在 Office 365 中的內容搜尋中的部分索引項目

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內容的搜尋,自動執行Office 365 安全性與合規性中心估計的搜尋結果中包含部分索引項目,當您執行搜尋。部分編製索引項目是Exchange信箱項目和完全未搜尋索引的基於某種原因SharePoint和商務用 OneDrive網站上的文件。在Exchange,部分索引項目通常包含檔案,不能編製索引的檔案類型的附加至電子郵件訊息。以下是一些其他原因為何不進行搜尋編製索引項目,並執行搜尋時,會傳回成部分索引項目:

  • 無法辨識的檔案類型,或某些不受支援編製索引作業。

  • 郵件會附加的檔案沒有有效的處理常式,例如: 圖像檔案;這是最常見的原因部分索引的電子郵件的項目。

  • 檔案類型支援索引編製,但在編製特定檔案的索引時發生錯誤。

  • 附加到電子郵件的檔案太多。

  • 附加到電子郵件的檔案太大。

  • 檔案已使用非 Microsoft 技術加密。

  • 檔案受密碼保護。

附註: 大部分Office 365組織有部分編製索引的大小來音量和小於 12%小於 1%的內容。音量和大小之間的差異的原因是較大的檔案有較高機率包含無法完全索引的內容。

法律調查,您的組織可能需要檢閱部分索引項目。您也可以指定是否要包含部分索引項目,當您匯出到本機電腦,或當您準備Office 365 進階電子文件探索分析結果的搜尋結果。如需詳細資訊,請參閱Investigating 部分編製索引的 Office 365 在 eDiscovery 中的項目

內容

不進行搜尋編製索引的檔案類型

郵件和使用文件部分編製索引類型可以傳回搜尋結果中的檔案

包含在搜尋結果中的部分索引項目

從搜尋結果中排除的部分索引項目

編製索引郵件內容的搜尋的限制

深入瞭解部分索引項目

未編製索引以用於搜尋的檔案類型

某些類型的檔案,例如點陣圖或 MP3 檔案不包含可以能編製索引的內容。如此一來, Exchange和SharePoint中的搜尋索引伺服器不執行全文檢索索引的這些類型的檔案。這些類型的檔案會被視為不支援的檔案類型。此外,還有的全文檢索索引編製功能已停用,根據預設,或由系統管理員的檔案類型。不支援和停用的檔案類型都被標示為未建立索引項目內容搜尋中。先前所述,部分索引項目可以包含在搜尋結果的設定,當您執行搜尋時,搜尋結果匯出到本機電腦上,或準備進階電子文件探索的搜尋結果。

如需所支援和已停用的檔案格式清單,請參閱下列主題︰

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郵件和使用文件部分編製索引類型可以傳回搜尋結果中的檔案

部分索引的檔案附件不是每個電子郵件訊息或每個部分索引的SharePoint文件會自動傳回部分索引項目。這是因為其他郵件或文件的屬性,例如電子郵件訊息中的 [ Subject ] 屬性及文件的TitleAuthor內容索引,並可供搜尋。例如 「 財務 」 關鍵字搜尋會傳回部分索引的檔案附件的項目,如果該關鍵字出現在電子郵件訊息的主旨或中的檔案名稱或文件的標題。不過,如果關鍵字只會出現在檔案的本文,郵件或文件會傳回部分索引項目。

同樣地,部分索引的檔案類型的文件與部分索引的檔案附件的郵件時,所含的搜尋結果中其他郵件] 或 [文件內容,也就是索引並可進行搜尋,符合搜尋條件。搜尋索引的郵件內容會包含在郵件本文中傳送及接收的日期、 寄件者和收件者的附件和文字的檔案名稱。搜尋編製索引的文件摘要資訊包括建立與修改日期。因此,即使郵件附件可能部分索引項目,郵件將會包含一般搜尋結果中,如果其他郵件] 或 [文件的屬性的值符合搜尋條件。

如需可使用 安全性與合規性中心 中的 [搜尋] 功能來搜尋之電子郵件和文件屬性的清單,請參閱Keyword queries and search conditions for Content Search

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包含在搜尋結果中的部分索引項目

您的組織可能需要找出並判斷什麼是、 及其包含項目,以及是否與特定的法律調查證據相關的部分索引項目上執行其他的分析。如先前所解釋,便會搜尋的內容位置中的部分索引項目會自動隨附於估計的搜尋結果。您有包含這些部分索引項目,當您匯出的搜尋結果,或是準備進階電子文件探索搜尋結果的選項。若要匯出的搜尋結果或準備進行進階電子文件探索時部分索引項目,請選取其中一個選項,包括無法辨識的格式、 加密,或因為其他原因而未索引的項目。

謹記下列有關部分索引項目:

  • 當您執行的內容的搜尋時的總的數字與大小的部分索引 (搜尋查詢所傳回) 的項目會顯示在搜尋統計資料的詳細資料窗格中,標示為 「 未建立索引項目]。

  • 當您匯出的搜尋結果,並包含部分索引項目時,部分編製索引項目會匯出至不同的 PST 檔案,每個信箱的位於,或顯示為個別郵件,如果您選取要下載Exchange項目為選項的 Exchange訊息。部分索引的SharePoint項目會匯出至名為Uncrawlable的資料夾。

  • 如果您搜尋貴組織中的特定或所有內容位置,並要從中匯出搜尋結果,則系統只會從含有與搜尋準則相符之項目的內容位置中,匯出已建立部分索引的項目。換句話說,如果信箱或網站中找不到搜尋結果,系統也不會從中匯出任何未建立索引的項目。原因在於,從組織中的許多位置匯出已建立部分索引的項目,會提高匯出錯誤發生的可能性,並增加匯出及下載搜尋結果所需的時間。

    部分索引項目匯出所有內容的位置的搜尋設定搜尋傳回的所有項目 (藉由搜尋查詢中移除的任何關鍵字),然後匯出部分索引項目時 (藉由按一下僅匯出搜尋結果無法辨識的格式的項目加密,或因為其他原因而未索引在 [輸出選項)。

  • 如果您選擇要在搜尋結果中包含所有的信箱項目,或者如果未指定的任何關鍵字搜尋查詢,或只指定的日期範圍,部分索引項目可能不會複製到 PST 檔案包含部分索引項目。這是因為一般搜尋結果中會自動包含所有項目,包括任何部分索引項目]。

  • 部分索引項目無法預覽。您一定要匯出檢視部分索引項目搜尋傳回的搜尋結果。

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從搜尋結果中排除的部分索引項目

如果項目部分編製索引,但是它不符合搜尋查詢準則,就不會包含在搜尋結果中的部分索引項目。換句話說,從搜尋結果中排除項目。例如,假設您執行搜尋,並不包含的任何關鍵字或屬性因為您想要包含的所有內容。但您加入日期範圍條件的查詢。如果部分索引項目位於以外的日期範圍,就不會包含部分索引項目。日期範圍是從您的搜尋結果中排除部分索引項目的的有效方式。

同樣地,如果您選擇要包含部分索引項目,當您匯出的搜尋結果,不會匯出部分索引從搜尋結果中排除的項目。

此規則的例外是當您在建立查詢為基礎的保留與 eDiscovery 案例相關聯的。如果您建立查詢為基礎保留,所有部分索引項目會置於保留。這包含不相符的搜尋查詢準則的部分索引項目和可能屬於以外的日期範圍條件部分索引項目。保留建立查詢為基礎的相關資訊,請參閱在 Office 365 的安全性與規範中心管理 eDiscovery 案件

編製索引郵件內容的搜尋的限制

下表說明編製索引的限制,可能會導致部分索引的項目中Office 365在內容搜尋傳回的電子郵件訊息。

編製索引作業限制SharePoint文件的清單,請參閱SharePoint Online 的搜尋限制

索引編製限制

最大值

描述

附件大小上限 (不含 Excel 檔案)

150 MB

會進行剖析以編製索引的電子郵件附件大小上限。任何超過此上限的附件都無法進行剖析來編製索引,而含有這類附件的郵件會標示為已建立部分索引。

附註: 在剖析程序中,索引編製服務會從附件擷取文字、移除標點符號和空格等不必要的字元,然後將文字分割成字詞 (這種程序稱為 Token 化) 並儲存在索引中。

Excel 檔案大小上限

4 MB

位於網站上或附加至電子郵件訊息,會進行剖析以編製索引之 Excel 檔案的大小上限。任何超過此上限的 Excel 檔案都無法進行剖析,而含有這類檔案或附加這類檔案的電子郵件訊息會標示為已建立部分索引。

附件的數量上限

250

電子郵件訊息所附加會進行剖析以編製索引之檔案的數量上限。如果郵件含有超過 250 個附件,則前 250 個附件會進行剖析及編製索引,而郵件會標示為建立部分索引,因為有一部分的附件並未剖析。

附件的最大深度

30

會進行剖析之巢狀附件的數量上限。例如,如果電子郵件訊息附加了另一封郵件,且附加的郵件含有一個 Word 文件附件,則系統會針對 Word 文件和附加的郵件編製索引。這個行為會持續針對最多 30 個巢狀附件執行。

影像附件的數量上限

0

附加至電子郵件訊息的影像,剖析器會略過且不會編製索引。

剖析項目所花費的時間上限

30 秒

最多只花費 30 秒來剖析項目以編製索引。如果剖析的時間超過 30 秒,則項目會標示為已建立部分索引。

剖析器輸出上限

200 萬個字元

剖析器編製索引之文字輸出的最大值。例如,如果剖析器從文件擷取了 800 萬個字元,則只有前 200 萬個字元會編製索引。

最大註解 Token

200 萬

當一封電子郵件訊息編製索引後,其中的每個單字都會附加不同的處理指示,明確指出應如何對該單字編製索引。每組處理指示都稱為一個「註解 Token」。為了維持 Office 365 的服務品質,每封電子郵件訊息的註解 Token 上限為 200 萬個。

索引中的本文大小上限

6700 萬個字元

一封電子郵件訊息本文及附件中的字元總數。當一封電子郵件訊息編製索引後,該郵件本文以及附件中所有文字都會串連成一個字串。這個已編製索引字串的大小上限為 6700 萬個字元。

本文中的唯一 Token 上限

100 萬

如前所述,Token 是從內容中擷取文字、移除標點符號及空格後,再分割成儲存於索引中的單字 (即為 Token) 的結果。舉例來說,"cat, mouse, bird, dog, dog" 這句話包含了 5 個 Token。但其中只有 4 個是唯一 Token。每封電子郵件訊息的唯一 Token 上限數量為 100 萬個,這有助於防止索引因為隨機 Token 而變得太大。

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深入瞭解部分索引項目

  • 為先前的值,因為郵件與文件摘要資訊與它們的中繼資料編製索引,關鍵字搜尋可能會傳回的結果如果該關鍵字出現在 [索引的中繼資料。不過,該相同的關鍵字搜尋可能不會傳回相同的項目,如果關鍵字只會出現在項目與不支援的檔案類型的內容。在此情況下,會傳回項目,為部分索引項目。

  • 如果,因為它符合搜尋查詢準則 (並不排除),將會包含在搜尋結果中的部分索引的項目然後就不會包含在估計的搜尋統計資料中的部分索引項目。此外,就不會包含的部分索引項目當您匯出的搜尋結果。

  • 雖然檔案類型支援編製索引作業,並建立索引,可能會導致要傳回為部分索引項目的檔案的編製索引作業,或搜尋錯誤。例如,搜尋很大的 Excel 檔案可能部分成功 (因為索引的第一個 4 MB),但然後失敗,因為超過檔案大小限制。在此情況下,則可能會傳回相同的檔案,其中包含搜尋結果,並為部分索引項目。

  • 附加的檔案與 Microsoft 技術加密已編製索引,以及可以搜尋。部分索引的檔案與非 Microsoft 技術加密。

  • 使用 S/MIME 加密的電子郵件訊息部分編製索引。這包含或不附加檔案的加密的郵件。

  • 使用資訊版權管理 (IRM) 保護的郵件會編製索引,因此如果符合搜尋查詢,便會將它們納入搜尋結果。

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請參閱

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