報表中的計數

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

有時候,您可能會需要統計報表中包含了多少筆記錄。在群組或摘要報表中,您可以顯示每個群組的記錄筆數。或者,也可以指定每筆記錄都加上行號,讓彼此更容易參照。本文將逐步說明如何將計數和行號加入報表中。

您想要做什麼?

計算報表或群組中的記錄數目

在報表或群組中新增行號的每一筆記錄

計算報表或群組中的記錄筆數

[版面配置檢視] 是將計數加入報表的最快方式。

使用版面配置檢視統計記錄筆數

  1. 在 [功能窗格] 報表,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下快顯功能表上的[版面配置檢視 按鈕圖像

  2. 按一下您想要計算的欄位。若要確保所有記錄會都計算,請按一下您知道不包含 null 值,例如 [識別碼] 欄位的欄位。

  3. 在 [格式] 索引標籤群組及合計] 群組中,按一下 [合計按鈕圖像

  4. 請執行下列其中一項動作:

    • 若要計算報表中的所有記錄,而不管選取的欄位中是否含有值,請按一下 [計算記錄]

    • 若只要計算選取的欄位中含有值的記錄,請按一下 [計數值]

      附註: 下列資料類型的欄位無法使用 [計數值]

      • 備忘欄位

      • OLE 物件

      • 超連結

Access 會將一個文字方塊加入 [報表尾] 區段,並將文字方塊的 [控制項資料來源] 屬性設為執行 Count 函數的運算式。如果報表分為幾個群組,Access 也會在每個群組尾加入執行相同計算的文字方塊。

附註: 如果使用 [版面配置檢視] 在特定欄位上建立計數,Access 所建立的運算式只會統計欄位不是空值的記錄。比方說,如果報表中有 10 筆記錄,而您將計數加入包含三個空值的欄位,那麼計數文字方塊就會顯示 7,也就是包含非空值的記錄筆數。若要避免這種情況,請只將計數加入不允許空值的欄位 (如編號欄位),或編輯文字方塊的控制項資料來源,指定無論包含空值與否,會將所有記錄納入統計。做法如下:

  1. 選取顯示計數的文字方塊。如果未顯示屬性表,請按 F4 顯示。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤。

  3. 在 [控制項資料來源] 屬性方塊中,刪除運算式,再輸入=Count(*)

  4. 儲存報表並切換回 [報表檢視] 查看結果。

使用設計檢視統計記錄筆數

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下快顯功能表上的[設計] 檢視 按鈕圖像

  2. 按一下 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [文字] 方塊按鈕圖像

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要新增的所有記錄的計數報表中,按一下您要放置文字方塊的 [報表頁首] 或 [報表尾] 區段。

    • 若要新增的所有記錄計數每個群組的群組報表中,按一下您要放置文字方塊的 [群組首] 或 [群組尾] 區段。

  4. 選取文字方塊並按 F4 顯示屬性表。

  5. 按一下 [資料] 索引標籤。

  6. 在 [控制項資料來源] 屬性方塊中,輸入=Count(*)

    此運算式會使用Count函數來計算報表中的所有記錄或群組即使部分記錄中的某些欄位的 null。若要計算記錄只在特定欄位不是 null (例如,供應商名稱),請改為使用下列運算式︰ =CDbl(Nz(Count ([供應商名稱]),0))

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為報表或群組中的每筆記錄加上行號

報表中的項目可以加上編號。例如,在依產品分組的銷售額報表中,您可能會想在產品群組的第一個項目前面加上 "1",第二個項目前面加上 "2",以此類推。等到下一個產品群組開始時,會再重新統計,將 "1" 加到第一個項目的前面。

為報表中的項目加上編號

您可以使用計算控制項並設定其 [變動總合] 屬性,為報表中的項目加上編號。

  1. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下快顯功能表上的[設計] 檢視 按鈕圖像

  2. 按一下 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [文字] 方塊按鈕圖像

  3. 在報表的 [詳細資料] 區段中,拖曳指標來建立文字方塊,請確定文字方塊夠寬,放得下最大的項目編號。

    例如,如果可能有一百份訂單,則需要至少 3 個字元的空間 (100)。如果文字方塊旁出現標籤,請按一下該標籤並按 DELETE 刪除它。如果把文字方塊放在靠近左邊界之處,則標籤可能會隱藏在文字方塊底下。使用文字方塊左上角的移動控點,將文字方塊拖曳到右邊,使您可以看到該標籤。然後,可按一下該標籤並按 DELETE。

  4. 選取文字方塊。如果未顯示屬性表,請按 F4 顯示。

  5. 按一下 [全部] 索引標籤。在 [名稱] 屬性方塊中,輸入名稱,例如txtItemNumber

  6. 按一下 [資料] 索引標籤。

  7. 在 [變動總合] 屬性方塊中,選取 [對群組]。

  8. 在 [控制項資料來源] 屬性方塊中,輸入= 1

  9. 按一下 [格式] 索引標籤。

  10. 在 [格式] 屬性方塊中,輸入#。(井字號後接句號)。

    行號的格式即為數字再加上一個句點。

  11. 儲存報表並切換回 [報表檢視] 查看結果。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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