尋找人員與連絡人

無論您只有少數幾個連絡人、數百個連絡人,或超過一千個連絡人,有時候您可能會想要搜尋連絡人,而不是捲動瀏覽冗長的連絡人清單。您可以透過數種方式在 Outlook 中搜尋人員和連絡人。

您可以透過數種不同的方式搜尋連絡人。您可以在任何 Outlook 資料夾中使用功能區上的 [搜尋人員] 方塊、在撰寫新郵件或會議邀請時搜尋,或在 Outlook 的 [人員] 窗格 (先前稱為 [連絡人] 資料夾) 中搜尋。

使用功能區上的 [搜尋人員] 方塊搜尋連絡人

這是尋找連絡人最快速簡便的方法。將游標放在 [搜尋人員] 方塊中,然後開始輸入人員的名字或電子郵件地址的前幾個字母。當您輸入時,Outlook 會持續縮小搜尋範圍。例如,如果您輸入字母 t,Outlook 會傳回相符項目,例如 TonyTeresaTanya。如果您輸入 ta,Outlook 會進一步將該清單縮小為 Tanya

在撰寫新郵件時搜尋連絡人

當您選取新郵件中的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 按鈕時,Outlook 會顯示您的預設通訊錄。如果您有 Exchange 或 Office 365 帳戶,則會顯示貴組織的 [全域通訊清單]。如果您使用的是 POP 或 IMAP 帳戶,您會看到您的 [連絡人] 資料夾。

如果您有多個連絡人資料夾或通訊錄,您可以使用 [通訊錄] 底下的下拉式清單進行選擇。當您這麼做時,您會看到依字母順序排序的連絡人清單 (依名稱排序)。

若要搜尋,請在 [搜尋] 方塊中輸入連絡人名稱的一部分,然後選取 [搜尋]。您可以選取 [其他欄] 選項按鈕來依其他欄位搜尋,包括部門、電話和位置。Outlook 傳回連絡人清單後,請按兩下您要新增到 [收件者] 方塊的連絡人,或選取連絡人,然後按一下 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 以將連絡人新增到個別的方塊中。

在 [人員] 窗格中搜尋連絡人

  1. 選擇畫面底部的 [人員]。

    按一下 [連絡人]

  2. 在連絡人清單上方,將游標置於 [搜尋連絡人] 方塊。

    按一下 [連絡人] 索引標籤上的 [搜尋連絡人]

    附註: 連絡人清單頂端的 [搜尋連絡人] 方塊與位於 Outlook 功能區右上角的 [搜尋人員] 方塊不同。[搜尋人員] 方塊只會搜尋名稱和電子郵件地址。[搜尋連絡人] 方塊會搜尋電話號碼、地址、公司名稱等項目。

    比較 [搜尋連絡人] 方塊與 [搜尋連絡人] 方塊

  3. 輸入您要搜尋的人員名稱或其他資訊,例如電話號碼或公司名稱。

    提示: 您可以搜尋完整或部分資訊。例如,如果您要搜尋的人員名稱為 Chris Preston,可以輸入完整的名稱或 “pre”,表示姓氏的前三個字元。

  4. Outlook 會以卡片的形式顯示搜尋結果,顯示連絡人相片、電子郵件地址、公司或住家地址及電話號碼。從搜尋結果中選擇您要找的人。

    附註: 當您輸入時,Outlook 會縮小其搜尋範圍。例如,如果您輸入字母 J,Outlook 會傳回包含 John、James、Jack、Julian 和 Julie 的結果。如果您輸入 Jul,Outlook 會傳回在任何欄位 (包括公司名稱、電子郵件地址和實際地址) 中包含 Julian 和 Julie 的結果。

縮小搜尋範圍

搜尋完整或部分資訊時得到太多結果嗎?請考慮精簡您的搜尋。當您在 [人員] 索引標籤上選擇 [搜尋人員] 方塊,會隨即顯示 [搜尋工具] 索引標籤。

提示: 您也可按下 Ctrl+E 來開啟 [搜尋工具] 索引標籤。

[搜尋工具] 索引標籤

這裡有許多選項可協助您縮小搜尋範圍,包括 [搜尋工具] 索引標籤上的下列幾組選項:

  • 範圍   :變更您要搜尋的資料夾。

  • 精簡   :在連絡人資訊中搜尋有電話號碼或其他特定類型資訊的人員。

  • 選項   :使用先前的搜尋或變更進階搜尋選項。

在 [連絡人] 中,執行下列其中一項操作:

  • 在 [搜尋連絡人] 方塊中,輸入名稱或其他連絡人資訊。

    [連絡人搜尋] 方塊

  • 按 CTRL+E。

您可以使用完整或部分資訊來搜尋。例如,您可以輸入一部分的企業名稱或電話號碼。

  • 在任何卡片檢視 (例如 [名片] 或 [地址卡]) 中,在卡片旁顯示之按字母順序排列的索引中按一下字母。

  • 在任何資料表檢視 (例如 [電話清單] 或 [依公司]) 中,按一下欄位標題,根據與該欄位相關的準則排序連絡人。欄位標題的部分範例包括 [全名]、[職稱]、[公司] 及 [類別]。

您也可以從 Outlook 中的任一資料夾搜尋連絡人。請執行下列操作:

  • 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中,於 [尋找連絡人] 方塊內輸入連絡人的名稱。

    您可輸入部分名稱 (如 Judy L)、名字或姓氏、電子郵件地址、顯示名稱或公司名稱。

縮小搜尋範圍

當您按一下 [搜尋連絡人] 方塊,[搜尋工具] 索引標籤隨即出現。搜尋命令可讓您縮小搜尋範圍來協助您找到連絡人。

功能區中 [搜尋] 索引標籤上的 [搜尋工具]

  • 範圍   :變更您的搜尋中要包括的 Outlook 資料夾。

  • 精簡   :根據項目分類,或僅使用您選擇的電話號碼、地址或連絡人欄位項目搜尋。

  • 選項   :檢閱並重複使用先前的搜尋或變更進階搜尋選項。

從收件匣進行搜尋

您也可以在信箱中的任一資料夾搜尋連絡人。

  • 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中,於 [尋找連絡人] 方塊內輸入您要尋找的人員名稱。

    您可以輸入部分名稱、名字或姓氏、電子郵件地址、顯示名稱或公司名稱。

使用 [搜尋通訊錄] 方塊搜尋

通訊錄搜尋方塊

  • 在 [標準] 工具列的 [搜尋通訊錄] 方塊中,輸入您要尋找的連絡人名稱。首先會搜尋您的 Outlook 連絡人。如果找不到相符的連絡人,則會搜尋所有其他可用的通訊錄,包括任何您已新增的通訊錄。

    提示: 您也可以輸入部分名稱 (例如 Judy L)、名字或姓氏、「顯示為」的名稱、電子郵件別名或公司名稱。若要快速開啟您之前搜尋的連絡人,請按一下 [搜尋通訊錄] 方塊旁的箭號,然後按一下您想要的名稱。

找到名稱或電子郵件地址後撰寫訊息

  1. 在新訊息中,按一下訊息標頭中的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 方塊。

  2. 在 [搜尋] 方塊中,輸入名稱。

  3. 在 [名稱] 清單中按兩下名稱,然後按一下 [確定]。

    為何我在通訊錄中看不到名稱清單 (欄位)?

    您可能在上次使用通訊錄時,曾使用 [其他欄] 搜尋選項。按一下 [搜尋] 旁邊的 [只顯示名稱] 以還原名稱清單檢視。

    搜尋其他欄

搜尋的其他方法

當您在電子郵件訊息的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 方塊中輸入名稱時,Outlook 會自動檢查您輸入的名稱是否與通訊錄中的名稱相符。如果相符,就會填入顯示名稱和電子郵件地址,讓您可以傳送訊息。如果不相符,[檢查名稱] 對話方塊會提示您輸入詳細資訊。如果有多個名稱包含您輸入的字母,您可以從清單中選擇想要的名稱。如果找不到名稱,您可能需要尋找不同的通訊錄,或建立新的連絡人。

如果您在方塊中輸入電子郵件地址或別名,而該人員或通訊清單在通訊錄中,則會填入顯示名稱,取代您輸入的文字。

  1. 在 [標準] 工具列上,按一下 [通訊錄] 按鈕影像

    提示: 您也可以從 [工具] 功能表和已開啟的訊息中開啟 [通訊錄]。在訊息中的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [名稱] 群組中的 [通訊錄]。

  2. 在 [通訊錄] 清單中,按一下您要在其中搜尋名稱的通訊錄。

    通訊錄清單中的通訊錄 (除了全域通訊清單 (GAL) 之外) 是從您 [連絡人] 內的資料夾所建立。根據預設,您的主要 Outlook 連絡人資料夾的內容會組成 Outlook 通訊錄。您所建立的其他 [連絡人] 資料夾也會列出,除非您設定屬性防止它們顯示。Microsoft Exchange GAL 是由您組織的系統管理員所建立及管理。

    通訊錄清單
    在清單中所示,[連絡人] 包含來自您主要 Outlook 連絡人的連絡人資訊。[異地辦公室] 和 [個人] 是連絡人資料夾的範例,建立用來保存特定的 Outlook 連絡人群組以更輕鬆地整理連絡人。

    在清單中所示,[連絡人] 包含來自您主要 Outlook 連絡人的連絡人資訊。[異地辦公室] 和 [個人] 是連絡人資料夾的範例,建立用來保存特定的 Outlook 連絡人群組以更輕鬆地整理連絡人。

  3. 在 [搜尋] 方塊中,輸入您要搜尋的名稱或部分名稱。

    搜尋名稱

    若要使用其他資訊搜尋 (例如職稱或位置),請按一下 [其他欄],然後輸入資訊。您可以在此方塊中使用多個準則搜尋。在每個準則之後,輸入逗號。將會搜尋每個包含此資訊的資料行 (也稱為欄位)。

    為何我在通訊錄中看不到名稱清單 (欄位)?

    您可能在上次使用通訊錄時,曾使用 [其他欄] 搜尋選項。按一下 [搜尋] 旁邊的 [只顯示名稱] 以還原名稱清單檢視。

    搜尋其他欄

    附註: 

    • 如果您正在尋找的通訊錄中找不到您要的名稱,請在其他通訊錄中尋找。通訊錄清單可以包含數個通訊錄,每個包含不同的資訊。 搜尋任何欄中的項目

    • 如果您正在搜尋 LDAP 網際網路目錄以取得電子郵件地址,您可以選擇依據名稱開頭的字元,或是依據名稱包含的字元搜尋名稱,方法是按一下 [開頭是] 或 [包含]。

    1. 在 [通訊錄] 對話方塊中,按一下 [通訊錄] 清單中的另一個通訊錄。

    2. 若要從您的 Outlook 連絡人清單查看連絡人,在 [通訊錄] 清單中的 [Outlook 通訊錄] 之下,按一下您想要的連絡人資料夾名稱。

      連絡人必須已是 [電子郵件] 欄位或 [傳真] 欄位中的項目,才會顯示在 Outlook 通訊錄/[連絡人] 資料夾中。

找到名稱或電子郵件地址後撰寫訊息

  1. 在新訊息中,按一下訊息標頭中的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本]。

  2. 使用上一節 (在通訊錄中尋找名稱) 中描述的步驟,尋找名稱或電子郵件地址。

  3. 在 [通訊錄] 的清單中,按兩下名稱或電子郵件地址,然後按一下 [確定]。

    為何我在通訊錄中看不到名稱清單 (欄位)?

    您可能在上次使用通訊錄時,曾使用 [其他欄] 搜尋選項。按一下 [搜尋] 旁邊的 [只顯示名稱] 以還原名稱清單檢視。

    搜尋其他欄

  1. 在 [標準] 工具列上,按一下 [通訊錄] 按鈕影像

    提示: 您也可以從 [工具] 功能表和已開啟的訊息中開啟 [通訊錄]。在訊息中的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [名稱] 群組中的 [通訊錄]。

  2. 在 [通訊錄] 清單中,按一下您要在其中搜尋名稱的通訊錄。

    通訊錄清單

  3. 針對 [搜尋] 方塊,按一下 [其他欄]。

  4. 輸入您要搜尋的資訊或部分資訊。例如,輸入電話號碼、位置或人員的職稱。

    附註: 

    • 您可以在此方塊中使用多個準則搜尋。在每個準則之後,輸入逗號。將會搜尋每個包含此資訊的資料行 (也稱為欄位)。

    • 您可以在 [搜尋] 方塊中包含人員的名稱或部分名稱,來縮小搜尋範圍。

    • 如果您找不到要搜尋的人員,您可能需要搜尋其他的通訊錄。並非所有的通訊錄都包含相同欄位。

「進階尋找」可讓您在尋找某人時使用多個關鍵字或準則。這和在 [搜尋] 方塊中使用 [其他欄] 選項執行搜尋類似,但您是在不同的欄位中分別輸入搜尋準則,而不是在單一方塊中使用逗號分隔準則。視人員輸入的連絡資訊而定,並非所有的欄位都會套用至搜尋。

「進階尋找」可讓您查看哪些欄位會由您的特定關鍵字或準則搜尋。

  1. 在 [標準] 工具列上,按一下 [通訊錄] 按鈕影像

    提示: 您也可以從 [工具] 功能表和已開啟的訊息中開啟 [通訊錄]。在訊息中的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [名稱] 群組中的 [通訊錄]。

  2. 在 [通訊錄] 清單中,按一下您要在其中搜尋名稱的通訊錄。

    選擇要從清單中搜尋的通訊錄

  3. 按一下 [進階尋找]。

  4. 在 [尋找] 方塊中,於適當的欄位中輸入資訊。

    鍵入搜尋準則以尋找某人

    您輸入的資訊越詳細,則搜尋的範圍就可縮得越小。

    附註: 如果您找不到要搜尋的人員,您可能需要搜尋其他的通訊錄。並非所有的通訊錄都包含相同資訊。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×