將透過電子郵件收集而來的資料新增到 Access 資料庫

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

您可以收集或更新資訊透過郵件來使用 Microsoft Access 2007 或 Access 2010 搭配 Microsoft Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010。 Access 會引導您完成建立資料集合表單和傳送電子郵件訊息中的表單。 當電子郵件收件者會傳回完成的表單時,您可以選擇將收集的資料自動處理,並儲存在指定的 Access 資料庫。 資料集合的這個方法可以儲存您的時間和精力通常涉及複製和貼上或手動將資料輸入程序。 以下是一些您可以使用此程序收集資料的案例:

問卷    您可以執行問卷和編譯結果第一個 Access 資料庫建立必要的資料表,才能儲存結果,並使用精靈來產生問卷表單,然後將這些郵件問卷參與者。 當參與者回覆時,調查資料就會自動儲存資料庫。

狀態報表    無論您是最新的庫存層級的狀態] 或 [擱置問題有關最新版本,您的小組可以讓您隨時傳送您的電子郵件包含定期目前的資訊。

事件管理    當組織會議訓練或其他事件,您可以傳送一或多個表單以電子郵件收集連絡人資訊、 旅遊和旅館喜好設定],等等。 如果您選擇讓自動處理回覆,參與者可以隨時變更其喜好設定,而不需要時通知您,而您隨時都能存取最新的資料進行決策。

本文將說明您需要使用此程序,如何開始使用精靈],然後提供您各種步驟的其他相關資訊,讓您可以充分掌握資訊的選取項目在您依照精靈

附註: 您無法新增收集的資料,如果您的收件者使用的是 Hotmail 或 Yahoo 傳送給您的資料集合表單。

開始之前

如果這是您第一次使用電子郵件訊息收集資料,請執行下列步驟:

  1. 請確定您已在電腦上安裝下列應用程式:

    • Access 2007 或 Access 2010。

    • Outlook 2007 或 Outlook 2010。 您必須安裝並設定您用來傳送電子郵件訊息的電腦上的 Outlook。 如果您有安裝 Outlook,但尚未設定,請啟動 Outlook,然後依照 Outlook 啟動精靈的指示進行。 如需使用精靈的說明,請參閱 Outlook 說明。

    • 如果您打算使用的 InfoPath 表單,請確定您有 InfoPath 2007 或更新版本安裝的版本和您的收件者也必須能夠在自己的電腦上安裝 InfoPath。

    • 您的電子郵件收件者必須有可能會有 InfoPath 或支援在電腦上安裝才能檢視和編輯表單的 HTML 格式的電子郵件用戶端。

      Access 表單的無法用來收集資料,透過電子郵件訊息的表單。 精靈會產生特殊的格式為 HTML 或 InfoPath 格式。

      找出目的地資料庫。 資料庫可以.mdb 或.accdb 格式。 此外,支援.mde 與.accde 檔案。 如果您不想要使用現有的資料庫,您必須建立一個新。

  2. 識別或建立您想要填入的資料從電子郵件回覆的資料表。 如果您收集現有資料表的資料,確保表格不是唯讀狀態,而且您已新增或更新其內容的必要權限。

附註: 附件、 編號、 OLE 和類型無法使用電子郵件訊息收集的多重值的欄位

如果您的資料集合作業填入兩個或多個表格,您必須建立選取查詢,並使用該做為表單的記錄來源。 確保查詢包含所有需要從基礎資料表的欄位。 如果您使用現有的查詢,確定查詢不是唯讀狀態,且您擁有必要的權限,以新增或更新其內容。 如需有關建立兩個或多個資料表為基礎的查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介

將資料儲存為新記錄在下列情況:

  • 如果資料會填入多個資料表。

  • 如果目的資料表沒有主索引鍵欄位。 主索引鍵值是必須對應到現有記錄的每個回覆。 如果您的目的資料表沒有主索引鍵欄位,或是將它新增到現在指派現有的欄位為主索引鍵具有唯一值。

  • 如果目的資料表中沒有任何記錄。 如果資料表為空白,精靈會假設您想要新增的記錄。

  • 如果收件者的電子郵件地址未儲存為資料庫中的欄位。 用來收集資料來更新記錄,當您無法手動輸入精靈所產生的訊息中的 [地址。 [位址] 欄位必須位於目的資料表,或表格中有與目標資料表的關聯。

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開始使用

  1. 開啟的資料庫會儲存收集的資料。

  2. 將資料新增至單一資料表,請在 [功能窗格中選取的資料表。 若要填入多個相關的資料表,選取查詢的繫結至這些資料表。

  3. 請執行下列動作來啟動精靈的任何一個:

    • 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [建立電子郵件

    • 以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢,然後按一下 [收集和透過電子郵件的更新資料

      附註: 如果資料表不包含任何欄位,或僅有 [自動編號、 OLE 物件、 附件或多重值的查閱欄位類型,Access 會顯示下列訊息:選取的資料表或查詢沒有任何欄位收集資料使用電子郵件支援.

如果資料表包含支援資料收集的欄位,精靈就會啟動。 如果目的資料表支援新增和更新的資料,精靈會引導您進行必要的步驟來收集資料,透過電子郵件訊息。

使用下列各節的參考,您可能需要執行下列七個主要步驟程序的任何問題。

  1. 選擇您想要傳送的資料輸入表單類型

  2. 選擇是否要收集新資料或是更新現有的資料

  3. 指定您想要收集的資料

  4. 指定自動或手動處理資料

  5. 選取您想要指定的收件者的電子郵件地址的方式

  6. 檢閱並指定的收件者清單

  7. 建立和傳送電子郵件訊息

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選擇您想要傳送的資料輸入表單類型

選取表單根據您自己和您的收件者] 適用於輕鬆的類型。

選取 [HTML 表單    可以檢視和編輯使用者的電子郵件用戶端支援 HTML HTML 表單

選取 [Microsoft InfoPath 表單    您會看到您電腦已安裝只当 InfoPath 這個選項。 只有當所有收件者有 InfoPath,並在電腦上安裝 Outlook,請選取此選項。 InfoPath 表單提供較佳的資料輸入和編輯環境

精靈頁面會顯示下一步取決於目的地物件是否支援的資料更新。 如果該物件是兩個或多個資料表為基礎的查詢,或如果這是沒有主索引鍵欄位或不含任何記錄的資料表,精靈會假設您想要新增記錄,並會提示您選取的表單欄位。 在其他情況下,精靈會提示您指定您要新增或更新之前要求您選取的表單欄位的資料。

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選擇是否要收集新資料或是更新現有的資料

指定您想要使用的資料。 您正在使用的表單類型會影響收件者可以在單一的回覆傳送給您的新記錄的數目。 在更新資料時,收件者必須更新的記錄數目識別預先完成的表單會在郵件中包含的數目。

附註: 若要新增新的記錄,請建立郵件時,在電子郵件地址] 方塊中輸入電子郵件地址。 若要更新現有的資料,收件者的電子郵件地址必須儲存為基礎的資料表或查詢,或相關資料表中的欄位。

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指定您想要收集的資料

選擇要包含在您的表單中的欄位時, 並不需要基礎資料表或查詢中的表單中包含每個欄位存在。 不過,您必須符合下列條件:

  • 必要的欄位:    標示星號 (*) 符號,欄位是必填的欄位。 如果您收集新記錄,精靈會自動包含所有欄位,其所需的屬性設定為 [是]。 如有任何記錄的必要欄位為空白,存取失敗,將記錄新增至資料表。

  • 不支援的欄位類型如下:    您無法在表單中例如,[自動編號、 附件、 OLE 物件] 或多重值的查閱欄位中包含特定欄位類型。

  • 主索引鍵欄位:    使用者將能夠在欄位中輸入值,不過; 新增記錄時如果指定的值已經在使用中,將不會處理回覆。

    附註: 針對每個包含的欄位,在欄位屬性] 底下指定標籤,再按一下 [唯讀如果您希望使用者變更的欄位中的資料。

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指定自動或手動處理資料

您可以選擇自動或手動處理的回覆。 自動處理表示,當您進行回覆時,Outlook 和存取共同合作匯出資料至資料庫中的目的資料表。 自動處理可以節省時間與精力。 手動處理,開始將資料從指定的資料夾,在 Outlook 中,傳送至目的資料表中存取匯出作業的方法。

回覆已順利匯出至目的資料表,只要符合下列條件的同時回覆到達您的信箱:

  • 在您的電腦上必須已執行 outlook。 如果 Outlook 並未執行,處理啟動下次您啟動 Outlook。

  • Access 不能有密碼保護,並不應該以獨佔模式開啟。 名稱或資料庫的位置必須不有之後,變更您傳送電子郵件訊息。

  • 資料表和查詢的名稱,以及在表單中,包含欄位的內容必須不有之後,變更您傳送電子郵件訊息。

  • 您必須新增或更新的基礎資料表和查詢內容的必要權限。

    附註: 如果自動處理失敗,請嘗試修正問題,,然後手動匯出失敗的回覆。 自動處理繼續之後您解決問題,請連絡收件匣的任何回覆。

設定屬性來控制自動回覆的處理

若要指定不同的 Outlook 資料夾回覆的儲存位置,在精靈的 [指定您要回覆的處理方式] 頁面按一下 [資料夾名稱。 在 [選擇資料夾] 對話方塊中,選取不同的資料夾,或是按一下 [新增],建立新的資料夾。

如果按一下 [設定屬性來控制自動回覆的處理變更 」 或 「 微調匯入設定,看到下表中的資訊上可用的選項:

選項

結果

選取 [捨棄] 回覆的對象不未傳送郵件   

如果您要只以自動處理郵件的原始收件者所傳送的回覆,請選取此核取方塊。 回覆其他人的目的地資料夾中,儲存,但無法自動處理。

接受多個回覆的每個收件者   

如果您想要的第一個回覆從自動處理每個收件者,請選取此核取方塊。 第二個和後續回覆會儲存在目的地資料夾,但無法自動處理。

附註: 這項設定只會控制舊的回覆,以及不內的單一的回覆,系統會處理的記錄數目。 換句話說,如果您傳送的 InfoPath 表單時,使用者無法傳送給您在單一回覆中的多筆記錄,Access 會自動處理的所有記錄在回覆,即使未選取此核取方塊。

僅允許更新到現有的資料   

當收件者使用 InfoPath 表單的資料更新時,他們可以將除了更新的新記錄傳送至現有的記錄。 選取此核取方塊,以處理現有記錄的更新。

處理回覆的數目    

輸入總數 (從所有收件者) 的回覆您想要自動處理。 如果您想要自動處理所有回覆,請在 [文字] 方塊中輸入較大的值,例如 5000。 回覆之後達到指定的值所收到的目的地資料夾中,儲存,但無法自動處理。

若要停止的日期和時間    

指定時自動回覆的處理應該停止這個電子郵件訊息。 回覆收到後這個日期與時間會儲存在目的地資料夾,但無法自動處理。

若要變更這些選項在稍後的日期,在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆。 在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,選取您要變更設定的訊息,然後按一下[郵件選項。 在對話方塊中所做的變更會影響所有後續的回覆,您收到的郵件。

手動處理回覆

若要控制使用時機與處理的回覆,請選取 [自動處理] 選項。 回覆會儲存在 Outlook 中指定的資料夾,直到您選取並以滑鼠右鍵按一下 [在資料夾中,每個回覆,然後按一下捷徑功能表中的 [匯出至 Microsoft Access 的資料

在某些情況下,您可能也必須手動程序無法處理自動回覆。

請記住下列之前先匯出資料

  • Access 資料庫不應該在獨佔模式中,開啟和的名稱或資料庫的位置必須不有之後,變更您傳送電子郵件訊息。

  • 資料表和查詢的名稱,以及在表單中,包含欄位的內容必須不有之後,變更您傳送電子郵件訊息。

  • 您必須新增或更新的基礎資料表和查詢內容的必要權限。

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選取您想要指定的收件者的電子郵件地址的方式

如果您收集新的資訊,您可以指定的電子郵件地址有兩種方法:

  • 在 Outlook 電子郵件訊息中,分別輸入的電子郵件地址,或從通訊錄中選取地址。

  • 使用資料表或查詢目前的 Access 資料庫中的 [電子郵件地址] 欄位。

    附註: 用來收集資料來更新現有記錄,當您看不此對話方塊,因為收件者的電子郵件地址,必須先提供資料庫中的欄位。

在 Outlook 中直接輸入的電子郵件地址

如果您在 Outlook 中指定收件者,您可以預覽和自訂訊息,然後再傳送。 在電子郵件訊息內文包含簡介和表單。 建議您執行對表單進行任何變更。 變更表單結構可能會導致無法處理的回覆。

使用儲存在資料庫中的欄位中的電子郵件地址

選取 [關聯資料表選項指的是相關的資料表。 若要檢視或編輯資料庫中的資料表關聯上資料庫工具。 ] 索引標籤的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [資料庫關聯圖

如需關係的詳細資訊,請參閱資料表關聯指南一文。

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檢閱並指定的收件者清單

主要的最後一個步驟涉及預覽和自訂電子郵件訊息、 微調微調您的收件者清單,然後傳送您的資料收集訊息。

建立和傳送電子郵件訊息

當您現在可以建立電子郵件訊息,並示範如何使用 [管理回覆] 命令來檢視電子郵件狀態,精靈會通知您時,可能會出現警告訊息有部分。 下表說明每個警告,您可以採取以解決問題的動作:

警告 訊息

描述

中的某些記錄不包含指定的電子郵件地址欄位中的有效地址。 這些資料列會傳回不含任何資料。

您選取的電子郵件地址欄位包含 null 值。

如果您想要收集的每筆記錄的資料時,結束精靈,並將 null 值取代電子郵件地址。 然後再次啟動精靈。

您目前擁有的獨佔鎖定資料庫。自動處理將會失敗,直到釋放鎖定為止。

您已經在獨佔模式中開啟資料庫。

如果您選擇自動將回覆處理,處理失敗,因為 Access 無法新增或更新資料庫有獨佔鎖定在其上。 關閉並重新資料庫中非獨佔模式開啟之後立即傳送訊息

這些電子郵件訊息可能包含機密或敏感性質的資料。

您用來收集資料來更新現有記錄,而您要傳送的表單會預先完成以現有的資料。

如果某些表單欄位包含機密資料,請回到精靈-步驟您所選取的欄位並移除包含表單的機密資料的欄位

您預覽和自訂訊息後,您可以篩選電子郵件地址欄位,然後選取 [收件者。 選擇您想要使用的對應的核取方塊的電子郵件地址。 如果您看到列出正確的電子郵件地址] 對話方塊,請記下地址清單中,按一下 [結束]。 驗證無效的地址、 進行任何必要的修正,然後再重新傳送郵件。

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