在 Outlook 網頁版中使用郵件資料夾

如果您想要在Outlook 網頁版中組織郵件,您可以建立新的資料夾或重新命名、 移動或刪除現有的資料夾。您也可以設定規則,以便根據您指定的條件Outlook 網頁版自動將郵件移到資料夾。

選擇您版本適用的指示

指示將會依據您是否使用新版 Outlook 網頁版而略有不同。請選擇您使用的 Outlook 網頁版來查看適用於您的步驟。

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Outlook 網頁搶鮮版 (Beta)

請參閱適用於新版 Outlook 網頁版的指示

Outlook 網頁版

請參閱適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

附註: 如果工具列上含有貴組織的標誌,您看到的畫面可能會和上圖所示的略微不同。

適用於新版 Outlook 網頁版的指示

根據預設,您的帳戶會帶有這些資料夾啟動:

  • 收件匣除非您建立了一個收件匣規則將郵件重新導向到其他資料夾,或是郵件被視為垃圾郵件,否則內送郵件都會送到 [收件匣]。

  • 垃圾郵件 訊息具有垃圾郵件的特徵,但未在抵達您信箱前受垃圾郵件篩選器封鎖的郵件,就會自動移到此資料夾。瞭解更多關於Outlook 網頁版篩選垃圾郵件的相關資訊

  • 草稿 若您開始撰寫郵件訊息,但是沒有完成,該郵件會自動儲存到您的 [草稿] 資料夾。您可以在稍後回到此郵件繼續編輯,然後傳送郵件。

  • 寄件備份 根據預設,您傳送的每封郵件複本會放在 [寄件備份] 資料夾中。

  • 刪除的郵件 當您刪除郵件時,郵件會移到 [刪除的郵件] 資料夾中。

當您以滑鼠右鍵按一下資料夾時,會出現操作功能表,您可以對資料夾執行的大部分操作都可以在此找到。

  • 新增子資料夾 在資料夾上按一下右鍵後可使用此功能在該資料夾中建立新的子資料夾。

  • 刪除資料夾 將資料夾及其全部內容移至於 [刪除的郵件] 資料夾。

  • 刪除所有 將所選資料夾中的所有項目移至 [刪除的郵件]。

  • 將全部郵件標記為已讀 將所選資料夾中的所有項目標記為已讀。

  • 重新命名 為資料夾使用不同的名稱。預設資料夾,例如 [收件匣] 資料夾,無法重新命名。

您可以在 Outlook.com 中建立新資料夾,以您想要的方式整理郵件。例如:您可以為某個特定專案建立資料夾,為某個使用者傳送的所有郵件建立資料夾,或是為您所屬通訊群組的所有郵件建立資料夾。

建立新資料夾

  1. 在資料夾窗格底部,選取新增資料夾

  2. 在新增資料夾方塊中,輸入資料夾名稱,然後按 Enter。

建立新的子資料夾

  1. 在資料夾窗格中,在您要新增子資料夾的資料夾上按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取 建立新資料夾

  3. 在新資料夾方塊中,輸入資料夾名稱,然後按 Enter。

附註: 但您無法重新命名 [收件匣]、[草稿] 或 [刪除的郵件] 等預設資料夾。

  1. 在資料夾窗格中,在您要重新命名的資料夾上按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取重新命名

  3. 為該資料夾輸入名稱,然後按 Enter。

附註: 您無法刪除 [收件匣] 與 [寄件備份] 等預設資料夾。

  1. 在資料夾窗格中,在您要刪除的資料夾或子資料夾上按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取刪除資料夾

  3. 選取 確定 確認。

在Outlook 網頁版 [我的最愛] 資料夾中會自動包含下列資料夾: 收件匣、 寄件備份和刪除項目。您可以將資料夾新增到 [我的最愛],以便輕鬆追踨對您最重要的資料夾。 將資料夾新增到 [我的最愛] 不會移動該資料夾,而是建立一個連結。新增到 [我的最愛] 的資料夾仍然位於您的個人資料夾。

  • 若要在 [我的最愛]中新增資料夾,請在 [個人資料夾] 向下的資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [新增至 [我的最愛]

  • 要重新整理 [我的最愛] 中的資料夾,請選取一個資料夾,然後將其拖曳至新位置中資料夾階層。或以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後選取 [在清單中向上移動,或在清單中向下移動

  • 若要移除的資料夾,以滑鼠右鍵按一下您要從[我的最愛]中移除的資料夾,然後選取從[我的最愛]中移除。此動作只會移除資料夾連結;資料夾仍會在您的個人資料夾。

根據您機構的原則,您有可能在[我的最愛]中新增公用資料夾。若要瞭解如何在 Outlook 網頁版中建立公用資料夾 ,並將其新增到[我的最愛],請參閱建立和共享公用資料夾

附註: 原則由您機構的系統管理員控制。 您的帳戶不一定能使用這些原則。

您可以使用封存和保留原則,在郵件停留於信箱中長達一段時間之後,將其自動移動或刪除。 若要進一步瞭解原則和指派方式,請參閱 Outlook Web App 中 Outlook 網頁版的指派保留標籤及封存原則

當您刪除郵件或資料夾時,會先移到 [刪除的郵件] 資料夾。您可以手動從資料夾中刪除郵件,或者您可以設定Outlook 網頁版 於您每次登出時都自動清空 [刪除的郵件] 資料夾。

附註: 只有在展開 刪除的郵件 資料夾後才能看到刪除的郵件資料夾中的內容:

螢幕擷取畫面顯示展開 [刪除的郵件] 資料匣。

登出時清空 [刪除的郵件] 資料夾

  1. 在畫面頂端,按一下[設定] Settings > [檢視所有 Outlook 設定]。

  2. 選取郵件>郵件處理

  3. 郵件選項 項下,選取旁的核取方塊以清空我的 [刪除的郵件] 資料夾

  4. 按一下儲存

要瞭解如何還原已刪除的郵件,請參閱復原在 Outlook 網頁版中刪除的電子郵件

使用Outlook 網頁版命令列上的命令或設定規則,讓Outlook 網頁版自動將收到的郵件移到資料夾中。

使用命令自動處理郵件

您可以使用如 整理移至 燈命令自動刪除或移動來自特定寄件者的郵件。當您選取收件匣中的郵件時命令就會出現在Outlook 網頁版命令列中。

  • 您可以使用 整理 命令快速刪除收件匣中不想要的電子郵件。您選取一封郵件後,可自動刪除該寄件者傳來的所有接收電子郵件,只保留最新電子郵件並刪除其餘郵件,或刪除 10 天前的電子郵件。

  • 您可以使用 移至 命令將郵件的特定訊息移到另一個資料夾。

設定規則自動處理郵件

使用規則自動將收到的郵件移到資料夾中。

  1. 在您的 [收件匣] 中選取您要指派規則的訊息,並在命令列上選取 更多其他動作

  2. 選取 建立規則。此時會開啟 建立規則 對話方塊。

  3. 選取您要將來自該寄件者的郵件從中移出的資料夾。

  4. 要選擇其他條件及動作,請選取更多選項

    預設選取 停止處理更多規則 核取方塊。選取此項目後,後續的規則會被忽略,即使在訊息中套用該規則。

  5. 選取 確定 以儲存該規則。

舊版 Outlook 網頁版 說明

根據預設,您的帳戶會帶有這些資料夾啟動:

[我的最愛] 底下的預設郵件資料夾
  • 收件匣 除非您建立了將郵件重新導向到其他資料夾的收件匣規則,或是郵件被視為垃圾郵件,否則內送郵件都會送到 [收件匣]。

  • 待過濾郵件 可根據您在過去的處理內送郵件的方式協助您篩選郵件。開啟此功能後,電子郵件伺服器會持續追蹤您已讀取或未讀取的郵件。未讀取的郵件會被移至 [待過濾郵件] 資料夾。

  • 寄件備份 根據預設,您傳送的每封郵件複本會放在 [寄件備份] 資料夾中。

  • 刪除的郵件 當您刪除郵件時,郵件會移到 [刪除的郵件] 資料夾中。

在 Outlook 網頁版 中,若您在 資料夾 中選取 更多,就會發現那些預設資料夾是在 我的最愛 資料夾中進行整理。您的 [個人資料夾] 中也會有相同的預設資料夾,然後成為資料夾長清單的一部分,其中有許多是由您的系統管理員建立。那些由您的系統管理員新增的資料夾包括:

  • 草稿 若您建立或回覆郵件,但是無法立刻完成時,該郵件會自動儲存到您的 [草稿] 資料夾。您可以在稍後回到此郵件繼續編輯,然後傳送郵件。

  • 垃圾郵件 具有垃圾郵件特徵,但未在抵達您信箱前未被垃圾郵件篩選器封鎖的郵件,會被自動移至此資料夾。文章 瞭解垃圾郵件與網路釣魚提供更多關於 [垃圾郵件] 資料夾的資訊。

  • 注意 這是唯讀資料夾。您必須使用 Outlook 才能在此資料夾中建立或編輯項目。

  • 交談記錄 預設將您在 商務用 Skype中每個的交談複本放在交談記錄資料夾中。

當您選取一個資料夾,並以滑鼠右鍵按一下後,出現的捷徑 (內容) 功能表中包含大部分您可以在資料夾上執行的動作。顯示的快捷功能取決於您選取的 是 [我的最愛] 中的資料夾還是您的 [個人資料夾] 中的資料夾。

[我的最愛] 資料夾

[我的最愛] 資料夾會顯示主要郵件資料夾。快顯功能表中包括可在這些資料夾中最常使用或需要的選項。

當您以滑鼠右鍵按一下郵件收件匣時,出現的操作功能表或捷徑功能表

  • 在清單中向上移動在清單中向下移動 使用這些選項之一即可調整其在資料夾階層中的上下位置。

  • 從我的最愛中移除 從 [我的最愛] 中移除資料夾。從 [我的最愛] 中移除的資料夾,並不會將其從您的 [個人資料夾] 中移除。

  • 清空資料夾 刪除此資料夾中所有的內容,包括所有子資料夾。

  • 全部標記為已讀 將資料夾中的所有項目均標記為已讀。

  • 指派原則 為資料夾中的郵件指派封存或保留原則。若您的系統管理員尚未啟用它,您就可能無法使用這個選項。

  • 權限 可以授權讓其他使用者存取您信箱中的資料夾。

個人資料夾

您的個人資料夾是您可以使用的所有郵件資料夾的集合。附加至您的個人資料夾的快捷 (內容) 功能表比 [我的最愛] 資料夾的快顯功能表提供更多的選項。然而,並非所有選項都適用於所有資料夾使用,某些選項可能因為系統管理權限而無法使用。

當您以滑鼠右鍵按一下個人資料夾後出現的內容、操作功能表或捷徑功能表

個人資料夾的快捷功能表中包括 [我的最愛] 資料夾的快捷功能表所沒有的四個選項:

  • 建立新資料夾 使用此動作,可在您使用右鍵按一下的資料夾中建立新的子資料夾。

  • 重新命名為資料夾命名不同的名稱。預設資料夾,例如 [收件匣] 資料夾中,無法重新命名。

  • 新增至 [我的最愛] 將此資料夾(連結)新增至 [我的最愛]。

  • 移動 開啟一個視窗,以便將所選資料夾移至資料夾階層中的新位置。您也可以選取並將資料夾拖曳到新的位置。

    附註: 您下次登入時,會按照字母順序排列您建立的資料夾。

您可以在 Outlook.com 中建立新資料夾,以您想要的方式來整理郵件。例如,您可以為某個特定專案建立資料夾、為某個使用者傳送的所有郵件建立資料夾,或是為您所屬通訊群組的所有郵件建立資料夾。

建立新資料夾

  1. 資料夾 項下選取 更多

    將游標停留在 Outlook 網頁版中的 [導覽] 窗格中的 [更多] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 我的最愛 或個人資料夾的名稱旁,按一下 建立新資料夾按鈕。 [建立新資料夾] 按鈕

    • 以滑鼠右鍵按一下您的個人資料夾,然後選取 建立新資料夾

  3. 在新資料夾方塊中,輸入資料夾名稱,然後按 Enter。

提示: 

  • 所有新建立的資料夾均會自動出現在預設資料夾下方。

  • 我的最愛 資料夾中建立的所有新資料夾會自動新增至您的個人資料夾,但只可以從個人資料夾中刪除它。

  • 若您以滑鼠右鍵按一下它並選擇 新增至 [我的最愛],在您的個人資料夾中建立的所有新資料夾只會出現在 [我的最愛] 資料夾中。

建立新的子資料夾

  1. 資料夾下方選取 更多

    將游標停留在 Outlook 網頁版中的 [導覽] 窗格中的 [更多] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 在您的個人資料夾中,使用滑鼠右鍵按一下要在其中新增子資料夾的資料夾,然後選取建立新的子資料夾

  3. 在新資料夾方塊中,輸入子資料夾名稱,然後按 Enter。

附註: 但您無法重新命名 [收件匣]、[草稿] 或 [刪除的郵件] 等預設資料夾。

  1. 資料夾下方選取 更多

    將游標停留在 Outlook 網頁版中的 [導覽] 窗格中的 [更多] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 在您的個人資料夾中,以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的資料夾,然後選取 重新命名

  3. 為資料夾輸入名稱,然後按 Enter。

您可以將資料夾拖曳到資料夾階層中的新位置,或您可以使用快顯功能表中的 移動 選項。

附註: 在您下次登入時,就會依字母順序排列您所建立的資料夾。

  1. 資料夾下方選取 更多

    將游標停留在 Outlook 網頁版中的 [導覽] 窗格中的 [更多] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 在您的個人資料夾中,以滑鼠右鍵按一下您要移動的資料夾,然後選取 移動

  3. 在隨即會開啟的 移動資料夾 視窗中,選取一個新資料夾將其移至此處,然後選取 移動

您也可以使用滑鼠右鍵按一下您想要的上層資料夾,並選取 建立新資料夾 來建立新資料夾,并將資料夾移動到這個新資料夾中。使用 收件匣規則 自動根據您所選準則將內送郵件移至特定資料夾中。

附註: 您無法刪除 [收件匣] 與 [寄件備份] 等預設資料夾。

  1. 資料夾下方選取 更多

    將游標停留在 Outlook 網頁版中的 [導覽] 窗格中的 [更多] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 使用滑鼠右鍵按一下要刪除的資料夾或子資料夾,並選取 刪除

  3. 選取 OK 加以確認。

在 Outlook 網頁版中,[我的最愛] 資料夾會自動包含下列資料夾: 收件匣、 待過濾郵件、 寄件備份、 刪除的郵件。您可以在 [我的最愛] 中新增資料夾,使其更容易追踨對您最重要的資料夾。 將資料夾新增到 [我的最愛] 不會移動該資料夾,而是建立該該資料夾的連結。新增到 [我的最愛] 資料夾仍然位於您的個人資料夾。

  • 若要新增資料夾到 [我的最愛],以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾] 底下的資料夾,然後選取 [新增至 [我的最愛]

  • 要重新整理資料夾,請選取一個資料夾,並將其拖曳到資料夾階層中的新位置。或以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後選取 在清單中向上移動在清單中向下移動

  • 要移除資料夾,請以滑鼠右鍵按一下您要從 [我的最愛] 中移除的資料夾,然後選取 從 [我的最愛] 中移除。此動作只會移除該資料夾的連結;該資料夾仍會在您的個人資料夾中。

根據您組織的原則而定,您可能可以加公用資料夾到我的最愛。若要瞭解如何在 Outlook 網頁版中建立公用資料夾 ,並將其新增到我的最愛,請參閱建立和共享公用資料夾

附註: 原則是由您組織的系統管理員控制。 您的帳戶不一定能使用這些原則。

您可以使用封存原則和保留原則,在郵件停留於信箱中長達一段時間之後,自動移動或刪除郵件。 若要進一步瞭解原則和指派方式,請參閱 Outlook Web App 中 Outlook 網頁版的指派保留標籤及封存原則

當您刪除郵件時,被刪除的郵件會被移至 [刪除的郵件] 資料夾中。您可以從該資料夾中手動移除郵件,或是設定 Outlook 網頁版 在您登出時自動清空 [刪除的郵件] 資料夾。您的系統管理員可能已設定原則來清除 [刪除的郵件] 資料夾中停留超過預先設定天數的郵件。

當您登出時清空 [刪除的郵件] 資料夾

  1. 在螢幕頂端,按一下 設定 設定圖示

  2. 您的應用程式設定 項下選取 郵件

  3. 選取 自動處理 >訊息選項>當我登出時,清空 [刪除的郵件] 資料夾

  4. 按一下 儲存 [建立群組] 按鈕

若要瞭解如何還原已刪除的郵件,請參閱 在 Outlook 網頁版中還原刪除的電子郵件

使用 Outlook 網頁版功能表列上的命令或設定規則,讓 Outlook 網頁版 在您收到郵件後,自動將郵件訊息移至資料夾中。

使用自動處理郵件的命令

類似 整理移至 等命令可讓您自動刪除或移動特定寄件者的郵件。當您在收件匣中選取某個郵件後,會自動在 Outlook 網頁版 功能表列中顯示命令。

功能表列的螢幕擷取畫面。

  • 整理 可讓您快速刪除收件匣中不想要的電子郵件。當您選取某個郵件後,可以自動刪除該寄件者傳來的所有內送電子郵件、 只保留最新的電子郵件或者刪除十天以上的電子郵件。

  • 移至 可讓您將該寄件者的某個特定郵件訊息,或自動將來自該寄件者的所有郵件訊息都移到另一個資料夾中。

設定規則來自動處理郵件

使用規則來自動將收到的郵件移到資料夾中。

  1. 在您的收件匣中,選取您想要為其指派規則的郵件訊息,然後按一下Outlook 網頁版 功能表列上的 [其他命令] 圖示。

    在 Outlook 功能表列上的 [其他命令] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 按一下 建立規則。隨後便會開啟新的收件匣規則 對話方塊 (表單)。

    • 名稱顯示寄件者的名稱。

    • 當郵件到達時,其符合所有這些條件根據預設,三個條件是設定收到的郵件。選取箭號以選擇其他條件。如果您想要使用更多的條件,請選擇 新增條件

    • 請執行下列所有根據預設,三個預先定義的動作中設定了其中一個。選取箭號以選擇 [其他動作]。如果您想要新增其他動作,請選擇 新增動作

    • 如果符合以下任一情況除外根據預設,不設定任何例外狀況。選取箭號來設定上述條件的例外狀況。如果需要不止一個例外狀況,請選擇 新增例外

    • 停止處理其他規則根據預設,已選取核取方塊。選擇此項目后,會忽略後續的規則,即使其套用至郵件。

  3. 按一下確定以儲存規則。根據您的帳戶結構,您可能會收修改規則相關之警告。如有需要,請諮詢您的系統管理員。

附註: 如果您需要將郵件移出信箱,但又想要儲存郵件,則可以使用 Outlook將您的郵件儲存到 .pst 檔案。 唯有當您使用 Outlook時這些郵件訊息才可用,而且可以存取該 .pst 檔案。 如需詳細資訊,請參閱 Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost) 簡介建立 Outlook 資料檔案 (.pst) 儲存您的資訊

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