將 Excel 活頁簿發佈為一個真實的版本的藍圖

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建立「最新即時資訊」的 Microsoft Excel 活頁簿時,Microsoft SharePoint 網站管理員、活頁簿作者與不同使用者必須共同合作。您可將本文章視為一份藍圖,以便了解下列主題:發佈包含「最新即時資訊」安全活頁簿到 SharePoint 網站的基本程序、哪些人負責哪些工作,以及可以從何處取得描述實作細節的詳細說明資訊。

重要   將 Excel 活頁簿發佈至 SharePoint 網站的功能只能在 Excel 2010 與 Excel 2007 中使用。

本文內容

何謂一個真實的版本?

步驟 1:準備

步驟 2:在 SharePoint 網站上建立文件庫

步驟 3:為 Excel Services 定義信任的資源

步驟 4:設定權限

步驟 5:建立 Office 資料連線檔案

步驟 6:讓資料連線庫可以在 Excel 中使用

步驟 7:建立及發佈 Excel 活頁簿

步驟 8: 檢視 」 一個真實的版本]

何謂「最新即時資訊」?

當發佈的 Excel 活頁簿是連接到 Excel Services 上的外部資料來源時,常見的要求就是確保使用者一定會檢視一組一致的值和公式結果,以及活頁簿是使用安全、最新的連接資訊。這有時會稱為取得「最新即時資訊」。

例如,如果要整合不同部門每一季的預算資料,以提供公司整體的預算摘要,您必須確定每個人都使用可靠且一致的資料,藉以確保整合流程能夠順利執行,同時降低不同活頁簿間數值分歧所造成的影響和不一致等情況,並確保公式計算時機與結果的正確性。

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步驟 1:準備

為求最佳結果,網站管理員、活頁簿作者和使用者應該彼此通力合作,進行下列準備工作。

收集資料   找出和收集下列資訊:

  • 外部資料來源連線和連線資訊,例如伺服器名稱、資料庫名稱、Cube 名稱、查詢和憑證。

  • 要發佈的 Excel 活頁簿。

  • 適當的使用者、權限、角色及用戶端電腦識別碼。

安裝 軟體   安裝下列使用者所需的軟體:

  • 網站管理員需要完整安裝 SharePoint Foundation 2010。

  • 活頁簿作者需要 Excel 2010 或 Excel 2007。

  • 使用者需要有 SharePoint 網站的存取權,而且可能需要有 Excel 的存取權,才能在自己的用戶端電腦上開啟已發佈的活頁簿。

如需詳細資訊,請參閱 Technet 網站上的 SharePoint Server 技術中心,並搜尋下列主題:

  • 規劃存取 Excel 工作表

  • 規劃驗證方法

  • 計劃資料連線管理

  • 計劃針對 OLAP Cube 的 Excel 報表

  • 規劃商務智慧

  • 規劃 Excel Services 的外部資料連線

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步驟 2:在 SharePoint 網站上建立文件庫

使用SharePoint Foundation 2010或Windows SharePoint Services 3.0,網站管理員所建立文件庫來儲存 Excel 活頁簿並儲存 Office 資料連線 (ODC) 檔案 (.odc)。

如需詳細資訊,請參閱說明SharePoint Foundation 2010及Windows SharePoint Services 3.0,顯示下列主題:

  • 文件庫簡介

  • 建立文件庫

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步驟 3:為 Excel Services 定義信任的資源

在伺服器上執行Windows SharePoint Services 3.0,網站管理員執行管理中心 Web 應用程式建立受信任的檔案位置、 信任的資料提供者、 資料連線庫 (DCL) 清單中,受信任的 DCL,並定義信任的位置,因此其只會使用外部資料連線。

信任的 DCL 不需要將 Excel 活頁簿發佈至伺服器執行SharePoint Foundation 2010。

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步驟 4:設定權限

使用SharePoint Foundation,網站管理員 DCL 上設定權限,並定義僅供檢視的項目權限等級。

如需詳細資訊,請參閱:

  • 在 TechNet 網站上 SharePoint Server 技術中心的<規劃 Excel Services 安全性>文章。

  • 集中管理說明中的SharePoint Foundation下列主題:

    • 選擇要使用的安全性群組

    • 定義自訂權限等級

    • 決定要使用的權限等級和群組

    • 計劃網站安全性

  • SharePoint Foundation說明中的下列主題:

    • 關於控制網站和網站內容的存取權

    • 關於管理 SharePoint 群組和使用者

    • 關於 Windows SharePoint Services 的安全性功能

    • 管理權限等級

    • 管理清單、組件庫、資料夾、文件或清單項目的權限

    • 管理 SharePoint 群組

    • 權限等級和權限

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步驟 5:建立 Office 資料連線檔案

活頁簿作者可以使用 Excel 來建立 ODC 檔、定義適當的驗證設定、確定 ODC 檔一定會在存取資料時使用,以及將連線檔案儲存至 DCL。

如需詳細資訊,請參閱 Excel 說明和連接 (匯入) 外部資料主題。

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步驟 6:讓資料連線庫可以在 Excel 中使用

使用SharePoint Foundation,網站管理員可讓您一或多個 DCLs 提供在 Excel 中,用戶端電腦上定義用於 DCLs 的清單,再使用每個使用者的 「 我的網站,或設定註冊,將用戶端電腦相關聯的伺服器電腦在使用者的電腦上的索引鍵。

如需詳細資訊,請參閱 Technet 網站上 SharePoint Server 技術中心<規劃商務智慧> (步驟 2 底下) 一節的<規劃資料連線管理>主題。

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步驟 7:建立及發佈 Excel 活頁簿

活頁簿作者可以使用 Excel 來建立使用 ODC 檔的活頁簿、將活頁簿發佈至 SharePoint 網站,然後選取特定工作表或命名項目,例如圖表或樞紐分析報表。

如需詳細資訊,請參閱將活頁簿發佈至 SharePoint 網站主題。

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步驟 8:檢視「最新即時資訊」

使用者可以使用 SharePoint Foundation,在網頁瀏覽器中顯示活頁簿,使用 Excel Web App 編輯活頁簿,以及選擇在電腦上開啟活頁簿作進一步分析。

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