊錄 (.oab) 是由 Microsoft Exchange Server 帳戶所使用。其中所含的資訊 (例如名稱、電子郵件地址、職稱和辦公室位置) 是來自執行 Exchange 之伺服器上的全域通訊清單 (GAL)。

您不需要備份或還原此檔案。系統會自動建立並更新此檔案。

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

瀏覽窗格設定 (.xml)

此檔案包含有關瀏覽窗格內容的資訊。

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Outlook\profile name.xml

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

登錄的 Microsoft Exchange 副檔名 (.dat)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Outlook 連絡人自動完成清單

自動完成清單這項功能會在您開始輸入名稱和電子郵件地址時顯示建議。這些建議是從您已傳送電子郵件的名稱與地址清單中所找出的可能相符項目。

在 Outlook 2007 中,自動完成清單檔案 (.nk2) 會儲存在下列位置:

Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook

在 Outlook 2010 中,已中止自動完成清單檔案 (.nk2)。自動完成清單項目現在會儲存在 Microsoft Exchange Server 信箱或您帳戶的 Outlook 資料檔 (.pst) 中。

Exchange Server 帳戶

如果您使用的是 Exchange Server 帳戶,自動完成清單會儲存在執行 Exchange 的伺服器信箱中。這可讓您從使用 Exchange 帳戶之 Outlook 的任何電腦中使用自動完成清單。

我要如何判斷是否有 Microsoft Exchange Server 帳戶?

按一下 [檔案] 索引標籤。按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。[電子郵件] 索引標籤上的帳戶清單會指出每個帳戶的類型。

[帳戶設定] 對話方塊上的 Exchange 帳戶範列

POP3 帳戶

自動完成清單會儲存在 Outlook 資料檔 (.pst) 中。如需位置資訊,請參閱 Outlook 資料檔 (.pst) 一節。

IMAP 和 Outlook.com 帳戶

自動完成清單會儲存在 Outlook 資料檔 (.pst) 中。這些帳戶類型的 Outlook 資料檔 (.pst) 與 Outlook 中的其他 Outlook 資料檔 (.pst) 不同。這些檔案是用來做為郵件伺服器帳戶上的資訊複本,且並非用於移動或還原。當您在不同的 Outlook 設定檔或另一部電腦上設定 IMAP 或 Outlook.com (前身為 Hotmail) 帳戶,系統會建立新 Outlook 資料檔 (.pst)。因此,自動完成清單是設定帳戶電腦和設定檔中獨有的內容,而且這些項目不會顯示在您使用的任何其他設定檔或電腦中。

規則 (.rwz)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook

附註: 如果您從比 Microsoft Outlook 2002 更舊的 Outlook 版本升級到 Outlook 2010,您的電腦硬碟上可能有 .rwz 檔案。現在已不需要 .rwz 檔案,而規則相關資訊現在會保存在執行 Microsoft Exchange 的伺服器上,以及 POP3 和 IMAP 電子郵件帳戶的 Outlook 資料檔 (.pst) 中。您可以刪除該檔案。

如果您使用規則匯入及匯出功能,.rwz 檔案的預設位置為「文件」資料夾。

列印樣式 (沒有副檔名的 Outlprnt)

Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook

簽名 (.rtf、.txt、.htm)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Signatures

信箋 (.htm)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows 7 和 Windows Vista 64 位元以及 Outlook 2010 32 位元   :磁碟機:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP   :磁碟機:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

自訂表單

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Local\Microsoft\Forms

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

字典 (.dic)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\UProof

範本 (.oft)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Templates

傳送/接收設定 (.srs)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Application Data\Microsoft\Outlook

郵件 (.msg、.htm、.rtf)

Windows 7 和 Windows Vista   :磁碟機:\使用者\user\Documents

Windows XP   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\My Documents

如何取消隱藏資料夾及檔案名稱的副檔名

某些資料夾可能是隱藏的資料夾,且 Windows 可能會將副檔名 (例如 .pst、.ost、.pab) 關閉。若要顯示隱藏資料夾及檔案名稱的副檔名,請執行下列動作:

  1. 開啟 [控制台]。

    • 在 Windows 10 中,以滑鼠右鍵按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]。

    • 在 Windows 8 中,按下 Windows 鍵 + X,然後按一下 [控制台]。

    • 在 Windows 7 中,按一下 [開始] > [控制台]。

  2. 在 [檢視方式] 清單中,確認選取 [大圖示] 或 [小圖示],如此一來您可以看到 [控制台] 中的所有圖示。

  3. 按一下 [資料夾選項]。

  4. 按一下 [檢視] 索引標籤。

  5. 在 [進階設定] 方塊中:

    1. 取消選取 [檔案和資料夾] 下的 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊

    2. 在 [隱藏檔案和資料夾] 下,按一下 [顯示隱藏的檔案、資料夾及磁碟機] 按鈕。

    3. 按一下 [確定]。

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