將任何清單或文件庫項目宣告為記錄

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即使沒有記錄中心網站,也可以管理組織中的記錄。如果貴公司有數個各自獨立的文件儲存區域 (例如不同部門保存所有重要文件的位置),那麼,將記錄儲存到任何一個集中的存放庫不見得有優勢。您反而可能想要在一個共同作業環境中更新文件與儲存記錄。將項目「就地」宣告成為記錄,可讓您在任何 SharePoint 網站上,處理任何清單和文件庫中的記錄與文件。

附註: 本文中的資訊,假設您已設定就地記錄管理網站集合層級。

本文內容

將任何清單或文件庫的項目宣告為記錄

取消的清單或文件庫的項目宣告為記錄

將任何清單或文件庫項目宣告為記錄

只要具有適當權限,就可以將大多數清單或文件庫項目宣告為記錄。如此,便能在任何網站,針對大多數清單或文件庫中的任何項目,使用所有記錄管理功能。

附註: 您必須至少參與權限宣告為記錄的項目。

將項目宣告為記錄

  1. 瀏覽至網站和包含要宣告為記錄之項目的清單或文件庫。

  2. 根據是否您正在使用的清單或文件庫,按一下 [項目] 索引標籤或在功能區上的 [文件] 索引標籤。

    清單和文件庫工具索引標籤

  3. 將游標移至要宣告為記錄的項目的左邊,然後選取顯示的核取方塊。

    提示: 若要同時將多個項目宣告為記錄,選取多個項目旁的核取方塊。

  4. 選取 [在功能區上的 [宣告記錄]。

    將多個項目宣告為記錄

  5. 掛鎖符號 已宣告為記錄 會標示已經宣告為記錄的項目。

頁面頂端

取消宣告清單或文件庫項目為記錄

取消宣告項目為記錄

  1. 瀏覽至網站和包含要取消宣告為記錄之項目的清單或文件庫。

  2. 視您處理的是清單或文件庫而定,按一下功能區的 [項目] 索引標籤或 [文件] 索引標籤。

  3. 將游標移至要取消宣告為記錄的項目右邊,然後選取出現的向下箭號,再選取 [更新狀態詳細資料]

  4. 按一下記錄狀態旁的 [取消宣告記錄],隨即出現提示,要求您確認是否取消將項目宣告為記錄。

    附註:  只有先前已經宣告為記錄的項目,才會出現取消宣告選項。

  5. 按一下 [確定]

附註:  掛鎖符號就會從取消宣告的記錄移除。

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