在 Word 設定新的合併列印清單

如果您沒有可做為合併列印中的名稱和地址來源的郵寄清單,您可以在 Word 中建立一份。

建立新的合併列印清單

  1. 開啟 Word,然後選擇 [檔案] > [新增] > [空白文件]。

  2. 選擇 [選取收件者] > [鍵入新清單]。

    [鍵入新清單] 命令

  3. 在 [新增通訊清單] 對話方塊中,視需要在每個欄中輸入收件者資訊。

    提示: 

    • 若要從某一欄移至下一欄,請使用 Tab 鍵。

    • 若要前進到表格中的下一列,請使用 Tab 鍵。

    • 若要在表格中建立新一列,請選擇 [新增項目] 或按 ALT+N。

    • 若要變更欄的順序,請選擇 [自訂欄],選擇欄位名稱,然後使用 [上移] 或 [下移] 按鈕以變更欄在清單中的位置。進行所需的變更後,請選擇 [確定]。

  4. 將所有您需要的人員新增到清單中後,請選擇 [確定]。

  5. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,為新檔案命名,然後選擇 [儲存]。

現在清單已準備就緒,您可以在文件中插入合併列印功能變數了。如需詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數 (機器翻譯)。

新增您自己的欄

郵寄清單中的欄是您在合併列印文件中使用的合併功能變數 (機器翻譯)。如果要包含不同種類的資訊,您可以建立新的欄。

  1. 在 [新增通訊清單] 對話方塊中,選擇 [自訂欄位]。

    若要自訂資料行新增至郵件清單中,請按一下 [自訂欄位] 按鈕。
  2. 在 [自訂通訊清單] 對話方塊中,選擇 [新增]。

    [自訂通訊清單] 對話方塊
  3. 在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入欄位名稱,然後按一下 [確定]。

    使用 [新增欄位] 對話方塊將自訂欄位新增至合併列印清單
  4. 針對您要新增的每個欄位,重複步驟 2 和 3。完成新增欄位後,請選擇 [自訂通訊清單] 對話方塊上的 [確定],以回到 [新增通訊清單] 對話方塊。視需要新增任何其他資料,並在完成後選擇 [確定]。

  5. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,為新檔案命名,然後選擇 [儲存]。

當您準備好使用合併列印清單時,請直接在新合併列印文件中按一下 [選取收件者] > [使用現有清單],然後選擇您剛儲存的清單。

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