將電子郵件標示為 [普通]、[個人]、[私人] 或 [機密]

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您可以設定的敏感度等級可協助您體會得知傳送郵件的收件者的郵件。

不過,敏感度等級不會阻止收件者對郵件採取任何動作。 收到您電子郵件的人員可以對郵件採取任何想要的動作,例如將機密郵件轉寄給另一位人員。 若要限制動作收件者可以採取傳送,我們建議您使用 Office 365 郵件加密或資訊版權管理 (IRM) 如果您組織中的郵件。

設定郵件敏感度層級

  1. 從草稿電子郵件中,按一下 [檔案>屬性]。

  2. [設定] 底下的 [[敏感度] 清單中選擇 [標準個人版私人機密文件]。
    預設值為 [一般]。

  3. 按一下 [關閉。 當您完成撰寫您的電子郵件中,按一下 [傳送]。

[敏感度] 選項

收件者會看到資訊列所收到的郵件中的下列文字:

  • 如果是 [普通],不會為郵件指定敏感度層級。 因此,資訊列不會顯示任何文字。

  • 如果是 [私人],收件者會在資訊列中看見 [請將此視為私人資料]

  • 如果是 [個人],收件者會在資訊列中看見 [請將此視為個人資料]

  • 如果是 [機密],收件者會在資訊列中看見 [請將此視為機密資料]

    標示為「機密」的電子郵件

設定所有新郵件的預設敏感度等級

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [郵件]

  2. [傳送郵件] 底下的 [預設機密層級] 清單中,選取 [普通][個人][私人][機密]

使用 IRM 限制權限的郵件

若要限制收件者可以執行您傳送的郵件,您必須使用資訊版權管理 (IRM)。 您的系統管理員具有之前,您可以將限制套用至電子郵件安裝 IRM。 如果您沒有看到 [權限] 按鈕 (在 [選項] 索引標籤),IRM 可能沒有設定。

重要: 您可以檢視 IRM 保護的郵件使用 Outlook 2013 RT,但您無法傳送。 想查看您正在使用哪個版本的 Office 嗎?

在您的電子郵件,在 [選項] 索引標籤上按一下 [權限]。

按一下 [選項] 索引標籤上的 [權限]。

Outlook 便會設定 [不可轉寄] 權限 (這可防止列印),並移至您的電子郵件頂端新增下列訊息:

將「不可轉寄」訊息新增到您的電子郵件。

重要: IRM 無法防止內容清除遭竊、 損毀或擷取與傳輸的惡意程式或電腦病毒。 它也無法阻止人員從手動撰寫的內容,請重新輸入或是採取郵件的數位相片或螢幕擷取。

提示: 

  • Outlook 有各種不同的選擇其他權限設定。 若要查看清單中,按一下 [權限] 按鈕下方的箭號。

  • [選項] 索引標籤上的權限設定

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