封存 Access 資料

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您可讓您依定期封存舊或非作用中的記錄的資料。例如,假設您使用來管理出借文件庫的存取權。您可能必須追蹤厚實交易資料表與項目借用與包含日期的欄位,其傳回包含日期的欄位。或許您記錄的保留原則是封存厚實交易記錄一年的項目傳回之後,以及 destroy 兩年後的記錄。

您可以封存所有資料庫中的資料表、 特定的資料表或特定的記錄,例如,早於特定日期的記錄。本主題說明如何封存資料。

本文內容

概觀

定期將記錄移到封存資料表

定期取代表格

定期取代所有資料表

概觀

您應該考慮封存資料,當您不打算再,使用的資料時,您想要保留的資料方便,以防您需要它。您可能會引導您封存方案,例如資料保留原則的原則。

封存通常用來儲存資料根據日期條件,例如送達月份的結尾。

封存資料的方式

下表列出何時應該使用每個方法,以及其他考量封存資料的方式。

方法

描述

使用時機...

其他考量

定期將記錄移到封存資料表

定期,您可以執行的查詢,選取您想要保存及將資料附加至封存資料表的資料。然後,您可以執行查詢,會選取相同的資料 (從原始表格),並將其刪除。

部分的表格中的記錄符合您用來決定是否要封存的條件。

範例: 您想要保存文件庫交易 (核取深入瞭解),如果核取 [在日期舊至少一年。

  • 可能必須解決參考完整性,尤其是如果您想要保存的記錄會在一對多關聯性的一側。

  • 如果您需要在查詢中使用參數,您應該建立處理參數的表單。否則,您可能會遺失資料。

定期取代表格

定期,您封存複製一份特定的資料表,然後取代新的空白複本中的資料表。

在表格中的所有記錄都符合您用來決定是否要封存的條件。

範例: 儲存每日的溫度多種的表格。每年,您封存資料表並開始新的空白項目。

  • 可能要暫時解決參考完整性。

定期取代所有資料表

開始分割資料庫 (資料庫組成: 後端資料庫檔案包含所有的資料表; 以及包含其他資料庫物件的前端資料庫檔案)。定期您製作封存複本的後端資料庫,並使用新的空白,然後取代現有的後端資料庫。

在大部分的資料庫中的資料表中的所有記錄都符合您使用來決定是否要封存的條件。

範例: 不同種類的 meteorological 的資料包含多個表格,包含您的資料庫。每一年,您封存所有的資料表。

  • 如果您有任何查閱表格 (您用來儲存的查詢,例如郵遞區號或部門值的資料表),您可能需要將新的後端資料庫匯入其資料。

  • 您無法使用巨集,此方法。您必須手動封存資料庫。

解決參考完整性

如果您想要保存記錄相關記錄其他資料表中,您可能必須解決關聯性。如果您想要保存記錄 」 的子 」 記錄 (這些工具屬於 「 多 」 端的一對多關聯性),您可以而不需要考慮,可能是因為安全地保存它們。如果您想要保存的記錄是"parent"記錄 (這些工具屬於 「 一 」 端的一對多關聯性),其相關的 「 子 」 當您封存這些記錄可能:

  • 您無法刪除"parent"記錄。如果您已經有附加"parent"記錄至封存的資料表,這可能會導致問題。

    - 或 -

  • 成為 」 字串","parent"不存在的所屬的記錄。使用 「 字串 」 記錄的資料庫中,這可能造成資料完整性與各種功能的問題。

若要帳戶的參考完整性,執行下列步驟:

  1. 決定哪些 「 子系 」 記錄屬於您想要保存的記錄。例如,如果我想要保存記錄我出借在我的文件庫的資產,我第一次判斷是否有任何交易資產,在開啟即是否已取出但不是會傳回資產。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 如果 「 子 」 記錄可以隨時將其刪除,請確定關聯會強制執行參考完整性,具有串聯刪除。如此一來,可確保將刪除的相關的 「 子 」 的所有記錄。

    • 如果您無法永遠安全地刪除 「 子 」 記錄,請考慮封存資料庫中的所有資料表

    • 建立查詢來選取"parent"沒有 「 子 」 記錄的記錄。然後,建立封存查詢中使用的第一個查詢 (請參閱定期移到封存資料表的記錄一節),而不是使用"parent"表格。

      提示: 若要尋找不吻合的記錄,您可以使用 [查詢精靈]。如需詳細資訊,請參閱文件比較兩份資料表,找出不吻合的記錄

頁面頂端

定期將記錄移到封存資料表

首先,您可以請含有您想要保存的記錄的資料表中的空白的複本。此新的空白資料表會封存表格。接下來,您可以建立新增查詢 ,若要從原始表格複製到封存資料表中的記錄。然後,您建立的封存的記錄移除原始表格刪除查詢 。最後,您可以建立執行兩個查詢的巨集。當您想要保存記錄時,您可以執行巨集。

提示: 讓按一下按鈕時,會執行巨集,您可以將巨集附加到表單上的按鈕。

步驟 1: 建立的封存資料表

步驟 2: 建立查詢,將資料複製到封存表格

步驟 3: 建立刪除查詢,從您的原始資料表移除相同的資料

步驟 4: 建立執行兩個查詢的巨集

步驟 1: 建立的封存資料表

如果您想要將所有您封存的記錄保留一個資料表中,您只能執行此步驟中一次。您在此步驟中建立的封存資料表會保留您所有的封存記錄。

如果您想要 destroy 舊封存表格,當您建立新的項目時,您不需要執行此步驟。您可以使用產生資料表查詢 ,而不是新增查詢,將資料複製到您的封存資料表。若要這麼做,請跳至步驟 2

如果您想要使用新的封存資料表,每次該您封存中,而且您想要保留舊封存表格時,重新命名您舊的封存資料表建立一個新之前。如果您要封存根據日期,考慮命名舊封存表格根據所代表的日期範圍。

附註: 如果您建立新的封存資料表,則每一個時間和保留舊的項目,您必須在執行查詢之前,先重新命名舊封存。

  1. 在 [功能窗格] 中選取的資料表有記錄封存,請按 CTRL + C,然後按 CTRL + V。

  2. 貼上資料表成為在對話方塊中,貼上選項] 底下選取 [只結構]。

  3. 表格名稱] 方塊中,刪除複製的文字和將底線和 「 封存 」 新增至現有的表格名稱],然後按一下[確定]。例如,如果原始表格名稱為交易封存資料表名稱為Transactions_archive

    貼上資料表成為

步驟 2: 建立查詢,將資料複製到封存表格

  1. 在 <ui>[建立]</ui> 索引標籤的 <ui>[其他]</ui> 群組中,按一下 <ui>[查詢設計]</ui>。

  2. 使用 [顯示資料表] 對話方塊新增含有您想要保存的記錄的資料表。關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 在 [查詢設計] 視窗中,按兩下星號 (*) 您剛才新增的資料表中。資料表名稱和星號會出現在查詢設計格線的第一欄。

    附註: 星號表示查詢應該包含所有資料表欄位的查詢輸出中。當您可以使用星號,如果新增或移除資料表中的欄位時,查詢輸出會相應的調整。

  4. 在 [查詢設計] 視窗中,按兩下您要用來指定應該符合條件的記錄,才能封存它們的欄位。例如,如果您的交易資料表有稱為核取 [在指定日期] 欄位,而且您想要保存其中的日期是一年以上舊的所有記錄,請日期中按兩下已核取。功能變數會出現在查詢設計格線中的下一個空白資料行。

    查詢設計格線

    如果您想要使用其他欄位的準則,請重複此步驟。

  5. 您可以使用 [準則] 列,指定您剛才新增的欄位的準則。例如,您可能會指定核取 [在日期必須早於 2008 年 1 月 1 日使用運算式< #1/1/2008年 #準則] 列中。

    如果您準則的值變更每個您要備份的時間,應該都讓查詢要求輸入。若要這麼做,您會使用 [準則] 列中的參數,讓查詢要求輸入。若要使用參數,請使用運算式,正常,但是,而不是指定的值,使用 [以方括弧括住的簡短問題。例如,您可能會使用運算式< [封存之前完成的交易:],就像這樣:

    參數運算式

    如需有關如何使用參數的詳細資訊,請參閱讓查詢要求輸入的文件。

    您也可以使用列,若要指定替代條件。如需有關如何使用準則的詳細資訊,請參閱查詢準則的範例

    提示: 如果您使用的日期欄位的準則,而您想要保存早於目前日期的所有記錄中,輸入< date ()中的 [日期] 欄位的 [準則] 列。

  6. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您已經建立的封存資料表,您需要新增查詢,將所指定的記錄新增至該表格。

      1. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [新增]。

      2. 在 [新增] 對話方塊中 [表格名稱] 方塊中,選取 [封存] 資料表中的名稱,然後按一下[確定]

        附加至

        在查詢設計格線中,會出現 [附加至] 列。

      3. 清除 [附加至] 列的任何您用來指定準則的欄位。(僅限星號應該有值的 [附加至)。

        查詢設計格線 [附加至] 列

    • 如果您還沒有建立的封存資料表,您需要使用所指定的記錄建立的封存資料表產生資料表查詢。

      1. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [製成資料表]。

      2. 在 [製成資料表] 對話方塊的 [表格名稱] 方塊中輸入 [封存] 資料表中的名稱,然後按一下[確定]

  7. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

步驟 3: 建立刪除查詢,從您的原始資料表移除相同的資料

  1. 在 <ui>[建立]</ui> 索引標籤的 <ui>[其他]</ui> 群組中,按一下 <ui>[查詢設計]</ui>。

  2. 使用 [顯示資料表] 對話方塊新增含有您想要保存的記錄的資料表。關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 在 [查詢設計] 視窗中,按兩下星號 (*) 您剛才新增的資料表中。資料表名稱和星號會出現在查詢設計格線的第一欄。

  4. 在 [查詢設計] 視窗中,按兩下您用來指定查詢中的條件的同一個欄位。

  5. 您可以使用 [準則] 列,指定您剛才新增的欄位的準則。如需有關如何使用準則的詳細資訊,請參閱查詢準則的範例

    重要: 如果您新增查詢或產生資料表查詢參數,所以應該刪除查詢。此外,請確定您輸入兩個查詢的使用相同的值。如果您輸入不同的參數值時,您可能會遺失資料。若要協助避免資料遺失,請使用表單收集的值,讓查詢要求輸入值的表單。如需詳細資訊,請參閱讓查詢要求輸入的文件。

  6. 在 [設計] 索引標籤中 [查詢類型] 群組中,按一下 [刪除

    [刪除] 列會出現在查詢設計格線。

    查詢設計格線 [刪除] 列

  7. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

步驟 4: 建立執行兩個查詢的巨集

  1. 在 <ui>[建立]</ui> 索引標籤的 <ui>[其他]</ui> 群組中,按一下 <ui>[巨集]</ui>。如果無法使用這個命令,請按一下 <ui>[模組]</ui> 或 <ui>[類別模組]</ui> 按鈕下方的箭號,然後按一下 <ui>[巨集]</ui>。

  2. 在 [巨集設計格線中,在 [動作] 欄中的第一列中選取 [ openquery 巨集]。

    OpenQuery 巨集指令

  3. 在底部的方格中,在 [巨集指令引數,在 [查詢名稱] 方塊底下,選取 [(附加或產生資料表) 您在步驟 2 中建立下拉式清單中的查詢。

    OpenQuery 巨集指令查詢引數

  4. 在 [巨集設計格線中,在 [動作] 欄中的第二列選取 [ openquery 巨集]。

  5. 底部的方格中,在 [巨集指令引數,在 [查詢名稱] 方塊下,從下拉式清單中選取刪除查詢。

    您的巨集看起來應該像這樣:

    準備好可以儲存的巨集

  6. 按下 CTRL + S 儲存巨集。

    當您想要保存記錄時,請執行巨集。

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定期取代表格

如果您隨時想要保存表格中的所有資料,您沒有使用 [查詢] 或 [巨集。或者,您可以定期取代表格的空白的複本。

重要: 如果您要備份的資料表與其他資料表相關,您可能需要解決參考完整性

  1. 在 [功能窗格] 中選取您想要保存,按下 CTRL + C,然後按下 CTRL + V 鍵的資料表。

  2. 貼上資料表成為在對話方塊中,貼上選項] 底下選取只有結構],然後按一下[確定]

    Access 名稱複製複製的原始資料表名稱

  3. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下原始表格,然後在隨後出現的快顯功能表上按一下 [重新命名

    為表格命名,表示它的內容,例如 「 DailyTemperatureExtremes_archive_2007 」。

  4. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下空白複製,,然後在隨後出現的快顯功能表上按一下 [重新命名

    提供空白的複製原始資料表名稱。

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定期取代所有資料表

如果您使用分割資料庫時,您可以定期取代所有資料表使用空白的複製取代後端資料庫。

首先,您準備好的空白的複本。除非您資料庫的設計變更,您可以重複使用這份封存每次。當您想要保存,您重新命名現有的後端資料庫,以表示它是封存,然後再將空白的複本儲存為新的後端資料庫。

準備後端資料庫中的空白的複本

匯入後端資料庫中的所有資料表的資料表的定義。

  1. 建立新的空白資料庫]。刪除 Table1。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [Access]。

  3. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,選取 [匯入資料表、 查詢、 表單、 報表、 巨集和模組至目前資料庫],,然後按一下 [瀏覽

  4. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,選取後端資料庫。按一下 [開啟以關閉 [開啟舊檔] 對話方塊,然後按一下[確定]

  5. 在 [匯入物件] 對話方塊中,按一下 [選項]。

  6. 匯入資料表] 下選取 [只定義]。

  7. 在 [表格] 索引標籤上按一下 [全選[確定],然後按一下然後按一下 [關閉]。

接下來,新增資料至任何空白的複本中的查閱表格。每個查閱表格,請執行下列步驟:

  1. 連結至現有的後端資料庫中的查閱表格。

  2. 建立新增查詢將原始複本的所有記錄。

使用空白的複本來取代後端資料庫

首先,您可以重新命名現有的後端資料庫,以表示現在是封存。

然後,開啟的空白的複本,並將其儲存使用原始的後端資料庫名稱。

  1. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後指向 [另存新檔]。隨後便會開啟 [另存新檔] 功能表。

  2. 儲存另一種格式的資料庫] 下按一下 [ Access 2007 資料庫

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