專案地圖:專案管理的藍圖

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

「專案地圖」可以協助您讓 Microsoft Office Project 2007 發揮最大效用,並使用專案管理方法可接受的標準及實作,達成專案目標。

附註: 即使是使用Agile 專案管理方法,仍然可以使用「專案地圖」中的目標,協助您管理專案,取得圓滿的成果。

「專案地圖」是由專案週期的三個階段所組成:「建立計劃」、「追蹤及管理專案」以及「關閉專案」。請探索每一個階段底下的目標,熟悉一下這個專案管理的藍圖。

提示: 請按下面的連結,查看廣泛的專案管理活動,然後按一下目標項目,以取得完成 Office Project 2007 中每個目標的詳細說明。

專案藍圖圖片

建立計劃

定義專案

建立專案之前,必須決定專案的精確內容、其範圍以及所希望達成的目標。

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啟動專案

專案的規劃階段往往要持續一段時間或涉及眾多人員,在此階段明確定義專案的目標、設想和限制非常重要。

啟動專案計劃

初步規劃完成之後,便可以建立專案檔案、輸入初步的專案資料,並將規劃文件附加至檔案。

定義專案交付項目

在制定專案的目標之後,就可以定義能滿足這些目標的實際產品或服務。

規劃專案活動

完成專案的定義之後,為了確保專案能夠成功,就要探索其中牽涉到的主要活動。許多專案之所以失敗,就是因為專案經理在建立專案時,沒有周全考量整個工作範圍。

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定義階段及任務

確定專案所涉及的工作之後,可以將工作組織成里程碑、階段和任務,並輸入專案計劃中。

顯示專案的組織

制定任務的大綱之後,可以利用內建或自訂的工作分解結構 (WBS) 代碼或大綱代碼來顯示專案的結構。

估計任務工期

Project 2007 通常會單獨根據您所輸入的任務工期和任務相依性來計算實際的排程。

排程專案工作

輸入任務的工期之後,接下來就得處理任務之間的關聯性,以及任務與特定日期之間的關聯性。

建立專案間的關聯

建立不同專案間的任務相依性之後,就可以評估一個專案的活動或變動對其他專案所造成的影響。

規劃與採購資源

專案規劃程序進行到這裏,您已經確認專案的範圍、設定任務清單,並估計任務工期。

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估計資源需求

現在您已經了解專案的範圍,包括設定任務清單與評估專案工期,您可以使用這些資訊來執行初步的估計、找出需求,並開始進行招募及採購程序以取得所需的資源。

建立專案小組

找出、核准並取得所有資源之後,就可以將資源資訊輸入專案計劃中,以建立專案小組。

專案間共用資源

Project 2007 可讓您在多個專案之間輕鬆共用資源,使用相同的人員、材料或設備。

分派資源給任務

資源資訊已經輸入專案中,此時就可以將資源分派給設定為專案工作的特定任務。

規劃專案成本

若不能確實掌控專案的成本,專案很快就會失敗,而且毫無利潤可言。成本是由執行專案所需的全部資源組成,其中包含執行工作的人員和設備,以及完成工作的過程中所耗用的材料。

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估計成本

成本估計是開發完成專案活動大致所需資源及任務成本的程序。

定義成本預算和比較基準資訊

輸入成本比率之後,您可以在開始追蹤和管理計劃之前,將所有成本儲存為您的預算。同時,您也可以加入有關預算決策的重要附註、與他人共享預算資訊,或把資訊轉換為其他檔案格式。

準備管理成本

建立成本之後,您就可以為追蹤和管理成本做必要的準備,以確保該專案能維持在預算之內。您可以指定會計年度的開始日期、控制計算選項,並決定何時應支付成本。

規劃品質及風險

品質是直接影響客戶或使用者的主要考量。沒有風險管理計劃,您的專案可能會蒙受意外的損失。

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計劃時考慮品質因素

專案開始之前,應先確立完成專案目標所需的品質標準。

找出並規劃風險

在專案中的各個不同時間點建立應變計劃、找出並降低風險,可以協助您讓專案符合排程與預算。

規劃通訊與安全性

要建立合作無間的小組,專案的通訊往來及其安全性是重要關鍵。

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設定溝通專案資訊的方法

設定與專案小組溝通的方法,並讓專案隨時保持最新狀態。

協助保護專案資訊

Project 2007 和 Microsoft Office Project Server 2007 提供基本的安全性功能,有助避免發生未經授權而存取專案資訊的情況。

最佳化專案計劃

專案開始之後,您可能需要檢閱各項進度,並調整任務、資源或成本。

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最佳化專案計劃以符合完成日期

制定專案計劃之後,可加以檢閱及調整,以確保專案能在排定的日期完成。

最佳化資源的專案計劃

制定專案計劃之後,必須檢閱資源的分派狀況,將資源的工作量作最佳分配。

最佳化專案計劃以配合預算

在完成的專案計劃中檢閱規劃的成本,以確保成本符合預算。

列印及發佈專案資訊

提供共同工作人員及小組成員權限存取線上或列印的檢視與報表,讓他們能夠掌握目前的專案進度。

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列印專案資訊

在排程專案後,您可能想要將最新的專案資訊以書面列印的方式散發給共同工作人員或小組成員。

線上發送專案資訊

您可以建立報表,在線上散發最新專案資訊給共同工作人員與小組成員。

追蹤和管理專案

追蹤進度

選取所要追蹤的項目,並選擇追蹤的方法,然後開始監督專案的進度。

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設定追蹤專案

雖然 Project 2007 可以讓您輕鬆地進行追蹤,但是在開始追蹤專案進度之前,需要先完成一些步驟。

記錄進度和回應更新

選擇了想要追蹤的項目和追蹤方法之後,就可以開始追蹤這些項目了。

管理排程

找出問題、調整排程,並向共同工作人員和小組成員報告進度,以管理專案。

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識別排程中的問題

在追蹤任務的實際進度時,可以檢閱排程,找出任務排程中現有或潛在的問題。

將任務、 階段或專案回復預定的排程

找出排程的問題之後,可以使用各種不同策略來管理專案排程。

管理資源

追蹤進度、找出並解決分派問題、管理共用資源,並向共同工作人員和小組成員報告專案進度,以管理資源。

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追蹤資源進度

估量專案中資源工作進度的最有效方式,就是平均分配資源的工作量,然後追蹤資源執行任務的進度。

找出資源分派的問題

透過檢閱資源資訊,例如,工作分派、過度分派或分派不足、資源成本,以及計劃工時與實際工時的差異,您可以確認資源是以最佳的方式分派給任務,以取得所想要的結果。

解決資源分派的問題

若要讓資源達到最佳效能和成果,必須管理他們的工作量,解決過度分派和分派不足的問題。

管理共用資源的相關資訊

在新增企業資源之後,檢閱或變更共用資源資訊,務求盡可能讓專案富彈性並符合成本效益。

管理成本

讓成本維持在預算之內,藉以管理成本。成本是執行專案所需的全部資源,其中包括執行工作的人員和設備,以及完成工作的過程中所耗用的材料。

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監控成本

定期不斷地檢閱專案的基本成本資訊,並執行更精細的成本資訊分析,有助於確保專案的財務健全。

調整成本使專案符合預算

找出預算的問題之後,可以採取修正動作,包括使用 Project 2007 修正問題,並且重新最佳化排程以降低成本。

管理風險

預期風險並回應風險事件,並且向共同工作人員和小組成員報告專案進度,以找出潛在的問題。

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識別新的風險

識別、緩和及控制風險將協助您達成專案的目標。

控制專案風險

在風險事件發生以後,可能需要因應風險,以控制風險對專案造成的影響。

關閉專案

檢閱最終的專案資訊

專案結束時,是共同工作人員或小組成員聚在一起分析對錯的好時機,然後再提出線上或列印的最終檢視與報表。

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描述

檢閱最終的專案資訊

關閉專案時,要交換專案資訊並將資訊做成摘要、分析專案效率,以及封存專案資料。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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