報表中的計數

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可幫助以有多少記錄包含在報表中的計數。在群組或摘要報表中,您可以顯示多少記錄會在每個群組中的計數。或者,您可以在每一筆記錄,使其更容易參照每個新增行號。本文說明,逐步,若要新增數和列的數字在您的報表的方式。

您想要做什麼?

計算報表或群組中的記錄數目

在報表或群組中新增行號的每一筆記錄

計算報表或群組中的記錄數目

版面配置檢視可讓您新增至報表的計數最快速的方法。

使用版面配置檢視來計算記錄

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,,然後按一下快顯功能表上的 [版面配置檢視

  2. 按一下您想要計算的欄位。若要確保所有記錄會都計算,請按一下您知道不包含 null 值,例如 [識別碼] 欄位的欄位。

  3. 在 [設計] 索引標籤群組及合計] 群組中,按一下 [合計。請注意,如果您使用 Access 2007 中,[合計] 命令位於 [格式] 索引標籤。

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 若要計算不論報表中的所有記錄是否有值,在所選欄位中,按一下 [都計算記錄

    • 若要計算有的值,在所選欄位中的記錄,請按一下 [計算值

      附註: 計算值不適用於下列資料類型的欄位:

      • 長文字 (備忘)

      • OLE 物件

      • 超連結

      • 附件

  5. Access 報表尾] 區段中新增文字方塊,並將其控制項資料來源] 屬性設定為執行Count函數的運算式。如果在報表中有群組層次,請 Access 也會文字方塊新增至每個群組尾,執行相同的計算。

    附註: 如果您使用版面配置檢視在特定欄位建立計算時,Access 會建立運算式會計算該欄位並非 null 的記錄。例如,如果在報告中有 10 筆記錄,包含三個 null 值的欄位中加入計數 [計數] 文字方塊中會顯示7 — 數記錄包含非 null 值。您可以新增計算欄位不允許 null 值 (例如識別碼欄位),以避免此問題,或您可以編輯文字] 方塊的控制項資料來源,以便是否或不包含 null 值,它會永遠計算的所有記錄。若要這麼做:

  6. 選取 [文字] 方塊顯示計數。如果沒有顯示屬性表,請按 f4 鍵以顯示它。

  7. 按一下 [資料] 索引標籤。

  8. 在 [控制項資料來源] 屬性方塊中,刪除運算式,再輸入=Count(*)

  9. 儲存報表,然後切換至 [報表檢視],查看結果。

使用 [設計] 檢視中的計算記錄

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下快顯功能表上的[設計] 檢視

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 若要新增的所有記錄的計數報表中,按一下您要放置文字方塊的 [報表頁首] 或 [報表尾] 區段。

    • 若要新增的所有記錄計數每個群組的群組報表中,按一下您要放置文字方塊的 [群組首] 或 [群組尾] 區段。

  4. 選取 [文字] 方塊,然後按下 F4 顯示屬性表]。

  5. 按一下 [資料] 索引標籤。

  6. 在 [控制項資料來源] 屬性方塊中,輸入=Count(*)

    此運算式會使用Count函數來計算報表中的所有記錄或群組即使部分記錄中的某些欄位的 null。若要計算記錄只在特定欄位不是 null (例如,供應商名稱),請改為使用下列運算式: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))

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在報表或群組中新增行號的每一筆記錄

您可以在報表中的數字的項目。例如,依產品報表銷售額,您可能會想 「 1 」 若要在第一個項目之前產品的群組中,「 2 」 至之前,第二個項目,依此類推。[下一步] 產品群組開始,計算開始,與 「 1 」 早於第一個項目。

為報表中的項目加上編號

您可以在報表中的項目編號使用計算的控制項,並執行加總] 屬性設定。

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下[設計檢視捷徑功能表上。

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  3. 在報表的 [詳細資料] 區段中,將滑鼠指標以建立文字方塊中,確保它不夠寬而無法容納的最大的項目值。

    例如,如果您可能會有一個 100 訂單,您必須空間至少三個字元 (100)。如果 [文字] 方塊旁會出現一個標籤,刪除標籤,請按一下它,然後按 DELETE。如果您放置左邊界旁的 [文字] 方塊,可能會在 [文字] 方塊下隱藏標籤。使用 [移動控點上的 [文字] 方塊左上角,向右拖曳 [文字] 方塊,讓您可以看到標籤。然後,您可以按一下 [標籤],然後按 DELETE。

  4. 選取文字方塊。如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  5. 按一下 [全部] 索引標籤。在 [名稱] 屬性方塊中,輸入名稱,例如txtItemNumber

  6. 按一下 [資料] 索引標籤。

  7. 在 [執行加總] 屬性方塊中,選取 [對群組]。

  8. 在 [控制項資料來源] 屬性方塊中,輸入= 1

  9. 按一下 [格式] 索引標籤。

  10. 在 [格式] 屬性方塊中,輸入#。(井字號後接句號)。

    此以英文句點追蹤數字格式的行數。

  11. 儲存報表,然後切換至 [報表檢視],查看結果。

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