將資料匯出到文字檔

此主題說明如何使用 Microsoft Access 中的匯出精靈匯出文字檔。

您想要做什麼?

了解如何匯出文字檔

將資料匯出到文字檔

關於匯出,我還應該知道些什麼?

文字檔中遺失和不正確的值之疑難排解

了解如何匯出文字檔

您可以將 Access 中的資料匯出為各種格式,包括 Excel、Word 和 SharePoint 清單。不過,您有時可能需要將資料匯出到使用 Access 不支援之檔案格式的程式中。在這種情況下,如果目的地程式可以使用文字 (.txt) 檔,您就可以將資料匯出為該格式,然後以其他程式開啟產生的檔案。

您可以將資料表、查詢、表單和報表匯出為文字檔。您也可以匯出資料工作表檢視的選取部分。當您匯出資料表和查詢時,您可以選擇匯出整個物件,或只匯出資料而不匯出任何額外的格式設定。

作業結束時,Access 會建立文字檔 (*.txt)。如果您選擇忽略格式設定,您可以選擇建立分隔符號文字檔或固定寬度文字檔。如果您選擇匯出已設定格式的資料,Access 會嘗試接近來源物件的版面配置。

匯出精靈會建立下列文字檔類型:

  • 符號分隔檔案   :在符號分隔檔案中,各筆記錄會各自顯示在一行,而欄位之間會以名為「分隔符號」的單一字元隔開。分隔符號可以是欄位值中未顯示的任何字元,例如逗號或分號。

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    只有在匯出不含格式設定之資料表或查詢的內容時,您才能選擇建立分隔符號檔案。符號分隔檔案包含基礎物件中的所有記錄和欄位。隱藏的資料行和篩選的資料列會連同所有其他資料一起匯出。

  • 固定寬度檔案   :在固定寬度檔案中,各筆記錄會顯示在各行,而且各個欄位的寬度在所有記錄中會維持一致。也就是說,每筆記錄第一個欄位的長度可能一律是 7 個字元,每筆記錄第二個欄位的長度可能一律是 12 個字元,依此類推。如果某個欄位的實際值在各筆記錄中有所不同,將會以結尾空格填滿沒有達到所需寬度的值。

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    當您匯出不含格式設定的資料表或查詢內容時,您只能選擇建立固定寬度檔案。固定寬度檔案包含基礎物件中的所有記錄和欄位。隱藏的資料行和篩選的資料列會連同所有其他資料一起匯出。

  • 格式化檔案   :在格式化檔案中,可使用連字號 (-) 和縱線字元 (|) 來整理格線中的內容。記錄會顯示為資料列,而欄位會顯示為資料行。欄位名稱會顯示在第一個資料列。

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    當您選擇將資料表、查詢、表單或報表中的資料連同格式設定一起匯出時,您只能選擇建立格式化檔案。格式化檔案只包含來源物件中所包含或目前檢視中所顯示的記錄和欄位。隱藏的資料行和篩選的資料列不會匯出。

頁面頂端

將資料匯出到文字檔

請依照下列大略的步驟,將資料匯出為文字檔:

  • 開啟及檢閱來源資料庫

  • 執行匯出精靈

  • 儲存匯出設定並檢閱文字檔

下列各組步驟說明如何執行每個工作。

開啟及檢閱來源資料庫

  1. 在 Access 中開啟來源資料庫。

  2. 在瀏覽窗格中,選取包含您要匯出資料的物件。您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。

    附註: 在單一匯出作業中,您只能匯出一個資料庫物件。當您匯出包含子表單或子資料工作表的表單或資料工作表時,系統只會匯出主表單或主資料工作表。您必須對每個要在文字檔中檢視的子表單和子資料工作表重複執行匯出作業。另一方面,當您匯出報表時,系統會將報表中包含的子表單和子報表和主報表一起匯出。

  3. 檢閱來源資料,確認資料不包含錯誤指標或錯誤值。

    如果資料有錯誤,請務必先解決這些錯誤,然後再匯出資料。否則,Null 值將出現在文字檔中。

  4. 如果來源物件是資料表或查詢,請決定匯出資料時要包含或不包含物件的格式設定。

    這個決定會影響產生的檔案的三個層面:程序建立的文字檔類型、匯出的資料量,以及資料的顯示格式。下表說明匯出已設定格式和未設定格式之資料的結果。

    已設定格式的匯出

    來源物件

    產生的檔案類型

    欄位和記錄

    格式設定

    必須是資料表或查詢。

    符號分隔檔案或固定寬度檔案

    基礎物件中所有的欄位和記錄都會匯出。

    匯出作業期間會略過 [格式] 屬性設定。

    針對查閱欄位,只會匯出查閱識別碼值。

    可以是資料表、查詢、表單或報表。

    格式化檔案

    只會匯出目前檢視或來源物件中顯示的欄位和記錄。

    精靈會採用每個資料行的 [格式] 屬性設定。

    會略過 RTF 格式設定。

    針對查閱欄位,會匯出查閱值。

    文字檔中的超連結可能會被截斷。

  5. 若只要匯出資料表、查詢或表單的某個部分,請在資料工作表檢視中開啟物件,然後只選取您想要的記錄。

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執行匯出精靈

  1. 在 Access 瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下來源物件,指向 [匯出],然後按一下 [文字檔]。您也可以在 [瀏覽窗格] 中醒目提示該來源物件來啟動 [匯出 - 文字檔] 精靈,然後在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [文字檔]。

    Access 會開啟 [匯出 - 文字檔] 對話方塊。

    選取 [匯出 - 文字檔] 對話方塊上的匯出選項。

  2. 在 [匯出 - 文字檔] 對話方塊中,接受或變更 Access 建議的文字檔名稱。

  3. 如果您匯出的是資料表或查詢,而且您想要匯出含有格式設定和版面配置的資料,請選取 [匯出具有格式與版面配置的資料] 核取方塊。如果您匯出的是表單或報表,一律會選取該選項,但呈現暗灰色。

    附註: 如果您未選取第一個核取方塊,則無法選取第二個或第三個核取方塊。

  4. 若要在匯出作業完成後檢視目的地文字檔,請選取 [匯出操作完成後,開啟目的檔案] 核取方塊。

  5. 如果來源是資料工作表,而且您已在開始匯出作業前選取開啟的資料工作表中的某些記錄,您可以選取 [僅匯出選取的記錄] 核取方塊。不過,如果您想要匯出資料工作表檢視中的所有記錄,請將該核取方塊保持為未選取的狀態。

    附註: 如果您未選取來源資料工作表中的任何記錄,或如果來源不是資料工作表,此核取方塊則無法使用 (呈現暗灰色)。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 如果您在步驟 2 中指定的文字檔已經存在,Access 會提示您覆寫該檔案。按一下 [是] 以覆寫,或按一下 [否] 以返回 [匯出 - 文字檔] 對話方塊來指定其他名稱。

    重要: 您無法將資料附加到現有的文字檔。

  8. 如果您匯出的是含有格式設定和版面配置的資料,系統會要求您選擇儲存檔案時要使用的編碼。您可以接受預設值,或選取您要的選項,然後按一下 [確定]。

    Access 會匯出資料,並在精靈的最後一頁上顯示狀態。

  9. 如果您選擇匯出不含任何格式設定或版面配置的資料,「匯出文字精靈」會啟動,並提示您選取要建立的文字檔類型。按一下 [分隔符號] 或 [固定寬度],然後按一下 [下一步]。

    您的選擇通常會取決於可處理匯出的檔案之系統。某些程式可處理分隔符號檔案,而某些程式則可處理分隔符號或固定寬度檔案。如果使用者需要查看資料,固定寬度檔案在閱讀上會比分隔符號檔案輕鬆許多。

  10. 根據您在上述步驟中所做的選擇,執行下列其中一節內的操作:

    • 分隔符號    

      • 在 [選擇欄位分隔符號] 底下,選取或指定分隔欄位的字元:定位字元、分號、逗號、空格或其他。

      • 若要在文字檔中包含欄位名稱,請選取 [包括第 1 列的欄名] 核取方塊。

      • 在 [文字辨識符號] 清單中,選取文字辨識符號 (用來括住文字值的字元)。如果來源資料包含多重值欄位,而且您已選擇分號做為分隔符號字元,選取文字辨識符號則相當重要,因為以一組單引號或雙引號括住值清單,有助於讓值清單中的值保持在一起。

    • 固定寬度    

      • 檢閱並放置可隔開欄位的分隔號。如有需要,捲動到右方以查看所有欄位。

  11. 在精靈的最後一頁上,您可以編輯文字檔路徑和檔案名稱,或直接維持原狀,然後按一下 [下一步]。

  12. 按一下 [完成]。Access 會匯出資料,並且在精靈的最後一頁上顯示匯出作業的狀態。

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關於匯出,我還該知道些什麼?

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文字檔中遺失和不正確的值之疑難排解

下表說明針對常見錯誤進行疑難排解的各種方法。

提示: 如果您發現只是遺失少數幾個值,請在 Excel 檔案中修正。否則,請修正 Access 資料庫中的來源物件,然後重複執行匯出作業。

問題

描述

遺失欄位名稱

在固定寬度檔案中,欄位名稱遺失。手動將它們新增到文字檔中。在分隔符號檔案中,如果您選取精靈中的 [包括第 1 列的欄名] 核取方塊,則會包含欄位名稱。

多重值欄位的顯示方式

根據預設,支援多重值的欄位會匯出為以分號 (;) 隔開的值清單,並且以雙引號 ("") 括住。如果您將欄位分隔符號設定為分號,而且如果您已將文字辨識符號變更為 [無],多重值清單中的每個值可能會顯示為屬於個別欄位。您可以變更分隔符號設定並再次執行匯出作業,或手動以雙引號括住文字檔中多重值欄位的值。

遺失圖片、物件和附件

圖形元素 (例如標誌、OLE 物件欄位的內容,以及屬於來源資料一部分的附件) 不會匯出。

遺失 Graph 物件

當您匯出包含 Microsoft Graph 物件的表單或報表時,Graph 物件不會一併匯出。

遺失運算式

用來計算值的運算式不會匯出到文字檔。只會匯出運算式的結果。完成匯出作業之後,手動新增公式到文字檔。

遺失子表單和子資料工作表

匯出表單或資料工作表時,只會匯出主表單或主資料工作表。對每個您想要的子表單和子資料工作表重複執行匯出作業。

1 值和 0 值顯示在 [是/否] 欄位中

當您將資料匯出到分隔符號或固定寬度檔案時,[是/否] 欄位中的值會顯示為 1 ([True] 或 [是]) 和 0 ([False] 或 [否])。在文字檔中,執行搜尋及取代作業以修正值。

Null 值

檢查來源檔案,確認來源欄位中的對應值是否正確顯示。如果您看見錯誤值或不支援的值,請修正來源,然後再次嘗試匯出。

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