將郵件格式變更為 HTML、RTF 格式或純文字

當您回覆或轉寄郵件時,您可以變更它的格式。例如,如果有人傳送純文字郵件給您,您可以使用 HTML 或 RTF 格式回覆或轉寄該郵件。

收件者看到的郵件樣式取決於他們的電子郵件程式。例如,如果收件者的電子郵件程式設定為轉換郵件,那麼您以 HTML 格式傳送的郵件可能會被轉換成純文字。

可用的郵件格式類型

Outlook 提供三種郵件格式選項。您可以根據是否要在郵件本文中包含粗體或斜體文字、色彩、項目符號或圖片來選擇您想要的格式。

每一種郵件格式都有各自的優點。

HTML

這是 Outlook 中的預設郵件格式。當您想要建立看起來像傳統文件的郵件時,HTML 是最適合的格式,可使用各種不同的字型、色彩和項目符號及編號清單,並能在郵件內顯示圖片。

純文字

此格式適用於所有電子郵件程式,但不支援粗體或斜體文字、彩色字型或其他文字格式設定。純文字格式也不支援在郵件中顯示圖片,不過您可以將圖片以附件形式包含在郵件中。

RTF 文字格式

RTF 格式是 Microsoft 使用的格式,只有以下電子郵件應用程式支援 RTF 格式:

  • Microsoft Exchange 用戶端 4.0 及 5.0 版

  • 所有 Outlook 版本

您可以使用 RTF 在採用 Microsoft Exchange 的組織中傳送郵件,但我們建議您使用 HTML 格式。事實上,當您傳送 RTF 郵件給組織外部人員時,Outlook 會自動將該郵件轉換成 HTML,以便讓郵件保留其格式設定和附件。Outlook 也會自動為含有投票按鈕的郵件設定格式,並將工作和會議要求轉換成 iCalendar 格式。

使用 RTF 時,您可以為文字設定項目符號、對齊文字,以及使用其他選項,包括新增連結的物件。RTF 郵件中的附件會在郵件本文內顯示為圖示。不過,在 HTML 郵件中,附件會顯示在郵件主旨標題的下方。

您想要做什麼?

您可以將純文字郵件變更為 HTML。

  1. 在郵件中,按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]

  2. 如果您正使用 [讀取窗格],請按一下 [彈出]

    附註: 如果您不是使用 [讀取窗格],就不需要執行此動作。

  3. 在郵件視窗中,按一下 [文字格式] > [HTML]

    郵件中 [文字格式] 索引標籤上的 HTML 格式選項

其他選項

  • 如果您想要將郵件變更為 RTF 格式,請按一下 [RTF 文字]

  • 如果您想要將郵件從 HTML 或 RTF 格式變更為純文字,請按一下 [純文字]

附註:  如果您選擇以純文字讀取所有電子郵件,您的回覆也會以純文字格式傳送。不過,您可以變更個別郵件的格式。

  1. 建立郵件。

  2. 如果您正使用 [讀取窗格],請按一下 [彈出]

    附註: 如果您不是使用 [讀取窗格],就不需要執行此動作。

  3. 在郵件視窗中,選擇 [文字格式],然後選擇 [HTML]、[純文字] 或 [RTF 文字]。

    [文字格式] 索引標籤上的郵件格式選項

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [選項] > [郵件]。

  2. 在 [撰寫信件] 底下,按一下 [使用此格式撰寫郵件] 清單中的 [HTML]、[純文字] 或 [RTF 文字]。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [選項] > [郵件]。

  2. 在 [撰寫信件] 底下,按一下 [使用此格式撰寫郵件] 清單中的 [HTML]、[純文字] 或 [RTF 文字]。

您可以針對網際網路電子郵件地址連絡人指定郵件格式。例如,如果您想以純文字格式將所有郵件傳送給 melissa@contoso.com,可以在 Melissa Outlook 的連絡人中新增該資訊。

  1. 開啟 Outlook 連絡人。

  2. 在 [電子郵件] 方塊中,按兩下電子郵件地址。

  3. 按一下 [檢視更多與此人互動的選項]。

    醒目提示 [檢視更多與此人互動的選項] 命令的快速連絡人卡片

  4. 按一下 [Outlook 屬性]。

  5. 在 [網際網路格式] 清單中,按一下 [僅傳送純文字] 或 [使用 Outlook Rich Text (RTF) 格式傳送]。如果您讓 Outlook 決定最佳的傳送格式,根據預設,系統通常會選取 [HTML] 格式。

附註: 您可以僅針對傳送給使用 SMTP 電子郵件地址之連絡人的郵件變更格式。包含 @ 符號的地址均為 SMTP 電子郵件地址,例如 melissa@contoso.com。如果您使用的是 Exchange Server 帳戶,且想傳送郵件給同樣使用 Exchange Server 帳戶的組織外部人員,則無法使用此功能。

如果只想變更一封郵件的郵件格式,請執行下列動作:

  1. 建立新郵件。

  2. 在郵件視窗的 [文字格式] 索引標籤上,按一下 [格式] 群組中的 [HTML]、[RTF 文字] 或 [純文字]。

當您回覆郵件時,Outlook 會保留原始郵件的格式。不過,如果您選取 [以純文字讀取所有標準郵件] 選項,Outlook 會將您的回覆設為純文字格式。或者,您可以按一下 [資訊列],將郵件的格式變更為 [HTML] 或 [RTF 文字],然後再回覆。如果您變更郵件的格式,您的回覆就會設定為新的顯示格式。

您可以設定 Outlook,針對所有新的電子郵件訊息使用您選擇的郵件格式。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項],然後按一下 [郵件格式] 索引標籤。

  2. 在 [使用這個郵件格式撰寫] 清單中,按一下您想要的格式。

  1. 開啟所需收件者的連絡人卡片。

  2. 在 [電子郵件] 方塊中,按兩下收件者的電子郵件地址。

  3. 在 [網際網路格式] 清單中,選取您要針對傳送給此收件者之郵件使用的格式。

附註: 您可以僅針對傳送給使用 SMTP 電子郵件地址之連絡人的郵件變更格式。包含 @ 符號的地址均為 SMTP 電子郵件地址,例如 barbara@contoso.com。如果您使用的是 Exchange 帳戶,且想傳送郵件給同樣使用 Exchange Server 帳戶的組織內部人員,則無法使用此功能。

  1. 建立新郵件。

  2. 開啟郵件,然後在 [郵件選項] 索引標籤的 [格式] 群組中,按一下您想要使用的格式:[純文字]、[HTML] 或 [RTF 文字]。

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