在 PowerPoint 簡報上共同作業

在 PowerPoint 簡報上共同作業

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當您將簡報儲存至 OneDrive (機器翻譯) 或適用於 Office 365 的 SharePoint Online (機器翻譯) 時,即可和同事同時在該簡報上共同作業。

若要處理簡報同時,所有作者都必須使用PowerPoint 2013或更新版本 (Windows), Mac 版 PowerPoint 2016或更新版本,或在 PowerPoint Online

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 當您準備好共同作業時,請由功能區的右上角中開啟您的 PowerPoint 簡報,然後選擇 [共用]。

    共用
  2. 在 [邀請人員] 方塊中,輸入您要共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 下拉式清單能讓您判斷受邀者 [可以編輯] 檔案或 [可以檢視] 檔案。

    顯示 PowerPoint 中的 [共用窗格] 對話方塊
  3. 按一下 [共用]。 如果您的檔案已經儲存至雲端,電子郵件邀請便會傳送給受邀者。 如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive適用於 Office 365 的 SharePoint Online,PowerPoint 會提示您立即執行此動作。 執行之後電子郵件邀請就會送出。

    如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 會提示您執行此動作。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談
  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    顯示的圖示指出其他人正在對某張 PowerPoint 2016 投影片進行共同作業

    (針對協助工具, PowerPoint也可讓您開啟自動顯示的編輯器] 的名稱。 將其開啟以執行檔案>選項>進階>顯示>顯示選取項目的目前狀態標幟。)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 完成之後,儲存您的檔案。

    如果其他作者已經做了變更,您在儲存時將會看到以下訊息。

    顯示 PowerPoint 中的同步處理變更訊息

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

其他人員對共用的簡報檔案進行變更後,Office 365 的 PowerPoint 會於您再次開啟該檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示

Office 365 的 PowerPoint 會自動追蹤在線上文件所做的變更。

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示會唸出 「 投影片都有未讀取的變更。 」

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。

    (有一些情況下,醒目提示修訂的投影片,但所做的變更類型並未列出個別投影片上。 這類變更的範例包括: 在備忘稿窗格、 刪除的圖案、 新增註解,變更和動畫。)

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有在可讓您變更的人員使用的PowerPoint Online或Office 365 的 PowerPoint時,會醒目提示變更 — 至少版本 1707 的每月通道版本 1803年半年通道。 尋找您的 Office 版本

  • 如果在信任中心 [隱私選項] 中針對文件關閉修訂資料,將不會醒目提示變更:

    如果表示已開啟使用者的名稱 (和進行時,其上次的編輯內容物件的時間) [隱私選項,會儲存在簡報,以支援此修訂醒目提示的功能。 使用文件檢查移除該資訊,如有必要。 (請參閱本文指導方針移除隱藏的資料及個人資訊,透過檢查文件、 簡報或活頁簿來使用文件檢查 」)。

    如果開啟隱私選項,那麼修訂醒目提示功能就會關閉,這表示系統不會儲存上述之使用者名稱以及變更時間等任何個人資料。

    為了執行修訂醒目提示,PowerPoint 會分開儲存個別投影片的已讀取/未讀取狀態資料。 這些資料儲存的「位置」取決於您使用的版本與 PowerPoint 的通道。 我們正轉向將這些資料儲存在專為儲存使用者設定而設計的線上 Microsoft 服務中,不過這個變動尚未完成。

    下表列出每個 PowerPoint 相關版本,以及該版本各個人員儲存開啟檔案之已讀取/未讀取狀態資料的位置:

    適用於此版本號碼 (或更新版本)

    狀態資料的儲存位置

    每月通道中的 Office 365 的 PowerPoint

    1707 和 1710 之間

    在電腦磁碟上,路徑為:

    %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState

    此位置受 [Windows 使用者] 資料夾保護;如果想要的話,您可以手動刪除這個記錄您自身已讀取/未讀取狀態的檔案。

    每月通道中的 Office 365 的 PowerPoint

    1711

    Microsoft Online 服務

    半年通道中的 Office 365 的 PowerPoint

    1803

    Microsoft Online 服務

    Mac 版 Office 365 的 PowerPoint

    16.11

    Microsoft Online 服務

    Android 版 PowerPoint

    16.0.9001.2077

    Microsoft Online 服務

    iOS 版 PowerPoint

    2.9.108.0

    Microsoft Online 服務

    PowerPoint Mobile

    17.8827

    Microsoft Online 服務

    尋找您的 Office 版本

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

使用聊天或註解來進行溝通

選擇 [註解] 註解 來下註解或檢視註解。 另外,您也可以回覆或解決註解,然後將註解標示為完成。 請參閱新增註解 (機器翻譯) 以獲得詳細資訊。

(僅限Office 365 )您可以立即交談與其他人員正在商務用 OneDrive或SharePoint Online上儲存的簡報中。 選擇 [聊天] 按鈕 PowerPoint 2016 中的 [群組聊天] 按鈕 以開始與處理文件的所有合作對象進行群組聊天。

畫面上醒目提示的 [聊天] 按鈕的灰色功能表列

  • 聊天記錄未保留,因此如果您關閉文件,稍後再重新開啟時,您將會啟動全新空白的交談。 如果您需要持續進行討論,請考慮改用 [註解] 功能。

  • 如果其他人開啟檔案並進行編輯,他們也能加入聊天,但無法查看他們開啟該檔案前的聊天記錄。 他們只能看到開啟檔案時的新訊息。

請參閱舊版的檔案

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

在處理時, Office保留SharePoint、 OneDrive和商務用 OneDrive檔案的先前版本。

若要開啟的先前版本的檔案清單,選取 [app] 視窗中,標題列中的檔案名稱,然後選取 [版本歷程記錄

若要存取檔案的版本歷程記錄的標題列中選取檔案名稱

版本歷程記錄適用於檢視,無法編輯。 您可以看到任何先前版本的檔案。

若要開啟先前的版本:

  • 在右側的 [版本歷程記錄] 窗格,選取 [開啟版本的版本歷程記錄項目。

    在個別PowerPoint視窗中開啟該版本的唯讀複本。

解決衝突變更

如果有衝突變更,系統將會在您選取 [儲存] 時,針對您所做的變更和其中一位共同作業人員的衝突變更,快顯提供兩者的視覺比較。 您可以選擇想要保留的變更。

顯示 PowerPoint 中的 [衝突變更] 對話方塊

只有他人所做的變更在與您所做的變更有直接衝突時,才會顯示在比較中。 無衝突的變更會在您執行儲存時,自動合併至您的簡報,您也會在 [我的變更] 檢視中看到這些內容。

  1. 選擇 [我的變更] 或 [其他人的變更]。

  2. 如果有一個以上的衝突待解決,請執行下列其中一個動作:

    • 選擇 [下一步] 繼續解決衝突。 選擇 [上一步] 重新瀏覽之前的衝突。

    • 如果您想要對所有其餘的衝突選擇同一組變更,請選取 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊。

      顯示 PowerPoint 中的 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊

  3. 完成解決衝突之後,請選擇 [完成]。

共用簡報和共同撰寫

  1. 建立簡報的草稿,然後再將其儲存至共用位置,例如OneDriveSharePoint

  2. 開啟並開始製作簡報。

    附註:  如果其他人正在處理簡報,您會看到共同撰寫圖示 [人員] 圖示 和狀態列上,以告知您多少人正在處理簡報中的數字。 按一下 [共同撰寫圖示 [人員] 圖示 若要查看誰正在處理簡報 (如下所示)。

    兩個人在共同撰寫

  3. 當您完成工作,請按一下 [檔案>儲存。

    如果您是唯一的處理簡報,檔案會儲存,然後完成。 如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

解決由其他人所做的變更

如果其他人正在處理同一份簡報,許多發生下列其中一項下列錯誤訊息:

  • 如果其他作者已經做了變更,您會看到以下訊息:

    校閱變更或立即上傳

  • 如果您與其他作者的變更彼此衝突,會出現此訊息:

    解決衝突

以下說明如何解決其他人所做的變更:

  1. 在 [合併] 索引標籤上按一下 [顯示變更],然後執行下列其中一項:

    • 若要檢視只衝突的更新,請按一下 [僅顯示衝突

      [僅顯示衝突]​​

    • 若要檢視所有變更,請按一下 [顯示所有變更]

  2. 若要接受或拒絕變更,請執行下列一或兩項動作:

    針對衝突變更:

    • 若要接受衝突變更,請核取方塊下一步衝突變更圖示 衝突變更圖示 (如下所示)。

      選取核取方塊以接受衝突變更

    • 若要拒絕衝突變更,請執行任何動作。 未核取方塊不會新增至簡報。

    針對標準變更:

    • 若要接受標準變更,請執行任何動作。

      選取此核取方塊,以接受其他人所做的標準變更

    • 若要拒絕標準變更,請清除方塊。

  3. 當您完成檢閱變更時,選取 [關閉合併檢視

    選取 [關閉合併檢視後,會套用所有變更,並上傳至伺服器。

    附註: 選取 [關閉合併檢視後,您無法返回並檢視已標幟的變更。

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 開啟PowerPoint簡報,並在功能區的右上角,選取 [共用 [共用] 按鈕 ,然後選取[邀請人員

  2. 輸入您想要與其共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 在頂端的控制項可讓您判斷是否您受邀者可以編輯檔案或僅可檢視檔案。

  3. 按一下 [共用]。 如果您的檔案已經儲存至雲端,電子郵件邀請便會傳送給受邀者。 如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive適用於 Office 365 的 SharePoint Online,PowerPoint 會提示您立即執行此動作。 執行之後電子郵件邀請就會送出。

    如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 會提示您執行此動作。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談
  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    在投影片縮圖窗格中的目前狀態指示器

    (針對協助工具, PowerPoint也可讓您開啟自動顯示的編輯器] 的名稱。 將它開啟,選取 [ PowerPoint >喜好設定>檢視>顯示選取項目的目前狀態標幟。)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 完成之後,儲存您的檔案。

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

其他人共用的簡報檔案進行變更之後, Mac 版 Office 365 的 PowerPoint重新開啟檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

Mac 版 Office 365 的 PowerPoint自動會持續追蹤的線上文件中所做的變更。

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示會唸出 「 投影片都有未讀取的變更。 」

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。

    (有一些情況下,醒目提示修訂的投影片,但所做的變更類型並未列出個別投影片上。 這類變更的範例包括: 在備忘稿窗格、 刪除的圖案、 新增註解,變更和動畫。)

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有在可讓您變更的人員使用的PowerPoint Online或Mac 版 Office 365 的 PowerPoint時,會醒目提示變更 — 至少版本 16.11。 尋找您的 Office 版本

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

使用註解通訊

在工具列功能區的右邊,選取 [註解 註解] 按鈕 以查看目前簡報中的所有註解]。

您可以新增註解或回覆或解決現有註解。

(僅限Office 365)註解中標記同事,使用 @ 符號後面接著該人員的名稱。 該人員會收到您的註解連結的電子郵件訊息。 按一下連結可將其插入文件和進交談。

(僅限Office 365)您可以聊天對象當您同時編輯檔案。 若要開始,按一下 [聊天] 圖示 兩個語音泡泡圖,其中一個其他的頂端 上方附近螢幕右上角。

畫面上醒目提示的 [聊天] 按鈕的灰色功能表列

請參閱舊版的檔案

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

在處理時, Office保留SharePoint、 OneDrive和商務用 OneDrive檔案的先前版本。

若要開啟的先前版本的檔案清單,選取 [app] 視窗中,標題列中的檔案名稱,然後選取 [瀏覽的版本歷程記錄

版本歷程記錄適用於檢視,無法編輯。 您可以看到任何先前版本的檔案。

若要開啟先前的版本:

  • 在右側的 [版本歷程記錄] 窗格,選取 [開啟版本的版本歷程記錄項目。

    在個別PowerPoint視窗中開啟該版本的唯讀複本。

從先前的版本,您可以複製內容。 您也可以先前版本的儲存複本,讓您以單獨進行編輯,您目前正在處理的檔案。

與其他人共用簡報

  1. 在工具列功能區的右邊,按一下 [共用 [共用] 按鈕

  2. 在 [傳送連結] 對話方塊中,輸入名稱或您想要與其共用簡報的人員電子郵件地址。

    如果您想新增訊息給您的同事。

  3. 按一下 [傳送]。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

當多人同時使用檔案時,指標顯示他們身在何處:

  • 在左側窗格中,目前狀態圖示 目前狀態指示器 旁邊會顯示在投影片縮圖如果其他人正在編輯該投影片。 將滑鼠指向圖示以查看該人員是誰。

  • 在 [主要投影片] 窗格中,目前狀態圖示會顯示您何時有人正在編輯投影片上的特定項目。

查看其他人所做的修訂

當您開啟其他人已經變更,您的簡報PowerPoint會告訴您有兩種方法:

  • 當您已離開出現的訊息視窗的右側。

    Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員
  • 在左側投影片縮圖窗格,已修訂的投影片會醒目提示為淺粉藍色背景。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂

    當您開啟該投影片時,您也會看到的修訂投影片元素淺粉藍色外框。

授予使用註解或聊天

在工具列功能區的右邊,選取 [註解 [註解] 按鈕 以查看目前簡報中的所有註解]。

您可以新增註解或回覆或解決現有註解。

註解中標記同事,使用 @ 符號後面接著該人員的名稱。 該人員會收到您的註解連結的電子郵件訊息。 按一下連結可將其插入文件和進交談。

您可以聊天對象當您同時編輯檔案。 若要開始,按一下 [聊天] 按鈕 [聊天] 按鈕 附近螢幕右上角。

[聊天] 按鈕,位在告知您還有誰正在進行編輯的通知旁

請參閱舊版的檔案

在處理時, Office保留SharePoint、 OneDrive和商務用 OneDrive檔案的先前版本。

使用檔案>資訊>檢視及還原舊版開啟檔案的先前版本的清單。

版本歷程記錄適用於檢視,無法編輯。 您可以看到任何先前版本的檔案。 從先前的版本,您可以複製內容。 您也可以儲存複本先前的版本,讓您以單獨進行編輯,您目前正在處理的檔案。

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