在 Outlook 中的群組行事曆上排程會議

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群組中,內有共用的行事曆,您和您群組的每一個成員可以排程、 編輯及查看即將到來的事件。 

這些是您可以使用群組行事曆的幾種方式:

  • 建立項目,例如群組成員的休息和群組里程碑標記的約會。 約會有無出席者,而且其他人可以在他們仍然以查看新功能瀏覽群組行事曆。

  • 新增特定與會者或會議室群組事件。 這個值很有用項目,例如午餐及-學習,具有必要 (在此案例中簡報者),出席者和其他人可以將事件新增至他們的個人行事曆,如果該報表有興趣。 * 這項功能需要推出早期 2019 新版 Outlook 網頁版,與 Outlook 2016。

  • 設定群組會議。 邀請群組與您想要傳送至事件邀請其他人員。 群組成員將他們的收件匣中收到邀請,如果他們再群組事件。

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附註: 如果工具列上含有貴組織的標誌,您看到的畫面可能會和上圖所示的略微不同。

適用於新版 Outlook 網頁版的指示。

  1. 登入Office 365

  2. 按一下 [ Outlook]。

  3. 在頁面底部,選取 [ 行事曆 來開啟行事曆]。

  4. 在瀏覽窗格中的 [群組] 底下,選取您的群組。 如果您有多個行事曆開啟時,將會顯示每個事件。 彩色的索引標籤,並於頂端會指出每個群組對齊的事件。

  5. 選取的一天工作週變更行事曆檢視。

將會議新增至群組行事曆是可讓您新增至您的個人行事曆,兩者十分相似。 在群組行事曆上建立會議時,會顯示組織的群組。 您會自動新增為出席者,並事件會新增至您的個人行事曆。

  1. 群組行事曆中選取的時間,您將會排程會議。

  2. 在 [詳細資料] 視窗中,輸入會議標題、 位置和結束時間。

  3. 會議邀請會根據預設,會傳送至] 群組中的每位成員的收件匣。 如果您想要邀請] 群組中,將群組新增出席者清單。

  4. 選取 儲存

想要新增假期或不在辦公室的時間新增至群組行事曆?

  1. 群組行事曆中,連按兩下會議將它開啟。

  2. 變更您想要並選取 [傳送]。

電子郵件通知,例如 「 [接受] 」 「 暫訂 」 和 「 拒絕 」 是令人分心,可以待過濾郵件的收件匣。 當您使用群組行事曆排程事件時,您可以輕鬆地在人員即將、 誰並不是和人員尚未回應在快速檢視。

  1. 群組行事曆中,連按兩下會議將它開啟。

  2. 出席者] 底下看到每個受邀者的名稱下方的狀態 (已接受、 暫訂]、 [拒絕沒有回應)。

在群組行事曆上建立會議時,群組中的任何人都可以取消它。

  1. 群組行事曆中,連按兩下會議將它開啟。

  2. 按一下 [取消],然後選取適當的取消選項。

    會議取消通知選項

適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

  1. 登入Office 365。

  2. 按一下 [ Outlook]。

    Office 365 首頁,已反白 Outlook 應用程式

    找不到您要的 App 嗎? 從應用程式啟動器,選取 [所有 App] 以查看依字母順序排序的可用 Office 365 App 清單。 您可從該處搜尋特定的 App。

  3. 在功能窗格] 中選取的群組,然後選取您的群組。

    如果您有多個行事曆開啟時,將會顯示每個事件。 彩色的索引標籤,並於頂端會指出每個群組對齊的事件。

    群組行事曆
  4. 選取 [變更行事曆檢視工作週] 或 []。

新增會議群組行事曆非常類似,可讓您新增至您的個人行事曆,並邀請會傳送給所有的群組成員。 在群組行事曆上建立會議時,會顯示組織的群組。 您會自動新增為出席者,並事件會新增至您的個人行事曆。

以下是影片,逐步引導您完成程序。

  1. 群組行事曆中選取的時間,您將會排程會議。

  2. 在 [詳細資料] 視窗中,輸入會議標題、 位置和結束時間。

    群組行事曆快速使用 [新增] 畫面

  3. 根據預設,會議邀請會傳送至] 群組中的每位成員的收件匣。 如果您不要這樣做,清除核取方塊,或選取 [更多詳細資料,來指定受邀者。

  4. 選取 儲存

想要新增假期或不在辦公室的時間新增至群組行事曆?

  1. 群組行事曆中,連按兩下會議將它開啟。

  2. 變更您想要並選取 [傳送]。

電子郵件通知,例如 「 [接受] 」 「 暫訂 」 和 「 拒絕 」 是令人分心,可以待過濾郵件的收件匣。 當您使用群組行事曆排程事件時,您可以輕鬆地在人員即將、 誰並不是和人員尚未回應在快速檢視。

  1. 群組行事曆中,連按兩下會議將它開啟。

  2. 出席者] 底下看到每個受邀者的名稱下方的狀態 (已接受、 暫訂]、 [拒絕沒有回應)。

    畫面上醒目提示的出席者清單的行事曆事件

在群組行事曆上建立會議時,群組中的任何人都可以取消它。

  1. 群組行事曆中,連按兩下會議將它開啟。

  2. 按一下 [取消],然後選取適當的取消選項。

    會議取消通知選項

在群組行事曆上排程會議 (機器翻譯)

  1. Outlook 2016,在 [群組選擇左側的導覽。

    左導覽列上的群組

  2. 在功能區中,選取 [行事曆]。

    選取 [行事曆]

  3. 選取 [新增 Skype 會議、 新的 Teams 會議,新會議]。 如果您將此設定 Skype 會議,呼叫詳細資料將會新增至郵件內文中。 如需 Skype 會議的詳細詳細,請參閱商務用 Skype 會議說明

    新增會議

  4. 您將注意到群組的別名會自動填入 [收件者] 行。 輸入主旨、 位置和會議的開始和結束時間。 如果您不想要傳送邀請給群組的成員,只要從出席者清單移除群組。

  5. 在會議區域中輸入議程。 如果您是安排 Skype 會議,請小心不要變更任何線上會議資訊。

  6. 若要確認您有最佳的會議時間的功能區上,選取 [排程小幫手]。

  7. 選取 [傳送]。

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