在 Project 桌面中建立及共用資源庫

當您在多個專案中工作時,知道誰能處理您的專案,可能會成為一個挑戰。

如果您將相同的人員指派給數個專案,或在您的專案中使用共用資源,就能將所有資源資訊合併成一個名為 資源資料庫的中央檔案。 資源池也可用於識別作業衝突,以及查看每個專案的時間分配。

建立資源資料庫

附註: 如果您使用的是 Project 專業版,且資源已存在於貴組織的企業資源資料庫中,則不需要建立另一個資源池。 如需詳細資訊,請參閱將資源新增至企業資源庫

  1. 開啟 Project,按一下 [空白專案] >資源] 索引標籤。

  2. 按一下 [團隊規劃] 旁的箭號,然後按一下 [資源工作表]。

  3. 按一下 [新增資源],然後匯入現有的資源資訊。

若要輸入 [新增人員資訊],請按一下 [工時資源],然後新增 [資源名稱及詳細資料]。

新增人員資源

附註: 如果您使用的是 project Server 專業版,您就可以存取企業資源。 若要深入瞭解專案版本,請參閱專案版本比較。 企業資源清單通常由管理員管理,而且每個專案管理員都可以從這些資源新增到其專案中。

建立共用資源池之後,每個共用專案的資訊都會來自該資源資料庫,而且所有資訊(例如作業、成本比率和可用性)都在這個中央位置。

使用資源資料庫

  1. 開啟資源資料庫專案。

  2. 開啟您要從該資源庫共用資源的專案,然後按一下 [資源>資源> [共用資源]。

    開啟資源資料庫的共用資源

  3. 按一下 [使用資源],然後在 [寄件者] 方塊中,按一下您在步驟1中開啟的資源庫專案。

    共用資源對話方塊選項

  4. 如果您想要資源池中的資訊覆寫您(共用者)專案中的任何衝突資訊,請按一下 [泳池優先]。

    如果您想要專案中的資訊覆寫資源池中任何衝突的資訊,請按一下 [共用者優先]。

  5. 按一下 [確定]。

    您現在可以使用專案的資源。 您專案中的任何資源都會自動新增到該池子中。

  6. 若要查看共用資源清單,請在 [資源工作表] >,按一下 [任務>甘特圖]。

    資源工作表

使用資源使用狀況資訊

您可以從目前的專案(共用檔案)查看及更新資源資料庫。 建議您定期更新並查看資源,以取得有關分攤及其對專案影響的最新資訊。

附註: 若要直接編輯資源文件庫檔案,您必須擁有該檔案的讀/寫存取權。 否則,您只能查看資源使用狀況,並變更專案的資源。

  1. 在 共用檔案開啟您的專案。

  2. 在出現的方塊中,按一下 [開啟資源資料庫],查看所有共用檔案的工作分派。 這會將資源庫開啟為唯讀檔案。

  3. 若要查看共用資源庫之專案的作業,請在 [資源使用狀況] 中,按一下 [任務> >甘特圖]。 

    檢視資源使用狀況

    提示: 以紅色顯示的資源名稱代表 [資源過度分攤]。

    您可以更新新資源、更新排程總計,以及工作資訊。 深入瞭解如何將人員指派給任務。

  4. 進行任何更新之後,按一下 [資源>資源池>更新資源池。 

    於共用檔案中編輯資源後更新資源資料庫

    提示: 如果您的專案無法使用 [更新資源資料庫],您可能已在 [讀/寫] 模式中開啟資源庫檔案。 在 [閱讀模式] 中關閉並重新開啟資源庫。

停止共用資源

如果您的專案與資源資料庫或其他專案檔案共用資源,您可以中斷該檔案與其他檔案的連線。 當檔案從資源庫或其他專案檔案中斷連線之後,專案檔案中具有作業的資源會保留在專案中,但資源庫或其他檔案中的其他資源已不再可用。

附註: 在中斷 共用檔案之後,您通常不想要將任務指派保留在 資源資料庫 中。 不過,如果您在資源庫未開啟時中斷共用檔案與資源資料庫的連線,或當您中斷共用檔案後沒有儲存資源資料庫,作業將會保留。 若要從池中移除保留的作業,請中斷資源庫檔案中的共用檔案,並從資源池中刪除所有任務指派資訊,而不會影響到前者的共用檔案。 如果您的資源池中已有剩餘的工作,請將共用檔案重新連線至資源資料庫,然後將它再次中斷連線。

中斷與活動共用檔案與其資源資料庫的連線

您可以將使用中的專案檔案與它所連接的資源庫或其他檔案中斷連線,並與之共用資源。

  1. 開啟包含您要共用之資源的資源資料庫。

  2. 在 [開啟資源資料庫] 對話方塊中,按一下 [開啟資源池讀取/寫入],即可變更資源資訊。 請記住,若要以讀取/寫入權限開啟該擁有者,可以讓其他人使用新資訊來更新該池。

  3. 開啟您的專案。

  4. 選擇資源>資源池>共用資源。 

  5. 按一下 [使用自己的資源],然後按一下[確定]

  6. 儲存兩個專案檔案。

深入瞭解資源池

資源資料庫可讓您更輕鬆地管理指派給多個專案檔案中之任務的人員或裝置。 資源庫會集中資源資訊,例如資源名稱、使用的行事曆、資源單位及成本比率表。

使用資源池中資源的每個專案稱為 共用檔案。

提示: 針對資源資訊,建立新的(個別)專案檔案。 這可讓您更輕鬆地管理共用檔案與資源資料庫之間的資源資訊和任務指派。

建立資源資料庫之前與之後

按鈕圖像 在建立資源池前,每個專案都包含自己的資源資訊。 部分資訊可能會重迭,甚至會與其他專案中使用的相同資源相關的資訊產生衝突。

按鈕圖像 在建立共用資源池之後,每個專案中的資源資訊都來自單一資源資料庫。 作業資訊,以及所有資源的成本比率和可用性,都駐留在一個中央位置。

按鈕圖像 在多個專案中,您也可以更輕鬆地查看因作業衝突所造成的資源過度分派。

後續步驟

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