客戶案例研究: 從 Excel 移至 Access

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有時時存取更多使用 Excel 建立商務解決方案。或可能是 Excel 原本建議,但資料具有 outgrown Excel 方案,就可以使用資料庫的程式。所幸,可以將您的商務資料從 Excel 中,移至 Access 中。

原本Cancer 生命線,非營利機構的西雅圖,會使用 Excel 來設計其授與追蹤系統。執行之後將資料重複的問題,他們會決定其所嘗試存取的時間。

Dr.Kerry Fowler 提供 Cancer 生命線義工 IT 支援。他同意前述 Cancer 生命線面談 IT 需求、 其角色及技術的背景,請他們如何使用 Excel,及他們有權存取已完成。

面談時,第 1 部分

ST:好的,我康邁可寫入的 Office Online 和我以下今天與 Dr.Kerry Fowler 在 Cancer 生命線。Cancer 生命線是可協助人員與 cancer live 非營利組織。

ST:Dr.Fowler 可以與說明稍微瞭解哪一類的支援 Cancer 生命線提供給連絡人?

KF:也 Steven、 Cancer 生命線提供非醫療支援住與 cancer 包括病患、 家人、 朋友和同事,因此很廣泛的人員。

ST:因此當您說非醫療您意義為何?

KF:人員不傳送到 Cancer 生命線,以取得醫療建議,但是他們的類別,有練習課程 yoga、 撰寫類別、 花朵排列、 數字的以建立之間 cancer 病患的社群,並與其他人與 cancer 互動的項目。

ST:良好的音效各種非常重要的服務,感謝您的資訊。因此,您自我介紹 informatics 中有角度,為該權限?

KF:實際的 organic 化學。

ST:很抱歉好 organic 化學。

KF:直接深感抱歉。

ST:因此如何的協助您在這裡在 Cancer 生命線?

KF:我也提供給產業和製藥探索很多年,,當我的工作不見了屬於公司合併我花一些時間以在 Cancer 生命線其中老婆是 CEO,而我已經存在這麼一些化學 informatics 以下義工 過去 10 的年數,因此,我已很熟悉處理資訊,主要顯示較大的一般檔案,而若要瞭解一些 UNIX 命令的項目,但我沒有任何關聯式資料庫的經驗。

ST:[確定],也可以告訴我稍微關於的資訊管理工作,您執行以下屬於您自發性嗎?

KF:確定,當我第一次了只要每日例行 IT 項目,您知道,是印表機使用、 滑鼠無法運作。但最後我所看到的是這樣,例如病患協助募款位置的人員使用 Excel 試算表儲存移回幾年來檢查已送出人員以協助他們的相關資訊支付抵押貸款有些函數或醫療帳單或交通。

ST:因此很多個不同的檔案?

KF:好了許多試算表中的項目。

ST:顯示較大的試算表,因此一個?

KF:是一個顯示較大的試算表的索引標籤上,但很多,告訴多少錢卡住今年此人員,多少他們良過去的 4 年多少人會取得其抵押貸款的說明很難的?

ST:確定的音效傳統的問題,您可以有,將整個大量的資料放在 Excel 中,並嘗試向下切入,將試算表的。

KF:讓看起來像是等待發生,只要不正確的排序,完成災難,遠離損毀,因此我決定就能深入探索學習 Microsoft Access 来解決這個問題。所發生的其他項目都是資料已重新輸入多個時間。

ST:哪一類的資料?

KF:只要名稱、 人員的名稱、 郵遞區號、 社交工作人員的名稱、 任何數目的項目。

ST:因此相同的人會得到的不同記錄只需要幾也許嗎?

KF:完全,就很創意的西雅圖的拼字,例如。

ST:確定,因此為什麼存取?並未您只需,以下是否您取得達到這個目的,或來存取您做什麼?

KF:以及存取都會提供以下因為 Cancer 生命線使用 Microsoft Office,而且他們使用 Small Business Server 2003,因此在位置的每部電腦有權存取,和我有看起來到 Access 只在自己的相關去年真的沒有進行任何開發所以我覺得這是我的學習機會,而且很可能是協助 Cancer 生命線達成其目標。

ST:Cool,以及我認為您所做的 「 良好的決策。我有一些使用 Access 和 excel 不太多工作的體驗,但知道 Access 適用於和是比較適合您談管理工作的類型。

ST:讓我們來看稍微中斷,然後回來,此面談的第二個部分。

面談時,第 2 部分

ST:好的那就康邁可一次,以 「 我的 Dr.Kerry Fowler 在 Cancer 生命線面談的第二部分。

ST:淺談從 Excel 移至 Access 的程序。剩餘的工時您說包含?您完成的工作?

KF:我認為您未完成的工作,尤其是當您處理舊版的試算表的資料時可能不需要的程式出現異常標點符號的位置。整體我想我發現大部分的挑戰只相符的項目,以及我要翻轉,在這裡一段時間。我想讓類型相符的資料是很重要,這是以無聲的項目。

ST:它不是假設,相當重要,而是挑戰取得正確的因為 Excel 是什麼資料,並將且無法接受更苛無聲動作。

KF:向右是的清除資料,我找到已大部分的挑戰花費太舊的資料,移除重複項目、 找到拼字錯誤、 尋找程式出現異常標點符號和事情清理,以便將其匯入 Access 變得更容易並不會導致錯誤。因此,有實際許多工作,請移至 Excel 試算表或您要匯入的文字檔。一旦符合所有項目匯入是很簡單。

ST:因此,具有此保留商務程序過渡嗎?

KF:否,周圍工作的人員,此外,我所做的事,處理病患協助資料庫的其中一個花費舊版 Access 資料庫,基本上大郵寄清單的是只顯示較大的一般檔案。讓我負責一些步驟,清理及更容易尋找重複的項目。

ST:但它們現在使用病患協助募款資料庫?

KF:[是]。

ST:但仍有資料,您還沒有匯入的 Excel 中尚未,則仍要匯入的舊版資料。

KF:這是 true。我有 2008年資訊匯入,但仍有清理及匯入至 2007 2004年資料。

ST:好,讓人員未不必等候或任何項目?

KF:[否]。適合目前使用。

ST:其他挑戰的是您要面對,或是您對建立新的系統,包括這另一個指的。

KF:也有存取特定的一些事項、 我有一些挑戰部分 Visual Basic 的項目也執行 Dlookup(),並讓該工作,並在某些情況下,您必須取得的報價和方括弧括住所有在正確的位置或沒有工時。但整體已更加比我以為是和是非常收穫能夠進行運作的項目。

ST:您,因此會執行有權存取的 excel 因為從先前實務未執行的任何項目?任何新明顯外,您知道將資料放在不同的資料表及該排序的項目?

KF:我知道如何知道這種格式會明顯的資深使用者,但,例如 [郵遞區號是重複的資訊有關城市和州名和國家,所以我已簡化資料輸入郵寄清單,因此,就位 !y 郵遞區號必須要匯入,然後我的所有美國郵遞區號其狀態、 縣 / 市和縣的資料表。因此,許多簡化項目,減少拼字錯誤。

ST:這是很好。如何報告?您有能力產生報告,現在您已移動到 Access 中看到任何獲得嗎?

KF:被提之前,來判斷多少錢必須已提供給特定人員在特定期間,使用 Excel 試算表時,很難,但現在我已經產生存取系統的一些報表的自動產生核取要求、 程式碼這些適當類型的 cancer 的同時也會產生的所有不同檢查已寫入的每個帳戶及小計的該週的財務部的摘要工作表。

ST:聽起來很棒的 gain 的哇。因此,最後,有同事以下已說什麼?任何人授予您任何處理程序和您的內建的產品的意見反應?

KF:以及其真的愛到它。為病患協助募款它真的具有精簡的程序。因為有較少的錯誤,即表示更快速地取得撰寫檢查項目,並將其真的發生問題之前,必須為校正,請從財務傳送資訊和通常現在,因此用戶端的實際有不會發生的直接,這是很不錯。

ST:實用,這是很不錯。確定也非常感謝您面談的及連絡再次推出我確定,若要查看您的進度與病患協助募款中,我們會或者,什麼是您正在處理一次的新項目?

KF:新的項目會顯示較大的郵寄清單。

ST:郵件清單的資料庫。[確定] 以及我會回到檢查,並查看如何的即將,再次感謝您感興趣。

KF:我是。

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