在 Excel 中使用 Access 的十大理由

使用 Office 產品系列時,您應該使用 Excel,還是應該使用 Access 來管理表格式資料? 使用 Access 或 Excel 管理資料的隨附文章,討論每個產品的優點,以及這些產品在表格中所帶來的好處。 但為什麼要選擇其中一個或另一個? 如果您在 Access 中儲存資料,並從 Excel 連線到該資料,您就能獲得這兩者的優點。 以下是為什麼使用 Excel 和 Access 的十個原因就能提供很多意義。

雖然 Excel 不是資料庫,但它是用來儲存資料,而且通常用來解決簡單的資料庫問題。 不過,Excel 是一個平面檔案資料庫,而不是關聯式資料庫。 當簡單的資料表需要演化成多個相關資料的資料表時,Access 是資訊工作者的第一個選擇,可快速建立資料庫應用程式。 在整個企業中,Access 一直是一個不錯的「資料輸入鍵台」,可用於收集並整合全異的資料,而這些資料位於 Excel 活頁簿內。 一旦資料在 Access 中,您就可以新增更多表格並加入這些表格、建立查詢(或資料的視圖)、構造資料及定義資料類型,以協助確保資料完整性、共用及更新許多使用者之間的資料,以及建立功能強大的報表和表單。

與 Excel 簡單的試算表配置不同的是,Access 會以不同的方式與幾個相互關聯的物件組織。 但您不需要成為專家,就能使用 Access。 Access 是針對所有類型的使用者設計的,只要您想要的話,您就可以隨時使用。

Peel [一次向後存取圖層]。

存取圖層

1. 使用 Access 的方式有三種:偶然的使用者、超級使用者或開發人員。

2. 資料表、查詢、表單和報表彼此建立,並組成資料庫應用程式的核心。

3. 偶爾的使用者會有嚮導、屬性產生者、Office 熟知的使用者介面和 Excel 等功能,以快速完成工作。

4. 超級使用者有宏、屬性窗格、運算式及資料庫設計工具,可讓您深入瞭解,以及執行更多動作。

5. 開發人員可以使用模組並開發 VBA 程式碼來建立自訂的資料庫方案並部署執行時間應用程式。

將 Excel 資料複製到 Access

開始使用的好辦法是將資料從 Excel 複製到 Access 中。 您可以建立 Access 資料表,並在 [資料工作表視圖] 中顯示,就像 Excel 工作表一樣。 您可以在 [資料工作表] 視圖中執行常見的表格建立工作,例如定義資料類型、功能變數名稱或新欄位。 例如,如果您在空白欄位中輸入日期,Access 會設定該欄位的 [日期/時間] 資料類型。 如果您輸入文字(例如名稱),Access 會將 [文字] 資料類型套用到欄位。 如果您想要移動欄位,只要按一下並拖曳即可。

當您從 Excel 複製資料並將其貼到 Access 中時,您甚至不需要先建立資料表,或在 [資料工作表視圖] 中開啟資料表。 如果您的資料有標題,Access 會自動詢問您是否有使用正確資料類型的正確猜測,以及建立 Access 資料表。 這種方式可能比較簡單。

如需詳細資訊,請參閱開啟空白的資料工作表

將 Excel 資料連結至 Access

若要將 excel 工作表連結至 Access 資料表,其中一個最簡單的方法就是衍生 Excel 與 Access 的好處。 當您打算將資料保留在 Excel 中時,請使用 Access 連結,但也可以定期利用許多 Access 功能(例如報告和查詢)。 您可以從 Access 連結資料,而不是從 Excel 連結。

Access 支援兩種基本不同的方式來建立資料庫資料表。 使用者可以建立新的原生資料表,以將資料儲存在 Access 資料庫中,也可以建立指向 Access 資料庫以外現有資料的連結。 連結資料表中的資料會以多種方式出現,且行為與原生表格一樣。 [連結資料表管理員] 嚮導可協助您追蹤、找出及更新 Excel 工作表或其他資料來源(如果它移動並中斷連結)。

當您連結至 Excel 工作表或命名的範圍時,Access 會建立一個連結至 Excel 資料的新資料表。 如果您想要新增、編輯或刪除資料,請在 Excel 中進行變更,然後重新整理(或重新查詢) Access 資料表中的資料。 不過,您無法在 Access 中編輯資料表的內容。 將資料連結至 Excel 之後,您就可以在 Access 中建立報表、查詢和唯讀表單。

如需詳細資訊,請參閱匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料

將資料從 Excel 匯入到 Access

如果您決定要剪下資料線,您可以將資料匯入 Access,將資料移至 Excel。 請注意,word 匯在 Excel 與 Access 之間有兩個不同的意義。 在 Excel 中,當您匯入(或連線)時,將會永久連線到可重新整理的資料。 在 Access 中,您會將資料匯入一次,但不需要永久的資料連線。 當您匯入資料時,Access 會將資料儲存在新的或現有的資料表中,而不需變更 Excel 中的資料。 在 Access 中,您可以在一項操作中匯入 Excel 活頁簿中的任何或所有工作表。

[匯入] 嚮導會逐步引導您完成匯入步驟,並協助您做出決定是否要變更資料類型及新增標題的重要決策。 如果您在匯入資料時遇到錯誤,Access 會提醒您並將錯誤儲存在表格中,以便您快速找到並修正。 例如,在您認為全是數位的欄中,可能會有一個字母數位的郵遞區號,或針對主鍵欄位檢測到重複的 ID。 您可以在 Excel 活頁簿中進行變更,並重新匯入資料,或在新的 Access 資料表中進行變更。 完成作業之後,您可以儲存所使用的步驟,甚至建立 Outlook 工作,以提醒您何時定期執行匯入作業。

資料匯入之後,現在就可以存取,而且您可以使用資料表和表單來新增、編輯及刪除資料。 匯入資料之後,您可以決定是否要刪除 Excel 中的資料。 在更新資料時,通常最好只使用一個位置。

附註: 從 Excel 匯入資料到 Access 並不會匯入公式,只會匯出這些公式的結果。

如需詳細資訊,請參閱:

從 Excel 連結至 Access 資料

您也可以將 Access 資料重新連接至 Excel。 若要這樣做,請在 Excel 中建立連線(通常儲存在 Office 資料連線檔案(.odc))至 Access 資料庫,然後從資料表或查詢中檢索所有資料。 在您連線到資料之後,您也可以在使用新資訊更新資料庫時,從原始 Access 資料庫自動重新整理(或更新)您的 Excel 活頁簿。

如需詳細資訊,請參閱:

表格式版面配置的員工報表

資料在 Access 中之後,您就可以利用 marvelous 陣列的 [建立和自訂工具]。 想要建立報表,只需按幾下滑鼠即可? 使用 [報表] 嚮導。 想要使用即時資料即時設計及修改報告版面配置,移動資料塊並調整其大小、新增和移除欄位,以及在建立時立即看到所做的變更嗎? 使用 [版面配置] 視圖。 想要與報表互動以搜尋、篩選及排序即時資料嗎? 使用 [報表] 視圖。 想要新增命令按鈕、頁碼、圖片、超連結,以及專業型式的樣式嗎? 在功能區的 [設計] 索引標籤上,使用 [控制項版面配置] 群組中的 [許多控制項嚮導] 和 [庫] 您可以使用 Access 輕鬆建立簡單的報表、群組及摘要報表、郵寄標籤、圖形報表和子報表。

報表建立之後,請使用 Access 以電子方式發佈報表。 例如,您可以使用電子郵件訊息傳送報表,或將報表儲存為不同的格式(例如 Access 快照或 PDF 檔案),將其新增至網頁或 SharePoint 網站。

如需詳細資訊,請參閱:

樣本表單

資料在存取中之後,您就可以充分利用許多表單建立和自訂工具。 想要建立只需按幾下滑鼠的表單嗎? 使用 [表單嚮導]。 想要使用即時資料即時設計及修改表單版面配置、移動資料區塊並調整其大小、新增和移除欄位,以及在建立時立即看到變更? 使用 [版面配置] 視圖。 想要新增命令按鈕、清單方塊、下拉式方塊、選項群組、圖片、輸入遮罩、圖表、超連結,以及專業型式的樣式嗎? 在功能區的 [設計] 索引標籤上,使用 [控制項版面配置] 群組中的 [許多控制項嚮導] 和 [庫] 透過使用 Access,您可以輕鬆建立簡單的表單、索引標籤表單、連續表單、popup 表單、強制回應對話方塊和子表單。

在 Access 中,您可以輕鬆建立分割表單,這會顯示已同步處理的資料工作表和表單檢視,讓您能得到最佳效果。 建立精美的表單之後,您可以使用表單底部的標準導覽按鈕和搜尋方塊,輕鬆地滾動、篩選,甚至搜尋表單背後的資料。

分割表單

如需詳細資訊,請參閱:

自動篩選

無論您使用的是哪一種產品,您都會篩選資料以使用資料子集,而且您可以依您想要的方式來排序資料。 在 Access 中,Excel 使用者可以在資料工作表中篩選和排序資料,而不需要重新學習全新的使用者介面。 不論您使用的是文字、數位、日期或空白,圖示、命令功能表、命令、準則及對話方塊都非常相似。 您甚至可以儲存篩選,並依 [資料工作表] 視圖進行排序。

您可以在 Access 中建立查詢,但甚至不知道 SQL 代表的內容。 四個查詢嚮導可協助您建立簡單查詢、尋找重複專案、找不吻合的記錄,以及建立交叉資料表查詢。 您甚至不需要建立查詢;只要按照您想要的方式來篩選和排序資料,並以資料工作表的形式加以儲存。

CountryRegion 準則

如需詳細資訊,請參閱:

[標籤精靈] 的第一頁

現在您的家人已成長,您的假日卡片清單突然變得更大,而且您需要追蹤較多的生日和周年紀念日。 不是問題。 您可以使用 Access 資料表或查詢做為合併列印資料來源,並使用 [Word 合併列印] 嚮導(適用于信件、卡片、電子郵件訊息和信封)來建立合併列印作業。 如果您只需要建立郵寄標籤,請使用 Access 中的 [標籤] 嚮導,從您建立的報表中建立及列印標籤。 您甚至可以自動新增與每個客戶位址相對應的條碼。

如需詳細資訊,請參閱:

Access 和 Excel 都提供連接至 SharePoint 清單中資料的命令。 Excel 提供唯讀(單向)連線至連結的 SharePoint 清單;Access 可讓您在連結的 SharePoint 清單中讀取和寫入(雙向)資料。 Access 和 SharePoint 清單的運作效果很好。 Access 和 SharePoint 資料類型,例如 [rtf]、[附件]、[自動編號]、[查閱] 和 [多值欄位],只要有任何資料不一致,就能更順利地整合及少數資料。

將 SharePoint 清單資料連結到 Access 資料庫之後,您甚至可以在本機 Access 資料庫中將 SharePoint 清單資料離線,並在本機處理資料,然後重新連線到 SharePoint 網站上傳任何變更。 任何由其他使用者所做的衝突資料變更,都將由衝突解決嚮導來處理。 您在 Access 中建立的表單和報表會以相同的資料為基礎,但連結至 SharePoint 清單。

Excel 會提供下列與 SharePoint Server 的整合點。

Excel 的資料導向整合點

1. 將 Excel 工作表資料一次性匯入至 SharePoint 清單,或將 Excel 工作表資料匯出至 SharePoint 清單,以建立永久性的單向資料連線。

2. 使用永久性的單向資料連線,以便在 SharePoint 清單中重新整理 Excel 工作表中的資料。

3. 使用網頁元件頁面上的 Excel Web Access 網頁元件,在 Excel Services中發佈 Excel 活頁簿,以及顯示資料並與之互動。

4. 從 OLAP server、SQL Server 和 Access 資料庫及平面檔案匯入(連線)資料至 Excel 活頁簿。

Access 會提供下列與 SharePoint Server 的整合點。

1. 針對 Access 檢視與 SharePoint 清單之間的資料執行一次性匯入或匯出。

2. 透過建立永久的雙向連線,在 Access 資料表與 SharePoint 清單之間連結資料。 (您可以在 Access 資料表中看到更新的清單資料,在清單中可以看到更新的 Access 表格資料。)

3. 讓清單資料離線、在 Access 中更新、重新連線、同步處理更新,以及解決衝突。

4. 在 Access 資料工作表、表單及報表檢視中顯示與編輯清單資料。

如需詳細資訊,請參閱:

您可以建立相當複雜的桌面資料庫應用程式,而不需要撰寫一行 VBA 程式碼。 每個 Access 物件都有一個可從屬性工作表輕鬆存取的大量屬性和事件,以協助您自訂您的方案。 每個物件都有詳細的設計工具,可顯示您提供的所有功能。 您可以在 Office Online 上使用其他資料庫範本。 欄位和表格範本可協助您快速建立及自訂新的表格。 您可以使用內建的資料庫設計工具從頭開始設計新資料庫。

Access 宏使用不需要撰寫任何 VBA 程式碼的宣告式環境,因此您不需要成為開發人員。 每個巨集指令都會執行一個工作,例如開啟表單、執行查詢、尋找記錄,或顯示訊息。 您可以在報表、表單或控制項的任何事件中內嵌宏。 大多數的宏都有引數,您可以在其中新增條件邏輯,讓它們能執行您想要的動作。 您甚至可以再次定義變數並進行錯誤檢查,而無需撰寫 VBA 程式碼。

設計原型,然後由 IT 部門執行。 在您的小組中為您的小組建立解決方案,並在 shoestring 中使用基本的員工。 追蹤公司參與方所售的入場券、追蹤製造素材的保質期,或列印元件的驗收標記。 在團隊專案中追蹤工作、問題及交付專案。 建立銷售管線資料庫,以監控一小組小組中的潛在銷售。

其他資訊

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