如何將多功能裝置或應用程式設定為使用 Office 365 傳送電子郵件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明如何您的電子郵件從裝置和商務應用程式時傳送所有的信箱都在Office 365中。例如:

  • 您有掃描器,而您想要使用電子郵件來傳送掃描文件給自己或他人。

  • 您管理約會的線條的商務 (LOB) 應用程式,並想要電子郵件用戶端的約會時間的提醒。

選項 1 (建議使用):直接透過 Office 365 信箱驗證您的裝置或應用程式,並使用 SMTP 用戶端提交來傳送郵件

此選項支援大部分的使用情境,而且最容易設定。針對以下情境,請選擇使用此選項:

  • 您想要從協力廠商裝載於傳送電子郵件應用程式、 服務或裝置。

  • 您想要傳送電子郵件給組織內外的人員。

透過 SMTP 用戶端提交端點 smtp.office365.com 直接連線到 Office 365,以設定您的裝置或應用程式。

每個裝置/應用程式都必須能夠透過 Office 365 進行驗證。可以各自有自己的寄件者地址,或者所有裝置可以都使用一個地址 (例如 printer@contoso.com)。

SMTP 用戶端提交的設定方式

直接在您的裝置或應用程式為其指南指示(可能使用不同的術語比本文),請輸入下列設定。您的狀況符合 SMTP 用戶端送出的需求,如下列設定可以讓您從您的裝置或應用程式傳送電子郵件。

裝置或應用程式設定

伺服器/智慧主機

smtp.office365.com

連接埠

連接埠 587 (建議使用) 或連接埠 25

TLS/StartTLS

已啟用

使用者名稱/電子郵件地址和密碼

輸入使用的託管信箱之登入認證

如需詳細資訊,請展開下列區段。

判斷哪個版本的 TLS 您的裝置可支援,請核取裝置指南或廠商。如果您的裝置或應用程式不支援 TLS 1.0 或上方:

  • 請改用直接傳送 (選項 2) 或 Office 365 SMTP 轉送 (選項 3) 來傳送郵件 (視您的需求而定)。

  • 如果是基本使用 SMTP 用戶端送出,且您的印表機只支援 SSL 3.0,您可以設定稱為 Indirect SMTP 用戶端送出的替代設定。這會使用本機的 SMTP 轉送伺服器連線到Office 365。這是更複雜的設定。可以在這裡找到相關指示:如何設定為搭配 Office 365 轉送 IIS

附註: 如果您的裝置建議,或預設連接埠 465,它不支援 SMTP 用戶端送出。

下列圖表可讓您大致了解您的環境看起來會是什麼樣子。

顯示多功能印表機如何使用 SMTP 用戶端提交連線到 Office 365。

  • SMTP 用戶端提交可讓您傳送電子郵件給組織內部的人員,以及公司之外的人員。

  • 針對傳送給組織內部人員的電子郵件,此方法會略過大部分的垃圾郵件檢查。這有助於防止公司 IP 位址受到垃圾郵件清單封鎖。

  • 透過此方法,您可以從任何位置或 IP 位址傳送電子郵件,包括您的 (內部部署) 組織的網路,或協力廠商雲端託管服務,例如 Microsoft Azure。

  • 驗證:您必須能夠設定使用者名稱和密碼,才能在裝置上傳送電子郵件。

  • 信箱:您必須有可傳送電子郵件的授權 Office 365 信箱。

  • 傳輸層安全性 (TLS):您的裝置必須能夠使用 TLS 版本 1.0 或更新版本。

  • 連接埠:連接埠 587 (建議使用) 或連接埠 25 資格,而且必須在您的網路上解除封鎖。部分網路防火牆或 Isp 封鎖連接埠,尤其是連接埠 25。

附註: TLS 的相關資訊,請參閱如何 Exchange Online 使用 Office 365 中的電子郵件連線的安全性 TLS ,並瞭解如何 Exchange Online 使用 TLS 加密套件順序的詳細的技術資訊,請參閱強化Exchange Online 的郵件流程安全性

除非您的裝置可以儲存多個 Office 365 信箱的登入認證,否則您只能從一個電子郵件地址傳送。Office 365 施加每分鐘傳送 30 封郵件的限制,以及每天 10,000 位收件者的限制。

選項 2: 傳送電子郵件直接從您的印表機或 Office 365 (直接傳送) 應用程式

針對以下情境,請選擇使用此選項:

  • SMTP 用戶端提交 (選項 1) 與不相容您的業務需求或與您的裝置。例如您的裝置或應用程式不符合需求的 SMTP 用戶端送出,例如 TLS 支援。

  • 您只需要將訊息傳送至收件者您自己的組織中有使用信箱在Office 365;您不需要將電子郵件傳送給組織外的人員。

以下是最適合使用直接傳送的其他情境:

  • 您希望您的裝置或應用程式從每位使用者的電子郵件地址進行傳送,而且不希望將每位使用者的信箱認證設定成使用 SMTP 用戶端提交。直接傳送可讓組織內部的每位使用者使用自己的地址來傳送電子郵件。

    避免使用單一信箱傳送為 」 權限與您的使用者。不支援此方法,是因為複雜度和潛在問題。

  • 您想要傳送大量電子郵件或新聞稿。Office 365不允許您執行此動作透過 SMTP 用戶端送出。直接傳送 」 可讓您傳送大量郵件。

    請注意,您的電子郵件標示為垃圾郵件Office 365的風險。您可能會想要編列大量電子郵件提供者,若要協助的說明。例如,他們會協助您遵守最佳作法,並有助於確保能讓您的網域及 IP 位址不會受到封鎖其他人在網際網路上。

下列設定裝置或應用程式中直接輸入。

裝置或應用程式設定

伺服器/智慧主機

您的 MX 端點,例如 contoso-com.mail.protection.outlook.com

連接埠

連接埠 25

TLS/StartTLS

已啟用

電子郵件地址

您 Office 365 所接受其中一個網域的任何電子郵件地址。此電子郵件地址不需要有信箱。

建議您新增 SPF 記錄,以防止郵件被標示為垃圾郵件。如果您是從靜態 IP 位址進行傳送,請將它新增到您網域註冊機構的 DNS 設定中的 SPF 記錄,如下所示:

DNS 項目

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. 如果您的裝置或應用程式可以從靜態公用 IP 位址進行傳送,請取得此 IP 位址,並且記下它。您可以與其他裝置和使用者共用您的靜態 IP 位址,但不能與公司之外的任何人共用該 IP 位址。您的裝置或應用程式可以從動態或共用 IP 位址進行傳送,但郵件會更容易遭受反垃圾郵件篩選。

  2. 登入 Office 365

  3. 請確定您的網域,例如 contoso.com,已選取。按一下 [管理 DNS],尋找 [MX 記錄。MX 記錄會有看起來就像 cohowineinc com.mail.protection.outlook.com 下, 圖中所述的地址點值。記下的 MX 記錄指向地址值,我們會將為您的 MX 端點。

    記下 MX 記錄 [指向位址] 值。
  4. 請回到裝置,在設定中,在一般稱為 [伺服器] 或 [智慧主機] 的項目底下,輸入您在步驟 3 記下的 MX 記錄 [指向位址] 值。

  5. 您現已完成裝置的設定,請移至您網域註冊機構的網站更新您的 DNS 記錄。編輯您的寄件者原則架構 (SPF) 記錄。在項目中,包含您在步驟 1 記下的 IP 位址。完成的字串看起來類似這樣:

    v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all

    其中 10.5.3.2 是您的公用 IP 位址。

    附註: 跳過此步驟可能會導致電子郵件傳送到收件者的垃圾郵件資料夾。

  6. 若要測試設定,請傳送測試的電子郵件從您的裝置或應用程式,並確認收件者收到它。

在下圖中的應用程式或裝置中貴組織的網路,可使用直接傳送和給您組織中的電子郵件收件者您Office 365郵件交換 (MX) 結束點。您可以輕鬆在Office 365中尋找您的 MX 端點,如果您需要查詢。

顯示多功能印表機如何使用 Office 365 MX 端點,直接只將電子郵件傳送給貴組織中的收件者。

您可以設定您的裝置,直接電子郵件傳送到Office 365。使用 [直接傳送到轉送Office 365信箱,您組織中的收件者的電子郵件。直接傳送也適用於使用信箱在Office 365外部收件者。 如果您的裝置使用直接傳送給嘗試轉接他們沒有Office 365信箱的收件者的電子郵件,將拒絕電子郵件。

附註: 如果您的裝置或應用程式能夠做為電子郵件伺服器並傳送至Office 365 ,以及其他郵件提供者,請諮詢您裝置或應用程式的指示進行。沒有Office 365設定所需的這種情況。

  • 使用 Office 365 傳送電子郵件,但不需要專用的 Office 365 信箱。

  • 不需要您的裝置或應用程式的靜態 IP 位址。不過,建議如果可以的話。

  • 無法搭配連接器使用;請勿將裝置設定成搭配直接傳送使用連接器,這會造成問題。

  • 裝置不需要支援 TLS。

直接傳送有較高比 SMTP 用戶端送出傳送限制。寄件者不受限於每分鐘 30 的郵件] 或 [每日限制 10000 收件者。

  • 連接埠:連接埠 25 資格,而且必須在您的網路上解除封鎖。

  • 建議使用靜態 IP 位址: 建議使用靜態 IP 位址,這樣就能為您的網域建立 SPF 記錄。這有助於防止郵件被標示為垃圾郵件。

  • 直接傳送無法用來將電子郵件傳送到外部收件者],例如收件者 Yahoo 或 Gmail 地址。

  • 您的郵件將受到垃圾檢查項目。

  • 如果您的 IP 位址封鎖垃圾郵件清單,可能會中斷已傳送的郵件。

  • Office 365 採用節流原則保護服務的效能。

選項 3:設定連接器透過 Office 365 SMTP 轉送來傳送郵件

相較於其他選項,此選項較難以實作。請僅針對以下情境選擇使用此選項:

  • SMTP 用戶端提交 (選項 1) 與您的業務需求或您的裝置不相容

  • 您無法使用直接傳送 (選項 2),因為您必須傳送電子郵件給外部收件者。

SMTP 轉送會使用您的公用 IP 位址 (或憑證) 驗證 Office 365,讓 Office 365 代理您轉送電子郵件。若要這麼做,您將須為您的 Office 365 帳戶設定連接器,此選項的設定也因此更為複雜。

裝置或應用程式設定

伺服器/智慧主機

您的 MX 端點, 例如 yourcontosodomain-com.mail.protection.outlook.com

連接埠

連接埠 25

TLS/StartTLS

已啟用

電子郵件地址

您 Office 365 所驗證其中一個網域的任何電子郵件地址。此電子郵件地址不需要信箱。

如果您已設定 Exchange 混合,或已為從您的電子郵件伺服器到 Office 365 的郵件流程設定連接器,此情境很可能就不需要額外的設定。若尚未設定,請建立郵件流程連接器以支援此情境:

連接器設定

您組織的電子郵件伺服器

Office 365

網域限制:IP 位址/範圍

您的內部部署 IP 位址或位址範圍,裝置或應用程式將用它來連線到 Office 365。

建議您新增 SPF 記錄,以防止郵件被標示為垃圾郵件。如果您是從靜態 IP 位址進行傳送,請將它新增到您網域註冊機構的 DNS 設定中的 SPF 記錄,如下所示:

DNS 項目

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. 取得從裝置或應用程式傳送公用 (靜態) IP 位址。不受支援或允許的動態的 IP 位址。您可以與其他裝置與使用者共用您的靜態 IP 位址,但與任何不要共用的 IP 位址公司外部。記下這個 IP 位址以供下次使用。

  2. 登入 Office 365

  3. 選取 [網域]。請確定您的網域,例如 contoso.com,已選取。按一下 [管理 DNS ,尋找 [MX 記錄。MX 記錄會有看起來就像cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com下列的螢幕擷取畫面中所述的地址點值。記下的 MX 記錄指向要位址] 值。您需要此更新版本。

    記下 MX 記錄 [指向位址] 值。
  4. 檢查應用程式或裝置會傳送至已驗證的網域。如果未驗證網域,電子郵件可能會遺失,然後您將無法追蹤Exchange Online訊息追蹤工具。

  5. 在 Office 365 中,按一下 [系統管理],然後按一下 [Exchange] 以移至 Exchange 系統管理中心。

  6. 在 Exchange 系統管理中心 內,按一下 [郵件流程],然後按一下 [連接器]。

  7. 檢查為您的組織所設定的連接器清單。如果未列出任何從您組織的電子郵件伺服器到 Office 365 的連接器,請建立一個連接器。

    1. 若要啟動精靈,請按一下加號 +。 在第一個畫面上,選擇以下螢幕擷取畫面中所示的選項:

      選擇貴組織的 Office 365 之電子郵件伺服器

      按一下 [下一步],然後為連接器命名。

    2. 在下一個畫面上,選擇 [藉由驗證傳送伺服器的 IP 位址是否符合貴組織所擁有的其中一個 IP 位址] 選項,然後新增來自步驟 1 的 IP 位址。

    3. 將所有其他欄位保留為預設值,然後選取 [儲存]。

  8. 您現已完成 Office 365 的設定,請移至您網域註冊機構的網站更新您的 DNS 記錄。編輯您的 SPF 記錄。包含您在步驟 1 記下的 IP 位址。完成的字串看起來應該要類似這樣:v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all,其中 10.5.3.2 是您的公用 IP 位址。跳過此步驟會導致電子郵件傳送到收件者的垃圾郵件資料夾。

  9. 現在請回到裝置,在設定中,找到 [伺服器] 或 [智慧主機] 的項目,然後輸入您在步驟 3 記下的 MX 記錄 [指向位址] 值。

  10. 若要測試設定,請從您的裝置或應用程式傳送測試電子郵件,然後確認收件者已收到。

在下列圖表中,您組織網路中的應用程式或裝置對組織中的電子郵件收件者,使用 SMTP 轉送的連接器。

顯示多功能印表機如何使用 SMTP 轉送連線到 Office 365。
  • 您設定Office 365連接器Office 365使用的 IP 位址驗證您的裝置或應用程式。您的裝置或應用程式可以使用傳送電子郵件 (包括無法接收郵件的項目) 任何地址,只要地址使用其中一個網域。電子郵件地址不需要與實際的信箱相關聯。例如,如果您的網域是 contoso.com,您無法從 do_not_reply@contoso.com 類似的地址傳送。

  • Office 365 SMTP 轉送使用連接器來驗證您的裝置或應用程式所傳送的郵件。這可讓 Office 365 將這些郵件轉送到您自己的信箱以及外部收件者。Office 365 SMTP 轉送與直接傳送非常類似,除了它可以傳送郵件給外部收件者以外。

  • 設定連接器新增複雜,因為直接傳送建議,透過Office 365 SMTP 轉送,除非您必須將電子郵件傳送給外部收件者。若要使用傳送電子郵件Office 365 SMTP 轉送,您的裝置或應用程式伺服器必須的靜態 IP 位址或位址範圍。您無法使用 SMTP 轉送傳送電子郵件直接若要從協力廠商Office 365裝載服務,例如Microsoft Azure。

  • Office 365 SMTP 轉送不需要使用授權的 Office 365 信箱才能傳送電子郵件。

  • Office 365SMTP 轉送具有較高比 SMTP 用戶端送出; 傳送限制寄件者不受限於每分鐘 30 的郵件] 或 [每日限制 10000 收件者。

  • 靜態 IP 位址或位址範圍:大部分的裝置或應用程式無法使用憑證進行驗證。若要驗證您的裝置或應用程式,使用一或多個靜態 IP 位址與其他組織未共用的。

  • 連接器:您必須為從您的裝置或應用程式傳送的電子郵件,在 Exchange Online 中設定連接器。

  • 連接埠:連接埠 25 資格,必須不會封鎖您的網路或您的 ISP。

  • 授權:SMTP 轉送不會使用特定的 Office 365 信箱來傳送電子郵件。這就是為什麼僅限授權使用者可從針對 SMTP 轉送所設定的裝置或應用程式傳送電子郵件,很重要的原因。如果您有使用裝置或 LOB 應用程式的寄件者,而他們沒有 Office 365 信箱授權,請為每個未授權的寄件者取得並指派 Exchange Online Protection 授權。這是最經濟實惠的授權,可讓您透過 Office 365 傳送電子郵件。

  • 如果您的 IP 位址封鎖垃圾郵件清單時,會中斷已傳送的郵件。

  • 比較合理的限制會加上傳送。如需詳細資訊,請參閱較高風險傳遞區的外寄郵件

  • 需要取消共用的靜態 IP 位址 (除非使用憑證)。

比較選項

以下是每個設定選項以及它們所支援的功能之比較。

SMTP 用戶端提交

直接傳送

SMTP 轉送

功能

傳送給您網域中的收件者

透過Office 365網際網路轉送

否。僅限直接傳遞。

略過反垃圾郵件

是的如果郵件的目的地Office 365信箱。

否。可能會篩選可疑的電子郵件。建議使用自訂的「寄件者原則架構」(SPF) 記錄。

否。可能會篩選可疑的電子郵件。建議使用自訂的 SPF 記錄。

支援從協力廠商託管的應用程式傳送之郵件

需求

開啟網路連接埠

連接埠 587 或連接埠 25

連接埠 25

連接埠 25

裝置或應用程式伺服器必須支援 TLS

必要

選擇性

選擇性

需要驗證

需要 Office 365 使用者名稱和密碼

一或多個靜態 IP 位址。您執行 LOB App 的印表機或伺服器必須有靜態 IP 位址,以用來搭配 Office 365 進行驗證。

限制

節流限制

每天 10,000 位收件者。每分鐘 30 封郵件。

標準節流會就地保護 Office 365。

比較合理的限制會加上。服務無法用於傳送垃圾郵件] 或 [大量郵件。如需有關合理限制的詳細資訊,請參閱較高風險傳遞區的外寄郵件

使用您自己的電子郵件伺服器傳送電子郵件多功能裝置或應用程式

如果您有信箱Office 365和電子郵件伺服器的管理 (也稱為內部部署的電子郵件伺服器) 中,設定您的裝置和應用程式,以使用您自己透過本機網路和傳送電子郵件的電子郵件伺服器。如需從系統不會執行 Exchange (例如多功能印表機) 接收電子郵件設定您的 Exchange 伺服器的詳細資訊,請參閱建立接收接收電子郵件系統不執行 Exchange 連接器

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

請參閱

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