將紙本表單轉換成 InfoPath 表單簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文討論使用電子表單而不用紙本表單來收集資料的好處,其中內容也包含一些將紙本表單轉換成 Microsoft Office InfoPath 表單範本的最佳做法。

附註: 如果紙本表單是在 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 中設計,您可以使用 InfoPath 匯入精靈,迅速將文件或活頁簿轉換成 InfoPath 表單範本。如果表單是在其他程式中建立,或是如果您不能存取表單的原始來源檔,就必須在 InfoPath 中從頭開始重新建立紙本表單。

本文內容

使用電子表單的好處

轉換紙本表單的最佳做法

使用電子表單的好處

使用電子表單而不用紙本表單有很多好處。這些好處包括以下各項:

正確、 一致的資料   使用紙本表單,通常在錯誤的位置寫入資訊的人員或錯誤解譯填寫表單的指示。當員工手動重新表單資料進入至資料庫或其他程式時,也會發生錯誤。尋找並修正這些類型的資料輸入錯誤,可以是成本且費時。InfoPath 包含數種自動化的方式,可協助避免資料輸入錯誤的使用者。例如,您可以使用公式來自動計算使用者的數值。您也可以使用條件式格式設定注意力使用者的資料,或啟用拼字檢查程式,讓使用者可以送出表單前檢查拼字錯誤。您也可自動填滿的使用者] 欄位中使用的資料庫或其他資料儲存系統的現有資料。例如,您可以設計的員工資訊欄位就會自動填入使用者在 [員工識別碼] 方塊中輸入其識別碼後銷售表單。

容易更新    如果需要更新現有的表單範本,您可以變更、重新發佈範本,然後重新散發給使用者。下一次使用者開啟依據表單範本建立的表單時,就會自動更新。如果在您發佈更新的表單範本時,使用者是離線工作,則會在使用者下一次連線到網路時更新。使用者一般不會注意到正在進行更新,不過您可以設計表單範本,提醒使用者注意。

工作流程選項    您可以利用 InfoPath 中的工作流程功能,提高常用商務程序的整體效率,其中的資料會從一個人傳送給另一個人。工作流程可以透過管理及追蹤商務程序中所需的人力工作,節省協調商務程序 (如專案核准和文件檢閱) 所需的成本及時間。例如,想像一下紙本費用報表程序:員工填寫列印的費用報表表單,在表單上附上遞送紙條,然後透過內部各部門間的傳送機制傳送給經理;經理核准報表之後,就在傳送條上自己的姓名旁打勾,然後再透過內部各部門間的傳送機制,將報表送到會計部門;如果會計部經理核准了報表,就會發出補還款項支票。從開始送出報表一直到員工接到補還款項支票之間,可能會花好幾個星期。如果使用 InfoPath 搭配 Microsoft Office SharePoint Server 2007,您可以將這種工作流程自動化,為您大幅節省時間和費用。

與其他系統整合    您可以整合 InfoPath 與其他產品或技術的表單資料,例如,您可以將表單資料儲存在 Microsoft SQL Server 資料庫中,或決定將表單範本的設計存放在 Web 服務上,以便將資料送出到不是直接由 InfoPath 支援的資料庫。InfoPath 配合 Microsoft Office system 中許多其他程式和伺服器運作,包括 Microsoft Office Outlook、Microsoft Office Excel 和 Microsoft Office Access。在各種選擇之外,您也可以在 Outlook 電子郵件中設計及填寫 InfoPath 表單、將 InfoPath 資料匯出到 Excel 活頁簿、將 InfoPath 資料送出到 Access 資料庫,或是從 SharePoint 清單查詢資料。此外,開發人員也可以將 InfoPath 控制項嵌入您公司所使用的自訂商務應用程式中。

新增安全性   紙本表單並不一定安全。他們可以取得誤送或遺失,因而潛在的機密資訊的揭露。您可以與 InfoPath 的安全性模型相關的安全性區域及 Windows Internet Explorer 中的層級設定。這些安全性功能被為了協助防止不安全的作業,例如存取或傳送至不受信任的來源資料中的使用者的表單和電腦。InfoPath 提供額外的安全性措施,包括保護表單範本的設計、 使用數位簽章、 管理合併及送出,例如特定表單作業及信任使用者電腦所安裝的表單。

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轉換紙本表單的最佳做法

以下清單描述在將紙本表單轉換成 InfoPath 表單範本時,心中應牢記的一些考量。

  • 使用版面配置表格組織表單的區段    跟紙本表單一樣,您必須組織電子表單,以便讓填表人在表單上以邏輯方式四處移動。在 InfoPath 中,您可以使用版面配置表單來組織控制項,以分隔一個區段與另一個區段,並保存標誌及其他圖形。此外,使用版面配置表格可以提供另一項好處:能夠輕鬆對齊文字方法、核取方塊及其他元素,讓您的表單範本呈現出專業而美麗的外觀。在以下範例中,版面配置表格是用來組織表單上章節之內的文字方塊。

    表單範本上區段之內的版面配置表格

    1. 這個表格版面配置有兩列。

    2. 第二列有三欄,中間的那一欄僅做為間距之用。

  • 考慮選擇性資訊的解決方法    紙本表單通常包含保留給使用者特定類別的區段。例如,在醫院裡,病患資訊表單可以包含「僅供系統管理使用」區段,原來是設計為讓護士或其他醫護人員使用,而不是由病患填寫。在 InfoPath 中有一些方式,可以納入這類選擇性資訊。其中一種最佳做法是,使用選擇性區段,這是包含其他控制項而且除非使用者選擇加入,否則不會出現在表單上的控制項,例如,在狀態報告表單範本上,您可以包含選擇性的 [附註] 區段。想要加入補充附註的使用者可以插入及填寫此選擇性區段,其他所有人則可以讓此區段保留為隱藏。

    用來收集附註的選擇性區段

    您也可以使用條件式格式設定來隱藏一些欄位,除非符合表單中的特定條件才顯示,例如,在申請表單範本中,可以隱藏特定的一組欄位,直到使用者選取 [18 歲以上] 核取方塊才顯示。

  • 使用重複表格而不使用一般表格    您可以使用重複表格,在填寫表單時,節省空間並提供使用者額外的安全性。當您使用重複表格時,表單範本不必在使用者初次開啟時顯示無數空白列,而是只讓使用者看到一列,然後在需要時再增加更多列。

    費用報表中用來收集表列項目的重複表格

  • 決定資料需求    轉換紙本表單之前,應該先決定使用者所輸入電子表單的資料最後必須進行的作業。事先想清楚資料需求,再轉換紙本表單,可以判斷是否具備基本結構需求,可建立您的表單範本。例如,如果使用者必須能夠迅速來回傳送表單,而您不必重複使用資料,則可能要將表單範本發佈為電子郵件;然後,可以將使用者表單儲存在收件匣的 InfoPath Forms 資料夾中。如果其他人員需要存取並共用表單資料,則可能要將相關的 InfoPath 表單集合儲存在執行 Microsoft Windows SharePoint Services 之伺服器上的程式庫中。如果使用者需要存取其他商務應用程式或系統中的表單資料,例如,費用報表或會計應用程式,則可能要將資料儲存在公司資料庫中;通常是讓表單範本連線到 Web 服務來完成這種儲存作業,Web 服務是做為表單範本與資料庫或商務系統之間的仲介。

  • 決定需要多少檢視    在 InfoPath 中,相同的表單範本可以建立不同的檢視。檢視是以不同的方式呈現表單範本中的資料,例如,如果設計請核單表單範本時,可以使用一個檢視供電氣承包商填寫,另一個檢視供接收代理程式填寫,然後第三個檢視供核准或駁回申請的調查員填寫。透過使用檢視,相同的商務程序就不必再設計及維護多份表單。

  • 決定您需要的控制項的類型   如果您建立紙張表單中的程式,例如 Word 真的不用來設計表單,您可能會使用文字方塊、 核取方塊、 按鈕和可能是幾個其他控制項。InfoPath 提供超過 30 您可以新增至表單範本的不同控制項。除了標準的控制項,例如文字方塊和清單] 方塊中,InfoPath 包含數字的新控制項,例如重複表格、 選擇群組及選擇性區段。這些類型的控制項,可讓您設計您的使用者所能容納的彈性的表單範本。例如,在費用報表表單範本中,您可以使用重複表格若要允許使用者輸入所需的費用項目。

  • 考慮使用控制項的常見集的範本組件   如果您有大量的紙本表單轉換時,您可以尋找常見的節,可以轉換成 InfoPath 範本組件的欄位組。範本組件是儲存在多個表單範本中重複使用的表單範本的一部分。一般範本組件控制項和資料來源,組成,也可以包含功能,例如資料連線、 資料驗證規則。建立和使用範本組件,您可以協助確保您組織中的表單範本中音、 結構和行為一致。例如人力資源部門可以使用單一的連絡人資訊範本組件中所有的表單範本。

    範本組件出現在多份表單中

  • 啟用數位簽章    在 InfoPath 中,您可以設定表單範本,讓使用者能夠為部分表單或整份表單簽名。在表單上簽名有助驗證使用者為填寫表單的本人,也有助確保表單內容不會遭人竄改。

  • 使用協助使用者填寫表單的功能    在 InfoPath 中,您可以指定控制項的預設值,以便協助使用者更快速填寫表單。例如,在費用報表中,您可以指定今天的日期做為日期選擇器控制項的預設值;您可以指定「小計」與「合計」欄位的公式,以便隨著使用者輸入費用項目自動計算費用;您也可以啟用拼字檢查,讓使用者檢查輸入文字的拼字問題,就跟其他任何 Microsoft Office 文件一樣。而且,如果要提供特定表單的命令或「說明」內容,可以建立顯示於表單旁邊的自訂工作窗格。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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