在 Outlook 中使用 [排程小幫手] 和 [會議室尋找工具] 進行會議

如果您在 Outlook 中使用 Office 365 或 Microsoft Exchange 帳戶,您可以使用 [排程小幫手] 和 [會議室尋找工具] 來協助排程您的會議。

使用排程小幫手

  1. 在 [收件匣] 中,選取 [新專案>會議] 或 [行事],選取 [新增會議]。 您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl + Shift + Q 來建立新的會議邀請。

  2. 在 [成為] 方塊中新增出席者。

  3. 在 [主旨] 方塊中,輸入會議或事件的描述。

  4. 從功能區選取 [排程助理]。 您會在 [收件者] 方塊中看到您所輸入的每個收件者列。 如果您想要新增更多出席者,您可以在 [排程小幫手] 的任何空白列中輸入他們的名稱。

  5. 您出席者忙碌的時間會顯示為深藍色。 您出席者擁有暫定約會的時間會以淺藍色的雜湊區塊顯示,而出席者工作時間以外的時間會以淺灰色顯示。 為所有出席者選取可用的時間。

  6. 若要為所有出席者選取最佳的時間,請使用右列中的 [會議室尋找工具]。 您可以看到您的出席者有何事發生衝突。

使用會議室尋找工具 

  1. 在新會議中,選取功能區上的 [排程小幫手] 按鈕。

  2. 使用 [顯示聊天室清單] 下拉式清單來挑選會議室清單。 這些清單是由您的 Microsoft Exchange 或 Office 365 系統管理員設定。 

    使用 [會議室尋找工具] 來查看您的會議可使用的會議室。

  3. 選取可用的聊天室,將會議室新增至排程小幫手,並將會議作為收件者加入會議。 

  4. [建議的時間] 窗格會為您的會議找到最佳的時間,該時間定義為最常提供出席者的時間。 最佳會議時間會出現在窗格的頂端。 若要選取任何一個建議的時間,請在 [建議的時間] 窗格中按一下時間建議。 您也可以在空閒/忙碌格線上手動選取時間。

    使用建議的時間選擇器查看出席者何時有空。

    1. 如果您想要讓會議重複發生,請在 [會議] 功能表的 [選項] 群組中,按一下 [週期],選取週期模式,然後按一下[確定]

      當您在會議邀請中新增定期模式時,[會議] 功能表會變更為 [週期性會議]。

  5. 完成會議設定後,請按一下 [傳送]。

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