專案管理目標: 傳達專案資訊

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

與您的小組進行溝通

從您的小組取得狀態資訊,或是將專案狀態主管不論,通常是主管,傳達專案資訊。

了解何時及如何溝通和報告專案資訊。 否則偏差有效的共同作業,而且您專案的成功可能風險。

如需此系列專案管理說明指南的更多相關文章,請參閱專案管理藍圖

開始之前應瞭解的專案管理祕訣 . . .

  • 列出您的專案關係人    專案開始之前,了解您的專案關係人人員。 務必方式隔間的專案是忘記重要的專案關係人對專案移到/否的影響。

  • 及早展開溝通規劃    在專案開始之前,設計溝通策略與程序帶入您的專案。 更好,有通訊程序,讓共同作業的這個重要部分會變成所有人的承諾,會顯示為專案的第一個線條上的工作。

  • 經常溝通    一週是關於遏止問題,他們升級之前的權限後,用來收集任務狀態資訊。 如果您在更頻繁的通訊,小組成員可能會停止傳送更新資料因為準備這些額外的時間。

  • 找出問題    如果所有項目看起來很棒,因為您還沒有聽到任何負數移,您可能正在流向時遇到問題。 即使最適合執行的專案有問題。 您的工作是移找到之前增加到更大的問題。

  • 使用適當的技術    了解您的小組成員與專案關係人通訊的需求。 例如,小組成員在任務狀態報告可能會想要使用電子郵件或 Project Online,,而高階主管匯報可能會想要主動的圖表或樞紐分析表。 以下是您可用來協助通訊的程式清單。

應用程式

優點

缺點

Project

  • 具備所有專案關係人層級的內建簡報的工具。

  • 具備易於理解的時間表和團隊規劃檢視。

  • 將資料匯出至 Excel 與 Visio,以利複雜的資料。

  • 您的公司可能並不使用 Project。

  • 您公司的專案規模偏小,以利用強大的排程軟體。

Project Online

  • 最適合用於的進階的通訊與整個組織報告專案資訊。

  • 可以比較多個專案或專案組合的狀態。

  • 較小的公司可能需要顧問才能安裝與使用 Project Online 的協助。

Excel

  • 專案可以匯出資料至 Excel 做進階分析,例如 ANOVA 以及盈餘分析。

  • 適合用於專案早期規劃,或稍後可以新增到 Project 的高階交付項目的。

  • Excel 缺少自動化較為複雜的專案排程功能。

Word

  • 適用初始階段期間當您需要共用預算與交付項目等規劃文件。

  • 不適合用於視覺簡報中的高階主管專案關係人。 使用 Excel、 Visio、 PowerPoint 或 Project 的改為擁有報表功能。

SharePoint

  • 同步處理功能,沒有 Project Server 的優惠。 在另一項工作] 清單中的變更都會反映。

PowerPoint

  • 適用於高階主管專案關係人有影響力的簡報。

  • 分析師和工程師可能會想要更詳細的圖表,以複雜的預算分析。

Visio

  • 可能有太多的對象為高階主管的資訊。 請改為使用專案的報告功能。

Microsoft Teams

  • 適用於小組在不同的位置。 您可以使用立即訊息、 語音、 視訊或線上會議期間共用專案資訊。

  • 可能會要求部署的 IT 部門連絡。

傳達專案資訊

從 Project Online 檢查狀態更新

如果您的小組使用 Project Online,下載任務狀態更新從伺服器進行與您的小組專案進度相關溝通之前。

追蹤您的排程,請從簡單到專家的進度

有簡單的方式來追蹤進度,而且有更複雜的方式。 找出最適合您專案和您的小組的方式。

傳達實獲的值分析資訊

擷取實獲值分析資訊是效能的更進階的但很強大,步驟趨近於探索良好和不正確的專案。 高階事實擷取從這是您的專案關係人想要查看。

建立專案報告

使用 Project 中,您可以建立及自訂明顯的任何您想要而不使用任何其他軟體的專案資料的圖形報表。 處理專案時,報表變更,以反映最新的資訊: 沒有所需的手動更新 !

使用 SharePoint 工作清單同步處理

小組成員可以檢視排程,並更新其工作在 SharePoint 中,而且您會看到專案中的變更。 反之亦然。

使用 Office 365

傳達專案資訊使用 Office 365。 只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

將任務變更發佈至伺服器

當您對任務進行變更時,將這些變更發佈至 Project Online,讓每個人都正確的資訊以進行工作。

Microsoft Teams 與通訊

如果使用者無法參加會議,可用於小組共用專案資訊。 共用 PowerPoint 投影片,Excel 工作表或 OneNote 筆記本,以共用專案計劃。 人員可以參與線上會議中的 office,家中或使用行動裝置。

返回專案管理藍圖

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×