專案管理藍圖

專案管理通常並不簡單。但本指南可在您使用 Microsoft Project 2013 時,協助您瞭解專案管理。以下各連結均通往探索各專案管理領域的頁面,頁面上提供該專案管理領域的文章和簡短教學課程。

專案藍圖

啟動專案計劃

專案愈複雜,您就愈需要在開始之前使用 Microsoft Project 進行規劃。在專案的初始階段期間,可使用 Word、Excel 和 SharePoint 等應用程式來協助您構思。

專案目標

說明

啟動專案計劃

在初始階段期間未及早充分構思的專案通常會失敗。此時,在您草擬章程報告、初步規格和預算的同時,請思考您的專案關係人及贊助者是誰。

若是較小的專案,這些工作多數都可以在 Microsoft Project 完成。若是較大的專案,可使用 Word、Excel、SharePoint 或甚至是手機來記下您的構思。

與專案關係人溝通計劃

維護與專案關係人通訊的管道並不一定容易, 但對專案的成功卻相當重要。

建立並共用專案報表

為協助進行耗時的通訊部分,Project 有許多只要輕鬆一按即可使用的報表。掌握初步計劃、主要專案里程碑、預算需求,人員需求等。

Project 2013 的新增功能

瞭解 Project 2013 可以如何協助您規劃專案。瞭解全新的報表功能、與 SharePoint (不含 Project Server) 的整合、Lync 整合及其他各種功能。

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建立專案排程

建立專案排程可能需要一些時間。若將步驟分成四個類別,即可更流暢地建立專案:

  1. 新增任務

  2. 進行組合管理

  3. 新增人員

  4. 與您的小組進行溝通

專案目標

說明

建立新專案排程

在您完成初始構思後,就可以啟動 Project 建立新的排程。您可以從空白專案開始著手,或使用其他專案經理建立的範本,部分乃由專案管理或與您企業類似之領域的專家所建立。

新增任務

任務是指專案中所完成的活動。瞭解如何新增任務、變更其內容並估計任務的工期。

組織

當您首次新增任務時,他們的順序可能並不適合進行管理。使用摘要任務和子任務,並將他們連結在一起,以瞭解如何進行組合管理。

新增人員並為人員分派任務

新增任務至專案後,再來要考慮的是分派給這些任務的人員。請記住,新增人員和為人員分派任務在 Project 中是不同的活動。

與您的小組進行溝通

請儘早與您的小組進行溝通。如果未充分或及早溝通任務資訊,可能會影響到專案的成功。

選擇合適的排程檢視

在您新增任務、進行組合管理並分派任務的人員之後,專案外觀可能令人感到困惑。瞭解如何使用 Project 檢視讓排程變得更加清楚。

建立並共用專案報表

請隨著專案發展,將其活動與狀態回報給您的小組、專案關係人及高階主管。Project 報表能幫助您在幾分鐘內就建立好吸引人且專業的簡報。

使用資源資料庫及主專案共用資源

為協助管理在多個專案之間的人員,請將專案中的所有人員都放入單一專案檔案。這個檔案可作為資源資料庫使用。從資源資料庫檔案中,您可在多個專案之間共用資源 (而不使用 Project Server)。

設定專案成本

處理專案成本對任何專案經理來說都很令人感到緊張。使用 Project 後,您會發現這項工作一點都不困難。瞭解能協助您不超出預算的各種秘訣。

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管理專案

您的工作並不會在您建立排程之後就停止。管理專案需要的時間會比建立專案更長。例如,任務變更、新增人員、需要延後結束日期等等。Project 為您提供各式各樣可用來監控進度並進行變更的工具,以確保結果圓滿成功。

目標

說明

選擇合適的排程檢視

找到適合的檢視,即可精簡排程的複雜性。甘特圖可讓您對專案進度一目瞭然。您也可以使用行事曆檢視、網狀圖或時間表來協助您看到不同層級的詳細資料。

追蹤排程的進度

專案開始之後,就可以開始查看各項進度。工作是否按計劃進行? 人員進度是否落後? 您能否符合預算? 您能否如期完成?

將專案結束日期提前

專案經理最糟的噩夢是調動排程之後無法趕上結束日期。瞭解控制專案結束日期的各種策略。

報告專案狀態

溝通通常很難進行,尤其是報告壞消息的時候。為協助您與您的專案關係人及高階主管進行溝通,Project 提供吸引人且專業的報表,只要幾個簡單的步驟就可建立和傳送。

管理專案成本

是否要超出預算了? 是否需要調整成本? 瞭解如何解決排程中的成本問題。

檢視實獲值分析報表

實獲值分析是進階的追蹤方法, 但並非只有專家可以使用。您也可以使用實獲值分析來協助監控專案。

管理風險

專案風險無所不在,請及早找出問題點,並在問題造成更多困擾前及時應對。

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