將透過電子郵件收集而來的資料新增到 Access 資料庫

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

搭配使用 Microsoft Access 2010 與 Microsoft Outlook 2010,可以透過電子郵件收集或更新資訊。Access 會引導您完成資料收集表單的建立作業,以及使用電子郵件傳送該表單的作業。當您的電子郵件收件者傳回完成填寫的表單時,您可以選擇是否要自動處理收集所得的資料,並將其存放在指定的 Access 資料庫中。此資料收集方法可以節省您耗費在複製並貼上或手動輸入資料等程序上的時間與精力。以下是此程序收集資料各式應用範例:

問卷   ︰ 您可以執行問卷和第一次使用必要的表格,以儲存在結果],建立 Access 資料庫,並產生問卷表單中,使用精靈編譯結果,然後將這些郵件問卷參與者。當參與者回覆時,調查資料會自動儲存於資料庫。

狀態報表   ︰ 無論您是最新的庫存層級的狀態] 或 [擱置問題有關最新版本,您的小組可以讓您藉由傳送您的電子郵件包含目前資訊定期間隔的通知。

事件管理   ︰ 時組織會議或訓練或其他事件,您可以將一或多個表單以電子郵件訊息收集連絡人資訊、 旅遊和旅館喜好設定],依此類推。如果您選擇要自動處理回覆,參與者可以隨時變更其喜好設定,而不需要時通知您,而您隨時可以的決策過程目的存取權的最新資料。

本文說明使用此程序所需具備的條件,以及精靈的使用方法,同時還會提供各項步驟的額外資訊,讓您在使用精靈時,可以做出最適當的選擇。

附註: 您無法新增收集的資料,如果您的收件者是使用 Hotmail 或 Yahoo 傳送給您的資料集合表單。

開始之前

若是第一次使用電子郵件收集資料,請執行下列步驟:

  1. 確認您的電腦已經安裝下列應用程式:

    • Access 2007 或 Access 2010。

    • Outlook 2007 或 Outlook 2010。您用於傳送電子郵件的電腦上,必須安裝及設定 Outlook。若只安裝了 Outlook 而未加以設定,請啟動 Outlook 並遵循 Outlook [啟動精靈] 的指示作業。如需精靈的說明,請參閱 Outlook 說明。

    • 若計劃使用 InfoPath 表單,除必須安裝 InfoPath 2007 或更新版之外,您的收件者也必須在其電腦上安裝 InfoPath。

    • 您的電子郵件收件者必須在其電腦上安裝 InfoPath 或支援 HTML 格式的電子郵件用戶端,如此才能夠檢視及編輯表單。

      Access 表單的無法用來收集資料,透過電子郵件訊息的表單。精靈會產生 HTML 或 InfoPath 格式特殊的表單。

      指定目的地資料庫。此資料庫的格式可以是 .mdb 或 .accdb。此外也支援 .mde 及 .accde 檔案。若不想使用現有的資料庫,必須建立新的資料庫。

  2. 找出,或建立您想要填入的電子郵件回覆中的資料表。如果您收集的資料 現有的資料表,請確定資料表不是唯讀,而且您有要新增或更新其內容的必要權限。

附註: 使用電子郵件收集資料時,無法收集 [附件]、[自動編號]、[OLE] 及多重值欄位類型的資料。

如果您的資料集合作業會填入兩個或多個表格,您必須建立選取查詢,並使用該做為表單的記錄來源。確定查詢中包含的所有必要基礎資料表的欄位。如果您使用現有的查詢,請確定查詢不是唯讀,而且您有要新增或更新其內容的必要權限。如需有關建立兩個或多個資料表為基礎的查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介。

下列狀況下,請將資料儲存為新的記錄:

  • 若資料會填入多個資料表。

  • 若目的地資料表不具主索引鍵欄位。主索引鍵值是對應每封回覆信件與現有記錄的必備要件。您的目的地資料表若不具備主索引鍵,請立即新增,或指定具備唯一值的既有欄位做為主索引鍵。

  • 若目的地資料表中不含任何記錄。若資料表是空的,精靈會假設您要新增記錄。

  • 若收件者的電子郵件未儲存為資料庫內的欄位。收集資料若是以更新記錄為目的,您將無法在精靈所產生的郵件中手動輸入地址。地址欄位必須包含在目的地資料表內,或與目的地資料表相關聯的資料表內。

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開始使用

  1. 開啟用於儲存所收集之資料的資料庫。

  2. 若要新增資料至單一資料表,請選取功能窗格中的資料表。若要填入多個相關的資料表,請選取與這些資料表相連結的查詢。

  3. 若要啟動精靈,請執行下列其中一項:

    • [外部資料] 索引標籤中,按一下 [收集資料] 群組中的 [建立電子郵件]

    • 以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢,然後按一下 [透過電子郵件收集和更新資料]

      附註: 如果資料表不包含任何欄位,或只有自動編號、 OLE 物件、 附件或多重值的查閱欄位類型,Access 會顯示下列訊息︰選取的資料表或查詢沒有任何的支援使用電子郵件收集資料的欄位

若資料表包含支援資料收集的欄位,將會啟動精靈。若目的地資料表可以新增及更新資料,精靈將會引導您執行透過電子郵件收集資料所需的步驟。

在執行此程序的七個主要步驟時如有任何問題,可以參考下列各節。

  1. 選擇您要傳送的資料輸入表單類型

  2. 選擇是否收集新的資料或更新現有資料

  3. 指定您想要收集的資料

  4. 指定自動或手動處理資料

  5. 選取您要指定收件者電子郵件地址的方式

  6. 檢閱並指定收件人清單

  7. 建立及傳送電子郵件

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選擇您要傳送的資料輸入表單類型

根據您自己及收件者的使用便利性選取表單的類型。

選取 [HTML 表單   可以檢視和編輯使用者的電子郵件用戶端支援 HTML HTML 表單

選取 [Microsoft InfoPath 表單   您會看到您電腦已安裝只当 InfoPath 這個選項。只有當所有收件者有 InfoPath,並在電腦上安裝 Outlook,請選取這個選項。InfoPath 表單提供更佳的資料輸入和編輯環境

接下來所顯示的精靈頁面,取決於目的物件是否支援資料更新功能。若該物件是以兩份以上之資料表為基礎的查詢,或是不具主索引鍵欄位或不含任何記錄的資料表,精靈會假設您想要新增記錄,然後提示您選取表單欄位。在除此之外的所有狀況下,精靈皆會先提示您是要新增或更新資料,然後才會要求您選取表單欄位。

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選擇是否收集新的資料或更新現有資料

指定資料的處理用途。您所使用的表單類型,會影響收件者在單封回覆信件內可傳送給您的新記錄筆數。更新資料時,收件者必須更新的記錄數量,會決定郵件中所含之預先完成之表單數量。

附註: 若要新增記錄,請在建立電子郵件時,於郵件的地址方塊中輸入電子郵件地址。若要更新現有的資料,必須將收件者的電子郵件地址儲存為基準資料表或查詢或是相關資料表中的欄位。

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指定您要收集的資料

選擇表單內所要包含的欄位時,並不需要將基準資料表或表單中之查詢內既有的欄位全數加入表單中。但其必須符合下列條件:

  • 必要欄位︰   標示星號 (*) 符號之後,欄位是必填的欄位。如果您收集新記錄,精靈會自動包含所有欄位,其 [必要] 屬性設定為 [是]。如果任何記錄的必要欄位為空白,Access 就無法將記錄新增至資料表。

  • 不支援的欄位類型︰   您無法在表單中,例如,[自動編號、 附件、 OLE 物件] 或多重值的查閱欄位中包含特定欄位類型。

  • 主索引鍵欄位︰   使用者將能夠在欄位中輸入值,不過; 新增記錄時如果指定的值已經在使用,不會處理回覆。

    附註: 若不希望使用者變更欄位中的資料,請在所包含之各欄位的 [欄位內容] 下指定標籤,然後按一下 [唯讀]

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指定自動或手動處理資料

您可以選取自動或手動處理回覆。自動處理表示收到回覆時,由 Outlook 及 Access 共同合作將資料匯出至資料庫中的目的地資料表。自動處理可以節省您的時間與精力。選擇手動處理只可讓您啟動匯出作業,將資料從 Outlook 中的指定資料夾轉送至 Access 的目的地資料表。

符合下列條件的回覆皆會在其傳入您的信箱時順利地匯出:

  • 您的電腦正在執行 Outlook。如果 Outlook 尚未執行,便會在您下次啟動 Outlook 時啟動處理程序。

  • Access 不可受密碼保護,且不可以獨佔模式開啟。當電子郵件送出之後,資料庫的名稱及位置即不可有所變更。

  • 在您傳送電子郵件後,資料表與查詢的名稱以及表單內含欄位的屬性均不得改變。

  • 您必須具備必要的權限,以新增或更新基準資料表與查詢的內容。

    附註: 若自動處理失敗,請嘗試解決所發生的問題,然後手動匯出失敗的回覆。凡在您解決問題之後傳入收件匣的回覆,仍會採取自動處理方式。

設定屬性以控制回覆的自動處理

若要指定其他 Outlook 資料夾儲存回覆,請在精靈的 [指定您要處理回覆的方式] 頁面上,按一下資料夾的名稱。在 [選取資料夾] 對話方塊中,選取其他資料夾或按一下 [新增] 建立新的資料夾。

若按一下 [設定屬性以控制回覆的自動處理],可以變更或微調匯入設定;如需可用選項的資訊,請參閱下表:

選項

結果

按一下 [捨棄回覆的對象不未傳送郵件   

如果只要自動處理您郵件原始收件者所傳送的回覆,請選取此核取方塊。來自未傳送訊息者的回覆會儲存在目的資料夾,但不會自動處理。

從每個收件者接受多個回覆   

若只希望自動處理每位收件者的第一封回覆,請選取此核取方塊。第二封之後的回覆會儲存在目的地資料夾內,但不會自動處理。

附註: 這項設定只會控制回覆數量,而非單一回覆中的記錄筆數。也就是說,如果您傳送 InfoPath 表單,使用者便能在單一回覆中傳送多筆記錄,而且 Access 會自動處理該回覆中的所有記錄,即使您未選取此核取方塊亦然。

僅允許更新現有資料   

當收件者使用 InfoPath 表單更新資料時,除可更新現有的記錄之外,還可傳送新記錄。若只要處理現有記錄的更新,請選取此核取方塊。

要處理的回覆數   

輸入您要自動處理的回覆總數 (來自所有收件者)。如果您要自動處理所有回覆,請在文字方塊中輸入 5000 之類的大值。達到指定值之後所接收到的回覆會儲存在目的資料夾,但不會自動處理。

停止的日期與時間   

指定該封電子郵件應該停止自動處理的時間。超過此日期與時間後收到的回覆會儲存在目的資料夾,但不會自動處理。

若要日後再變更這些選項,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [收集資料] 群組中的 [管理回覆]。在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,選取您要變更設定的訊息,然後按一下 [訊息選項]。您在此對話方塊中的變更,會影響該訊息日後所收到的所有回覆。

手動處理回覆

若要控制所要處理的回覆,以及回覆處理的時間,請勿選取自動處理選項。在您從資料夾選取各封回覆,並在其上按一下滑鼠右鍵,然後按一下快顯功能表中的 [匯出資料至 Microsoft Access] 之前,所有回覆皆會儲存在 Outlook 的指定資料夾內。

在某些情況下,您也可能必須手動處理無法自動處理的回覆。

匯出資料之前的注意事項

  • Access 資料庫不可以獨佔模式開啟,且資料庫的名稱及位置在電子郵件寄出之後,即不可有所變更。

  • 在您傳送電子郵件後,資料表與查詢的名稱以及表單內含欄位的屬性均不得改變。

  • 您必須具備必要的權限,以新增或更新基準資料表與查詢的內容。

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選取您要指定收件者電子郵件地址的方式

若只要收集新資訊,可以下列兩種方式指定電子郵件地址:

  • 在 Outlook 電子郵件中逐一輸入電子郵件地址,或從通訊錄中選取地址。

  • 使用現有 Access 資料庫之資料表或查詢中的電子郵件地址欄位。

    附註: 收集資料以更新現有的記錄時,由於收件者的電子郵件地址必須先成為資料庫的欄位,因此不會顯示此對話方塊。

直接在 Outlook 中輸入電子郵件地址

若要在 Outlook 中指定收件者,可以在傳送之前,先預覽及自訂郵件。您可以在電子郵件的本文中加入簡介及表單。建議您不要變更表單,因為變更表單的結構可能會導致回覆無法處理。

使用儲存在資料庫欄位中的電子郵件地址

選擇要選取相關聯的資料表參照相關的資料表。若要檢視或編輯您的資料庫,請在 [資料庫工具。索引標籤,在 [資料庫關聯圖] 群組中的資料表關聯中,按一下 [資料庫關聯圖

如需關聯的詳細資訊,請參閱資料表關聯性導覽一文。

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檢閱並指定收件人清單

最後一個重要步驟包括預覽及自訂電子郵件、微調收件者清單,以及傳送資料收集郵件。

建立及傳送電子郵件

當精靈通知您可以建立電子郵件,並提示您如何使用 [管理回覆] 命令檢視電子郵件狀態時,可能會出現一些警告訊息。下表會一一列出這些警告及您所應採取的因應動作:

警告 郵件

描述

S 方案

在指定的電子郵件地址欄位中,部分記錄包含無效的地址。這些列將不會傳回資料。

您所選的電子郵件地址欄位包含 Null 值。

若要收集每筆記錄的資料,請結束精靈,並使用電子郵件地址取代 Null 值,然後重新啟動精靈。

資料庫目前有獨佔鎖定;要先釋放此鎖定,才能進行自動處理。

您的資料庫目前是以獨佔模式開啟。

若選擇自動處理回覆,而 Access 無法將資料新增或更新到已被獨佔鎖定的資料庫,處理將會失敗。請在傳送郵件之後,立即關閉資料庫,然後再以非獨佔模式重新開啟。

這些電子郵件可能包含機密或敏感性資料。

若要收集資料以更新現有的記錄,則您所要傳送的表單,將會預先填入現有的資料。

如有部分表單欄位包含敏感性資料,請回到精靈中選取欄位的該步驟,然後從表單中移除包含敏感性資料的欄位。

當您預覽及自訂郵件之後,可以篩選電子郵件地址欄位,從中選取收件者。請選取對應的核取方塊,藉以選取您所要使用的電子郵件地址。若出現對話方塊列出無效的電子郵件地址,請記下清單中的該地址,然後按一下 [結束]。請檢查無效的地址,並視需要加以更正,然後重新傳送郵件。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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