如何建立和編輯權限等級

如果您是 SharePoint Online 系統管理員,可能會希望控制誰能夠在您的網站上進行變更。例如,您可能會希望財務部門的員工能夠編輯清單,但希望行銷部門的員工只能檢視這些清單。權限與權限等級就是用在此時。

權限可讓 SharePoint 使用者執行特定的動作,例如編輯清單中的項目或建立網站。不過,您不能將個別權限指派給 SharePoint 中的個別使用者,而必須將相關的權限組成權限等級,然後將權限等級指派給含有您要指派權限對象的 SharePoint 群組

SharePoint 隨附一些預設的權限等級可供您使用,例如 [參與] 和 [僅供檢視]。不過,如果某個權限等級不符合您的需求,您也可以建立新的權限等級。維持預設值會比較容易追蹤權限等級。

您可以在 [權限等級] 頁面上建立權限等級,並且進行變更。

但您必須隸屬於一個有權管理權限的 SharePoint 群組,才能建立或變更權限等級。根據預設,如果您屬於 [擁有者] 群組,或者如果您是網站集合系統管理員,您就具有這個權限。

  1. 在網站集合的頂層網站上,按一下 [設定] 小型 [設定] 齒輪取代 [網站設定]。 > [網站設定]。

  2. 在 [網站設定] 頁面的 [使用者與權限] 區段中,選擇 [網站權限]。

  3. 在 [權限] 索引標籤的 [管理] 群組中,選擇 [權限等級​​]。

    選擇 [權限等級] 頁面。

  4. 在 [權限等級] 頁面上,選擇 [新增權限等級]。

  5. 在 [新增權限等級] 頁面上提供名稱與描述。

  6. 在 [權限] 區域中,選取您希望此權限等級包含的清單、網站與個人權限旁的核取方塊。

  7. 按一下 [建立]。

除了 [完全控制] 和 [限制存取] 之外,所有列出的權限等級您都可以變更。

建立權限等級後,將它指派給一個 SharePoint 群組

建立新權限等級還有另一種快速方法,那就是複製現有的權限等級。 如果現有權限等級所含的權限,與新權限等級所含的權限類似,您就可以這麼做。 複製之後,您可以新增或移除您希望新權限等級具備的權限。

若要複製權限等級:

  1. 在 [權限等級] 頁面上,按一下您要複製的權限等級名稱。請務必按一下連結,而不是選取名稱旁的核取方塊。例如,[參與],如下圖所示。

    選擇權限等級。

  2. 在 [編輯權限等級] 頁面上,選擇該頁底部位於 [個人權限] 區段後面的 [複製權限等級]。

    [複製權限等級] 按鈕。

  3. 在 [複製權限等級] 頁面上,輸入新權限等級的名稱和描述。

  4. 選擇您要新增或移除的權限,然後選擇 [建立]

建立權限等級後,將它指派給一個 SharePoint 群組

您可以對權限等級進行下列變更:

  • 更新名稱或描述

  • 新增或移除權限

建議您不要對 SharePoint 隨附的預設權限等級進行任何變更。您不可以對 [完全控制] 和 [限制存取] 這兩種預設權限等級進行變更。

若要對權限等級進行變更:

  1. 在 [權限等級] 頁面上,按一下您要編輯的權限等級名稱。請務必按一下連結,而不是選取名稱旁的核取方塊。例如,[行銷],如下圖所示。

    選擇一個名稱為「行銷」的權限等級。

  2. 您可以在 [編輯權限等級] 頁面上:

    • 變更描述。

    • 新增或移除等級的權限。

  3. 完成變更之後,按一下 [提交]。

除了 [完全控制] 和 [限制存取] 之外,其他任何權限等級都可以刪除。我們不建議您刪除預設的權限等級。

若要刪除權限等級,請在 [權限等級] 頁面上,選取您想要刪除之權限等級旁的核取方塊,然後選擇 [刪除選取的權限等級]。

權限等級適用於特定的網站集合。這表示您對權限等級所做的任何變更,都會影響到整個網站集合。因此,以下是一些建議:

  • 不編輯預設權限等級:如果您變更預設的權限等級,這些變更會影響網站集合內所有的內建 SharePoint 群組。如果您有兩個網站集合,其中的權限等級雖然同名,卻各自含有不同的權限集,這麼做可能就會造成混淆。

  • 請勿刪除預設權限等級:如果您刪除預設的權限等級,所有在網站集合中包含該權限等級的內建 SharePoint 群組都會將其移除。這可能會使指派給那些群組的使用者遺失重要的權限。

  • 將權限等級指派給 SharePoint 群組:您可以將權限層級指派給單一 SharePoint 使用者,但如果將權限等級指派給 SharePoint 群組,並將該使用者加入群組,會更容易追蹤哪些人擁有哪些網站的權限。這也有助於提升網站效能。

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