報表簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您使用的資料庫時,您通常會使用報表檢視的格式,並合併彙算資料。例如,您可能會建立清單類型報表中,以顯示所有您的連絡人的電話號碼或加總銷售量設定為您的公司跨不同區域時間週期的摘要報表。

本文提供 Microsoft Access 2010 中的報表的概觀,並會介紹新的或變更報表功能。本文也說明如何建立報表、 如何排序、 分組及合併彙算資料,以及如何預覽及列印報表。

您可以找到就能輕鬆建立有意義的報表,如果您的資料庫設計完善的資料表結構和 「 關係 」。規劃及設計資料庫簡介資訊,請參閱資料庫設計的基本概念

本文內容

概觀

新增功能

建立新的報表

新增群組、 排序或合計

使用設定格式化的條件來醒目提示值

取得專業的外觀與佈景主題

新增圖像

預覽及列印報表

概觀

報表是資料庫物件,您用來顯示摘要資料。報表提供發佈或封存資料的快照集是由被列印出來,轉換成 PDF 或 XPS 檔案,或匯入至其他檔案格式。

預覽列印中的員工報表

報表可以提供個別記錄,合併彙算過多筆記錄,或兩者的詳細資訊。您也可以使用 Access 報表建立的郵件或其他用途的標籤。

可以建立 「 繫結 」 的報表,其中不會顯示資料,但這份文件的目的,我們會假設報表繫結至資料表或查詢等資料來源。

用戶端報表與 Web 報表

Access 2010 Access 資料庫發佈到 SharePoint 伺服器執行 Access Services 提供可讓您建立 「 Web 資料庫 」 的新功能。當您建立 Web 資料庫時,Access 報表會呈現在使用 SQL Server Reporting Services 瀏覽器中。此轉換就會一些限制,您可以使用您想要在瀏覽器中轉譯的報表中的功能。不過,如果您不是擔心報表轉譯瀏覽器中,您可以使用完整的 Access 報表設計工具提供的功能集。

報表的組件

在 Access 中,報表的設計分成多節。在用戶端資料庫中,您可以檢視您的報表,以查看其區段的 [設計] 檢視中。在 [版面配置 檢視中,節不明顯,但是他們仍然存在,並可以使用 [格式] 索引標籤上的 [選取範圍] 群組中的 [下拉式清單中選取。若要建立實用的報表,您需要瞭解每個區段的運作方式。例如,您選擇的順序放置計算的控制項的區段會決定 Access 如何計算結果。下列清單是區段類型和其用途的摘要:

  • 報表首   此區段只一次,列印報表的開頭。使用報表首的封面頁,例如標誌、 標題、 或日期上可能會以正常方式顯示的資訊。當您將計算的控制項的報表標題中使用 Sum 彙總函數時,計算加總是整份報表。報表首列印之前的頁面標題。

  • 頁首   此區段列印每頁的頂端。例如,使用頁首重複報表標題在每一頁。

  • 群組首   此區段列印每個新記錄群組的開頭。使用群組首中,若要列印的群組名稱。例如,如果依產品已分組的報表,您可以使用群組首中列印產品名稱。當您將在群組首中使用 Sum 彙總函數計算的控制項時,總和為目前的群組。您可以有多個群組頁首區段在報表中,根據您已新增的多少群組層次。如需有關如何建立群組頁首和頁尾的詳細資訊,請參閱新增群組、 排序或合計的一節。

  • 詳細資料   本節中的記錄來源的每個資料列的列印一次。在此處放置構成報表主體的控制項。

  • 群組尾   此區段列印結尾的每個群組的記錄。若要列印之群組的摘要資訊中使用群組尾。您可以有多個群組頁尾區段,在報表中,根據您已新增的多少群組層次。

  • 頁尾   此區段列印每頁的結尾。使用頁尾來列印頁碼或每頁的資訊。

  • 報表尾   此區段只一次,列印報表的結尾。報表尾用來列印報表合計或其他摘要資訊整份報表。

附註: 在 [設計] 檢視報表尾會顯示頁面頁尾] 下方。不過,在所有其他檢視 (版面配置檢視,例如,或列印或預覽報表) 中,報表尾會出現在上方頁尾後的最後一個群組頁尾或詳細資料行號的最後一頁。

文件頂端

全新樣貌

在 Access 2010 中建立報表是非常類似的程序,若要在 Access 2007 中建立報表。不過,在 Access 2010 中有一些有關報表的新功能:

  • 共用圖像庫   在 Access 2010 中,您可以立即附加至資料庫中的 [圖像,然後再使用跨多個物件的 [圖像。更新單一圖像就會更新其使用過整個資料庫的地方。

  • Office 佈景主題   在 Access 2010 中,您現在可以使用標準的 Microsoft Office 佈景主題,一次套用至所有的 Access 表單和報表的字型、 色彩的專業設計的設定。

  • 格式設定功能更強大的條件   Access 2010 包含功能更強大的工具反白顯示報表上的資料。您可以新增超過 50 個格式化的條件規則的每一個控制項或控制項群組,並在用戶端報表中,您可以新增資料橫條比較記錄過的資料。

  • 更有彈性的版面配置   在 Access 2010 報表的預設設計的方法是控制項置於版面配置。這些格線,協助您對齊和調整大小的控制項,及所需的任何您想要在瀏覽器中轉譯的報表。雖然沒有 Access 2010 的新增自己的版面配置,有一些變更您在其中使用它們來移動、 對齊及重新調整控制項的方式。如需詳細資訊,請參閱視訊表單與報表版面配置的簡介.

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建立新的報表

步驟 1:選擇記錄來源

報表的記錄來源可以是資料表、具名查詢或內嵌查詢。記錄來源必須包含要顯示在報表中的所有資料列和資料欄。

如需有關如何建立資料表或查詢的詳細資訊,請參閱資料表簡介查詢簡介的文章。

如需有關建立並選取 [記錄來源的詳細資訊,請參閱設定報表的記錄來源

步驟 2:選擇報表工具

報表工具位於功能區的 [報表] 群組中的 [建立] 索引標籤。下表簡要描述每個工具的功能:

Web 相容性報告

使用這些工具所建立的報表相容於 [發佈至 Access Services 功能,而且會在瀏覽器中轉譯。請注意,地球上物件的圖示來表示 Web 相容的物件。

按鈕圖像

工具​​

描述

按鈕圖像

報表

建立簡單表格式報表,其中包含您在功能窗格中所選取之記錄來源的所有欄位。

按鈕圖像

空白報表

在 [版面配置檢視中開啟一個空白報表,並顯示 [欄位清單] 工作窗格。當您將欄位從 [欄位清單拖曳至報表,access 就會建立記錄來源的查詢。

如需有關 [發佈至 Access Services 功能的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用的 Access 資料庫

用戶端報表

使用這些工具所建立的報表不相容於 [發佈至 Access Services 功能。新增至 Web 資料庫的用戶端報表不會阻止資料庫發佈,但無法在瀏覽器中使用的用戶端報表。不過,您可以在 Access 中開啟資料庫時,使用用戶端報告。

按鈕圖像

工具​​

描述

按鈕圖像

報表

建立簡單表格式報表,其中包含您在功能窗格中所選取之記錄來源的所有欄位。

按鈕圖像

報表設計

在 [設計檢視] 中開啟一個空白報表,而您只能將所需的欄位及控制項新增至該報表。

按鈕圖像

空白報表

在 [版面配置檢視] 中開啟一個空白報表,並且顯示 [欄位清單] 工作窗格。當您從 [欄位清單] 拖曳將欄位至報表時,Access 會建立內嵌查詢,並將其儲存在報表的 [記錄來源] 屬性中。

按鈕圖像

報表精靈

顯示多步驟精靈,讓您指定欄位、群組/排序層級,以及版面配置選項。精靈會根據您的選擇建立報表。

按鈕圖像

標籤

顯示精靈,以便您選取標準或自訂標籤大小,以及要顯示的欄位及欄位的排序方式。精靈會根據您的選擇建立標籤報表。


步驟 3:建立報表

  1. 按一下您想要使用的工具] 按鈕。如果精靈出現,請遵循精靈中的步驟,然後按一下最後一頁上的 [完成]

    存取版面配置檢視中顯示該報表。

  2. 設定報表格式,使其看起來您想要的方式:

    • 調整欄位和標籤的大小,方法是選取欄位和標籤,然後拖曳邊緣縮放到您需要的大小。

    • 移動欄位,方法是選取欄位及其標籤 (如果存在),然後拖曳至新位置。

    • 在欄位上按一下滑鼠右鍵,然後使用捷徑功能表上的命令,來合併或分割儲存格、刪除或選取欄位,以及執行其他格式設定工作。

      此外,您可以使用以下各節所述的功能,讓報表更具吸引力且容易閱讀。

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新增群組、排序或合計

若要新增群組、 排序或合計報表是以滑鼠右鍵按一下您想要套用群組、 排序或合計,然後按一下快顯功能表上所要的命令的欄位最快的方法。

您也可以在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中開啟報表,然後使用 [群組、排序與合計] 窗格新增群組、排序或合計:

  1. 如果 [群組、排序與合計] 窗格尚未開啟,請在 [設計] 索引標籤上,按一下 [分組及合計] 群組中的 [群組及排序]

  2. 按一下 [新增群組][新增排序],然後選取您要群組或排序的欄位。

  3. 在群組或排序行上,按一下 [較多] 以設定較多選項及新增合計。

如需群組、 排序與合計的詳細資訊,請參閱建立群組報表或摘要報表的文件。

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使用設定格式化的條件來醒目提示值

Access 2010 包含功能更強大的工具反白顯示報表上的資料。您可以新增超過 50 個格式化的條件規則的每一個控制項或控制項群組,並在用戶端報表中,您可以新增資料橫條比較記錄過的資料。

若要新增設定格式化的條件 :

  1. 在 [版面配置檢視中開啟報表,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下 [版面配置檢視

  2. 選取所有您要套用設定格式化的條件的控制項。若要選取多個控制項,請按住 SHIFT 或 CTRL 鍵,然後按一下您想要的控制項。

  3. 在 [格式] 索引標籤的 [控制項格式設定] 群組中按一下 [設定格式化的條件

    Access 便會開啟 [格式化的條件規則管理員] 對話方塊。

  4. 按一下 [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊中的 [新增規則]

  5. [新增格式化規則] 對話方塊中,選取 [選取規則類型] 下的值:

    • 若要建立針對每個記錄個別評估的規則,請選取 [檢查目前記錄中的值或使用運算式]

    • 若要建立使用資料橫條比較記錄的規則,請按一下 [和其他記錄比較]

附註: [其他記錄比較] 選項不適用於 Web 資料庫中。


  1. 在 [編輯規則描述] 底下,指定將決定何時套用格式設定的規則,以及在符合規則條件時您想要的格式設定。

  2. 按一下 [確定],回到 [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊。

  3. 若要為此控制項或一組控制項建立其他規則,請重複步驟 4 之後的程序。 否則,按一下 [確定] 即可關閉此對話方塊。

如需有關新增設定格式化的條件至報表的詳細資訊,請參閱視訊使用條件化格式的報表

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取得專業的外觀與佈景主題

您現在可以套用 Office 2010 的佈景主題至 Access 資料庫,協助您在所有 Office 文件建立一致的樣式。

重要: 如果您選擇 Office 佈景主題、 字型或色彩,它會套用至所有的表單和資料庫 (而不只是您正在處理的一個) 中的報表。

  1. 在 [版面配置檢視中開啟報表,以滑鼠右鍵按一下功能窗格] 中,然後按一下 [版面配置V檢視

  2. 在 [設計] 索引標籤上佈景主題]群組中,選取 [佈景主題、 色彩或您想要的字型:

    功能區影像

    • 若要同時設定色彩和字型預先設計的配置使用佈景主題庫。

    • 使用 [色彩][字型] 圖庫個別設定色彩或字型。


如需有關如何使用 Office 佈景主題的詳細資訊,請參閱影片讓您的 Access 表單和報表,更一致且 Office 佈景主題的眼。

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新增圖像

以往在 Access 中,圖像已繫結至表單或報表上的個別圖像控制項。若要變更已跨多個表單和報表的常用的圖像,必須手動編輯每個圖像控制項。在 Access 2010 中,不過,您可以立即一次,將圖像附加至資料庫,然後使用圖像跨多個物件。更新單一圖像就會更新其使用過整個資料庫的地方。這是非常實用的公司標誌或整個資料庫所使用的背景圖像等。

加入圖像

  1. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要新增圖像,的報表,然後按一下[版面配置檢視

  2. 按一下您要新增圖像的報告。

  3. 按一下 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [插入圖像

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 使用現有的圖像   如果您想要的圖像是在圖庫中,按一下以將其新增至報表。

    • 上傳新的圖像   在 [圖庫的底部,按一下 [瀏覽]。在 [插入圖片] 對話方塊中,瀏覽至您要使用的圖像,然後再按一下 [開啟

      Access 會將選取的圖像新增到報表。

新增背景圖像

附註: Web 相容性的報表無法新增背景圖像。

  1. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要新增背景圖像的報表,然後按一下[版面配置檢視

  2. [格式] 索引標籤上,按一下 [背景] 群組中的 [背景圖像]

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 使用現有的圖像   如果您想要的圖像是在圖庫中,按一下以將其新增至報表。

    • 上傳新的圖像   在 [圖庫的底部,按一下 [瀏覽]。在 [插入圖片] 對話方塊中,瀏覽至您要使用的圖像,然後再按一下 [開啟

      Access 會將選取的圖像新增到報表。

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預覽及列印報表

預覽報表

  1. 開啟您要預覽,請的報表,或在 [功能窗格中,只要選取它。

  2. 在 [檔案] 索引標籤中,按一下 [列印],然後按一下[預覽列印]

    Access 會在 [預覽列印] 中開啟報表。您可以使用 [預覽列印] 索引標籤上的命令,執行下列任何一項:

    • 列印報表。

    • 調整頁面大小或版面配置。

    • 放大或縮小,或檢視多個頁面,一次。

    • 重新整理報表; 的資料

    • 將報表匯出成其他檔案格式。

  3. 若要返回 [資料庫] 工作區的 [預覽列印] 索引標籤的 [關閉預覽] 群組中,按一下 [關閉預覽列印]。

列印報表

除了列印預覽列印] 中,您也可以不預覽而要列印報表:

  1. 開啟您要預覽,請的報表,或在 [功能窗格中,只要選取它。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [列印]

    • 報表直接傳送到預設的印表機不設定印表機選項,按一下 [快速列印]。

    • 若要開啟對話方塊以便您選取印表機、指定份數等,請按一下 [列印]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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