將資料匯入 Business Contact Manager 中

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Business Contact Manager for Outlook 可輕鬆匯入儲存在其他程式中的商務記錄,例如 Excel 或您的 Outlook [連絡人] 資料夾。

您可以利用 [匯入商務資料] 精靈,將帳戶與商務連絡人的商務記錄連同自訂項目一併匯入至 Business Contact Manager for Outlook。

本文內容

匯入時所需注意的事項

選取要匯入的檔案類型

什麼是自訂?

匯入 Business Contact Manager 檔案 (.bcm)

匯入 Business Contact Manager 自訂 (.bcmx)

使用 .csv 檔案類型從另一個應用程式匯入;也可從 Microsoft Excel 或 Microsoft Access 匯入

匯入 Microsoft Outlook [連絡人] 資料夾

匯入 ACT! 或 QuickBooks 檔案

對於某些檔案類型,精靈會提示您指定要匯入的檔案,然後匯入該檔案。 至於其他檔案類型,您必須輸入要匯入的檔案名稱,並指定您要精靈處理特定記錄與自訂項目的方式。 如果您所匯入的是 Excel 檔案,或採用稱為逗號分隔值檔案 (.csv) 檔案類型的產品與服務項目清單,精靈也會引導您完成將所要匯入之清單的欄標題與其在 Business Contact Manager 中的對應欄位 (例如單價或公司地址) 配對的作業。 此程序稱為「對應」。

頁面頂端

匯入時所需注意的事項

將您的商務資料匯入至 Business Contact Manager for Outlook 前,請考量下列事項:

  • 匯入檔案前務必先備份您的資料庫,因為此程序無法還原。

  • 匯入檔案前,建議您比較其欄位與帳戶或商務連絡人記錄中的欄位,然後再變更檔案中的欄位,以跟 Business Contact Manager for Outlook 記錄中的欄位配對。 舉例來說,您可能要在所要匯入的檔案中隔開地址資訊以跟 Business Contact Manager for Outlook 中的 [公司街道地址][公司所在市/鎮][公司所在縣/市] 欄位配對。

  • 當 Business Contact Manager for Outlook 匯入大量資料時,狀態視窗可能無法正確顯示匯入程序的進度。 雖然狀態視窗空白或顯示「沒有回應」的訊息,Business Contact Manager for Outlook 仍會匯入您的資料。

  • Business Contact Manager for Outlook 僅支援 Unicode 檔案格式。 例如 ANSI 等其他檔案格式則不受支援。

頁面頂端

選取要匯入的檔案類型

您可以將數種不同的檔案類型匯入至 Business Contact Manager for Outlook。 按一下檔案類型,瞭解如何匯入該檔案類型的相關指示。

檔案類型

描述

Business Contact Manager for Outlook 資料 (.bcm)

Business Contact Manager for Outlook 中的所有資料,包括所有客戶、商務連絡人、商機、商務專案、專案工作及其通訊歷程記錄。 它也包括自訂項目、行銷活動,以及產品與服務項目清單。

Business Contact Manager 自訂 (.bcmx)

包括自訂表單版面配置、頁面及檢視;自訂報表;以及專案範本。

附註: 只有資料庫擁有者可以匯入自訂項目。

逗號分隔值 (CSV)

產品與服務項目清單通常採用 .csv 檔案格式。

包括採用逗點分隔值 (.csv) 檔案格式的資料。 幾乎任何程式中的資料都可儲存為 .csv 檔案格式,因此即便該應用程式的檔案格式並未列出,您還是可以將該應用程式中的資料儲存為 .csv 檔案格式,然後將資料匯入至 Business Contact Manager for Outlook。

Excel 活頁簿 (.xls、.xlsx)

包括採用 Microsoft Excel 活頁簿格式的資料檔案。

Access 資料庫 (.mdb、.accdb)

包括採用 Microsoft Access 檔案格式的資料。

Outlook 連絡人資料夾 (.pst)

包括採用 Microsoft Outlook 檔案格式 (.pst) 的連絡人。 如果 Business Contact Manager 資料庫為共用,則每個使用者可能都會想要匯入自己的 Outlook 連絡人。

ACT! (.dbf、.pad)

指的是以 ACT! 檔案格式儲存的資料。 Business Contact Manager for Outlook 提供的資料轉換工具可讓您將 ACT! 資料轉換為 .bcm 格式後再行匯入。

附註: 如果您選取 ACT! (.dbf、 .pad) 或 QuickBooks (.IIF) 檔案格式,則請按一下 [轉換資料],將您的資料轉換為 Business Contact Manager 檔案格式 (.bcm)。 此工具可協助您匯入這些類型的檔案。 請遵循工具中的指示操作。

  • 您必須先將 ACT! 應用程式安裝至您的電腦,然後才可匯入採用 ACT! 檔案格式的資料。

QuickBooks (.IIF)

任何版本的 QuickBooks 檔案如果採用 .iif 格式都可匯入。 Business Contact Manager for Outlook 提供的資料轉換工具可讓您將 QuickBooks 資料轉換為 .bcm 格式後再行匯入。

提示: 如果資料所儲存的檔案格式並未列在「商務資料匯入」精靈中,請將資料儲存為逗號分隔值檔案,然後將其匯入至 Business Contact Manager 資料庫。

頁面頂端

什麼是自訂?

自訂是指您對 Business Contact Manager for Outlook 所進行的修改。 自訂有多種形式。 如果您在工作區中建立新的索引標籤,這是一種自訂。 如果您建立新的表單,或從現有表單新增或移除欄位和區段,這些也稱為自訂。 自訂還包括使用者定義欄位、自訂報表及商務專案範本。 倘若涉及使用 Business Contact Manager for Outlook 預設表單與欄位以外的項目,則也可能是自訂。

頁面頂端

匯入自訂項目的詳細資訊

將自訂項目匯入至 Business Contact Manager for Outlook 的方法有兩種: 一種是透過 .bcm 檔案類型。 這種檔案類型不僅包含您的商務資料記錄,還涵蓋您對記錄、表單及報表所建立的自訂項目。 匯入自訂項目的第二種方法是透過 .bcmx 檔案類型。 這種檔案類型不包含商務資料,而是只有您對 Business Contact Manager for Outlook 建立的自訂項目。 若要將自訂項目套用至既有資料而不覆寫或新增資料,這種方法就可派上用場。

從 .bcm 或 .bcmx 檔案匯入自訂項目時,您將以檔案中所儲存的自訂項目覆寫目的地資料庫中的設定。 然而,有些狀況除外:

  • 如果目的地資料庫包含不存在於 .bcmx 檔案中的自訂項目,例如以客戶為基礎的新記錄類型,則這些自訂項目皆會予以保留。

  • 如果 .bcmx 檔案包含關聯的自訂欄位類型,但所參照的對應資料類型不存在於目的地資料庫中,則該欄位將不會新增至資料庫中。

頁面頂端

匯入 Business Contact Manager 檔案 (.bcm)

這種檔案類型包含您的商務資料記錄以及對記錄、表單及報表所建立的自訂項目。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤,然後按一下 [匯入及匯出] 按鈕。

  3. 按一下 [從檔案匯入]

    [匯入商務資料] 精靈即會開啟。

  4. 輸入 .bcm 檔案的位置和名稱,或按一下 [瀏覽] 以尋找檔案。

  5. [下一步]

    選取 [匯入選項] 視窗

  6. 選取重複記錄的處理方式。 您有下列選擇:

    • 不匯入重複記錄。 所匯入之檔案中的重複記錄不會匯入,讓現有記錄得以保持不變。

    • 匯入重複記錄作為新記錄。 所匯入之檔案中的重複記錄會予以匯入並指定為其他相關名稱,讓現有記錄得以保持不變。

    • 更新現有記錄。 如有重複的記錄,而您所匯入的記錄包含不同或額外的資訊,則會更新相符的記錄。

      [匯入] 視窗,重複區段

      如果您所匯入的記錄名稱與現有記錄的名稱相同,即代表發生重複。

  7. 選取自訂項目的處理方式。 您有下列選擇:

    • 匯入自訂版面配置 (表單、頁面及檢視)。 現有表單、頁面及檢視的版面配置將以所匯入之檔案中的表單、頁面及檢視取代。

    • 不要從現有表單版面配置移除任何欄位。 所匯入之檔案中的表單、頁面及檢視將不會移除現有資料庫中目前所使用的任何欄位。 所匯入之檔案的任何新欄位會附加至表單、頁面或檢視中。

      [匯入] 視窗的 [匯入自訂] 區段

  8. 選取要在匯入中包含的任何其他項目。 您有下列選擇:

    • 通訊歷程記錄

    • 產品 (與服務)

    • 自訂報表

    • 專案範本

  9. 按一下 [匯入]

頁面頂端

匯入 Business Contact Manager 自訂 (.bcmx)

自訂是指您為了配合自身的需求而對 Business Contact Manager for Outlook 所進行的修改。 副檔名為 .bcmx 的檔案僅會包含自訂項目;它不包含商務資料,例如客戶、商務連絡人及潛在客戶。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤,然後按一下 [匯入及匯出] 按鈕。

  3. 按一下 [從檔案匯入]

    [匯入商務資料] 精靈即會開啟。

  4. 輸入 .bcmx 檔案的位置和名稱,或按一下 [瀏覽] 以尋找檔案。

    所要匯入之 .bcmx 檔案的檔案名稱會出現在 [要匯入的檔案] 方塊中。

  5. 按一下 [匯入]

    Business Contact Manager for Outlook 會匯入您的資料。 完成後,系統會將您導向至檢閱記錄檔中所記錄之匯入訊息與可能錯誤。 您可以按一下 [檢視記錄] 以檢視記錄檔。

頁面頂端

使用 .csv 檔案類型從另一個應用程式匯入;也可從 Microsoft Excel 或 Microsoft Access 匯入

.csv 檔案格式是簡單但強大的格式,可在程式之間轉換資料。 事實上,許多程式皆可讀取 .csv 檔案,其中也包括 Excel。

您也可以使用 .csv 檔案格式匯入產品與服務項目的清單。 這些清單必須採取特定結構才可匯入。 如需匯入產品與服務項目清單前所需解決之問題的詳細資訊,請參閱匯入產品與服務項目清單

如果您的資料位於 Excel 或 Access 檔案,您也可以使用下列程序匯入資料。

本節內容

步驟 1:選取您要匯入的 .csv、Excel 或 Access 檔案

步驟 2:對應欄位

匯入產品與服務項目清單

匯入清單

修正 .csv 匯入錯誤

步驟 1:選取您要匯入的 .csv、Excel 或 Access 檔案

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤,然後按一下 [匯入及匯出] 按鈕。

  3. 按一下 [從檔案匯入]

    [匯入商務資料] 精靈即會開啟。

  4. 輸入 .csv、Excel 或 Access 檔案的位置和名稱,或按一下 [瀏覽] 以尋找檔案。

    檔案會列在 [要匯入的檔案] 方塊中。

  5. [下一步]

  6. 選取重複記錄的處理方式。 您有下列選擇:

    • 不匯入重複記錄。 所匯入之檔案中的重複記錄不會匯入,讓現有記錄得以保持不變。

    • 匯入重複記錄作為新記錄。 所匯入之檔案中的重複記錄會予以匯入並指定為其他相關名稱,讓現有記錄得以保持不變。 如果您所匯入的記錄名稱與現有記錄的名稱相同,即代表發生重複。

  7. [下一步]

頁面頂端

步驟 2:對應欄位

現在您即將以所要匯入之檔案中的欄標題 (欄位) 配對其在 Business Contact Manager 中的對應欄位。 此程序稱為「對應」。

  1. 對應 .csv、Excel 或 Access 檔案。

    • .csv 檔案    

      如有需要,選取所要匯入之 .csv 檔案的核取方塊。

    • Excel 檔案   

      組成 Excel 活頁簿的各個 Excel 工作表均會列出。 選取您要匯入之各個工作表的核取方塊。

      如果您的 Excel 活頁簿資料僅位於單一工作表 (不管檔案中有多少工作表),請僅選取該工作表的核取方塊。

    • Access 檔案    

      組成 Access 資料庫的資料表均會列出。 選取您要匯入之各個資料表的核取方塊。

      如果您的 Access 資料庫資料僅位於單一工作表或資料表 (不管檔案中有多少資料表),請僅選取該資料表的核取方塊。

  2. [匯入為] 欄位中,按一下所要匯入的記錄類型,例如帳戶或商務連絡人。

  3. 按一下 [對應]

    [匯入對應欄位] 視窗

  4. 執行下列任何一項操作以對應欄位:

    • 若要手動對應欄位,請在 [匯入欄位] 清單 (1) 中,將您要對應的欄位拖曳到 [可用欄位] 清單中的欄位。

    • 若要 Business Contact Manager for Outlook 為您對應欄位,請按一下 [自動對應] (2)。 接著捲動 [可用欄位] 清單以檢查對應。

    • 若要按照您在先前對應中的操作對應欄位,請按一下 [使用上一個對應] (3)。

    • 若要建立新的欄位並將所匯入之檔案中的欄位對應至該欄位,請按一下 [對應至新欄位] (4)。

  5. 重複此步驟,直到 [匯入欄位] 清單空白。

  6. 若要變更任何對應,請執行下列其中一項操作:

    • 若要變更個別欄位的對應,請從 [可用欄位] 清單中將對應的欄位拖曳回 [匯入欄位] 清單。

    • 若要清除所有對應,請按一下 [清除對應]。 接著再次嘗試對應欄位。

  7. 完成對應選擇後,按一下 [確定],然後按一下 [匯入]

    Business Contact Manager for Outlook 會匯入您的資料。 完成後,系統會將您導向至檢閱記錄檔中所記錄之匯入訊息與可能錯誤。 您可以按一下 [檢視記錄] 以檢視記錄檔。

提示:  匯入 Excel 檔案後,可能會發生部分電話號碼不會出現的情況。 這是已知問題。 請嘗試在 Excel 2010 中開啟檔案,然後使用 [另存新檔] 命令將其儲存為 .csv 檔案格式。 接著即可透過 Business Contact Manager for Outlook 重新匯入 .csv 檔案。

頁面頂端

匯入產品與服務項目清單

若要匯入產品與服務項目清單,則該清單必須符合下列條件:

  • 它必須採取 .csv 檔案格式。 如果您可以在 Excel 中開啟產品與服務項目清單,您可以使用 [另存新檔] 命令,將其另存為 .csv 檔案。

  • 它必須至少包含三個資料欄並依指定順序排列

使用正確的資料欄組織產品與服務項目清單

若要正確匯入由產品與服務項目組成的 .csv 檔案,該檔案必須至少包含三個資料欄 (最多五個資料欄),並以下列方式排列:

三個資料欄排列

項目名稱

描述

單價

四個資料欄排列

項目名稱

描述

單價

數量

五個資料欄排列

項目名稱

描述

單價

數量

單位成本

無論您選擇何種排列方式,.csv 檔案的第一列或行應為清單的欄標題。

Excel 的範例

以下說明兩個項目的清單在 Excel 中可能會如何顯示。 清單包含一個標題列,後接各個項目的列。

項目名稱

描述

單價

自行車車鍊

鈦金屬 48"

56.50

水壺

清澈藍

11.75

記事本的範例

如果您在記事本之類的文字編輯器 (而不是 Microsoft Excel) 中編輯檔案,則請針對您要匯入的每個項目建立個別行,並以逗號分隔各行中項目,逗號前後不加空格。

項目名稱,描述,單價
自行車車鍊,鈦金屬 48",56.50
水壺,清澈藍,11.75

提示:  如果收到訊息表示輸入檔案中的欄數不正確,代表您可能新增過多逗號給一或多個資料列。 若要避免發生此情形,請務必遵循本文先前所述的其中一種欄排列方式。

請記住,.csv 檔案的第一行必須是欄標題。

頁面頂端

匯入清單

在您完成 .csv 檔案的準備工作後,您可以匯入檔案、將項目新增至現有的產品與服務項目清單,或以新匯入的項目取代現有清單。

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [銷售]

  2. 在功能區的 [常用] 索引標籤上,按一下 [自訂] 群組中的 [產品與服務]

  3. [產品與服務] 對話方塊中,按一下 [匯入]

  4. 輸入 .csv 檔案的位置和名稱,或按一下 [瀏覽] 以尋找檔案。

  5. 按一下下列其中一個選項:

    • 以此檔案中的項目取代現有清單。 這會移除現有的產品與服務項目清單,並以您所匯入的項目清單取代。

    • 將此檔案中的項目新增至現有清單

      重要: 您無法復原匯入作業。 建議您繼續操作前先備份您的資料。

  6. 按一下 [匯入]

  7. 在檔案完成載入後,按一下 [關閉]

頁面頂端

修正 .csv 匯入錯誤

如果正在進行匯入產品和服務項目的程序而程序中斷或報告錯誤,可能是因為 .csv 檔案中的資料格式錯誤、出現貨幣符號,或是與現有清單中的項目重複。

檢查 .csv 檔案的格式設定

下列格式設定問題會在您匯入 .csv 檔案時產生錯誤訊息。

原因

解決方法

沒有欄標題。

新增欄標題至每個資料類型。 如果採用 Business Contact Manager 資料庫目前既有的欄標題,匯入資料的作業會更加容易。

欄標籤或欄標題重複。

檢查是否有重複的標籤或標題,使其不要重複。 例如,如果有兩個稱為「電話號碼」的標籤或標題,請將其中一個變更為「電話號碼 1」,另一個變更為「電話號碼 2」。

.csv 檔案包含無法列印的字元。

無法列印的字元包括換行符號、分頁符號或分節符號。 請確認這些項目均已刪除,然後再嘗試重新匯入檔案。

匯入的檔案欄數錯誤。

檔案必須包含至少三個欄位並以下列順序排列:項目名稱、描述、單價。

頁面頂端

標點符號和貨幣符號的準則

產品價格和數量不得包含貨幣符號或內部標點符號 (例如句號或逗號)。 不過,您可以使用小數點符號來表示貨幣。 例如:

  • 針對任何為整數的數量 (包括貨幣數值),輸入 10000,但不要使用逗號或小數點。

  • 針對包含零錢的價格,輸入小數點,例如 10.50,代表價格為 10 美元又 50 分錢。

評估您處理重複記錄的方式

如果您嘗試匯入已經存在於 Business Contact Manager for Outlook 中的項目,但您並沒有指定這些重複項目應覆寫現有項目,則可能會出現匯入產品與服務項目的錯誤訊息。 錯誤記錄檔中的錯誤訊息表示一或多個項目已存在於 Business Contact Manager for Outlook。

若要修正錯誤,請重新匯入新的產品或服務項目。 在 [匯入產品與服務項目] 對話方塊中,按一下 [將現有清單取代為此檔案中的項目]。 所匯入之檔案中的項目將覆寫目前的產品與服務項目清單中的項目。

[匯入選項] 區段

再一次匯入清單時,就不會發生項目重複的錯誤。

頁面頂端

匯入 Microsoft Outlook [連絡人] 資料夾

只要按幾下滑鼠,您就可以匯入 Outlook [連絡人] 資料夾,為 Business Contact Manager for Outlook 填入商務連絡人。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤,然後按一下 [匯入及匯出] 按鈕。

  3. 按一下 [匯入 Outlook 連絡人]

    [匯入商務資料] 精靈即會開啟。

  4. 精靈會列出您的預設連絡人資料夾作為所要匯入的資料夾。 若要匯入其他連絡人資料夾,請按一下 [瀏覽]。 按一下您要匯入的連絡人資料夾,然後按一下 [確定]

  5. 選取重複記錄的處理方式。

    您有下列選擇:

    • 不匯入重複記錄。 所匯入之檔案中的重複記錄不會匯入,讓現有記錄得以保持不變。

    • 匯入重複記錄作為新記錄。 所匯入之檔案中的重複記錄會予以匯入並指定為其他相關名稱,讓現有記錄得以保持不變。

      如果您所匯入的記錄名稱與現有記錄的名稱相同,即代表發生重複。

  6. 按一下 [匯入]

提示: 若要將 Windows Live Mail 資料匯入至 Business Contact Manager for Outlook,您必須先將 Windows Live Mail 帳戶新增至 Outlook。

頁面頂端

匯入 ACT! 或 QuickBooks 檔案

如果您的商務資料位於 ACT! 或 QuickBooks,您可以透過資料轉換工具與 [匯入商務資料] 精靈將其匯入至 Business Contact Manager for Outlook。 資料轉換工具會將您的 ACT! 或 QuickBooks 資料轉換為 Business Contact Manager for Outlook 可以解譯的表單。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤,然後按一下 [匯入及匯出] 按鈕。

  3. 按一下 [從其他應用程式匯入]

  4. [匯入商務資料] 精靈中,按一下 [轉換資料]。 資料轉換工具即會開啟。 按 [下一步]

  5. 按一下 ACT! 或 QuickBooks 的版本,然後按一下 [下一步]

  6. 輸入檔案的位置和名稱,或按一下 [瀏覽] 以尋找檔案,然後按一下 [下一步]

  7. 選取您要轉換之資料類別的核取方塊。 在 [目的地] 清單中,選取您要資料所轉換的 Business Contact Manager for Outlook 記錄類型,然後按一下 [下一步]

  8. 選取要在資料轉換作業中所包含的使用者定義欄位,然後按一下 [下一步]

  9. 按一下 [瀏覽],選取轉換檔案的位置,輸入檔案的名稱,然後按一下 [儲存]。 按 [下一步]

  10. [下一步]。 轉換完成後,關閉轉換資料工具。

  11. 您現在即可遵循匯入 Business Contact manager 檔案 (.bcm) 中所述的程序匯入已轉換的資料。

    提示: 您可以略過自訂項目的選擇,因為這些設定不會套用至您的轉換資料。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×