在 Excel 中套用條件式格式設定

條件式格式設定可讓您在儲存格套用對應特定條件的色彩,例如重複的值、符合特定準則的值 (如「大於 100」或「等於 [營收]」) 等等。這裡有 [醒目提示儲存格規則] 以及 [頂端/底端項目規則] 等選項。您也可以使用 [資料橫條]、[色階] 和 [圖示集] 來顯示個別儲存格在所有值範圍中的排名。條件式格式設定是動態的,這表示該格式設定會隨著您的值變更而自動調整。

條件式格式設定選項

使用色階進行條件式格式設定

[設定格式化的條件] 選項

使用了三色階的條件式格式設定

附註: 在 Excel 2007 以前,條件式格式設定規則需要使用公式才能建立,且僅支援三個層級。自 Excel 2007 起,條件式格式設定擁有了許多可輕鬆套用的預先定義規則,並能支援多達 64 個層級。如果遇到了無法以預先定義的條件式格式設定建立的格式,您可以使用公式套用條件式格式設定

在本主題中,我們會針對部分預先定義的條件式格式設定規則示範多種套用方法。潛在的組合有數千種,建議您不斷嘗試,直到找到最適合的方式。此外,請花一點時間考慮您的觀眾,因為太過複雜的格式可能會讓您的意圖難以理解。

請依照下列步驟來醒目提示資料欄中重複的項目:

醒目提示重複值的 [設定格式化的條件]

  1. 選擇您需要以色彩來設定重複值格式的範圍,例如此處的 [員工姓名] 範例。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [設定格式化的條件] > [醒目提示儲存格規則] > [重複的值]。

    [重複的值]

  3. 從下拉式清單中選取一種格式,然後按一下 [確定]。

    醒目提示 [重複的值] 的格式化選項

範圍便會顯示使用您選擇的色彩,用以醒目提示重複值的格式設定。

依色彩排序

藉由依色彩排序清單來進一步搜尋重複項目。這能讓套用大量變更至複製項目 (例如刪除它們) 變得更容易。

請遵循下列步驟:

  1. 按一下您資料範圍中的任何位置,然後按一下 [資料] > [排序與篩選] > [排序]。

  2. 選取 [排序方式] 選項的 [員工姓名],選擇 [排序對象] 下拉式清單中的 [儲存格色彩],然後在 [順序] 中選擇色彩,並選擇最後一個下拉式清單中的 [最上層]。按一下 [確定] 以套用此格式設定。

[資料] > [排序] > [依色彩排序選項]

排序後的表格會將重複的項目全部置於頂端:

將 [重複的值] 排序至清單頂端的條件式格式設定

[前 10 個項目] 選項能夠快速找出範圍內的佼佼者,例如排名清單中的前 10 個客戶。同樣地,您也可以選擇 [最後 10 個項目]、[前面/後面 10%] 或 [高於/低於平均]。指定規則之後,您可以將前 10 個變更成想要的任何值。

請遵循下列步驟來查看如何醒目提示最好的前 10 個營收表現。

套用至範圍上的 [設定格式化的條件] [前 10 個項目]
  1. 選取您要設定格式的範圍。在上圖中,我們選擇了 [營收] 欄。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [設定格式化的條件] > [頂端/底端項目規則] > [前 10 個項目]。

    [設定格式化的條件] 的 [前 10 個項目] 格式選項
  3. 您可以向上或向下調整想要的選項數量,以及填滿的色彩。

    [設定格式化的條件] 的 [前 10 個項目] 的選取區

當您使用條件式格式設定來顯示 [資料橫條] 時,Excel 會在每個儲存格中畫出一道橫條,其長度會對應於該儲存格的值與所選範圍中其他儲存格的關係。

請遵循下列步驟來逐步了解範例。

套用至範圍上的 [設定格式化的條件] [資料橫條]
  1. 選取您要設定格式的範圍。在上圖中,我們選擇了 [營收] 欄。

  2. 在 [常用] 索引標籤中,按一下 [設定格式化​​的條件] > [資料橫條]。然後選擇您想要的 [漸層] 或 [實心填滿] 樣式。

    [設定格式化的條件] 的 [資料橫條] [樣式庫]
  3. 如果想要在套用資料橫條之後排序清單,請直接選取該欄。然後按一下 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選​​],並選擇 [快速排序] 的 [遞增][快速排序] [遞減] 選項來遞增或遞減順序排序。

使用圖示集,以視覺化的方式表示數值在數字比例或百分比例上所落入的範圍。在這一節中,我們將專注於使用正向 [設定格式化的條件] 的 [正向] 圖示 、中性 [設定格式化的條件] 的 [中性] 圖示 和負向 [設定格式化的條件] 的 [負向] 圖示 圖示來比較地區表現之於標準的關係。

請遵循下列步驟來查看如何完成操作。

套用至範圍上的 [設定格式化的條件] [圖示集]

  1. 選取您要設定格式的範圍。

  2. 在 [常用] 索引標籤中,按一下 [設定格式化​​的條件] > [圖示集],然後選擇您想要的圖示集樣式。

    [設定格式化的條件] 的 [圖示集] 選項


  3. Excel 會嘗試解讀您的資料並依此設定格式。如果您需要進行變更,請移至 [常用] 索引標籤,按一下 [設定格式化​​的條件] > [管理規則]。然後選擇 [圖示集規則] > [編輯規則]。接著調整 [根據下列規則顯示每一個圖示] 區段。在此範例中,我們要將規則設定成任何大於 45000 的項目皆為正向,介於 40000 和 45000 中間的為中性,而任何小於 40000 的項目為負向。

    [設定格式化的條件] 的 [圖示集] 選項對話方塊

使用 [色階],您可以醒目提示值來顯示範圍,並比較高低,在此範例中即是 [1 月] 到 [6 月]。

使用了三色階的條件式格式設定

請遵循下列步驟:

  1. 選取包含您要設定格式之值的範圍。

  2. 在 [常用] 索引標籤中,按一下 [設定格式化​​的條件] > [色階],然後選擇您想要的色階。在此範例中我們使用的是 [紅 - 黃 - 綠色階]。

    紅黃綠色階

如果想要在資料中隔列套用格式設定,您可以使用條件式格式設定公式來達成。不過,直接將您的資料格式化為表格將會更容易。選取您資料範圍內的一個儲存格,並移至 [常用] > [樣式] > [格式化為表格],然後從 [樣式庫] 中選擇您想要的樣式,接著 Excel 便會立即將您的資料轉換成表格。

Excel​​ 的 [表格] [樣式庫]

如果您只想要表格的格式設定,而不要表格的其他功能,您可以再該將表格轉換回範圍。按一下表格範圍內的任何位置,然後按一下 [功能區] 上的 [表格工具] 索引標籤 > [設計] > [工具] > [轉換為範圍]。

您可以在此深入了解 Excel​​ 表格​​:在工作表中建立或刪除 Excel 表格

如果以上均非您所要的選項,您可以在幾個簡單的步驟內就建立自己的條件式格式設定規則:

  1. 選取您要格式化的儲存格。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [設定格式化的條件] > [新增規則]。

    新的格式規則

  3. 建立您的規則並指定格式選項,然後按一下 [確定]。您也可以參閱使用公式搭配條件式格式設定來獲得詳細資料。

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