專案管理目標:傳達專案資訊

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檢視案例圖案的概觀

傳達是專案成功或失敗最關鍵的要素。 幸好,無論您是在執行單一專案的小型團隊中進行溝通,或是在需要橫跨專案公事包之全球通訊的大型組織中工作,使用 Project 2010 傳達專案資訊已變得更加簡單。

此外,Project 現在已與 SharePoint 整合來協助您共用專案資訊,即使沒有 Project Server 也沒問題。

本文是專案藍圖的多個專案管理目標之一。

從專案管理的範例...

您的工作分派:您已獲通知要管理新專案,並定期與專案關係人進行溝通。 查閱「專案關係人」一詞後,您突然發現其不只代表您的經理。 其代表對專案感興趣的每個人,從您的經理到外部廠商,甚至可能連組織的 CEO 都包含在內。 您也會發現不只重要的專案關係人必須知道專案的執行狀況, 您的小組也需要瞭解。 突然之間,溝通聽起來很複雜。

首要工作。 分析專案關係人的溝通需求。 許多公司已盡力期能做好最佳溝通,但卻失敗,因為他們不瞭解可採用多種方式讓溝通更有效率。 您可以使用 Excel 來建立影響力/利益象限圖,協助您瞭解誰需要知道什麼資訊,以及溝通的詳細程度。 如同圖表所示,請特別注意在專案結果中具備最大影響力以及在整個專案中最具影響力之人員的溝通需求。

Excel 影響方格的圖像

幸好,您剛好發現整個組織才剛安裝 Microsoft Project 2010,而您覺得可試試其強大的通訊功能。 您已連繫組織中經驗豐富的專案經理,請其協助您處理專案管理的基本工作,並已針對小組工作取得有關 Project 進階報告及追蹤功能的絕佳建議。 此外,您覺得很厭煩,老是得傳送電子郵件懇求及主動詢問才能取得專案更新。

完成專案關係人分析之後,您可能會決定 Office 應用程式更適用於您想要傳送的資訊類型。 以下是 Office 應用程式的綱要以及可能會為您帶來的優缺點 (視您的專案關係人的需求而定)。

應用程式

優點

缺點

Excel

可以資料匯入專案的進階分析,例如 ANOVA 以及盈餘值。 了解更多關於專案的進階分析功能。

在需更高層級的詳細資料時輕鬆地建立複雜圖形。

Word

Word 文件可供整個專案生命週期,特別是初始階段期間,當規劃規格的文件需要建立和共用。進一步瞭解使用期間專案初始 (影片) 建立 Word 文件。

有些專案關係人想要查看以視覺方式呈現的進行中專案的績效,而 Excel、Project 或 Visio 更能符合這項需求。

Project

Microsoft Project 具有所有層級的專案關係人,包括時間表的內建簡報工具]、 [團隊規劃功能,以及資料匯出功能。深入瞭解檢視及呈現專案資訊的方法。

專案關係人的電腦上可能並未安裝 Project,但如果已安裝,也可能難以理解資料的複雜度。 建議使用時間表和視覺報表等 Project 的專屬報表功能,與身為高階主管的專案關係人溝通資訊。

SharePoint

如果您開始使用 SharePoint 工作清單,可以匯入專案。其他的工作清單中,將會反映一項工作] 清單中的變更。深入瞭解使用 SharePoint 專案。

需要 IT 部門或 IT 廠商投資公司資產以進行部署。不過,您可以最小化管理唾手可得的 SharePoint 部署雲端。

Project Server

為企業通訊與報告,尤其是在產品組合層級,Project Server 具有進階通訊與報告工具。 進一步瞭解 Project Server。

對於只有幾個員工的小型公司,部署 Project Server 可能是一項挑戰。 若要有效地使用 Project Server,您的組織應該瞭解其商務流程、方法、專案管理功能,以及如何設定和管理組織現今狀況以及充分利用伺服器之目標的差異。

PowerPoint

適合的高層級的專案關係人有影響力的簡報。進一步瞭解如何使用 PowerPoint 的深刻有力的簡報。

對於廠商、分析師及工程師,Excel 這類應用程式可能更適用於建立詳細的圖表。

Visio

適用於圖表的業務與製造程序的流程很有幫助專案初始階段。瞭解使用 Visio 專案通訊的更多建立流程圖。

如果簡報對象為高階主管,可以呈現豐富的處理程序資訊。

Lync Server

可讓轉換成互動的共同作業,吸引人,且可從任何位置存取每個通訊連線的小組體驗。

需要 IT 部門或 IT 廠商投資公司資產以進行部署。

Office Online程式 (雲端)

使用工作表內嵌程式碼,從Excel Online貴公司的網頁上顯示的專案資訊具吸引力且簡單方式。請參閱從 Excel 部落格範例

某些公司可能有安全性問題。 請確定內嵌工作表顯示於受保護的網站上,或從私人 (未公開) 的 OneDrive 資料夾中顯示。

社交媒體

Twitter、 Facebook 和其他社交媒體可以協助您管理專案及小組,尤其是初始階段期間,專案。深入瞭解使用專案管理社交媒體

小組成員可能不願意在較 SharePoint 伺服器不安全的環境中共用資訊。

頁面頂端

傳達專案資訊

檢查您的排程中的需要傳達的問題

將資訊傳達給小組成員與專案關係人的成功關鍵在於能否發現排程中的問題所在。

傳達實獲值分析資訊

擷取實獲值分析資訊是更進階的步驟,但對於探索專案績效的好壞而言是非常強而有力的步驟。 您可從這點領會到專案關係人想要查看哪些資訊。

使用 SharePoint 工作清單同步處理專案任務

如果您已建立一個專案,則可同步處理其工作清單與 SharePoint 任務清單。 對某份工作清單的變更會反映在另一份工作清單中。

將 SharePoint 清單匯出到 Project 任務清單

如果您從 SharePoint 工作清單開始進行,則可以將此清單匯入 Project。 對某份工作清單的變更會反映在另一份工作清單中。

建立及管理 SharePoint 專案工作清單

如果您已在 SharePoint 中設定工作清單,則可在不使用 Project Server 的情況下新增工作、將工作指派給人員,以及管理工作。

不使用 Project 2010 檢視專案資訊

如果您想要不使用 Project 及 SharePoint 而以其他方式來查看專案資訊,可以使用各種不同的格式和工具匯出 Project 資訊。

充分運用 Project Web App

瞭解 Project Server 和 Project Web App 如何協助您的組織;這些影片會引導您瞭解基本概念。

使用 Outlook 2010 與您的小組進行溝通

進一步瞭解使用 Outlook 的最佳作法,讓您傳送給小組的電子郵件能發揮最大效益。 解決問題,而不是產生問題!

內嵌在網頁上的 Excel 活頁簿

在內部網路網站上顯示內嵌工作表,讓專案關係人可以看到最近更新的專案資訊。 活頁簿會儲存在公用位置,如 Windows Live OneDrive

建立 Visio 圖表

Visio 2010 可協助您建立令人印象深刻的圖表,以便向專案關係人傳達高層級的專案資訊。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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