在 Outlook Web App 中開啟並使用共用信箱

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如果您有出現在通訊錄中的共用信箱的完整存取權限,您可以使用Outlook Web App或桌面版的Outlook來開啟該信箱。

為什麼要使用共用的信箱?共用的信箱可輕鬆特定群組的監視及公用的電子郵件地址,例如 info@contoso.com 或 contact@contoso.com 從傳送電子郵件的人員。當群組中的人員回覆傳送至共用信箱的郵件時,回覆會出現會從共用信箱,而不會從個別的人員。您也可以使用為共用的小組行事曆共用的信箱

重要: 為您的組織的管理員必須建立共用的信箱,並將您加入使用者群組,您才能使用。如需詳細資訊,請參閱建立共用的信箱,說明管理員必須執行。

想要使用 Outlook 開啟共用信箱,而非使用 Outlook Web App? 請參閱管理其他人的郵件和行事曆項目

本文適用於 Outlook Web App,該 App 是由管理運行 Exchange Server 2013 或 2010 之電子郵件伺服器的組織使用。如果您是使用 Office 365 或 Exchange Server 2016,您的電子郵件程式是 Outlook 網頁版。如需 Outlook 網頁版的說明,請參閱取得 Outlook 網頁版的說明

開啟共用的信箱

有兩種方法可用 Outlook Web App 來開啟共用信箱。建議您嘗試這兩種方法,看看哪一種最適合您。

如果要同時監控您的主要信箱及共用的信箱的電子郵件,請使用這個方法。此外,完成這項工作後,共用的信箱和其資料夾會顯示在左側的功能窗格中每次您開啟Outlook Web App。

  1. 使用 Outlook Web App 登入您的帳戶。

  2. 您的主要信箱,在左側的功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下,然後選擇 [新增共用的資料夾。(您的名稱會在您的主要信箱)。

  3. 在 [新增共用的資料夾] 對話方塊中,輸入名稱或電子郵件地址的人與您共用的信箱,然後按一下新增

共用的信箱會顯示在資料夾清單中Outlook Web App。您可以展開或摺疊的共用的信箱資料夾,與您的主要信箱。您也可以從您的資料夾清單移除共用的信箱。若要移除它,以滑鼠右鍵按一下共用的信箱],再按一下 [移除共用的資料夾

如果您想要檢視及管理共用信箱專屬的瀏覽器視窗中的電子郵件,請使用這個方法。

  1. 使用 Outlook Web App 登入您的帳戶。

  2. Outlook Web App導覽列上,按一下您的名稱。出現的清單。

  3. 按一下 [開啟另一個信箱]

  4. 輸入您想要開啟,然後按一下 [開啟的其他信箱電子郵件地址。在個別的視窗中,讓其他信箱的存取權,隨即會開啟另一個Outlook Web App工作階段。

提示: 如果您打錯信箱的電子郵件地址,則結果為 「 找不到符合 」。請嘗試重新輸入電子郵件地址。

從共用信箱傳送電子郵件

  1. 按一下 [資料夾清單上方的 [新郵件]。讀取窗格] 中,開啟新的郵件表單。

  2. 按一下 [更多 [更多] 或 [更多選項] 圖示 ,,然後選取 [顯示從。此選項會顯示您收到電子郵件訊息的人員將會看到其出現從共用信箱,而不是從您自己的電子郵件帳戶。

    附註: 第一次使用共用的信箱傳送電子郵件,您就不會看到顯示從下拉式清單中的共用的信箱帳戶的名稱。用於第一次,刪除您的名稱,輸入您的名稱,取代共用信箱的名稱,然後傳送郵件。在未來,共用信箱的名稱會顯示在[來源] 旁的下拉式並加以選取。

  3. 若要新增的收件者,輸入您的連絡人資料夾或組織的地址] 清單中的任何人的名稱,或在 [] 或 [副本] 方塊中輸入電子郵件地址。第一次您輸入人員的名稱,該人員的地址Outlook Web App搜尋。在未來,名稱會快取,它會解析快速讓。

  4. 鍵入 [主旨]。

  5. 鍵入您要傳送的訊息。

  6. 準備好您的訊息時,請按一下 [傳送]。

使用共用行事曆

使用共用信箱的好處之一,在於任何人只要能存取共用信箱,就能完整存取行事曆。 您可以建立、編輯及刪除行事曆中的事件。 使用共用行事曆如同使用自己的行事曆。 以下是您可以使用共用信箱行事曆執行工作的簡短清單:

  • 讓您的小組知道您即將休假,或何時不在辦公室。

  • 建立小組會議。

  • 編輯其他人所建立的行事曆事件。

  • 取消其他人所建立的會議。

若要存取共用的行事曆,請執行下列動作:

  1. 登入使用Outlook Web App,您的信箱,然後選取 [行事曆

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [其他行事曆],然後按一下 [開啟行事曆]

    Outlook Web App 開啟行事曆功能表

  3. [從目錄],搜尋您想開啟的共用行事曆。 選取要開啟的共用信箱,然後按一下 [開啟]

    Outlook Web App [開啟行事曆] 對話方塊

  4. 共用的行事曆會顯示在您的 [行事曆] 資料夾清單中。

    Outlook Web App 和已選取的共用信箱行事曆

如需如何Outlook Web App中使用行事曆的一般資訊,請參閱Outlook Web App 中的行事曆

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