將電子郵件標示為 [普通]、[個人]、[私人] 或 [機密]

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您可以在您的郵件,以協助收件者傳送郵件時,知道您要設定敏感度層級。

不過,敏感度層級不會阻止收件者對郵件採取任何動作。收到您的電子郵件的人員可以採取任何動作,在他們想要例如機密郵件轉寄給其他人的訊息。若要限制動作收件者可以執行傳送,我們建議您使用 Office 365 郵件加密或資訊版權管理 (IRM) 如果您組織中的郵件。

設定郵件的敏感度層級

  1. 從草稿電子郵件訊息,按一下 [檔案>屬性

  2. [設定] 底下的 [[敏感度] 清單中選擇 [標準模式個人版私人機密文件]。
    預設值為 [一般]。

  3. 按一下 [關閉。當您完成撰寫您的電子郵件中,按一下 [傳送]。

[敏感度] 選項

收件者會看見下列文字中資訊列所收到的郵件:

  • 如果是 [普通],不會為郵件指定敏感度層級。因此,資訊列不會顯示任何文字。

  • 如果是 [私人],收件者會在資訊列中看見 [請將此視為私人資料]

  • 如果是 [個人],收件者會在資訊列中看見 [請將此視為個人資料]

  • 如果是 [機密],收件者會在資訊列中看見 [請將此視為機密資料]

    標示為 [機密] 的電子郵件
    收件者所接收,標示為 [機密] 的電子郵件

設定所有新郵件的預設敏感度層級

  1. 按一下 [檔案] >選項>郵件

  2. [傳送郵件] 底下的 [預設機密層級] 清單中,選取 [普通][個人][私人][機密]

使用 IRM 限制郵件的權限

若要限制收件者可以執行您傳送的郵件,您必須使用資訊版權管理 (IRM)。您的系統管理員具有之前,您可以將限制套用至電子郵件安裝 IRM。如果您沒有看到 [權限] 按鈕 ([選項] 索引標籤),IRM 可能沒有設定。

重要: 您可以檢視受 IRM 保護的郵件,使用 Outlook 2013 RT,但您無法傳送。想要查看您正在使用哪個版本的 Office?

在電子郵件的 [選項] 索引標籤上,按一下 [權限]

按一下 [選項] 索引標籤上的 [權限]。

Outlook 便會設定 [不可轉寄] 權限 (這可防止列印) 並在電子郵件頂端新增下列訊息:

新增至電子郵件的「不可轉寄」訊息。

重要: IRM 無法防止內容遭到惡意程式或電腦病毒清除、竊盜、損毀或擷取與傳輸。此外,IRM 也無法防止其他人用手抄寫內容、重新打字,或拍攝郵件的數位相片或螢幕擷取畫面。

提示: 

  • Outlook 會有不同的選擇其他權限設定。若要查看清單中,按一下 [權限] 按鈕下方的箭號。

  • [選項] 索引標籤上的權限設定

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