將資料匯出至 Excel

將資料匯出至 Excel

您可以使用 Export 匯出精靈,將 Access 資料庫的資料匯出為可由 Excel 讀取的檔案格式。 本文將示範如何準備並將資料匯出至 Excel,並針對可能發生的常見問題提供一些疑難排解祕訣。

本文內容

將資料匯出至 Excel:基本概念

準備匯出作業

執行匯出作業

關於匯出,我還該知道些什麼?

遺漏的值和不正確的值疑難排解

將資料匯出至 Excel:基本概念

當您將資料匯出至 Excel 時,Access 會建立所選資料的複本,然後將複製的資料儲存至可於 Excel 開啟的檔案中。 如果您經常將資料從 Access 資料複製到 Excel,您可以儲存匯出作業的詳細資料以供日後使用,甚至可排程依設定間隔自動執行的匯出作業。

將資料匯出至 Excel 的常見案例

  • 您的部門或工作群組同時使用 Access 和 Excel 來處理資料。 您將資料儲存在 Access 資料庫中,但使用 Excel 來分析資料和發佈分析結果。 您的小組目前在需要時會匯出資料至 Excel,但您希望讓這項程序更有效率。

  • 您是 Access 的長期使用者,但是您的主管卻偏好使用 Excel 來處理資料。 您必須每隔一段固定時間將資料複製到 Excel,因此希望能自動化這個程序以節省時間。

關於將資料匯出至 Excel

  • Access 並未包括適用於 Excel 格式的 [另存新檔] 命令。 若要將資料複製到 Excel,您必須使用本文所述的「匯出」功能,或是將 Access 資料複製到剪貼簿,然後貼到 Excel 試算表中。

  • 您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。 也可以匯出在多重記錄檢視 (例如,資料工作表) 中選取的記錄。

  • Microsoft Excel 含有可從 Access 資料庫匯入資料的命令。 您可以使用該命令來取代 Access 的匯出命令;不過,Excel 的匯入命令只能讓您匯入表格或查詢。 如需詳細資訊,請參閱 Excel 說明文章:連結至 (匯入) 外部資料

  • 您無法將巨集或模組匯出至 Excel。 在匯出含有子表單、子報表或子資料工作表的表單、報表或資料工作表時,只會匯出主表單、主報表或主資料工作表。 您必須對每個要匯出至 Excel 的子表單、子報表和子資料工作表重複執行匯出作業。

  • 一次匯出作業只能匯出一個資料庫物件。 不過,您可以在完成個別匯出作業之後,於 Excel 中合併多個工作表。

頁面頂端

準備匯出作業

在執行匯出程序之前,最好先檢閱您要匯出的資料,確認其中不含任何錯誤標記或錯誤值。 若有任何錯誤,請嘗試將錯誤都解決後再將資料匯出至 Excel。 否則,匯出作業期間可能會發生問題,而且可能會將 null 值插入 Excel 工作表的儲存格。 如需匯出至 Excel 時可能發生之問題的詳細資訊,請參閱遺漏的值和不正確的值疑難排解一節。

如果來源物件是表格或查詢,請決定是否要連同資料的格式設定一併匯出。 這個決定會影響結果活頁簿的兩個層面 :匯出的資料量與資料的顯示格式。 下表說明匯出格式化與未格式化資料的結果。

匯出

來源物件

欄位和記錄

格式設定

不含格式設定

表格或查詢

附註:  表單和報表必須連同格式設定一併匯出。

基礎物件中所有的欄位和記錄都會全部匯出。

作業期間會略過 [格式] 屬性設定。

針對查閱欄位,只會匯出查閱識別碼值。

針對超連結欄位,其內容會以文字欄的形式匯出,並以 displaytext#address# 格式顯示連結。

含格式設定

表格、查詢、表單或報表

只會匯出目前檢視或物件中顯示的欄位和記錄。 篩選的記錄、資料工作表中的隱藏欄,以及未顯示在表單或報表上的欄位都不會匯出。

精靈會採用 [格式] 屬性設定。

如果是查閱欄位,則會匯出查閱值。

如果是超連結欄位,其值會以超連結形式匯出。

如果是 RTF 欄位,則會匯出文字,但不會匯出格式設定。

  1. 選擇目的活頁簿和檔案格式。 請注意,報表只能以舊版的 *.xls 檔案格式匯出,不能以新版的 *.xlsx 檔案格式匯出。

    Access 會在匯出作業期間提示您指定目的地活頁簿的名稱。 下表摘要列出建立活頁簿 (如果不存在) 與覆寫活頁簿 (如果已經存在) 的時機。

如果目的地活頁簿

而且來源物件為

而且您想要匯出

不存在

表格、查詢、表單或報表

資料,不論是否連同格式設定

匯出作業期間會建立活頁簿。

已經存在

表格或查詢

資料,不包括格式設定

系統不會覆寫活頁簿。 新的工作表會新增至活頁簿,並且命名為匯出資料來源的物件名稱。 如果活頁簿中已具有該名稱的工作表,則 Access 會提示您取代相應工作表的內容或為新工作表指定其他名稱。

已經存在

表格、查詢、表單或報表

資料,包括格式設定

將以匯出的資料覆寫活頁簿。 所有現有的工作表都會移除,並建立與匯出物件同名稱的新工作表。 Excel 工作表中的資料會繼承來源物件的格式設定。

資料一律會新增至新工作表。 您無法將資料附加到任何現有的工作表或具名範圍。

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執行匯出作業

  1. 如果目的地 Excel 活頁簿已開啟,請將其關閉後再繼續。

  2. 在來源資料庫的瀏覽窗格中,選取您要匯出的物件。

    僅匯出部分資料

    如果物件是表格、查詢或表單,而且您只想匯出部分資料,請在 [資料工作表] 檢視中開啟物件,然後選取所需的記錄。

    在 [資料工作表檢視] 中開啟表單:    

    1. 按兩下表單,將其開啟。

    2. 以滑鼠右鍵按一下表單,然後按一下 [資料工作表檢視]。 如果無法使用這個選項:

      1. 按一下 [設計檢視]

      2. 按下 F4 鍵以顯示屬性工作表窗格。

      3. 從屬性工作表頂端的下拉式清單選取 [表單]

      4. 在屬性工作表的 [格式] 索引標籤上,將 [允許資料工作表檢視] 屬性設為 [是]

      5. [設計] 索引標籤上,按一下 [檢視] 群組中的 [資料工作表檢視]

        附註:  您無法匯出報表的某部分。 然而,您可以選取或開啟報表的基礎資料表或查詢,然後從該物件匯出部分資料。

  3. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [Excel]。

  4. [匯出 - Excel 試算表] 對話方塊中,檢閱建議的 Excel 活頁簿檔案名稱 (Access 會使用來源物件的名稱)。 如有需要,您可以修改檔案名稱。

  5. [檔案格式] 方塊中,選取所需的檔案格式。

  6. 如果您正在匯出表格或查詢,而且想匯出格式化的資料,請選取 [匯出具有格式與版面配置的資料]。 如需詳細資訊,請參閱準備匯出作業一節。

    附註:  如果您正在匯出表單或報表,此選項一律呈選取的狀態而無法使用 (呈暗灰色)。

  7. 若要在匯出作業完成後檢視目的地 Excel 活頁簿,請選取 [匯出操作完成後,開啟目的檔案] 核取方塊。

    如果來源物件已開啟,而且您在檢視中選取一個或多個記錄後才開始匯出作業,則可以選取 [僅匯出選取的記錄]。 若要匯出檢視中顯示的所有記錄,請將此核取方塊保持空白。

    附註:  如果沒有選取任何記錄,則這個核取方塊會保持無法使用的狀態 (呈暗灰色)。

  8. 按一下 [確定]。

    如果匯出作業因為發生錯誤而失敗,Access 會顯示一則訊息,說明錯誤的原因。 否則,Access 會根據您在步驟 7 的選取項目匯出資料,並在 Excel 中開啟目的地活頁簿。 然後,Access 會顯示對話方塊,供您建立使用此次匯出作業詳細資料的規格。

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關於匯出,我還該知道些什麼?

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遺漏的值和不正確的值疑難排解

下表說明疑難排解常見錯誤的各種方法。

提示:  如果您發現只是遺漏少數幾個值,請在 Excel 活頁簿中進行修正。 否則,請修正 Access 資料庫中的來源物件,然後重新執行匯出作業。

問題

描述與解決方法

導出欄位

導出欄位的結果會匯出;執行計算的基準運算式不會匯出。

多重值欄位

支援多重值的欄位會匯出為以分號 (;) 分隔的值清單。

圖片、物件和附件

圖形元素 (例如標誌、OLE 物件欄位的內容,以及屬於來源資料一部分的附件) 並不會匯出。 請在完成匯出作業之後手動將這些元素加入工作表。

圖形

當您匯出包含 Microsoft Graph 物件的表單或報表時,圖形物件不會一併匯出。

資料位於錯誤的欄

結果工作表中的 null 值有時會被應該位於下一欄的資料取代。

遺漏日期值

早於 1900 年 1 月 1 日的日期不會匯出。 工作表中的對應儲存格將含有 null 值。

遺漏運算式

用於計算值的運算式不會匯出至 Excel。 只會匯出計算的結果。 完成匯出作業後,請手動將公式新增到 Excel 工作表。

遺漏子表單、子報表和子資料工作表

匯出表單、報表或資料工作表時,只會匯出主表單、主報表或主資料工作表。 您必須對每個要匯出的子表單、子報表和子資料工作表重複執行匯出作業。

遺漏欄或格式不正確

如果結果工作表中所有欄的格式都不正確,請重新執行匯出作業,同時務必選取精靈中的 [匯出具有格式與版面配置的資料] 核取方塊。 相反地,如果只有某些欄的格式與來源物件中的版本不同,請在 Excel 中手動套用所需的格式設定。

在 Excel 中設定欄格式

  1. 開啟目的地 Excel 活頁簿,然後顯示含有匯出資料的工作表。

  2. 以滑鼠右鍵按一下欄或選取的儲存格範圍,然後按一下 [儲存格格式]

  3. [數值] 索引標籤的 [類別] 底下選取一個格式,例如 [文字][數值][日期][時間]

  4. 按一下 [確定]。

欄中出現 "#" 值

您可能會在某欄中見到與表單中「是/否」欄位對應的 # 值。 這可能是因為您在瀏覽窗格或 [表單檢視] 中啟動匯出作業所致。 若要解決這個問題,請先在 [資料工作表檢視] 中開啟表單,然後再匯出資料。

錯誤標記或錯誤值

請檢查儲存格是否有錯誤標記 (位於角落的綠色三角形) 或錯誤值 (開頭為 # 字元的字串,而非適當的資料)。

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