將欄位新增至表單或報表

使用 [欄位清單] 窗格可快速將欄位新增到表單或報表。當您按兩下 [欄位清單] 窗格中的欄位 (或如果從清單將欄位拖曳到表單或報表) 時,Microsoft Access 會自動建立適當的控制項來顯示欄位 (例如文字方塊或核取方塊),然後再將控制項繫結到該欄位。

如果您沒有現有的表單或報表來新增欄位,請參閱表單簡介報表簡介以協助您快速入門。

您想要做什麼?

使用 [欄位清單] 窗格將欄位新增到表單或報表

不使用 [欄位清單] 窗格將欄位新增到表單或報表

深入了解 [欄位清單] 窗格

使用 [欄位清單] 窗格將欄位新增到表單或報表

  1. 在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中開啟報表。

    如果沒有顯示 [欄位清單] 窗格,請執行下列其中一項操作:

    • 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [新增現有欄位]。如果是使用 Access 2007,在 [格式] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [新增現有欄位]。
      -或-

    • 按 ALT+F8。

  2. 在 [欄位清單] 窗格中,找出包含要新增欄位的資料表。若要顯示或隱藏每個資料表中欄位的清單,請按一下資料表名稱旁的加號 (+) 或減號 (-)。

    附註: 如果資料庫不包含任何資料表,[欄位清單] 窗格為空的。

  3. 找到您想要新增的欄位,請執行下列操作,以將其新增至表單或報表:

    • 按兩下欄位。

    • 將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單或報表。

    • 按住 CTRL 鍵並按一下多個欄位,然後同時將它們全部拖曳至表單或報表。

      附註: 這個方法只能用於 [欄位清單] 窗格中 [此檢視可用的欄位] 區段。

    • 若要將一個欄位範圍從 [欄位清單] 窗格新增至表單或報表,請執行下列動作:

    • 按一下範圍中的第一個欄位。

    • 請按住 SHIFT 鍵,再按一下範圍中的最後一個欄位。

      Access 會選取您按一下的欄位以及這兩個之間的所有欄位。

    • 將所選取的欄位拖曳到表單或報表。

      附註: 這個方法只能用於 [欄位清單] 窗格中 [此檢視可用的欄位] 部分。

  4. Access 會建立適當的控制項來顯示每個欄位,也可將控制項繫結到欄位。此外,Access 會為控制項建立附加的標籤。按一下標籤來選取它,然後再按一次將插入點放在標籤中,即可編輯標籤。接著就能編輯標籤,就像在文件中編輯文字的方式一樣。

  5. 如果要使用與 Access 自動建立的不同控制項類型來顯示欄位,您可將控制項變更為其他類型。不過,您只能將其變更為適合該欄位的控制項類型。例如,您可以將下拉式方塊變更為文字方塊或清單方塊,但您無法將下拉式方塊變更為命令按鈕。

    變更控制項的類型

    1. 以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的表單或報表,再按一下 [設計檢視],即可在 [設計] 檢視中開啟表單或報表。

    2. 以滑鼠右鍵按一下要變更的控制項,然後按一下 [變更為]。

      如果 [變更為] 功能表項目無法使用,表示沒有其他控制項類型適合此欄位。否則,Access 會顯示控制項類型的清單。

    3. 按一下其中一個可用的控制項類型,將控制項變更為該類型。

      控制項仍繫結到欄位,但您可能需要設定一些屬性,以便讓新的控制項類型依您所需的方式運作。若要顯示控制項的屬性工作表,按一下控制項以選取它,然後按 F4。

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不使用 [欄位清單] 窗格將欄位新增到表單或報表

一般來說,使用 [欄位清單] 窗格是將欄位新增至表單或報表的最簡單方式。不過,您也可以透過建立控制項並將它繫結到欄位的方式來新增欄位。下列程序將會為您示範做法。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下表單或報表,然後按一下 [版面配置檢視] 或 [設計檢視]。

    控制項精靈   :您可以使用控制項精靈協助您建立命令按鈕、清單方塊、子表單、下拉式方塊及選項群組。控制項精靈會詢問您一系列有關控制項的問題,了解您想要的外觀與操作,然後依據您的回答建立控制項並設定其屬性。在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下控制項陣列庫旁的向下箭號。如果 [使用控制項精靈] 沒有反白顯示,按一下以將它反白顯示。

    按鈕影像

    如果您不想使用精靈來幫忙建立控制項,按一下 [使用控制項精靈] 以取消選取它。

    按鈕影像

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下要新增之控制項類型的工具。

    若要判斷工具名稱,請將指標放在它的上面。Access 會顯示工具名稱。

  3. 在表單或報表設計格線中,按一下您要置放控制項左上角的位置。按一次以建立預設大小的控制項,或按一下工具,然後在表單設計格線中拖曳以建立您想要的大小的控制項。

  4. 如果您已選取 [使用控制項精靈] 且放置的控制項有與其關聯的精靈,則精靈會啟動並引導您進行控制項的設定。

  5. 如果您初次嘗試時未將控制項準確定位,您可以使用下列程序移動控制項:

    1. 按一下控制項以將它選取。如果控制項有關聯的標籤,按住 CTRL 鍵,然後按一下標籤以一起選取。

    2. 將指標移到控制項上,直到它變成移動指標 移動指標

    3. 按一下控制項並將它拖曳到您想要的位置。

如果您使用控制項精靈,精靈可能會包含協助您將控制項繫結到欄位的步驟。如果精靈沒有將控制項繫結到欄位,而且控制項是可以顯示資料的類型 (例如文字方塊或下拉式方塊),那麼您必須先在控制項的 [控制項資料來源] 屬性中輸入欄位名稱或運算式,控制項才會顯示任何資料。使用下列程序將控制項繫結到欄位。

  1. 按一下控制項再按 F4,即顯示控制項的屬性工作表。

  2. 在屬性工作表的 [資料] 索引標籤上,按一下 [控制項資料來源] 屬性旁的向下箭號,然後選取您想要在控制項中顯示的欄位。[控制項資料來源] 方塊中也可以輸入運算式。

    如需有關運算式的詳細資訊,請參閱建立運算式一文。

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深入了解 [欄位清單] 窗格

下列清單包含有關使用 [欄位清單] 窗格的祕訣,它可對您將欄位新增至表單或報表時提供協助。若要顯示 [欄位清單] 窗格,在 [版面配置] 檢視或 [設計] 檢視中開啟表單或報表,然後按下 ALT+F8。

  • 如果表單或報表的 [記錄來源] 屬性為空白,而且您將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到表單或報表,Access 就會為您自動填入表單或報表的 [記錄來源] 屬性。

  • 如果表單或報表的 [記錄來源] 屬性是 SELECT 陳述式或資料表名稱,那麼您可以切換 [欄位清單] 窗格顯示下列兩種狀態:

    • 所有資料庫欄位   :顯示 [此檢視可用的欄位] 區段、[在關聯資料表中可用的欄位] 區段 (如果有這類資料表),以及 [在其他資料表中可用的欄位] 區段 (如果有這類資料表)。

    • 僅記錄來源欄位   :顯示 [此檢視可用的欄位] 區段。

      若要在兩個模式之間切換,請按一下 [欄位清單] 窗格底部的 [僅顯示目前記錄來源的欄位] 或 [顯示所有資料表]。

      附註: 如果您已將表單或報表的 [記錄來源] 屬性設為已儲存的查詢,則 [欄位清單] 窗格只會顯示 [此檢視可用的欄位] 區段,([欄位清單] 窗格中底部不會出現 [顯示所有資料表] 選項)。若要編輯記錄來源,以滑鼠右鍵按一下任何一個欄位,然後按一下 [編輯記錄來源]。

  • 如果您已將表單或報表的 [記錄來源] 屬性設為資料表,然後將欄位從 [欄位清單] 窗格的 [在關聯資料表中可用的欄位] 到表單或報表,Access 就會將表單或報表的 [記錄來源] 變更為包含要新增欄位的 SELECT 陳述式。如果 Access 無法判定如何關聯資料表,則會顯示 [選擇關聯] 對話方塊,您可在這裡選擇適當的關係。

  • 如果您將欄位從 [欄位清單] 窗格的 [在其他資料表中可用的欄位] 區段拖曳到表單或報表,則 Access 會顯示 [指定關聯] 對話方塊。您必須使用此對話方塊,指定其他資料表與表單或報表之記錄來源間的關聯。如果您不確定要在這個對話方塊中輸入哪些欄位,可以按一下 [取消],然後檢查資料表關聯性。

    如需如何建立關聯的詳細資訊,請參閱資料表關聯性指南建立、編輯或刪除關聯性

    [欄位清單] 窗格的 [在其他資料表中可用的欄位] 區段中的欄位,有可能透過 [在關聯資料表中可用的欄位] 其中一個資料表而與表單或報表中的記錄來源有間接相關。如果是這種情況,將欄位從其中一個相關資料表拖曳至表單或報表可能會導致一或多個資料表從 [在其他資料表中可用的欄位] 區段移至 [在關聯資料表中可用的欄位] 區段。

  • 如果表單或報表的記錄來源是 SELECT 陳述式或已儲存的查詢,您可以滑鼠右鍵按一下 [欄位清單] 窗格中任意欄位,然後按一下 [編輯記錄來源],在查詢建立器中檢視和編輯記錄來源。如果記錄來源是資料表,這個命令會在資料表上叫用查詢建立器。Access 會詢問您是否要根據資料表建立查詢;按一下 [是] 將記錄來源變更為查詢,或按一下 [否] 保留記錄來源,不要變更。

  • 按一下資料表名稱旁的 [編輯資料表] 或以滑鼠右鍵按一下 [欄位清單] 窗格中的資料表名稱,然後按一下 [在資料工作表檢視中開啟資料表],即可在 [資料工作表] 檢視中開啟資料表。

  • 您可以使用 [欄位清單] 窗格新增查閱欄位至資料表,方法如下:

    1. 按一下要新增 [查閱] 欄位的資料表旁的 [編輯資料表]。

      資料表隨即顯示在 [資料工作表] 檢視中。

    2. 將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至資料工作表。

    3. [查閱精靈] 隨即啟動。請依照精靈中的指示進行。在最後一頁上,按一下 [完成]。

  • 您可將 [欄位清單] 從 Access 工作區的右邊卸除,只需將指標放在 [欄位清單] 窗格的標題列上,直到它變成移動指標 移動指標 ,然後將 [欄位清單] 窗格到左邊即可。您可將清單放置在工作區任何地方,或將它拖曳到最左邊,讓它停駐在工作區的左邊。

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