在 Project 桌面中查看資源工作量及可用性

在 Project 桌面中查看資源工作量及可用性

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做為專案管理員,您角色最重要的一方面之一是監視每個資源的作業,讓您能有效地平衡其工作負荷。 有些資源可能是過度分派的,而其他資源可能是分派不足的。 您可以查看專案中使用 資源 的效率,以及是否需要進行任何調整,只要查看其在 Microsoft Project 中的工作負荷和可用性。

您想要做什麼?

使用 [資源使用狀況] 視圖來查看資源工作量

使用 Project Online 來查看企業資源的可用性

使用圖形來查看個別工作負載

查看過度分派的資源清單

群組過度分派的資源

尋找有可用時間的資源

使用 [資源使用狀況] 視圖來查看資源工作量

  1. 在 [工作]或 [資源] 索引標籤中,按一下 [視圖] 下拉式功能表中的 [資源使用量]。

  2. 在 [資源使用狀況] 視圖的 資料表 部分中,查看資源名稱和其已指派的工作。

  3. 查看此視圖的 時幅 部分,查看如何在選取的時段內分攤工時。

在許多資源檢視(包括 [資源使用狀況] 視圖)中,過度分派的資源會以紅色顯示。 每當資源的 最大單位 在任何一段時間內超過時,就會發生過度分派。 在 [資源工作表] 中,過度分派資源的 [標記] 欄位也包含 [資源調配] 標記,這表示該資源可進行調配。 檢查該標記,並查看任務指派,以評估過度分派是否可接受。

例如,假設兩個任務的工期是四個小時,且兩者都在相同的時間開始和完成。 如果您將這兩個工作指派給 Bob,則該任務在技術上過度分派,因為兩個任務的四小時跨度中,Bob 在200% 時工作。 不過,如果將 [調配] 設定為一天的時間,Bob 就不需要進行調配,因為在整個期間內,他不超過其總共八小時的容量可供使用。

附註: 在目前開啟的專案中,[資源使用狀況] 視圖也會與任務的資源分派一起顯示摘要資源分派。 [摘要資源分派] 表示資源在所有其他專案中指派的總工時量。 摘要資源分派只有在您連線至 Microsoft Project Server 且您已開啟 企業專案 時才會顯示。 如果您不想要摘要工作分派列影響 [資源使用狀況] 視圖中顯示的總計,您可以選取 [摘要工作分派] 列,然後按 DELETE 鍵。

您也可以在時程表中顯示及修改 [資源使用狀況] 視圖,以查看所有資源分派及其工時分配百分比。 此視圖會依資源顯示所有作業,並顯示在一段時間內將這些資源分攤至指派任務的完整程度。

  1. 在 [工作]或 [資源] 索引標籤中,按一下 [視圖] 下拉式功能表中的 [資源使用量]。

  2. 按一下 [格式] 索引標籤上的 [新增詳細資料]。

  3. 在 [可用的欄位] 清單中,按一下 [資源分派百分比],然後按一下 [顯示]。

  4. 查看視圖的 時幅 部分。 在% 分配中。 您剛新增的資料列,您可以看到在所選時段內,指派給工作分派的資源總可用 工作時間 百分比。 此外,該視圖的 [時間刻度] 部分會同時顯示資源的過度分派工時,並以紅色顯示其分攤百分比,讓您能夠準確確切地指出資源何時成為過度分派的資源。

提示: 您可以透過按一下視窗右下角的[放大] (+) ,在時間刻度中放大顯示的時間週期(例如,您可以將視圖從 [天數] 變更為 [小時])。 同樣地,您可以按一下 [縮小] (-)來縮小時段(例如,您可以將視圖從天數變更為周)。

使用 Project Online 來查看企業資源的可用性

若要尋找專案中或跨專案的過度分派或分派不足的資源,您可以存取 Project Online 並查看資源可用性的圖形和表格。

  1. 從 Project Online專案中心,按一下左側功能表中的 [資源]。

  2. 選取您想要查看其可用性資訊的資源或資源,方法是選取其名稱旁的核取方塊,然後在 [資源] 索引標籤中,按一下 [導覽] 區段中的 [容量規劃]。

    若要選取清單中連續的資源,請按住 SHIFT,然後按一下第一個和最後一個資源。 若要選取不連續的資源,請按住 CTRL,同時按一下每個資源。

  3. 在 [可行性] 索引標籤的 [視圖] 區段中,選取一個資源檢視。

    • 若要顯示首先依資源分組的工作分派工時,然後依顯示資源的專案,請選取 [依資源工作]。

    • 若要顯示依據資源所顯示專案分組的工作分派工時,請選取 [依專案的資源使用狀況]。

    • 若要顯示資源在指定時間內可供工作使用的時間長度,請選取 [剩餘可用性]。

    • 若要顯示指派給資源的工時量,請選取 [資源使用狀況]。

  4. 如果您在前一頁選取了多個資源,您可以在圖表的圖例中按一下,以選取您要在圖形中查看的資源。

    圖表下方的 [詳細資料] 表格會顯示一個時間刻度,顯示指定期間內該資源所分派的工時量。

提示: 若要在圖表中查看不同的日期範圍,請按一下 [可用性] 索引標籤中的 [設定日期範圍],然後在 [設定日期範圍] 方塊中選取 [新日期]。

使用圖形來查看個別工作負載

[資源圖表] 視圖會 圖表 查看個別資源的工作負荷和可用性,以顯示一個橫條圖。 此視圖可讓您快速探索所選資源在特定時段內是否已過度分配或分派不足。 您也可以查看分派給作業 單位 的百分比,以及資源的 最大單位 可用性。

  1. 在 [資源] 索引標籤中,選取 [視圖] 區段中的 [資源圖表]視圖。

  2. 在左側視窗中向左或向右滾動,查看 [資源圖表] 視圖中第一個資源的名稱。

    如果資源名稱以紅色列出,則表示資源已過度分派。 以黑色列出的資源,會完全根據其全部容量來分配。

  3. 查看橫條圖以查看過度分派或資源分派不足的等級。

    藍色條(依預設)會指出該資源的最大單位或低於該時間週期的已分派工時量,以及 工作時間 可用性。 紅點(依預設)表示資源已過度分派,因為資源已超出其最大單位及指定時段內的工作時間可用性。

  4. 查看所顯示時間範圍內的最高分派百分比,也就是該資源在時段中的 尖峰流量 。

    [最大使用量] 是列在圖表底部。

  5. 若要查看下一個資源的橫條圖,請按 PAGE DOWN 鍵,或使用捲軸或方向鍵。

頁面頂端

查看過度分派的資源清單

只要顯示 [資源工作表] 視圖或 [資源使用狀況] 視圖,然後篩選過度分派的資源,就能看到過度分派的那些資源清單。

  1. 在 [視圖] 區段中,按一下下拉式清單中的[資源工作表資源使用狀況]。

  2. 在 [視圖] 索引標籤中,按一下 [資料] 區段中的 [篩選] 下拉式功能表,然後按一下 [過度分派的資源]。

  3. 若要再次查看完整的資源清單,請按一下 [篩選] 下拉式功能表,然後按一下 [無篩選]。

附註: 即使沒有篩選過度分派的資源,您也可以輕鬆查看哪些資源已過度分派,因為它們的名稱會以紅色顯示在任何 資源檢視中。 此外,在 [資源工作表] 和 [資源使用狀況] 視圖中,[標記] 欄位會建議您調配過度分派的資源。

[任務檢視] 也可以用來顯示過度分派,不過它們不會以紅色顯示資源查看的方式。 如果您使用的是工作視圖,您可以逐步執行有資源過度分派的每個工作,不過任務檢視不會顯示哪些資源(或多少)過度分派。

在任何任務檢視(例如 [甘特圖] 或 [網狀圖])中,在 [資源] 索引標籤中,按一下 [階層] 區段中[下一個過度分派]

群組過度分派的資源

您可以在 [資源工作表] 或 [資源使用狀況] 視圖中, 群組 過度分派的資源。 您也可以依其 尖峰流量將資源分組,指出在專案期間,會針對作業分派的資源配置數量上限。 視過度分派的範圍來查看過度分派的資源,可協助您首先將焦點放在最廣泛的過度分派資源上。

  1. 在 [視圖] 區段中,按一下 [資源工作表] 或 [資源使用狀況]。

  2. 在 [視圖] 索引標籤中,按一下 [群組方式] 下拉式功能表,然後按一下 [新增群組依據]。

  3. 在 [功能變數名稱] 方塊中,選取 [過度分派]。

  4. 在 [順序] 方塊中,選取 [遞增] 或 [遞減]。

    如果您按一下 [遞增],就會先出現沒有過度分派的資源群組,並顯示一組過度分派的資源。

  5. 若要建立 尖峰流量的嵌套群組,請按一下 [然後依據] 方塊,然後按一下 [峰值]。

  6. 提供群組的名稱,然後按一下 [套用]。

    視您的規格來分組視圖。 在專案中,任何時間超過100的工作分派的任何資源都會群組成[過度分派:是]。 如果您指定的是最大使用量單位的嵌套分組,您可能會在 [高峰期: 200%峰值: 300%,等] 標題下進行其他分組。

  7. 若要在 [群組依據] 方塊中查看以原始順序列出的資源,請按一下[沒有群組]

尋找有可用時間的資源

如果您有過度分派的資源,您可能會想要在專案中找出有可用時間的資源,這樣您就可以更平均地分配工作負荷。 如果有其他未指派的工作,而且您想要找出誰可以參與更多工作,這個功能也很有用。

資源可用性是使用下列公式來計算:

資源可用性 = 資源容量-(摘要資源分派 + 行事曆例外)

摘要資源分派是資源所完成的所有工時總和,而行事曆例外狀況是資源的基準行事曆上的任何例外狀況。

若要找出可在工作中花費額外工時的資源,您可以顯示並修改 [資源使用狀況] 視圖,以查看資源可供其他工作分派使用的時間長度(小時、天或周)。 您也可以使用這個視圖,將來自過度分派資源的工作重新分派給分派不足的資源。

  1. 在 [視圖] 區段中,按一下 [資源使用狀況]。

  2. 在 [格式] 索引標籤的 [詳細資料] 區段中,選取 [剩餘可用性] 方塊。

  3. 剩餘的可用中。 ([剩餘可用性)] 列,查看每個時段代表剩餘可用性或未配置空間的工時量。

您也可以顯示並修改 [資源圖表] 視圖,以查看個別資源工作負荷的橫條圖,這可以協助您發現誰可以在工作上使用額外的工時。 您可以在 [資源圖表] 視圖中,一次查看關於一個分派不足之資源的資訊。 您可以依時間週期查看可用的工時量。

  1. 在 [視圖] 區段中,按一下 [資源圖表]

  2. 在 [格式] 索引標籤上,按一下 [圖形] 下拉式功能表,然後選取 [工時可用性]。

  3. 針對選取的資源,查看橫條圖中顯示的可用工時量。 滾動 時幅 ,在不同的時段內,查看分派不足的情況。

  4. 在 圖形的底部,查看所選資源的可用時間量。

  5. 若要移至下一個有可用時間的資源,請按 PAGE DOWN,或使用捲軸或左窗格中的方向鍵。

頁面頂端

下列指示僅適用於 Microsoft Project 2007。

您想要做什麼?

使用 [資源使用狀況] 視圖來查看資源工作量

使用 Project Online 來查看企業資源的可用性

使用圖形來查看個別工作負載

查看過度分派的資源清單

群組過度分派的資源

尋找有可用時間的資源

使用 [資源使用狀況] 視圖來查看資源工作量

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源使用狀況]。

  2. 在 [資源使用狀況] 視圖的 資料表 部分中,查看資源名稱和其已指派的工作。

  3. 查看此視圖的 時幅 部分,查看如何在選取的時段內分攤工時。

在許多資源檢視(包括 [資源使用狀況] 視圖)中,過度分派的資源會以紅色顯示。 每當資源的 最大單位 在任何一段時間內超過時,就會發生過度分派。 在 [資源工作表] 中,過度分派資源的 [標記] 欄位也包含 [資源調配] 標記 資源撫平標記 ,這表示該資源可進行調配。 檢查該標記,並查看任務指派,以評估過度分派是否可接受。

例如,假設兩個任務的工期是四個小時,且兩者都在相同的時間開始和完成。 如果您將這兩個工作指派給 Bob,則該任務在技術上過度分派,因為兩個任務的四小時跨度中,Bob 在200% 時工作。 不過,如果將 [調配] 設定為一天的時間,Bob 就不需要進行調配,因為在整個期間內,他不超過其總共八小時的容量可供使用。

附註: 在目前開啟的專案中,[資源使用狀況] 視圖也會與任務的資源分派一起顯示摘要資源分派。 [摘要資源分派] 表示資源在所有其他專案中指派的總工時量。 摘要資源分派只有在您連線至 Microsoft Office Project Server 且您已開啟 企業專案 時才會顯示。 如果您不想要摘要工作分派列影響 [資源使用狀況] 視圖中顯示的總計,您可以選取 [摘要工作分派] 列,然後按 DELETE 鍵。

您也可以在時程表中顯示及修改 [資源使用狀況] 視圖,以查看所有資源分派及其工時分配百分比。 此視圖會依資源顯示所有作業,並顯示在一段時間內將這些資源分攤至指派任務的完整程度。

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源使用狀況]。

  2. 在 [格式] 功能表上,按一下 [詳細樣式]。

  3. 在 [可用的欄位] 清單中,按一下 [資源分派百分比],然後按一下 [顯示]。

  4. 查看視圖的 時幅 部分。 在% 分配中。 您剛新增的資料列,您可以看到在所選時段內,指派給工作分派的資源總可用 工作時間 百分比。 此外,該視圖的 [時間刻度] 部分會同時顯示資源的過度分派工時,並以紅色顯示其分攤百分比,讓您能夠準確確切地指出資源何時成為過度分派的資源。

提示: 您可以在時間刻度中放大顯示的時間週期(例如,您可以按一下 [放大] 按鈕圖像 ,將視圖從天數變更為小時)。 同樣地,您可以按一下 [縮小] 按鈕圖像 ,從時段中縮小(例如,您可以將視圖從天變更為周)。

使用 Project Online 來查看企業資源的可用性

若要尋找專案中或跨專案的過度分派或分派不足的資源,您可以存取 Project Online 並查看資源可用性的圖形和表格。

  1. 從 Project Online專案中心,按一下左側功能表中的 [資源]。

  2. 選取您想要查看其可用性資訊的資源或資源,方法是選取其名稱旁的核取方塊,然後在 [資源] 索引標籤中,按一下 [導覽] 區段中的 [容量規劃]。

    若要選取清單中連續的資源,請按住 SHIFT,然後按一下第一個和最後一個資源。 若要選取不連續的資源,請按住 CTRL,同時按一下每個資源。

  3. 在 [可行性] 索引標籤的 [視圖] 區段中,選取一個資源檢視。

    • 若要顯示首先依資源分組的工作分派工時,然後依顯示資源的專案,請選取 [依資源工作]。

    • 若要顯示依據資源所顯示專案分組的工作分派工時,請選取 [依專案的資源使用狀況]。

    • 若要顯示資源在指定時間內可供工作使用的時間長度,請選取 [剩餘可用性]。

    • 若要顯示指派給資源的工時量,請選取 [資源使用狀況]。

  4. 如果您在前一頁選取了多個資源,您可以在圖表的圖例中按一下,以選取您要在圖形中查看的資源。

    圖表下方的 [詳細資料] 表格會顯示一個時間刻度,顯示指定期間內該資源所分派的工時量。

提示: 若要在圖表中查看不同的日期範圍,請按一下 [可用性] 索引標籤中的 [設定日期範圍],然後在 [設定日期範圍] 方塊中選取 [新日期]。

使用圖形來查看個別工作負載

[資源圖表] 視圖會 圖表 查看個別資源的工作負荷和可用性,以顯示一個橫條圖。 此視圖可讓您快速探索所選資源在特定時段內是否已過度分配或分派不足。 您也可以查看分派給作業 單位 的百分比,以及資源的 最大單位 可用性。

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源圖表]

  2. 在 [資源圖表] 視圖中查看第一個資源的名稱。

    如果資源名稱以紅色列出,則表示資源已過度分派。 以黑色列出的資源,會完全根據其全部容量來分配。

  3. 查看橫條圖以查看過度分派或資源分派不足的等級。

    藍色條(依預設)會指出該資源的最大單位或低於該時間週期的已分派工時量,以及 工作時間 可用性。 紅點(依預設)表示資源已過度分派,因為資源已超出其最大單位及指定時段內的工作時間可用性。

  4. 查看所顯示時間範圍內的最高分派百分比,也就是該資源在時段中的 尖峰流量 。

    [最大使用量] 是列在圖表底部。

  5. 若要查看下一個資源的橫條圖,請按 PAGE DOWN 鍵,或使用捲軸或方向鍵。

頁面頂端

查看過度分派的資源清單

只要顯示 [資源工作表] 視圖或 [資源使用狀況] 視圖,然後篩選過度分派的資源,就能看到過度分派的那些資源清單。

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源工作表] 或 [資源使用狀況]。

  2. 在 [視圖] 中,按一下 [篩選],然後按一下 [過度分派的資源]。

  3. 若要再次查看完整的資源清單,請按一下 [篩選],然後按一下 [所有資源]。

附註: 即使沒有篩選過度分派的資源,您也可以輕鬆查看哪些資源已過度分派,因為它們的名稱會以紅色顯示在任何 資源檢視中。 此外,在 [資源工作表] 和 [資源使用狀況] 視圖中,[標記] 欄位中會出現指標 資源撫平標記 ,指出過度分派的資源。

[任務檢視] 也可以用來顯示過度分派,不過它們不會以紅色顯示資源查看的方式。 如果您使用的是工作視圖,您可以逐步執行有資源過度分派的每個工作,不過任務檢視不會顯示哪些資源(或多少)過度分派。

  1. 在任何任務檢視(例如 [甘特圖] 或 [網狀圖])中,在 [視圖] 功能表上,指向 [工具列],然後按一下 [資源管理]。

  2. 資源管理工具列上,按一下[移至下一筆過度分派] 按鈕圖像

群組過度分派的資源

您可以在 [資源工作表] 或 [資源使用狀況] 視圖中, 群組 過度分派的資源。 您也可以依其 尖峰流量將資源分組,指出在專案期間,會針對作業分派的資源配置數量上限。 視過度分派的範圍來查看過度分派的資源,可協助您首先將焦點放在最廣泛的過度分派資源上。

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源工作表] 或 [資源使用狀況]。

  2. 在 [專案] 功能表上,指向 [群組依據],然後按一下 [自訂群組依據]。

  3. 按一下 [功能變數名稱] 方塊中的 [過度分派]。

  4. 在 [順序] 方塊中,按一下 [遞增] 或 [遞減]。

    如果您按一下 [遞增],就會先出現沒有過度分派的資源群組,並顯示一組過度分派的資源。

  5. 若要建立 尖峰流量的嵌套群組,請按一下 [然後依據] 方塊,然後按一下 [峰值單位]。

  6. 若要儲存這個群組,請按一下 [儲存]。 提供群組的名稱,如果您想要在 [群組方式] 功能表中顯示群組,請選取 [顯示在功能表中] 核取方塊。 按一下[確定] 以關閉 [儲存群組] 對話方塊。

    視您的規格來分組視圖。 在專案中,任何時間超過100的工作分派的任何資源都會群組成[過度分派:是]。 如果您指定的是最大使用量單位的嵌套分組,您可能會在 [高峰期: 200%峰值: 300%,等] 標題下進行其他分組。

  7. 若要在 [群組依據] 方塊中查看以原始順序列出的資源,請按一下 [沒有群組]。

尋找有可用時間的資源

如果您有過度分派的資源,您可能會想要在專案中找出有可用時間的資源,這樣您就可以更平均地分配工作負荷。 如果有其他未指派的工作,而且您想要找出誰可以參與更多工作,這個功能也很有用。

資源可用性是使用下列公式來計算:

資源可用性 = 資源容量-(摘要資源分派 + 行事曆例外)

摘要資源分派是資源所完成的所有工時總和,而行事曆例外狀況是資源的基準行事曆上的任何例外狀況。

若要找出可在工作中花費額外工時的資源,您可以顯示並修改 [資源使用狀況] 視圖,以查看資源可供其他工作分派使用的時間長度(小時、天或周)。 您也可以使用這個視圖,將來自過度分派資源的工作重新分派給分派不足的資源。

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源使用狀況]。

  2. 在 [格式] 功能表上,指向 [詳細資料],然後按一下 [剩餘可用性]。

  3. 剩餘的可用中。 ([剩餘可用性)] 列,查看每個時段代表剩餘可用性或未配置空間的工時量。

您也可以顯示並修改 [資源圖表] 視圖,以查看個別資源工作負荷的橫條圖,這可以協助您發現誰可以在工作上使用額外的工時。 您可以在 [資源圖表] 視圖中,一次查看關於一個分派不足之資源的資訊。 您可以依時間週期查看可用的工時量。

  1. 在 [視圖] 功能表上,按一下 [資源圖表]

  2. 在 [格式] 功能表上,指向 [詳細資料],然後按一下 [工時可用性]。

  3. 針對選取的資源,查看橫條圖中顯示的可用工時量。 滾動 時幅 ,在不同的時段內,查看分派不足的情況。

  4. 在 圖形的底部,查看所選資源的可用時間量。

  5. 若要移至下一個有可用時間的資源,請按 PAGE DOWN 鍵或使用捲軸或方向鍵。

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