在 Microsoft 預訂中設定緩衝時間

在您與客戶進行設定、清除或重設會議室和設備之前或之後,您的一些約會需要一些時間。 或者,如果您在一段時間內有許多客戶約會,您可能需要花時間,以確保您和您的小組都能從點 A 移至點 B,而不需讓客戶稍等。 無論您的理由為何,這項工作對於您和您的員工來說,都能安全且有效地執行您的企業。

「緩衝時間」是 Microsoft 預訂中的新功能,可讓您額外的時間。 您可以在約會開始前、約會結束後設定緩衝時間,或這兩者都能讓您和您的員工向您的客戶提供出色的服務。

附註: 預設會為擁有 Office 365 商務進階版的客戶開啟預訂,或 Office 365 A3 及 Office 365 A5 訂閱。 您也可以使用預訂 Office 365 企業版 E3 和 Office 365 企業版 E5的客戶,但預設會關閉該功能。 若要將它開啟,請參閱取得適用於企業訂閱的 Office 365 商務 App (機器翻譯)。

設定緩衝時間預設值

緩衝時間預設值是在預訂的 [服務詳細資料] 頁面上設定。 就像在此頁面上設定的所有服務預設值,當您使用線上預訂頁面時,這些設定會推動客戶的體驗。 它們也會設定您在預訂 iOS 或 Android 行動裝置 app 上從預訂手動建立新預訂時所看到的預設值。 您可以根據自己的特定預定來編輯這些預設值,以符合特定的客戶需求。

您可以在 [服務詳細資料] 頁面上的 [預設持續時間] 選擇器下方找到 [緩衝時間] 設定。 您必須先開啟緩衝區時間,才能針對指定的服務進行設定。 只要按一下 [緩衝時間] 切換,就會顯示 [之前] 和 [之後] 下拉式清單,以完成此動作。 這些下拉式清單可用來挑選在每次預訂之前和之後所保留的預設時間長度(請參閱下方)。

[服務詳細資料] 頁面上的 [緩衝時間] 選項

緩衝時間及約會時間

若要避免在客戶希望與您見面時感到困惑,您可以在行事曆上顯示緩衝時間及實際約會時間(您的客戶預期與您見面的時間),以及電子郵件確認及提醒給相關的員工。 例如,以下是您在預訂中所看到的約會,其中包含15分鐘預定內緩衝時間的客戶。 請注意,事件本身(在下圖中的左側)會針對實際的客戶約會顯示較淺的陰影(在下方影像中)與較暗的陰影。 當約會撥出(只要按一下事件就已開啟),就會明確指出約會是從9:00a 到10:00a 她約旦,並包含15分鐘的緩衝時間(在約會之後0分鐘)。 在員工的確認和提醒中,請參照特定的緩衝區與約會時間,而客戶只會取得參照9:00a –10:00a 約會時間的確認及提醒。

客戶的約會提醒包含緩衝時間

緩衝時間與可用性

您的客戶不會直接看到您所設定的緩衝區時間,也不能變更,但因為緩衝時間是用來計算整體服務持續時間,所以客戶將會看到您和您的相關員工在進行緩衝區和正常約會時間時都已預定。 同樣地,客戶只會看到您和您的員工能適應服務的可用性,包括其相關的緩衝區時間。 換句話說,有一個15分鐘的前置約會緩衝時間(例如,準備會議室)的可用時間區段必須至少為1小時,且15分鐘的時間。 因此,此服務的約會會在您的行事曆上填入75分鐘的時間區塊,因此需要無衝突的75分鐘的可用性。

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